Zaświadczenie o stażu: dlaczego ZUS odmawia wydania? Najczęstsze 4 przyczyny

• Zaświadczenie o stażu z ZUS
• Nowe zasady o stażu pracy
• Jak uzyskać zaświadczenie o stażu z ZUS?
• Odpowiedź na wniosek USP
• Odmowa ZUS - 4 najczęstsze przyczyny

Zaświadczenie o stażu z ZUS

Ponad 300 tysięcy wniosków o stażowe już wpłynęło do ZUS. To pokazuje skalę zainteresowania zaświadczeniami potwierdzającymi okresy pracy. Zakład rozpatruje wnioski o zaświadczenie zgodnie z przepisami Kodeksu postepowania administracyjnego i ma na to 7 dni.

Do wczoraj 26 stycznia 2026 r. 309 612 wniosków o dodanie do stażu pracy okresów innych niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę wpłynęło do ZUS. Do 26 stycznia ZUS rozpatrzył 228 806 wniosków i wydał 508 469 zaświadczeń i odmówił ich wydania 49 569 osobom. - Warto poznać zasady składania wniosków i kompletowania dokumentów po to, żeby zaświadczenie z ZUS dostać – mówi Iwona Kowalska-Matis regionalna rzeczniczka prasowa ZUS na Dolnym Śląsku. – Nie wydamy zaświadczenia, gdy nie ma u nas żadnych dokumentów potwierdzających czyjąś pracę a tak jest np. w przypadku studentów, którzy do 26 roku życia, pracując – nie odprowadzają składek do ZUS – wyjaśnia. Do tej pory ZUS odmówił wydania 49 569 zaświadczeń.

Rzeczniczka wyjaśnia, że w podobnych przypadkach należy pracodawcy np. przedstawić posiadane umowy zlecenia lub inne dokumenty świadczące o wykonywanej pracy, co może niekiedy dać prawo do dłuższego urlopu.

Nowe zasady o stażu pracy

Od 1 stycznia 2026 r. osoby zatrudnione mogą doliczyć do stażu pracy okresy inne niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. Nowe przepisy mają zastosowanie: od 1 stycznia 2026 r. – do pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych a od 1 maja 2026 r. – do pozostałych pracodawców. - Kodeks pracy jasno wskazuje okresy, które będzie można zaliczyć do stażu pracy pod warunkiem uzyskania z ZUS stosownego zaświadczenia – zastrzega Kowalska-Matis. Według rzeczniczki, są to okresy, kiedy osoba, która ubiega się o zaświadczenie:

1. opłacała składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub ubezpieczenie wypadkowe jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność lub współpracująca z osobą prowadzącą tę działalność,
2. była objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, z tytułu: umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, umowy agencyjnej, współpracy z osobą wykonującą umowę zlecenia, inną umowę o świadczenie usług lub umowę agencyjną, pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub pozostawania członkiem spółdzielni kółek rolniczych,
3. była zgłoszona do ubezpieczenia zdrowotnego jako osoba podejmująca działalność gospodarczą i niepodlegająca ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym przez okres pierwszych 6-ciu miesięcy prowadzenia tej działalności (tzw. ulga na start),
4. opłacała składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe jako osoba współpracująca z osobą podejmującą działalność gospodarczą (wymienioną w punkcie 3),
5. miała sfinansowane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem w okresie zawieszenia działalności gospodarczej,
6. miała sfinansowane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem jako osoba współpracująca.

Jak uzyskać zaświadczenie o stażu z ZUS?

Wniosek o wydanie zaświadczenia można złożyć wyłącznie w postaci elektronicznej za pomocą konta w systemie teleinformatycznym Zakładu (eZUS). Od 1 stycznia 2026 r. na eZUS jest dostępny „Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy” – USP. Zakład Ubezpieczeń Społecznych dodał w menu bocznym nowy kafelek, który prowadzi bezpośrednio do formularza wniosku USP. Dzięki temu znalezienie i złożenie właściwego wniosku jest wygodniejsze i szybsze.

Zaświadczenie, decyzję oraz inne pisma w sprawie wydania zaświadczeń ZUS przygotuje i doręczy osobie, która złoży wniosek, wyłącznie w postaci elektronicznej na konto w eZUS. Dokumenty te mogą zamiast własnoręcznego podpisu zawierać nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do ich wydania. Taki podpis zawiera zaświadczenie wygenerowane w systemie teleinformatycznym ZUS.

ZUS wydaje także zaświadczenia przygotowane przez pracowników sygnowane: podpisem kwalifikowanym pracownika ZUS, pieczęcią ZUS albo pieczęcią oddziału ZUS. Obie formy zaświadczenia są równoprawne i prawidłowe.

Jeśli ubezpieczony ma pełnomocnika, który w jego imieniu działa na platformie eZUS, odpowiedź na wniosek USP najpierw trafia do pełnomocnika. Odpowiedź będzie widoczna dla ubezpieczonego na liście dokumentów odebranych, gdy odbierze ją pełnomocnik lub po 14 dniach (jeśli pełnomocnik jej w tym czasie nie odbierze).

Odpowiedź na wniosek USP

Gdy odpowiedź na wniosek USP pojawi się na koncie w eZUS, ubezpieczony lub pełnomocnik jest o tym automatycznie poinformowany. Jeśli mają włączone powiadomienia, otrzymają informację SMS-em, e-mailem lub w aplikacji mobilnej mZUS – zgodnie z preferencjami ustawionymi w zakładce Ustawienia → Ustawienia subskrypcji.

Jeśli osoba, która spodziewa się odpowiedzi na wniosek, nie ma takich ustawień, powinna regularnie logować się do eZUS i sprawdzać, czy decyzja lub zaświadczenie już tam czeka. ZUS zachęca więc do aktywowania powiadomień, aby na bieżąco otrzymywać informacje o nowych dokumentach.

Odmowa ZUS - 4 najczęstsze przyczyny

ZUS odmawia wydania zaświadczenia, najczęściej jeśli:

• klient wskaże na wniosku okres wykonywania umowy zlecenia w czasie, gdy posiadał status ucznia lub studenta i nie skończył jeszcze 26 lat, więc nie podlegał ubezpieczeniom z tego tytułu,
• klient wskaże okres ubezpieczenia z tytułu umowy zlecenia lub działalności gospodarczej i na mocy odrębnych przepisów nie miał obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, ponieważ był w tym czasie objęty obowiązkowymi ubezpieczeniami z innego tytułu. W decyzji odmownej ZUS podaje informację o okresie ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu wskazanego we wniosku,
• w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych są błędy i wydanie zaświadczenia o opłaconych składkach na ubezpieczenie emerytalne i rentowe lub wypadkowe z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej jest niemożliwe,
• w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych są błędy albo ZUS ich nie otrzymał i dlatego nie może wydać zaświadczenia o przebiegu ubezpieczeń z tytułu umowy zlecenia.

- Jasnym jest, że jeżeli na koncie naszego klienta nie będzie informacji o zgłoszeniu do ubezpieczeń w zakresie, w jakim Zakład wydaje zaświadczenie, to wtedy dostanie on decyzję z odmową wydania zaświadczenia. Jeśli klient posiada dokumenty, które potwierdzają wykonywanie danej aktywności zawodowej, może złożyć wniosek o postępowanie wyjaśniające i dołączyć do tego wniosku odpowiednie dokumenty – zachęca Iwona Kowalska-Matis.

Rzeczniczka wskazuje, jak to zrobić. Wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego wraz z dokumentami można złożyć elektronicznie – poprzez swoje konto w eZUS. Należy do tego wykorzystać wniosek ogólny POG, listownie – na adres najbliższej jednostki ZUS, osobiście – w dowolnej placówce ZUS.