Praca zdalna dla zagranicznego pracodawcy - skutki podatkowe i ryzyka związane z zakładem podatkowym

• Praca zdalna dla zagranicznego pracodawcy - skutki
• Zakład podatkowy
• Praca zdalna a zakład podatkowy
• Wynajęcie biura a zakład podatkowy
• Powstanie zakładu w Polsce - skutki podatkowe
• Powstanie zakładu w Polsce - skutki dla pracowników
• Workation a podatek
• Przykłady
• Wnioski

Praca zdalna dla zagranicznego pracodawcy - skutki

Wykonywana z terenu Polski praca na rzecz zagranicznego pracodawcy stała się dziś powszechnym i szeroko akceptowanym standardem. W związku ze zbliżającym się okresem urlopowym wielu pracowników może dodatkowo rozważać wykonywanie takiej pracy podczas tymczasowych pobytów w Polsce (workation). Taka elastyczność może jednak generować bardzo duże problemy podatkowe – zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. W związku z tym poniżej pokazujemy kluczowe obszary ryzyka, które wiążą się ze świadczeniem zdalnej pracy z terenu Polski.

Zakład podatkowy

W każdym ze scenariuszy istotnym pojęciem jest tzw. zakład podatkowy, czyli „stała placówka, przez którą prowadzona jest działalność przedsiębiorstwa”. Zgodnie z wytycznymi OECD „zakład podatkowy” powstaje w sytuacji, w której określone pomieszczenie w sposób trwały jest wykorzystywane do prowadzenia działalności. W praktyce więc „zakład” jest związany z konkretnym miejscem, które jest wykorzystywane w związku z prowadzoną działalnością.

Praca zdalna a zakład podatkowy

Zgodnie z uniwersalnie przyjętym stanowiskiem polskich sądów administracyjnych w zdecydowanej większości przypadków wykonywanie pracy z własnego lokalu na rzecz pracodawcy zagranicznego nie skutkuje powstaniem po jego stronie zakładu podatkowego w Polsce. Wynika to m.in. z faktu, że pracodawca nie ma w takich sytuacjach żadnego tytułu prawnego do nieruchomości, w której pracownik wykonuje swoje zadania. Praca z domu może skutkować powstaniem zakładu podatkowego tylko w specyficznych sytuacjach, do których zaliczyć można np.:

• wykonywanie pracy przez osobę, która ma prawo podejmować kluczowe decyzje w imieniu pracodawcy i de facto działa jak jej lokalny przedstawiciel czy też
• podawanie przez pracodawcę adresu domowego pracownika jako adresu do korespondencji z pracodawcą.

W zdecydowanej większości przypadków praca z domu nie będzie więc obarczona ryzykiem powstania zakładu podatkowego pracodawcy w Polsce. Sytuacja zmienia się jednak diametralnie, gdy pracodawca zdecyduje się wynająć w Polsce biuro (lub inną nieruchomość) oraz np. udostępnić je pracującym w Polsce osobom.

Wynajęcie biura a zakład podatkowy

Jeżeli zagraniczny przedsiębiorca zdecyduje się wynająć na terenie Polski lokal (na przykład biuro, w którym będą pracować zatrudnieni przez niego pracownicy), to z bardzo dużym prawdopodobieństwem spowoduje to powstanie na terenie Polski zakładu podatkowego. Taka sytuacja wiąże się z powstaniem po stronie pracodawcy całego szeregu obowiązków w Polsce.

Powstanie zakładu w Polsce - skutki podatkowe

Zgodnie z generalną zasadą dochody przedsiębiorstw są opodatkowane w kraju, w którym znajduje się ich siedziba. Jeżeli jednak przedsiębiorca posiada zakład podatkowy na terenie Polski, to osiągane przez ten zakład dochody powinny być opodatkowane także polskim podatkiem dochodowym. W praktyce powstanie zakładu podatkowego na terenie Polski skutkuje więc m.in.

• koniecznością uzyskania polskiego numeru podatkowego (NIP),
• stosowania się do polskich przepisów podatkowych czy też
• comiesięcznego rozliczania osiągniętych przez zakład dochodów z polskim urzędem skarbowym.

Powstanie zakładu w Polsce - skutki dla pracowników

Powstanie zakładu na terenie Polski wiąże się także z koniecznością zmiany sposobu rozliczania z zatrudnionymi w Polsce pracownikami. Od momentu powstania zakładu pracodawca powinien co miesiąc odprowadzać za swoich pracowników:

• zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (do polskiego urzędu skarbowego) oraz
• składki na ubezpieczenia społeczne (do polskiego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych).

Brak wykonywania ww. obowiązków może skutkować m.in. nałożeniem na pracodawcę grzywny przez polskie organy skarbowe.

Workation a podatek

Opisane wyżej zasady mogą mieć zastosowanie także do osób przyjeżdżających do Polski na tzw. workation. W takich jednak przypadkach ryzyko jest zdecydowanie mniejsze, co wynika z tymczasowego charakteru takich wyjazdów. Oznacza to, że okazyjne wykonywanie pracy z terenu Polski nie powinno skutkować żadnymi konsekwencjami podatkowymi, zarówno po stronie pracodawcy, jak i po stronie pracowników.

Przykłady

Zakład podatkowy w Polsce nie powstanie, gdy:

• pracownik wykonuje pracę w Polsce z własnego lokalu, nie mając jednocześnie prawa do zawierania umów / podejmowania kluczowych decyzji w imieniu pracodawcy;
• pracownik tymczasowo wykonuje obowiązki z terenu Polski (np. w trakcie workation).

Zakład podatkowy w Polsce może powstać, gdy:

• pracownik wykonuje pracę w Polsce z lokalu wynajętego / opłacanego przez zagranicznego pracodawcę,
• pracownik wykonuje pracę z własnego lokalu w Polsce, lecz dysponuje pełnomocnictwami do zawierania kluczowych umów w imieniu pracodawcy.

Wnioski

Sam fakt wykonywania pracy zdalnej z terenu Polski sam w sobie nie musi wiązać się z powstaniem zakładu podatkowego w Polsce. Należy jednak uważać na sytuacje, w których:

• praca jest wykonywana z biura wynajętego (lub opłacanego) przez pracodawcę,
• praca jest wykonywana przez osobę, która ma prawo podejmować kluczowe decyzje w imieniu pracodawcy i/lub zawierać w jego imieniu istotne umowy (związane z istotą działalności pracodawcy), czy też
• adres, pod którym wykonywana jest praca jest podawany jako adres do korespondencji z danym pracodawcą.

Każda z nich może bowiem skutkować powstaniem w Polsce zakładu podatkowego, a co za tym idzie – m.in. koniecznością opodatkowania na terenie Polski części osiąganych przez danego pracodawcę dochodów.

Autor: Marek Michalski, doradca podatkowy, Kancelaria Prawna Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy sp. j. - is a member of Saxinger Schindhelm Services SE, an alliance of European business law firms