Zatrudniający cudzoziemców w 2026 r. muszą wiedzieć o 6. ważnych krokach [PROCEDURA]

• Polski rynek pracy potrzebuje cudzoziemców
• Cudzoziemcy w Polsce - statystyki
• Korzyści z zatrudniania cudzoziemców:
• Ryzyka zatrudniania cudzoziemców
• Jak zatrudnić cudzoziemca? PROCEDURA

Polski rynek pracy potrzebuje cudzoziemców

Wielu pracodawców staje przed dylematem: czy warto zatrudniać cudzoziemców? W obliczu obecnej sytuacji rynkowej decyzja ta staje się nie tylko strategicznym krokiem, ale często koniecznością. Prognozy Polskiego Instytutu Ekonomicznego są alarmujące – do 2035 roku niedobór rąk do pracy może sięgnąć 2,1 miliona osób. Jako starzejące się społeczeństwo, mierzymy się z rosnącą dysproporcją demograficzną. W tej rzeczywistości programy różnorodności i inkluzywności (D&I) przestają być jedynie trendem, a stają się narzędziem walki z luką kadrową, pogłębioną dodatkowo przez emigrację Polaków. Otwarcie rynku pracy na obcokrajowców – zarówno w formie zatrudnienia, jak i wspierania ich przedsiębiorczości – wydaje się więc jedyną słuszną drogą dla stabilności polskiej gospodarki.

Cudzoziemcy w Polsce - statystyki

Według najnowszych danych GUS z lipca 2025, w Polsce pracowało ponad 1,1 miliona cudzoziemców (1 106,3 tys.), co stanowiło 6,7% wszystkich pracujących, głównie obywateli Ukrainy (około 741 tys.), choć liczba ta rośnie w różnych sektorach, zwłaszcza w przetwórstwie przemysłowym i budownictwie, najczęściej na umowach cywilnoprawnych (zlecenia), ale także na umowach o pracę. Najważniejsze dane statystyczne (stan na lipiec 2025):

• Liczba: 1 106,3 tys. pracujących cudzoziemców.
• Wzrost: Wzrost o 6,2% rok do roku (lipiec 2024 vs. lipiec 2025).
• Udział: 6,7% ogółu pracujących w Polsce.
• Pochodzenie: Z ponad 150 państw, z dominacją obywateli Ukrainy (741 tys.).

Struktura zatrudnienia:

• Umowy cywilnoprawne: Znaczna część pracuje na umowach zlecenia i pokrewnych (np. 434,1 tys. w pewnym okresie).
• Umowy o pracę: Duża grupa zatrudniona jest na podstawie umów o pracę (np. 688,3 tys.).
• Działalność gospodarcza: Pewna liczba prowadzi własną pozarolniczą działalność (np. 73,9 tys.).

Sektory zatrudnienia:

• Przetwórstwo przemysłowe: 41,22%.
• Transport i gospodarka magazynowa: 22,99%.
• Budownictwo: 11,8%.
• Usługi administracyjne: 11,51%.

Cudzoziemcy uzupełniają braki kadrowe, oferują różnorodne umiejętności, zwiększają konkurencyjność firmy i wspierają rozwój, zwłaszcza w obliczu negatywnych trendów demograficznych w Polsce, choć wymaga to znajomości przepisów, które na szczęście ulegają uproszczeniu, a wsparcie specjalistów pomaga uniknąć kar. Istotne jest jednak legalne zatrudnienie, aby uniknąć poważnych konsekwencji prawnych, takich jak wysokie kary finansowe i odpowiedzialność karna oraz aby pracownik miał pełne prawa, a przedsiębiorca mógł czerpać korzyści z jego pracy.

Korzyści z zatrudniania cudzoziemców:

• Pokonywanie niedoborów kadrowych: Cudzoziemcy wypełniają luki na rynku pracy, zwłaszcza w sektorach wymagających pracy fizycznej.
• Różnorodność i innowacyjność: Dostęp do różnych umiejętności, perspektyw i doświadczeń zwiększa innowacyjność i konkurencyjność firmy.
• Rozwój i ekspansja: Pomagają w rozwoju przedsiębiorstwa, umożliwiając ekspansję na rynki krajowe i międzynarodowe.
• Wsparcie dla młodych firm: Dotacje z urzędu pracy mogą pomóc w pokryciu kosztów pierwszego roku zatrudnienia młodych pracowników z zagranicy.
• Uproszczone przepisy: Wprowadzane zmiany w prawie ułatwiają procedury, np. dla pracowników z UE czy sezonowych.

Ryzyka zatrudniania cudzoziemców

Z jakim ryzykiem wiąże się zatrudnianie cudzoziemców w Polsce?

• Nielegalne zatrudnienie: Grozi grzywnami (nawet do 30 000 zł) i odpowiedzialnością karną
• Obowiązek legalizacji: Konieczne jest spełnienie formalności, uzyskanie zezwoleń (np. na pobyt czasowy i pracę) lub dopełnienie procedury powiadomienia w przypadku obywateli Ukrainy.
• Złożoność przepisów: Prawo się zmienia, dlatego warto korzystać z pomocy specjalistów, aby zapewnić legalność i uniknąć błędów.

Jak zatrudnić cudzoziemca? PROCEDURA

Wstępne procedury przy zatrudnianiu obcokrajowca, o których warto pamiętać:

1. Weryfikacja tytułu pobytowego

Pierwszym krokiem jest potwierdzenie legalności pobytu cudzoziemca na terytorium RP.

• Należy dokonać wglądu w ważny dokument podróży (paszport) oraz dokument uprawniający do pobytu (np. wiza, karta pobytu, zaświadczenie o korzystaniu z ochrony czasowej).
• Obowiązkowe jest sporządzenie kopii dokumentu pobytowego i przechowywanie jej w aktach przez cały okres trwania stosunku pracy.

2. Ustalenie uprawnień do rynku pracy

Niezbędne jest zweryfikowanie, czy dany kandydat posiada swobodny dostęp do rynku pracy, czy też wymagane jest uzyskanie dodatkowego zezwolenia.

• Zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia dotyczy m.in. obywateli UE/EOG, posiadaczy Karty Polaka, absolwentów polskich szkół średnich i wyższych oraz studentów studiów stacjonarnych.
• W pozostałych przypadkach konieczne jest wszczęcie procedury legalizacji pracy.

3. Wybór ścieżki legalizacji pracy

Wybór procedury uzależniony jest od obywatelstwa kandydata oraz planowanego okresu zatrudnienia:

• Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy: dotyczy obywateli Ukrainy; zgłoszenia dokonuje się elektronicznie w terminie 7 dni od podjęcia pracy.
• Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy: stosowane wobec obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji i Mołdawii; rejestrowane w Powiatowym Urzędzie Pracy na okres do 24 miesięcy.
• Zezwolenie na pracę (Typ A): procedowane u właściwego Wojewody; stosowane najczęściej przy zatrudnianiu osób z pozostałych krajów trzecich.

4. Bez testu rynku pracy - zmiany od 1 czerwca 2025 roku:

• do 1 czerwca 2025 roku był przeprowadzany test rynku pracy. Dziś starosta może określić listę zawodów, dla których odmawia się wydania zezwolenia ze względu na trudną sytuację na lokalnym rynku
• wniosek o zezwolenie na pracę/pobyt i pracę – typu A -składa się bezpośrednio do urzędu wojewódzkiego, co przyspiesza proces
• nadal obowiązuje: wymóg zapewnienia cudzoziemcowi wynagrodzenia nie niższego niż płaca minimalna lub proporcjonalna do wymiaru czasu pracy
• okres przejściowy: jeśli wniosek o informację starosty złożono przed 1 czerwca 2025 r., stosuje się przepisy dotychczasowe

Kto był zwolniony z testu (przed 1 czerwca 2025 r. i nadal): cudzoziemcy są zwolnieni z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, jeśli posiadają Kartę Polaka, byli studentami studiów stacjonarnych w Polsce lub wykonywali zawody deficytowe wskazane przez starostę (przed nowelizacją).

5. Zawarcie umowy i dopełnienie obowiązków informacyjnych

• Umowę należy zawrzeć wyłącznie w formie pisemnej.
• Przed podpisaniem dokumentów należy przedłożyć cudzoziemcowi tłumaczenie umowy na język dla niego zrozumiały.
• Warunki zatrudnienia zawarte w umowie muszą być tożsame z warunkami zadeklarowanymi w dokumencie legalizującym pracę (np. w oświadczeniu lub zezwoleniu).

6. Rejestracja w systemie ubezpieczeń społecznych

Zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych (ZUS) należy dokonać w nieprzekraczalnym terminie 7 dni od daty faktycznego rozpoczęcia pracy, zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa pracy.