REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja pracownicza elektroniczna czy papierowa? Pracodawca nie ma obowiązku prowadzić całej dokumentacji pracowniczej w jednej, wybranej przez siebie postaci

Doktor nauk prawnych, adwokat, adiunkt na Wydziale Prawa, Administracji i Stosunków Międzynarodowych Krakowskiej Akademii im. A.F. Modrzewskiego w Katedrze Prawa Pracy i Zabezpieczenia Społecznego.
Dokumentacja pracownicza elektroniczna czy papierowa? Pracodawca nie ma obowiązku prowadzić całej dokumentacji pracowniczej w jednej, wybranej przez siebie postaci
Dokumentacja pracownicza elektroniczna czy papierowa? Pracodawca nie ma obowiązku prowadzić całej dokumentacji pracowniczej w jednej, wybranej przez siebie postaci
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Dokumentacja pracownicza elektroniczna czy papierowa? Okazuje się, że pracodawca nie ma obowiązku prowadzić całej dokumentacji pracowniczej w jednej, wybranej przez siebie postaci. Co to oznacza w praktyce?
rozwiń >

Dokumentacja pracownicza elektroniczna czy papierowa?

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Między innymi ze względu na to, że w przepisie ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465, dalej jako: KP) użyte zostało sformułowanie: "lub" istnieje możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Co istotne przepisy KP nie nakładają na pracodawcę obowiązku prowadzenia całej dokumentacji pracowniczej w jednej, wybranej przez pracodawcę postaci, tak więc pracodawca ma możliwość w dowolnym momencie zmienić sposób prowadzenia i przechowywania akt pracowniczych. Może to robić w formie papierowej a za jakiś czas może zmienić sposób przechowywania akt na formę elektroniczną. Istnieje w tej materii elastyczność i dowolność.

Autopromocja

Jak przechowywać i prowadzić dokumentację pracowniczą?

Co ważne, jak wynika z przepisu art. 94 pkt 9b) KP pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie:

  • jej poufności;
  • integralności;
  • kompletności;
  • dostępności;
  • w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia;
  • a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Co grozi pracodawcy za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej?

Pracodawcy za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej grozi kara pieniężna i to nie miała. Wynika to z tego, że obowiązek pracodawcy prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, jak również przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest obowiązkiem, którego naruszenie zagrożone jest – stosownie do postanowień art. 281 pkt 6 i 7 KP – karą grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

Oczywiście zawsze można zgłosić to naruszenie prawa do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), a to rodzi już ryzyko dla pracodawcy, że PIP przeprowadzi szczegółową kontrolę w zakładzie pracy w kwestiach kadrowych. Taka kontrola może obejmować nie tylko nieprowadzenie czy wadliwe prowadzenie akt, ale i inne kwestie związane z zatrudnieniem. 

Co więcej, jak podkreśla się w orzecznictwie, w sytuacji sporu sądowego między pracownikiem a pracodawcą, zaniechanie prowadzenia stosownej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy powoduje dla pracodawcy niekorzystne skutki dowodowe (zob. wyrok SN z 14 maja 1999 r., sygn. I PKN 62/99).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wyjaśnienia Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej co do akt pracowniczych

Do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej trafiło zapytanie poselskie w kwestii prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Na pismo odpowiedziała sama Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, wskazała:

„Przepisy prawa pracy nie wymagają prowadzenia całej dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy) w jednej, wybranej przez pracodawcę postaci (elektroniczna lub papierowa). (…) Pracodawca może przywrócić poprzednią formę dokumentacji, może zmienić swoją decyzję, jeśli uzna, że zmiana nie była korzystna. (…) Wybór elektronicznej postaci dokumentacji nie oznacza, że strony stosunku pracy nie mają możliwości zawierania umowy o pracę w formie pisemnej albo składania w formie pisemnej oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę. W takim przypadku możliwe będzie sporządzenie umowy czy oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia w formie pisemnej, które po tradycyjnym podpisaniu i przekazaniu drugiej stronie należy zdigitalizować, opatrzyć elektronicznym podpisem lub pieczęcią, a następnie włączyć do dokumentacji w postaci elektronicznej”.

Zmiana sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Powyższe stanowisko jest trafne, ponieważ jak wynika z art. 948 KP pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. miana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Ważne
Obowiązek informacyjny pracodawcy

Informowanie pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji - to obowiązek pracodawcy, którego musi bezwzględnie przestrzegać.

Można kilkukrotnie zmieniać sposób prowadzenia i przechowywania akt

Co istotne, przepisy prawa pracy są tak sformułowane, że dają pracodawcy elastyczność. W konsekwencji nie ograniczają one liczby zmian postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Korzyścią dla pracodawcy jest więc to, że w zależności od potrzeb, zmiana formy prowadzenia dokumentacji może następować nawet kilkukrotnie. 

Jak podkreślają czołowi przedstawiciele prawa pracy, w tym prof. A. Sobczyk w komentarzu do KP: "Wydaje się, że nie ma prawnie uzasadnionego wymogu, aby całość dokumentacji pracowniczej prowadzona była w jednolitej formie. Przykładowo, możliwe jest, jak się wydaje, aby akta osobowe prowadzone były w formie papierowej, a dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy elektronicznie. Możliwość digitalizacji dokumentacji pracowniczej nie została ograniczona terminem jej powstania.".

Przykład

Możliwe jest prowadzenie przykładowo akt osobowych w postaci papierowej a pozostałej dokumentacji w sprawach ze stosunku pracy w postaci elektronicznej, a co z tym związane również zmienianie postaci dokumentacji może dotyczyć tylko części dokumentacji, np. tylko w zakresie ewidencjonowania czasu pracy.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dżem, miód, soki i cukier: nowe obowiązki dla przedsiębiorców. Rewolucyjne dyrektywy śniadaniowe!

Więcej owoców w dżemie, oznakowania na sokach i skład, mniej cukru oraz kraj pochodzenia miodu - to nowe wyzwania dla przedsiębiorców w całej UE. Uregulowano nowe przepisy w zakresie bezpieczeństwa żywnościowego produktów, które mają ulepszyć ochronę konsumentów i dostosować ją do nowych wyzwań, takich jak zielona i cyfrowa transformacja. Przedsiębiorcy nie są pocieszeni, czekają ich duże zmiany.

Jak wypadają Zielone Świątki w 2024 roku?

Jak wypadają Zielone Świątki w 2024 roku? Czy w Zielone Świątki trzeba iść do kościoła? Czy w Zielone Świątki sklepy są otwarte? Czy 19 maja 2024 to niedziela handlowa? Jak wypada Boże Ciało w 2024 roku?

Komunikat ZUS: Ograniczenia w dostępie do aplikacji mZUS

Od 17 do 18 maja 2024 r. mogą wystąpić ograniczenia w dostępie do aplikacji mobilnych mZUS i mZUS dla Lekarza.

Nowa regulacja ochroni dobre imię pracodawcy i współpracowników. Zmiany jeszcze w 2024 r.

Nowa regulacja w zakresie prawa pracy ochroni dobre imię pracodawcy, współpracowników ale też ogółu i interesy państwa - zmiany będą jeszcze w 2024 r. Jak szumnie wskazuje MPiPS: ustawa ma służyć ludziom ponoszącym ryzyko w imię troski o dobro wspólne.

REKLAMA

ZUS: Ważne dla osób pobierających świadczenie lub zasiłek przedemerytalny. Zbliża się termin przekazania informacji o przychodach

Osoby dorabiające do zasiłku lub świadczenia przedemerytalnego muszą przekazać do ZUS informację o osiąganych przychodach za okres od 1 marca 2023 r. do 29 lutego 2024 r. Na jakim formularzu?

1000 zł brutto dodatku dla pracowników pomocy społecznej. Na jakim etapie zmiany?

W dniu 15 maja 2024 r. Prezydent RP podpisał: ustawę z dnia 26 kwietnia 2024 r. o zmianie ustawy o pomocy społecznej oraz niektórych innych ustaw oraz ustawę z dnia 26 kwietnia 2024 r. o zmianie ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej oraz ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Przepisy zaczną obowiązywać od czerwca 2024 r., a wypłaty będą już od lipca.

Znamy termin wypłaty czternastej emerytury w 2024 r.

Rząd przygotowuje projekt rozporządzenia w sprawie określenia miesiąca wypłaty kolejnego dodatkowego rocznego świadczenia pieniężnego dla emerytów i rencistów w 2024 r.

Rząd o skróceniu czasu pracy. 4 dni w tygodniu. Nie w 2024 r. A więc kiedy? [Nowelizacja kodeksu pracy]

Skrócenie tygodnia pracy do 4 dni. Rok temu wydawało się, to filmem SF. A może stać się faktem – już nie analitycy i dziennikarze wskazują na konieczność skrócenia czasu pracy (do Europy idzie automatyzacja produkcji i AI). Taką potrzebę - i co najważniejsze możliwości - widzą też przedstawiciele rządu, a więc ludzie mający realne narzędzia zmiany rzeczywistości. Przeszkodą jest ryzyko utraty konkurencyjności. Co się stanie z gospodarką Europy, gdy po Europie podobnego rozwiązania nie wprowadzi Azja?

REKLAMA

Dofinansowanie do kolonii dziecka z zakładu pracy 2024 r.

Przyznawanie pracownikom dofinansowania do kolonii dzieci powinno wynikać z regulaminu ZFŚS. Ponadto udzielenie takiego wsparcia należy uzależniać od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych. Pracodawcy, u których nie działa ZFŚS, mogą dofinansować kolonie dzieci pracowników np. ze środków obrotowych.

Wyższe dofinansowanie dla pracodawcy za pracowników niepełnosprawnych. Zmiany od lipca 2024 r.

Zwiększy się wysokość dofinansowania ze środków PFRON do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych. Zmiany mają wejść w życie od lipca 2024 r. Ile wyniesie dofinansowanie?

REKLAMA