Dokumentacja pracownicza elektroniczna czy papierowa? Pracodawca nie ma obowiązku prowadzić całej dokumentacji pracowniczej w jednej, wybranej przez siebie postaci

Do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej trafiło zapytanie poselskie w kwestii prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Na pismo odpowiedziała sama Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, wskazała:

„Przepisy prawa pracy nie wymagają prowadzenia całej dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy) w jednej, wybranej przez pracodawcę postaci (elektroniczna lub papierowa). (…) Pracodawca może przywrócić poprzednią formę dokumentacji, może zmienić swoją decyzję, jeśli uzna, że zmiana nie była korzystna. (…) Wybór elektronicznej postaci dokumentacji nie oznacza, że strony stosunku pracy nie mają możliwości zawierania umowy o pracę w formie pisemnej albo składania w formie pisemnej oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę. W takim przypadku możliwe będzie sporządzenie umowy czy oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia w formie pisemnej, które po tradycyjnym podpisaniu i przekazaniu drugiej stronie należy zdigitalizować, opatrzyć elektronicznym podpisem lub pieczęcią, a następnie włączyć do dokumentacji w postaci elektronicznej”.

Zmiana sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Powyższe stanowisko jest trafne, ponieważ jak wynika z art. 94⁸ KP pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. miana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Można kilkukrotnie zmieniać sposób prowadzenia i przechowywania akt

Co istotne, przepisy prawa pracy są tak sformułowane, że dają pracodawcy elastyczność. W konsekwencji nie ograniczają one liczby zmian postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Korzyścią dla pracodawcy jest więc to, że w zależności od potrzeb, zmiana formy prowadzenia dokumentacji może następować nawet kilkukrotnie. 

Jak podkreślają czołowi przedstawiciele prawa pracy, w tym prof. A. Sobczyk w komentarzu do KP: "Wydaje się, że nie ma prawnie uzasadnionego wymogu, aby całość dokumentacji pracowniczej prowadzona była w jednolitej formie. Przykładowo, możliwe jest, jak się wydaje, aby akta osobowe prowadzone były w formie papierowej, a dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy elektronicznie. Możliwość digitalizacji dokumentacji pracowniczej nie została ograniczona terminem jej powstania.".