REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja pracownicza elektroniczna czy papierowa? Pracodawca nie ma obowiązku prowadzić całej dokumentacji pracowniczej w jednej, wybranej przez siebie postaci

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Kinga Piwowarska
Doktor nauk prawnych, adwokat, adiunkt na Wydziale Prawa Uniwersytetu Andrzeja Frycza Modrzewskiego w Krakowie w Katedrze Prawa Pracy i Zabezpieczenia Społecznego
Dokumentacja pracownicza elektroniczna czy papierowa? Pracodawca nie ma obowiązku prowadzić całej dokumentacji pracowniczej w jednej, wybranej przez siebie postaci
Dokumentacja pracownicza elektroniczna czy papierowa? Pracodawca nie ma obowiązku prowadzić całej dokumentacji pracowniczej w jednej, wybranej przez siebie postaci
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Dokumentacja pracownicza elektroniczna czy papierowa? Okazuje się, że pracodawca nie ma obowiązku prowadzić całej dokumentacji pracowniczej w jednej, wybranej przez siebie postaci. Co to oznacza w praktyce?

rozwiń >

Dokumentacja pracownicza elektroniczna czy papierowa?

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Między innymi ze względu na to, że w przepisie ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465, dalej jako: KP) użyte zostało sformułowanie: "lub" istnieje możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Co istotne przepisy KP nie nakładają na pracodawcę obowiązku prowadzenia całej dokumentacji pracowniczej w jednej, wybranej przez pracodawcę postaci, tak więc pracodawca ma możliwość w dowolnym momencie zmienić sposób prowadzenia i przechowywania akt pracowniczych. Może to robić w formie papierowej a za jakiś czas może zmienić sposób przechowywania akt na formę elektroniczną. Istnieje w tej materii elastyczność i dowolność.

REKLAMA

Autopromocja

Jak przechowywać i prowadzić dokumentację pracowniczą?

Co ważne, jak wynika z przepisu art. 94 pkt 9b) KP pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie:

  • jej poufności;
  • integralności;
  • kompletności;
  • dostępności;
  • w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia;
  • a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Co grozi pracodawcy za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej?

REKLAMA

Pracodawcy za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej grozi kara pieniężna i to nie miała. Wynika to z tego, że obowiązek pracodawcy prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, jak również przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest obowiązkiem, którego naruszenie zagrożone jest – stosownie do postanowień art. 281 pkt 6 i 7 KP – karą grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

Oczywiście zawsze można zgłosić to naruszenie prawa do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), a to rodzi już ryzyko dla pracodawcy, że PIP przeprowadzi szczegółową kontrolę w zakładzie pracy w kwestiach kadrowych. Taka kontrola może obejmować nie tylko nieprowadzenie czy wadliwe prowadzenie akt, ale i inne kwestie związane z zatrudnieniem. 

Co więcej, jak podkreśla się w orzecznictwie, w sytuacji sporu sądowego między pracownikiem a pracodawcą, zaniechanie prowadzenia stosownej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy powoduje dla pracodawcy niekorzystne skutki dowodowe (zob. wyrok SN z 14 maja 1999 r., sygn. I PKN 62/99).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wyjaśnienia Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej co do akt pracowniczych

Do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej trafiło zapytanie poselskie w kwestii prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Na pismo odpowiedziała sama Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, wskazała:

„Przepisy prawa pracy nie wymagają prowadzenia całej dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy) w jednej, wybranej przez pracodawcę postaci (elektroniczna lub papierowa). (…) Pracodawca może przywrócić poprzednią formę dokumentacji, może zmienić swoją decyzję, jeśli uzna, że zmiana nie była korzystna. (…) Wybór elektronicznej postaci dokumentacji nie oznacza, że strony stosunku pracy nie mają możliwości zawierania umowy o pracę w formie pisemnej albo składania w formie pisemnej oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę. W takim przypadku możliwe będzie sporządzenie umowy czy oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia w formie pisemnej, które po tradycyjnym podpisaniu i przekazaniu drugiej stronie należy zdigitalizować, opatrzyć elektronicznym podpisem lub pieczęcią, a następnie włączyć do dokumentacji w postaci elektronicznej”.

Zmiana sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Powyższe stanowisko jest trafne, ponieważ jak wynika z art. 948 KP pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. miana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Ważne
Obowiązek informacyjny pracodawcy

Informowanie pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji - to obowiązek pracodawcy, którego musi bezwzględnie przestrzegać.

Można kilkukrotnie zmieniać sposób prowadzenia i przechowywania akt

Co istotne, przepisy prawa pracy są tak sformułowane, że dają pracodawcy elastyczność. W konsekwencji nie ograniczają one liczby zmian postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Korzyścią dla pracodawcy jest więc to, że w zależności od potrzeb, zmiana formy prowadzenia dokumentacji może następować nawet kilkukrotnie. 

Jak podkreślają czołowi przedstawiciele prawa pracy, w tym prof. A. Sobczyk w komentarzu do KP: "Wydaje się, że nie ma prawnie uzasadnionego wymogu, aby całość dokumentacji pracowniczej prowadzona była w jednolitej formie. Przykładowo, możliwe jest, jak się wydaje, aby akta osobowe prowadzone były w formie papierowej, a dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy elektronicznie. Możliwość digitalizacji dokumentacji pracowniczej nie została ograniczona terminem jej powstania.".

Przykład

Możliwe jest prowadzenie przykładowo akt osobowych w postaci papierowej a pozostałej dokumentacji w sprawach ze stosunku pracy w postaci elektronicznej, a co z tym związane również zmienianie postaci dokumentacji może dotyczyć tylko części dokumentacji, np. tylko w zakresie ewidencjonowania czasu pracy.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sprzedaż w 2030 r. czyli kompetencje przyszłości. Jaki musi być handlowiec za 5 lat?

Sprzedaż dynamicznie się zmienia. Bywa, że klient kończy rozmowę z handlowcem w środku ofertowej formułki. Dziś, a jeszcze bardziej za 5 lat, klienci potrzebują rozmowy, zrozumienia, uważnego słuchania i pomocy. Coraz ważniejsza jest uczciwość i działanie zgodnie z wartościami. O czym dziś musi wiedzieć handlowiec, aby w 2030 r. posiadał wszystkie wymagane kompetencje?

Przeniesienie pracownika do innego działu. Co z wypowiedzeniem zmieniającym i odprawą?

W praktyce może się zdarzyć, iż pracodawca przenosi pracownika do innego działu, aby uniknąć zwolnień. Jak dokonać tego zgodnie z prawem? Kiedy nie jest potrzebne wypowiedzenie zmieniające? Czy przenoszonemu pracownikowi trzeba wypłacić odprawę?

Ekstremalne temperatury zmniejszają wydajność pracy

Z powodu upałów w Chinach, Hiszpanii, Włoszech i Grecji PKB może spaść o blisko 1 pkt proc. - wynika z raportów ekspertów Allianz Trade. Ekstremalne temperatury maja duży wpływ na wydajność pracy.

Realia pracy tymczasowej. Co liczy się dziś dla firm i kandydatów? [Badanie]

Na rynku pracy, gdzie coraz trudniej o trwałość i przewidywalność, głos pracowników oraz pracodawców staje się jednym z najczulszych barometrów zmian. Job Impulse co roku bada poziom satysfakcji obu tych grup. Najnowsze wyniki wskazują, że oczekiwania wobec agencji dynamicznie rosną: firmy domagają się sprawnych, natychmiastowych rekrutacji, ale przy zachowaniu wysokiej jakości procesów i maksymalnym ograniczeniu rotacji. Z kolei pracownicy tymczasowi coraz wyraźniej sygnalizują potrzebę stabilności, poszerzania systemu benefitów, a także obsługi formalności online.

REKLAMA

Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

Zmiany w umowach o pracę: dodatkowe koszty dla pracodawcy bo część umów musi przejść przez tłumacza przysięgłego

W III kwartale 2025 r. obowiązują już cztery istotne i nowe ustawy w obszarze prawa pracy. Przyglądlądamy się jednej z nich w zakresie zmian w zatrudnieniu jakie weszły na skutek tych nowych regulacji. Chodzi o istotną instytucję bo o umowę o pracę! To dokument, który ma kluczowe znaczenie dla stosunku pracy. Zmiany, które zaszły w umowach o pracę są naprawdę znaczące i co gorsza generują koszty dla pracodawców. Pocieszające jest jednak to, że zmiany dotyczą tylko wybranych grup pracowników, nie wszytskich zatrudnionych osób.

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Raz w roku 14 dni z rzędu urlopu wypoczynkowego? Czy to obowiązek pracownika?

Czy pracownik musi raz w roku kalendarzowym wykorzystać 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu? Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

REKLAMA

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł: nowe przepisy już w mocy. Poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł. Aż 9. krotnie poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Kto zyska a kto straci i dlaczego tak się stało? Ustawodawca reaguje na bieżącą sytuację na rynku pracy. Tym samym znowelizowano najistotniejszą ustawą w obszarze ubezpieczeń społecznych jaką jest ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zatem za co można nałożyć taką grzywnę?

Sprawdź, którym liderem jesteś: kontroler, terapeuta, mesjasz, eko-lider [Zarządzanie]

Dr Simon Western wyróżnia 4 typy liderów w firmach: terapeuta, mesjasz, kontroler i eko-lider. Który typ przywództwa został uszyty na miarę naszych czasów? Sprawdź, którym typem lidera jesteś.

REKLAMA