REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja pracownicza elektroniczna czy papierowa? Pracodawca nie ma obowiązku prowadzić całej dokumentacji pracowniczej w jednej, wybranej przez siebie postaci

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Kinga Piwowarska
Doktor nauk prawnych, adwokat, adiunkt na Wydziale Prawa Uniwersytetu Andrzeja Frycza Modrzewskiego w Krakowie w Katedrze Prawa Pracy i Zabezpieczenia Społecznego
Dokumentacja pracownicza elektroniczna czy papierowa? Pracodawca nie ma obowiązku prowadzić całej dokumentacji pracowniczej w jednej, wybranej przez siebie postaci
Dokumentacja pracownicza elektroniczna czy papierowa? Pracodawca nie ma obowiązku prowadzić całej dokumentacji pracowniczej w jednej, wybranej przez siebie postaci
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Dokumentacja pracownicza elektroniczna czy papierowa? Okazuje się, że pracodawca nie ma obowiązku prowadzić całej dokumentacji pracowniczej w jednej, wybranej przez siebie postaci. Co to oznacza w praktyce?

rozwiń >

Dokumentacja pracownicza elektroniczna czy papierowa?

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Między innymi ze względu na to, że w przepisie ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465, dalej jako: KP) użyte zostało sformułowanie: "lub" istnieje możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Co istotne przepisy KP nie nakładają na pracodawcę obowiązku prowadzenia całej dokumentacji pracowniczej w jednej, wybranej przez pracodawcę postaci, tak więc pracodawca ma możliwość w dowolnym momencie zmienić sposób prowadzenia i przechowywania akt pracowniczych. Może to robić w formie papierowej a za jakiś czas może zmienić sposób przechowywania akt na formę elektroniczną. Istnieje w tej materii elastyczność i dowolność.

REKLAMA

Autopromocja

Jak przechowywać i prowadzić dokumentację pracowniczą?

Co ważne, jak wynika z przepisu art. 94 pkt 9b) KP pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie:

  • jej poufności;
  • integralności;
  • kompletności;
  • dostępności;
  • w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia;
  • a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Co grozi pracodawcy za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej?

REKLAMA

Pracodawcy za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej grozi kara pieniężna i to nie miała. Wynika to z tego, że obowiązek pracodawcy prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, jak również przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest obowiązkiem, którego naruszenie zagrożone jest – stosownie do postanowień art. 281 pkt 6 i 7 KP – karą grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

Oczywiście zawsze można zgłosić to naruszenie prawa do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), a to rodzi już ryzyko dla pracodawcy, że PIP przeprowadzi szczegółową kontrolę w zakładzie pracy w kwestiach kadrowych. Taka kontrola może obejmować nie tylko nieprowadzenie czy wadliwe prowadzenie akt, ale i inne kwestie związane z zatrudnieniem. 

Co więcej, jak podkreśla się w orzecznictwie, w sytuacji sporu sądowego między pracownikiem a pracodawcą, zaniechanie prowadzenia stosownej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy powoduje dla pracodawcy niekorzystne skutki dowodowe (zob. wyrok SN z 14 maja 1999 r., sygn. I PKN 62/99).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wyjaśnienia Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej co do akt pracowniczych

Do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej trafiło zapytanie poselskie w kwestii prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Na pismo odpowiedziała sama Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, wskazała:

„Przepisy prawa pracy nie wymagają prowadzenia całej dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy) w jednej, wybranej przez pracodawcę postaci (elektroniczna lub papierowa). (…) Pracodawca może przywrócić poprzednią formę dokumentacji, może zmienić swoją decyzję, jeśli uzna, że zmiana nie była korzystna. (…) Wybór elektronicznej postaci dokumentacji nie oznacza, że strony stosunku pracy nie mają możliwości zawierania umowy o pracę w formie pisemnej albo składania w formie pisemnej oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę. W takim przypadku możliwe będzie sporządzenie umowy czy oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia w formie pisemnej, które po tradycyjnym podpisaniu i przekazaniu drugiej stronie należy zdigitalizować, opatrzyć elektronicznym podpisem lub pieczęcią, a następnie włączyć do dokumentacji w postaci elektronicznej”.

Zmiana sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Powyższe stanowisko jest trafne, ponieważ jak wynika z art. 948 KP pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. miana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Ważne
Obowiązek informacyjny pracodawcy

Informowanie pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji - to obowiązek pracodawcy, którego musi bezwzględnie przestrzegać.

Można kilkukrotnie zmieniać sposób prowadzenia i przechowywania akt

Co istotne, przepisy prawa pracy są tak sformułowane, że dają pracodawcy elastyczność. W konsekwencji nie ograniczają one liczby zmian postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Korzyścią dla pracodawcy jest więc to, że w zależności od potrzeb, zmiana formy prowadzenia dokumentacji może następować nawet kilkukrotnie. 

Jak podkreślają czołowi przedstawiciele prawa pracy, w tym prof. A. Sobczyk w komentarzu do KP: "Wydaje się, że nie ma prawnie uzasadnionego wymogu, aby całość dokumentacji pracowniczej prowadzona była w jednolitej formie. Przykładowo, możliwe jest, jak się wydaje, aby akta osobowe prowadzone były w formie papierowej, a dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy elektronicznie. Możliwość digitalizacji dokumentacji pracowniczej nie została ograniczona terminem jej powstania.".

Przykład

Możliwe jest prowadzenie przykładowo akt osobowych w postaci papierowej a pozostałej dokumentacji w sprawach ze stosunku pracy w postaci elektronicznej, a co z tym związane również zmienianie postaci dokumentacji może dotyczyć tylko części dokumentacji, np. tylko w zakresie ewidencjonowania czasu pracy.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Będzie łatwiej o ten zasiłek. Skorzystają ubezpieczeni, płatnicy składek, biura księgowo-rachunkowe

Będzie łatwiej o ten zasiłek. Skorzystają ubezpieczeni, płatnicy składek, biura księgowo-rachunkowe. Dlaczego? Bo planowane są spore zmiany w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 501) w zakresie ubiegania się o zasiłek.

Na ile oszacowano miesięczną wartość nieodpłatnej pracy domowej? Wartość „ukrytej” pracy kobiet była znacznie wyższa niż mężczyzn

Ile wynosi średnia miesięczna wartość nieodpłatnej pracy domowej? Kobiety, zwłaszcza matki małych dzieci, wykonują znacząco więcej nieodpłatnej pracy domowej niż mężczyźni. Różnice te są widoczne we wszystkich obszarach codziennych obowiązków. Ocenia Polski Instytut Ekonomiczny, powołując się na badania GUS.

Nowe zawody w klasyfikacji od 2026 roku. MRPiPS opublikowało projekt rozporządzenia [Projekt z 9 lipca 2025 r.]

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało projekt nowego rozporządzenia dotyczącego klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy. Dokument trafił 14 lipca 2025 r. do konsultacji publicznych i opiniowania. Nowe przepisy mają wejść w życie 1 stycznia 2026 roku.

Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

REKLAMA

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

REKLAMA

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

REKLAMA