Elektroniczne akta osobowe pracowników 2024 - jak prowadzić? Obowiązki informacyjne pracodawca – pracownik. Jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą?

• Elektroniczne akta osobowe pracowników – przepisy, z czego się składają (części)
• Jakie korzyści daje prowadzenie e-teczek?
• Jak prowadzić elektroniczne akta osobowe?
• Obowiązki informacyjne Pracodawca – Pracownik
• Jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą?
• Ponowne zatrudnienie a akta osobowe pracownika

Elektroniczne akta osobowe pracowników – przepisy, z czego się składają (części)

Zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej określa Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Pracodawca zobowiązany jest prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe składające się z 5 części:

A – w której znajdują się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;

B – w której znajdują się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym m.in.: umowę o pracę, zakres czynności (zakres obowiązków), dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy i z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej, oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego, dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego;

C – w której znajdują się oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym m.in.: oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, kopię wydanego świadectwa pracy, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę;

D – w której znajdują się odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

E – w której znajdują się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Autopromocja

1 stycznia 2019 roku w życie weszła nowelizacja ustawy, wprowadzająca zmiany w Kodeksie Pracy, umożliwiająca prowadzenie przez Pracodawców elektronicznej dokumentacji kadrowej, czyli tak zwanych e-teczek.

Jakie korzyści daje prowadzenie e-teczek?

• Dokumenty przechowywane są w jednym miejscu;
• Dostęp do akt pracowniczych jest łatwy i szybki;
• Większe bezpieczeństwo danych, brak ryzyka zgubienia lub zniszczenia dokumentów;
• Redukcja kosztów związana z magazynowaniem, archiwizowaniem  i niszczeniem akt osobowych pracowników;

Jak prowadzić elektroniczne akta osobowe?

Wszystkie dokumenty z akt pracowniczych powinny zostać zdigitalizowane, czyli cyfrowo odwzorowane w formie skanu, wprowadzone do e-teczki pracownika zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Potwierdzenie zgodności z oryginałem załączonych do e-teczki dokumentów pracowniczych odbywa się poprzez złożenie przez pracodawcę lub osobę upoważnioną podpisu kwalifikowanego lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. W przypadku podpisywania z pracownikiem nowych dokumentów nie ma konieczności tworzenia ich papierowych wersji o ile pracownik i pracodawca posiadają podpis w formie elektronicznej. Jeśli takich podpisów nie posiadają, wystarczy jedna kopia dokumentu, który podpisany przez obie strony podpisem tradycyjnym zostaje zeskanowany, załączony w odpowiedniej części e-teczki i opatrzony podpisem  kwalifikowanym, a wersja papierowa wydawana jest pracownikowi.

Obowiązki informacyjne Pracodawca – Pracownik

O zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników lub byłych pracowników. Kolejnym krokiem jest poinformowanie pracowników ( lub byłych pracowników) o możliwości odbioru dokumentów papierowych w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie postaci przechowywania dokumentacji Można to zrobić osobiście lub za pośrednictwem: operatora pocztowego, osoby upoważnionej przez pracodawcę, środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia. Po upływie terminu pracodawca może zniszczyć nieodebraną dokumentację pracowniczą.

Autopromocja

Webinarium: Sygnaliści w dokumentacji pracodawcy – wzory prawidłowych zapisów

Sprawdź

Jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą?

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej byłych pracowników (po zakończonym stosunku pracy) przez:

• 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w firmie 1 stycznia 2019 roku lub później
• 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w firmie w latach 1999–2018 pod warunkiem, że złożone zostały do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie:
• oświadczenie (ZUS OSW) oraz
• raport informacyjny (ZUS RIA).

 Okres 10 lat biegnie od ostatniego dnia w roku, w którym złożony został raport informacyjny.

• 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony w firmie przed 1 stycznia 1999 roku. Nie ma znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje czy nie.

Dla dokumentacji objętej 10-letnim obowiązkiem przechowywania okres przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy z danym pracownikiem uległ rozwiązaniu lub wygasł. Następnie były pracownik ma miesiąc na jej odebranie, a pracodawca – 12 miesięcy na jej zniszczenie.

Autopromocja

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników

Sprawdź

Dla dokumentacji objętej 50-letnim obowiązkiem przechowywania okres przechowywania liczy się od dnia ustania stosunku pracy. Na przykład jeżeli umowa uległa rozwiązaniu 31 maja 2020 roku. to okres przechowywania dokumentacji upłynie z dniem 31 maja 2070 roku.

Przepisy nie precyzują zasad odbioru takiej dokumentacji przez byłego pracownika.

Autopromocja

Dokumentacja i oświadczenia związane z pracą zdalną – wzory dokumentów dla każdej formy pracy zdalnej

Sprawdź

W przypadku rozwiązania stosunku pracy wraz ze świadectwem pracy pracownikowi należy wydać, w postaci papierowej lub elektronicznej, informację o:

• 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie przechowywania.

Ponowne zatrudnienie a akta osobowe pracownika

Przy zatrudnieniu pracownika ponownie w okresie 10 lat od zakończenia ostatniej umowy o pracę kontynuuje się prowadzenie jego dotychczasowej dokumentacji pracowniczej (nie zakłada się osobnej dokumentacji). Nie powinno się jednak łączyć dokumentacji tego samego pracownika z dwóch umów, jeżeli miałyby do nich zastosowanie różne okresy przechowywania.

Karolina Woźniczka, specjalistka ds. kadr i płac

Podstawa prawna:
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Źródło: biznes.gov.pl.