REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Elektroniczne akta osobowe pracowników 2024 - jak prowadzić? Obowiązki informacyjne pracodawca – pracownik. Jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Meritoros
Kompleksowe usługi oursourcingu księgowości oraz kadr i płac
Elektroniczne akta osobowe pracowników 2024 - jak prowadzić? Obowiązki informacyjne pracodawca – pracownik. Jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą?
Elektroniczne akta osobowe pracowników 2024 - jak prowadzić? Obowiązki informacyjne pracodawca – pracownik. Jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Co trzeba wiedzieć o elektronicznych aktach osobowych pracowników? Jakie są zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej? Jak długo trzeba przechowywać akta?

rozwiń >

Elektroniczne akta osobowe pracowników – przepisy, z czego się składają (części)

Zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej określa Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Pracodawca zobowiązany jest prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe składające się z 5 części:

A – w której znajdują się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;

B – w której znajdują się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym m.in.: umowę o pracę, zakres czynności (zakres obowiązków), dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy i z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej, oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego, dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego;

C – w której znajdują się oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym m.in.: oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, kopię wydanego świadectwa pracy, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę;

D – w której znajdują się odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

E – w której znajdują się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

REKLAMA

Autopromocja
Ważne

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych danego pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym i numeruje. Każda część akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

1 stycznia 2019 roku w życie weszła nowelizacja ustawy, wprowadzająca zmiany w Kodeksie Pracy, umożliwiająca prowadzenie przez Pracodawców elektronicznej dokumentacji kadrowej, czyli tak zwanych e-teczek.

Jakie korzyści daje prowadzenie e-teczek?

  • Dokumenty przechowywane są w jednym miejscu;
  • Dostęp do akt pracowniczych jest łatwy i szybki;
  • Większe bezpieczeństwo danych, brak ryzyka zgubienia lub zniszczenia dokumentów;
  • Redukcja kosztów związana z magazynowaniem, archiwizowaniem  i niszczeniem akt osobowych pracowników;

Jak prowadzić elektroniczne akta osobowe?

Wszystkie dokumenty z akt pracowniczych powinny zostać zdigitalizowane, czyli cyfrowo odwzorowane w formie skanu, wprowadzone do e-teczki pracownika zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Potwierdzenie zgodności z oryginałem załączonych do e-teczki dokumentów pracowniczych odbywa się poprzez złożenie przez pracodawcę lub osobę upoważnioną podpisu kwalifikowanego lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. W przypadku podpisywania z pracownikiem nowych dokumentów nie ma konieczności tworzenia ich papierowych wersji o ile pracownik i pracodawca posiadają podpis w formie elektronicznej. Jeśli takich podpisów nie posiadają, wystarczy jedna kopia dokumentu, który podpisany przez obie strony podpisem tradycyjnym zostaje zeskanowany, załączony w odpowiedniej części e-teczki i opatrzony podpisem  kwalifikowanym, a wersja papierowa wydawana jest pracownikowi.

Obowiązki informacyjne Pracodawca – Pracownik

O zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników lub byłych pracowników. Kolejnym krokiem jest poinformowanie pracowników ( lub byłych pracowników) o możliwości odbioru dokumentów papierowych w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie postaci przechowywania dokumentacji Można to zrobić osobiście lub za pośrednictwem: operatora pocztowego, osoby upoważnionej przez pracodawcę, środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia. Po upływie terminu pracodawca może zniszczyć nieodebraną dokumentację pracowniczą.

Jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą?

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej byłych pracowników (po zakończonym stosunku pracy) przez:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w firmie 1 stycznia 2019 roku lub później
  • 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w firmie w latach 1999–2018 pod warunkiem, że złożone zostały do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie:
  • oświadczenie (ZUS OSW) oraz
  • raport informacyjny (ZUS RIA).

 Okres 10 lat biegnie od ostatniego dnia w roku, w którym złożony został raport informacyjny.

  • 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony w firmie przed 1 stycznia 1999 roku. Nie ma znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje czy nie.

Dla dokumentacji objętej 10-letnim obowiązkiem przechowywania okres przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy z danym pracownikiem uległ rozwiązaniu lub wygasł. Następnie były pracownik ma miesiąc na jej odebranie, a pracodawca – 12 miesięcy na jej zniszczenie.

Dla dokumentacji objętej 50-letnim obowiązkiem przechowywania okres przechowywania liczy się od dnia ustania stosunku pracy. Na przykład jeżeli umowa uległa rozwiązaniu 31 maja 2020 roku. to okres przechowywania dokumentacji upłynie z dniem 31 maja 2070 roku.

Przepisy nie precyzują zasad odbioru takiej dokumentacji przez byłego pracownika.

W przypadku rozwiązania stosunku pracy wraz ze świadectwem pracy pracownikowi należy wydać, w postaci papierowej lub elektronicznej, informację o:

  • 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie przechowywania.

Ponowne zatrudnienie a akta osobowe pracownika

Przy zatrudnieniu pracownika ponownie w okresie 10 lat od zakończenia ostatniej umowy o pracę kontynuuje się prowadzenie jego dotychczasowej dokumentacji pracowniczej (nie zakłada się osobnej dokumentacji). Nie powinno się jednak łączyć dokumentacji tego samego pracownika z dwóch umów, jeżeli miałyby do nich zastosowanie różne okresy przechowywania.

Karolina Woźniczka, specjalistka ds. kadr i płac

Podstawa prawna:
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Źródło: biznes.gov.pl.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

Zmiany w stażu pracy od 2026 roku. Więcej praw dla 5 mln pracowników

Zmiany w stażu pracy, które wejdą w życie 1 stycznia 2026 roku to więcej praw dla nawet 5 mln pracowników w Polsce. Nowe przepisy oznaczają też realny wzrost kosztów pracy. Działy kadr i płac już powinny przygotowywać się do zmian.

Zmiana branży w 2025 – od czego zacząć i gdzie znaleźć ogłoszenia pracy?

Rynek pracy, jaki znaliśmy, właśnie przestaje istnieć. Dzieje się to na naszych oczach i tak naprawdę tempo zmian jest znacznie szybsze, niż przypuszczali eksperci. Choć brzmi to aż nadto dramatycznie, to jednak nie można zaprzeczyć, że wielu pracowników zmaga się aktualnie z poważnymi problemami zawodowymi, a pracodawcy dwoją się i troją, aby stworzyć nowe systemy zarządzania w rzeczywistości AI. Niektóre zawody już przestają istnieć lub przechodzą intensywne zmiany, u podstaw których znajdziemy wdrożenie czata GPT do codziennych obowiązków. Dla niektórych osób jedynym rozwiązaniem okazała się zmiana pracy, dla innych w grę wchodzi tylko zmiana branży. Przebranżowienie to współczesny odpowiednik ucieczki z tonącego statku - tylko w tym wypadku pracownik sam buduje swoją szalupę ratunkową. Zatem jak aktualnie wygląda temat zmiany branży? Jakie są powody? W którą stronę iść i gdzie szukać nowych zawodowych wyzwań?

REKLAMA

Składka zdrowotna 2025: ryczałt, karta podatkowa, podatek liniowy, zasady ogólne. Jaka jest podstawa wymiaru? Ile procent?

Jaka jest podstawa wymiaru składki oraz kwota składki zdrowotnej w 2025 roku dla niektórych grup ubezpieczonych? ZUS informuje o wysokości składki na ryczałcie, karcie podatkowej, przy zasadach ogólnych, podatku liniowym, podatku od kwalifikowanego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej oraz dla osób współpracujących.

Do kiedy jest nabór firm i instytucji do pilotażu skróconego tygodnia pracy?

Pilotaż skróconego tygodnia pracy jest konieczny. Może się okazać, że powszechny zapis o krótszym czasie pracy będzie tragiczny dla polskiej gospodarki, firm i społeczeństwa. Do kiedy trwa nabór firm i instytucji do projektu?

REKLAMA