Elektroniczne akta osobowe pracowników 2024 - jak prowadzić? Obowiązki informacyjne pracodawca – pracownik. Jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą?

• Elektroniczne akta osobowe pracowników – przepisy, z czego się składają (części)
• Jakie korzyści daje prowadzenie e-teczek?
• Jak prowadzić elektroniczne akta osobowe?
• Obowiązki informacyjne Pracodawca – Pracownik
• Jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą?
• Ponowne zatrudnienie a akta osobowe pracownika

Elektroniczne akta osobowe pracowników – przepisy, z czego się składają (części)

Zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej określa Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Pracodawca zobowiązany jest prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe składające się z 5 części:

A – w której znajdują się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;

B – w której znajdują się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym m.in.: umowę o pracę, zakres czynności (zakres obowiązków), dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy i z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej, oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego, dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego;

C – w której znajdują się oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym m.in.: oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, kopię wydanego świadectwa pracy, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę;

D – w której znajdują się odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

E – w której znajdują się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

1 stycznia 2019 roku w życie weszła nowelizacja ustawy, wprowadzająca zmiany w Kodeksie Pracy, umożliwiająca prowadzenie przez Pracodawców elektronicznej dokumentacji kadrowej, czyli tak zwanych e-teczek.

Jakie korzyści daje prowadzenie e-teczek?

• Dokumenty przechowywane są w jednym miejscu;
• Dostęp do akt pracowniczych jest łatwy i szybki;
• Większe bezpieczeństwo danych, brak ryzyka zgubienia lub zniszczenia dokumentów;
• Redukcja kosztów związana z magazynowaniem, archiwizowaniem  i niszczeniem akt osobowych pracowników;

Jak prowadzić elektroniczne akta osobowe?

Wszystkie dokumenty z akt pracowniczych powinny zostać zdigitalizowane, czyli cyfrowo odwzorowane w formie skanu, wprowadzone do e-teczki pracownika zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Potwierdzenie zgodności z oryginałem załączonych do e-teczki dokumentów pracowniczych odbywa się poprzez złożenie przez pracodawcę lub osobę upoważnioną podpisu kwalifikowanego lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. W przypadku podpisywania z pracownikiem nowych dokumentów nie ma konieczności tworzenia ich papierowych wersji o ile pracownik i pracodawca posiadają podpis w formie elektronicznej. Jeśli takich podpisów nie posiadają, wystarczy jedna kopia dokumentu, który podpisany przez obie strony podpisem tradycyjnym zostaje zeskanowany, załączony w odpowiedniej części e-teczki i opatrzony podpisem  kwalifikowanym, a wersja papierowa wydawana jest pracownikowi.

Obowiązki informacyjne Pracodawca – Pracownik

O zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników lub byłych pracowników. Kolejnym krokiem jest poinformowanie pracowników ( lub byłych pracowników) o możliwości odbioru dokumentów papierowych w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie postaci przechowywania dokumentacji Można to zrobić osobiście lub za pośrednictwem: operatora pocztowego, osoby upoważnionej przez pracodawcę, środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia. Po upływie terminu pracodawca może zniszczyć nieodebraną dokumentację pracowniczą.

Jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą?

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej byłych pracowników (po zakończonym stosunku pracy) przez:

• 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w firmie 1 stycznia 2019 roku lub później
• 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w firmie w latach 1999–2018 pod warunkiem, że złożone zostały do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie:
• oświadczenie (ZUS OSW) oraz
• raport informacyjny (ZUS RIA).

 Okres 10 lat biegnie od ostatniego dnia w roku, w którym złożony został raport informacyjny.

• 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony w firmie przed 1 stycznia 1999 roku. Nie ma znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje czy nie.

Dla dokumentacji objętej 10-letnim obowiązkiem przechowywania okres przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy z danym pracownikiem uległ rozwiązaniu lub wygasł. Następnie były pracownik ma miesiąc na jej odebranie, a pracodawca – 12 miesięcy na jej zniszczenie.

Dla dokumentacji objętej 50-letnim obowiązkiem przechowywania okres przechowywania liczy się od dnia ustania stosunku pracy. Na przykład jeżeli umowa uległa rozwiązaniu 31 maja 2020 roku. to okres przechowywania dokumentacji upłynie z dniem 31 maja 2070 roku.

Przepisy nie precyzują zasad odbioru takiej dokumentacji przez byłego pracownika.

W przypadku rozwiązania stosunku pracy wraz ze świadectwem pracy pracownikowi należy wydać, w postaci papierowej lub elektronicznej, informację o:

• 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie przechowywania.

Ponowne zatrudnienie a akta osobowe pracownika

Przy zatrudnieniu pracownika ponownie w okresie 10 lat od zakończenia ostatniej umowy o pracę kontynuuje się prowadzenie jego dotychczasowej dokumentacji pracowniczej (nie zakłada się osobnej dokumentacji). Nie powinno się jednak łączyć dokumentacji tego samego pracownika z dwóch umów, jeżeli miałyby do nich zastosowanie różne okresy przechowywania.

Karolina Woźniczka, specjalistka ds. kadr i płac

Podstawa prawna:
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Źródło: biznes.gov.pl.