Dokumentacja pracownicza

• Co to jest dokumentacja pracownicza?
• Co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej?
• Co wchodzi w skład dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy?
• Co wchodzi w skład dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy?
• Jak prowadzić dokumentację pracowniczą?
• Jaka kara za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej?
• Co musi być w aktach osobowych pracownika?
• Przez ile przechowuje się dokumentację pracowniczą?
• Kiedy pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą?

Co to jest dokumentacja pracownicza?

W momencie zatrudnienia pracownika (na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru czy spółdzielczej umowy o pracę) - pracodawca ma prawny obowiązek założenia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Każda dokumentacja pracownicza jest indywidualna dla danego pracownika. Dla każdego pracownika prowadzi się osobne akta.

Co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej?

W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą:

• akta osobowe pracowników (składające się z 5 części: A, B, C, D, E)
• dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Co wchodzi w skład dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy?

W skład skład dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy wchodzą:

1. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
2. karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
3. karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację;
4. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy.

Co wchodzi w skład dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy?

W skład dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy, wchodzą:

1. ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje np. o: liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy; liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej; liczbie godzin nadliczbowych; dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia; liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia; rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy; rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy; wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy; czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
2. wnioski pracownika dotyczące m.in: udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych; ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat; ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty; stosowania systemu skróconego tygodnia pracy; stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta; ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej; ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego.
3. różne dokumenty związane m.in ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy;  z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy; z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania prac.
4. zgody, m.in. zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy; pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą?

Pracodawca ma możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci:

• papierowej lub
• elektronicznej.

Dokumentacja pracownicza ma być przechowywania w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności, ochroną przed utratą i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Jak pracodawca realizuje te obowiązki? W szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Jaka kara za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej?

Jeżeli pracodawca: 

1. nie prowadzi dokumentacji pracowniczej;
2. nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez wymagany prawem okres;
3. pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem

- podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Kara może być nałożona na pracodawcę na wniosek inspektora pracy.

Co musi być w aktach osobowych pracownika?

Akta osobowe pracownika składają się z 5 części i obejmują:

1) w części A - oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;

2) w części B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;

3) w części C - oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;

4) w części D - odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu;

5) w części E - dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Przez ile przechowuje się dokumentację pracowniczą?

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej byłych pracowników (po zakończeniu stosunku pracy):

• przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony począwszy od 1 stycznia 2019 roku lub później;
• przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w latach 1999–2018 pod warunkiem, że pracodawca złoży do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie: oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA);
• przez 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 1999 roku. Nie ma znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje czy nie.

Kiedy pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą?

Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej (pracownik ma taką możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej). Do czasu zniszczenia, pracodawca może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi.