REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja pracownicza

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Kinga Piwowarska
Doktor nauk prawnych, adwokat, adiunkt na Wydziale Prawa, Administracji i Stosunków Międzynarodowych Uniwersytetu Andrzeja Frycza Modrzewskiego w Krakowie w Katedrze Prawa Pracy i Zabezpieczenia Społecznego.
Dokumentacja pracownicza
Inne

REKLAMA

REKLAMA

Dokumentacja pracownicza - jak ją prowadzić? To problem wielu przedsiębiorców, pracodawców i kadrowych. Pytań jest wiele: co to jest dokumentacja pracownicza? Jakie są dokumenty pracownicze? Co musi być w aktach osobowych pracownika? Jaka kara za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej? Kiedy pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą?

rozwiń >

Co to jest dokumentacja pracownicza?

W momencie zatrudnienia pracownika (na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru czy spółdzielczej umowy o pracę) - pracodawca ma prawny obowiązek założenia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Każda dokumentacja pracownicza jest indywidualna dla danego pracownika. Dla każdego pracownika prowadzi się osobne akta.

REKLAMA

Autopromocja

Co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej?

W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą:

  • akta osobowe pracowników (składające się z 5 części: A, B, C, D, E)
  • dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Co wchodzi w skład dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy?

W skład skład dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy wchodzą:

  1. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
  2. karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
  3. karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację;
  4. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy.

Co wchodzi w skład dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy?

W skład dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy, wchodzą:

  1. ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje np. o: liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy; liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej; liczbie godzin nadliczbowych; dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia; liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia; rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy; rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy; wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy; czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
  2. wnioski pracownika dotyczące m.in: udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych; ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat; ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty; stosowania systemu skróconego tygodnia pracy; stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta; ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej; ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego.
  3. różne dokumenty związane m.in ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy;  z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy; z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania prac.
  4. zgody, m.in. zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy; pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy
Ważne

Niezależnie od dokumentacji pracowniczej pracodawca zobowiązany jest prowadzić dokumentację dotyczącą pracownika dla potrzeb rozliczania z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i w zakresie spraw podatkowych z Urzędem Skarbowym.

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą?

Pracodawca ma możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • papierowej lub
  • elektronicznej.

Dokumentacja pracownicza ma być przechowywania w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności, ochroną przed utratą i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Jak pracodawca realizuje te obowiązki? W szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Jaka kara za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej?

Jeżeli pracodawca: 

  1. nie prowadzi dokumentacji pracowniczej;
  2. nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez wymagany prawem okres;
  3. pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem

- podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Kara może być nałożona na pracodawcę na wniosek inspektora pracy.

Co musi być w aktach osobowych pracownika?

Akta osobowe pracownika składają się z 5 części i obejmują:

1) w części A - oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;

2) w części B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;

3) w części C - oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;

4) w części D - odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu;

5) w części E - dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Przez ile przechowuje się dokumentację pracowniczą?

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej byłych pracowników (po zakończeniu stosunku pracy):

  • przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony począwszy od 1 stycznia 2019 roku lub później;
  • przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w latach 1999–2018 pod warunkiem, że pracodawca złoży do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie: oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA);
  • przez 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 1999 roku. Nie ma znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje czy nie.

Kiedy pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą?

Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej (pracownik ma taką możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej). Do czasu zniszczenia, pracodawca może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
ZUS zachęca do e-wizyt: porady online bez wychodzenia z domu

Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozwija usługę e-wizyt, czyli wideorozmów z konsultantami ZUS. Dzięki temu każdy może uzyskać pomoc bez konieczności wizyty w placówce – wystarczy smartfon lub komputer z dostępem do internetu.

Masz świadczenie przedemerytalne i dorabiasz? Do 31 maja musisz rozliczyć się z ZUS

Osoby pobierające świadczenie przedemerytalne lub zasiłek przedemerytalny i jednocześnie dorabiające, muszą do 31 maja złożyć w ZUS-ie zaświadczenie o swoich przychodach. Brak rozliczenia może skutkować zmniejszeniem lub zawieszeniem świadczenia.

Polski rynek pracy przyciąga wykwalifikowanych pracowników z innych krajów

Polska na podium krajów UE przyciągających wykwalifikowanych pracowników. Choć do liderujących Niemiec wciąż nam daleko, Polska wyrasta na kluczowego gracza w regionie, jeśli chodzi o przyciąganie zagranicznych specjalistów.

Fachowiec na samozatrudnieniu: kontrakt menadżerski z polisami asekurującymi ryzyka, które musi podejmować menadżer

Okazuje się, że odpowiednio dobrane pakiety ochronne nie tylko zwiększają bezpieczeństwo freelancerów i osób zatrudnionych w oparciu o umowę B2B, ale również stanowią atrakcyjny benefit. Może on przyciągać najlepszych specjalistów i budować lojalność wobec firmy.

REKLAMA

Wyższe wynagrodzenia młodocianych i nowe stawki wpłat na PFRON od czerwca 2025 r. – sprawdź, ile wyniosą

Od 1 czerwca 2025 roku wzrosną minimalne wynagrodzenia pracowników młodocianych odbywających przygotowanie zawodowe oraz kwoty wpłat na PFRON. To efekt ogłoszenia nowej wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przez GUS. Sprawdź aktualne stawki obowiązujące w okresie wakacyjnym.

Ekspertka BCC: Jawność wynagrodzeń nie jest przykrym obowiązkiem, tylko nowym rozdziałem w celu likwidacji nierówności czy świadomego zarządzania swoją karierą zawodową

W piątek, 9 maja 2025 r. posłowie przegłosowali w Sejmie nowelę Kodeksu pracy wprowadzającą nowy obowiązek dla pracodawców. Zgodnie z przegłosowaną dziś w Sejmie nowelizacją Kodeksu pracy, każdy pracodawca publikujący ogłoszenie o naborze na określone stanowisko będzie zobowiązany do podania przedziału wynagrodzenia – z jasno określoną kwotą minimalną i maksymalną.

Nie możemy zgubić człowieczeństwa

Rozmowa z Katarzyną Oksińską, dyrektorką Departamentu HR w Centralnym Ośrodku Informatyki, o tym, jak budować motywację do pracy w firmie sektora publicznego.

Boże Ciało 2025 i inne dni wolne [Czerwiec]

Zgodnie z ustawą o dniach wolnych od pracy w czerwcu 2025 roku występują 2 święta wolne od pracy. W całym roku jest ich 14. Kiedy wypada Boże Ciało? Ile jest dni wolnych od pracy w czerwcu?

REKLAMA

Czy czterodniowy tydzień pracy jest realny?

Prawo do trzech wolnych dni w tygodniu to marzenie niejednego pracownika. Czy wkrótce ma szansę stać się realne? Czy czterodniowy tydzień pracy sprawdziłby się w polskich warunkach? Jak wygląda to w innych krajach?

Wpłaty do PPK nalicza się od całego wynagrodzenia uczestnika PPK [Przykłady]

Jeśli uczestnikowi PPK przysługuje np. pakiet medyczny, finansowany w całości przez pracodawcę, również od wartości tego pakietu należy obliczyć i pobrać wpłaty do PPK. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy uczestnik PPK nie otrzymał w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia poza tym świadczeniem – w takim przypadku pracodawca nie ma z czego pobrać wpłat do PPK finansowanych przez uczestnika.

REKLAMA