REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja pracownicza

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Kinga Piwowarska
Doktor nauk prawnych, adwokat, adiunkt na Wydziale Prawa, Administracji i Stosunków Międzynarodowych Uniwersytetu Andrzeja Frycza Modrzewskiego w Krakowie w Katedrze Prawa Pracy i Zabezpieczenia Społecznego.
Dokumentacja pracownicza
Inne

REKLAMA

REKLAMA

Dokumentacja pracownicza - jak ją prowadzić? To problem wielu przedsiębiorców, pracodawców i kadrowych. Pytań jest wiele: co to jest dokumentacja pracownicza? Jakie są dokumenty pracownicze? Co musi być w aktach osobowych pracownika? Jaka kara za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej? Kiedy pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą?
rozwiń >

Co to jest dokumentacja pracownicza?

W momencie zatrudnienia pracownika (na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru czy spółdzielczej umowy o pracę) - pracodawca ma prawny obowiązek założenia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Każda dokumentacja pracownicza jest indywidualna dla danego pracownika. Dla każdego pracownika prowadzi się osobne akta.

REKLAMA

Autopromocja

Co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej?

W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą:

  • akta osobowe pracowników (składające się z 5 części: A, B, C, D, E)
  • dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Co wchodzi w skład dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy?

W skład skład dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy wchodzą:

  1. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
  2. karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
  3. karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację;
  4. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy.

Co wchodzi w skład dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy?

W skład dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy, wchodzą:

  1. ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje np. o: liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy; liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej; liczbie godzin nadliczbowych; dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia; liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia; rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy; rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy; wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy; czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
  2. wnioski pracownika dotyczące m.in: udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych; ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat; ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty; stosowania systemu skróconego tygodnia pracy; stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta; ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej; ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego.
  3. różne dokumenty związane m.in ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy;  z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy; z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania prac.
  4. zgody, m.in. zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy; pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy
Ważne

Niezależnie od dokumentacji pracowniczej pracodawca zobowiązany jest prowadzić dokumentację dotyczącą pracownika dla potrzeb rozliczania z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i w zakresie spraw podatkowych z Urzędem Skarbowym.

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą?

Pracodawca ma możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • papierowej lub
  • elektronicznej.

Dokumentacja pracownicza ma być przechowywania w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności, ochroną przed utratą i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Jak pracodawca realizuje te obowiązki? W szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Jaka kara za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej?

Jeżeli pracodawca: 

  1. nie prowadzi dokumentacji pracowniczej;
  2. nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez wymagany prawem okres;
  3. pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem

- podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Kara może być nałożona na pracodawcę na wniosek inspektora pracy.

Co musi być w aktach osobowych pracownika?

Akta osobowe pracownika składają się z 5 części i obejmują:

1) w części A - oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;

2) w części B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;

3) w części C - oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;

4) w części D - odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu;

5) w części E - dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Przez ile przechowuje się dokumentację pracowniczą?

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej byłych pracowników (po zakończeniu stosunku pracy):

  • przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony począwszy od 1 stycznia 2019 roku lub później;
  • przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w latach 1999–2018 pod warunkiem, że pracodawca złoży do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie: oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA);
  • przez 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 1999 roku. Nie ma znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje czy nie.

Kiedy pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą?

Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej (pracownik ma taką możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej). Do czasu zniszczenia, pracodawca może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Urlop adopcyjny 2025. Adopcja dziecka i wszystkie urlopy przysługujące rodzicom

Urlop adopcyjny to skrótowa nazwa urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego. To urlop macierzyński na dziecko adoptowane lub przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej (nie dotyczy zawodowych rodzin zastępczych). Oto wszystkie urlopy, które w 2025 r. należą się po adopcji dziecka lub dzieci. Gwarantuje je Kodeks pracy.

Zakazy dla pracodawcy dotyczące kobiet w ciąży i karmiących piersią [Kodeks pracy]

Prawo pracy w sposób szczególny chroni kobiety będące w ciąży oraz karmiące piersią. W tym celu zostały skonstruowane zakazy dla pracodawców zatrudniających takie osoby. Czego dotyczą art. 176, 178, 179 Kodeksu pracy?

Jak korporacje mogą stworzyć inkluzywne środowisko pracy? [Poradnik]

W świecie, który staje się coraz bardziej globalny, zróżnicowany i świadomy społecznie, inkluzywność w miejscu pracy przestaje być opcjonalnym dodatkiem do kultury organizacyjnej. Coraz częściej jest to warunek konieczny do utrzymania konkurencyjności, przyciągania talentów i budowania zdrowej, silnej organizacji. Jednak wdrażanie autentycznej inkluzywności to proces – głęboki, wymagający odwagi, zaangażowania i gotowości do zmiany.

Wyższy dodatek za pracę w nocy od 1 maja 2025 r. Dla kogo?

Osoby pracujące w porze nocnej mogą liczyć na dodatek z tego tytułu. Ile będzie wynosił dodatek za pracę w nocy w maju 2025 r.? Czym jest praca w porze nocnej? Za pracę w jakich godzinach przysługuje dodatek?

REKLAMA

Maj 2025: kalendarz do druku [PDF]

Pobierz kalendarz maja 2025 do druku z miejscem na notatki. Maj 2025 roku zawiera dwa święta ustawowo wolne od pracy. W tym miesiącu jest również Dzień Matki. Najważniejsze daty już są zaznaczone. Wydrukuj i dopisz swoje notatki.

Niedziele handlowe - maj 2025

Najbliższa niedziela handlowa wypada 27 kwietnia 2025 r. Czy w maju i czerwcu również będą niedziele handlowe? Sprawdź kalendarz niedziel handlowych i niehandlowych.

Maj 2025 – dni wolne, godziny pracy

Maj 2025 – dni wolne i godziny pracy czyli jaka jest norma godzin pracy w miesiącu. Kalendarz maja w 2025 roku zawiera 2 święta ustawowo wolne od pracy. Jedno z nich wypada w sobotę, a to oznacza dodatkowy dzień wolny w tym miesiącu.

Albo matka albo ojciec. Tylko jedno skorzysta z tego uprawnienia

W prawie pracy jest wiele uprawnień rodzicielskich. Pracownicy będący rodzicami mają dodatkowe przywileje jak urlopy, przerwy w pracy, łatwiejszy dostęp do elastycznej organizacji pracy, np. pracy zdalnej. Niektóre prawa przysługują tylko jednemu z rodziców dziecka. Czy 2 dni albo 16 godzin wolnego w roku na opiekę nad dzieckiem zdrowym przysługuje matce i ojcu dziecka?

REKLAMA

Podwyżki w budżetówce 2025. Jak zmienią się pensje nauczycieli, urzędników i pracowników samorządowych? Czy będzie wyrównanie od 1 stycznia?

Rok 2025 przynosi kolejne napięcia w sektorze publicznym. Rząd zapowiada kontynuację polityki wzrostu wynagrodzeń w budżetówce, ale samorządy alarmują: „nie mamy z czego płacić”. Jakie grupy zawodowe mogą liczyć na realny wzrost pensji? Kto sfinansuje podwyżki – budżet centralny czy gminy? I czy te zmiany wystarczą, by zatrzymać falę odejść z sektora publicznego?

Odprawy pracownicze w 2025 r.

Odprawy pracownicze w 2025 r. są bardzo różnorodne. Kwoty i zasady wypłaty świadczeń finansowych różnią się oczywiście od sytuacji, w jakiej znajdzie się pracownik, ale też od zawodu jaki wykonuje. Poniżej opis kilku przykładowych odpraw, jakie może uzyskać pracownik.

REKLAMA