Rośnie liczba skarg na umowy zlecenie oraz B2B. Ministerstwo podsumowało pierwsze wyniki inspekcji

• Skargi dotyczące umów cywilnoprawnych
• Liczy się sposób współpracy, a nie nazwa umowy
• Wzmożona czujność w zagranicznych firmach
• Czas na zmiany
• Elastyczność da się zachować

Skargi dotyczące umów cywilnoprawnych

Dokładnie 8 lipca 2026 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, która daje obecnie okręgowym inspektorom pracy nowe uprawnienie. Dzięki niemu inspektorzy mogą stwierdzić istnienie stosunku pracy w drodze decyzji administracyjnej, jeśli podczas kontroli w zakładzie pracy zostanie ustalone, że osoba współpracująca na podstawie umowy cywilnoprawnej wykonuje swoje obowiązki w warunkach właściwych dla stosunku pracy. Taka procedura ma dwa etapy. Najpierw inspektor wydaje polecenie usunięcia naruszeń, a w przypadku, gdy firma go nie wykona, okręgowy inspektor wydaje decyzję. Pracodawca może się od niej odwołać do sądu pracy. W związku ze wspomnianą Reformą Państwowej Inspekcji Pracy, Okręgowy Inspektor może sam przekształcić umowę zlecenie albo kontrakt B2B w umowę o pracę, bez wyroku sądu, z czego już PIP korzysta.

Z pierwszych statystyk wynika, że skarg dotyczących umów cywilnoprawnych jest coraz więcej i zapewne będzie ich przybywać. To z kolei skutkuje jeszcze większą liczbą kontroli. Każda taka inspekcja ma wykazać, czy rodzaj umowy odpowiada temu, jak praca jest faktycznie wykonywana. Kontrola nie musi zaczynać się od skargi zainteresowanej osoby, PIP może je wszczynać samodzielnie. Co ciekawe, dzięki wdrażanym systemom teleinformatycznym i wymianie danych z ZUS i KAS, PIP będzie mogła typować przedsiębiorców do kontroli. Dodatkowo, PIP rozpoczęła również kampanię wysyłania pism do przedsiębiorców, w których zachęca do samokontroli, przeprowadzenia wewnętrznych audytów stosowanych umów oraz dobrowolnego przekształcania umów cywilnoprawnych w umowy o pracę tam, gdzie współpraca stron ma cechy stosunku pracy, czyli pracy “na etacie”. Dla przedsiębiorców powinien być to wyraźny sygnał, że temat nie zniknie, a działania inspekcji pracy są intensyfikowane. Dlatego lepiej uporządkować sprawę samodzielnie, niż czekać na kontrolę.

W przypadku, gdy umowa cywilnoprawna staje się umową o pracę, razem z nią zmieniają się składki na ubezpieczenie społeczne, uprawnienia zatrudnionej osoby (już nie zleceniobiorcy a pracownika), w tym uprawnienia urlopowe, rozliczenie nadgodzin czy ochrona przed wypowiedzeniem.

Warto też przypomnieć, że po nowelizacji ustawy wzrosły też kary za wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Za naruszenia przepisów i zawieranie umowy cywilnoprawnej w warunkach, w których powinna to być umowa o pracę, grozi grzywna od 3 000 do 60 000 zł.

- Źródłem ryzyka nie jest sama treść umowy. Kluczowy jest sposób, w jaki współpraca jest faktycznie realizowana po jej zawarciu - mówi Paulina Remlein, radca prawny w TIAS Legal, specjalizujący się w prawie pracy. - Nawet idealnie przygotowany kontrakt B2B nie ochroni firmy, jeśli z analizy faktycznych warunków współpracy wynika, że „współpracownik” jest de facto pracownikiem, czyli otrzymuje bieżące polecenia, jest podporządkowany pod względem czasu, miejsca świadczenia usług i jest rozliczany z wykonywanych obowiązków. Inspektor nie ogranicza się tylko do lektury zawartej umowy, analizuje również inną dokumentację, w tym maile, harmonogramy i ewidencje, a także pyta samych zainteresowanych, jak wygląda ich codzienna praca. Dopytuje również innych pracowników. Jeżeli sytuacja „współpracowników” nie różni się od sytuacji pracowników etatowych, nazwa umowy nie będzie miała znaczenia.

Liczy się sposób współpracy, a nie nazwa umowy

Podczas kontroli inspektor nie poprzestaje wyłącznie na tytule i treści umowy. Sprawdza, jak współpraca wygląda w praktyce. Kluczowe sygnały to m.in. podporządkowanie, w tym wydawanie poleceń i rozliczanie z ich wykonania, stałe godziny pracy oraz narzucone miejsce jej wykonywania. Pod uwagę brana jest również korespondencja mailowa. Jeśli wynika z niej, że zleceniobiorca lub wykonawca usług, na bieżąco dostaje polecenia, jak i kiedy ma wykonać zadania, i musi się z nich rozliczać, może to być mocny dowód, że w praktyce mamy do czynienia ze stosunkiem pracy, a nie z umową zlecenie czy współpracą B2B.

Wzmożona czujność w zagranicznych firmach

Kontrakty B2B dla kadry kierowniczej, specjalistów IT czy inżynierów wyglądają w arkuszu kosztów rozsądnie. Ryzyko pojawia się później, na poziomie codziennego zarządzania.

Menedżer delegowany do Polski z centrali zwykle nie rozróżnia współpracownika w modelu B2B od pracownika etatowego. Traktuje oba zespoły tak samo, bo tak zarządza się nimi w jego kraju. Polskie przepisy patrzą na to inaczej i współpraca z tymi osobami powinna przebiegać w zupełnie inny sposób. Dla zarządu w Seulu, Szanghaju czy Tajpej, który oczekuje od polskiej spółki przewidywalności, nieoczekiwane polecenie okręgowego inspektora pracy jest wyjątkowo niewygodne: trzeba je wyjaśnić centrali, przeliczyć koszty i często przebudować strukturę zespołu w trakcie roku.

Czas na zmiany

Ustawodawca dał pracodawcom 12 miesięcy okresu przejściowego. Przedsiębiorcy, którzy do 8 lipca 2027 r. sami przekształcą umowy cywilnoprawne, mające cechy stosunku pracy, w umowy o pracę, unikną odpowiedzialności wykroczeniowej z Kodeksu Pracy. Należy jednak pamiętać, że mimo samodzielnej oceny umowy i jej przekształcenia w stosunek pracy, nie minimalizuje to ryzyka potencjalnej kontroli ZUS za okresy wsteczne.

Firmy mają jeszcze czas na uporządkowanie sytuacji. Najlepiej wykorzystać go na audyt umów i przejrzenie ich tak, jakby to zrobił inspektor pracy. Warto ustalić faktyczny zakres obowiązków i zweryfikować przebieg współpracy , a także przeanalizować wszelką dokumentację, ewidencje i korespondencję. Korzystanie ze służbowego sprzętu oraz dostęp do wewnętrznych systemów i baz również może mieć znaczenie.

Nie każda umowa cywilnoprawna wymaga automatycznie zmiany na etat. Audyt i plan naprawczy mają wskazać, gdzie faktycznie jest problem, co należy zmienić, w jakiej kolejności i dlaczego. Warto też zadbać o przeszkolenie kadry menadżerskiej, która na co dzień współpracuje z kontraktorami lub zleceniobiorcami, tak by ich relacje nie zaczęły przypominać etatu.

Dodatkowym zabezpieczeniem jest interpretacja indywidualna, wydawana przez Głównego Inspektora Pracy. Firma może złożyć wniosek obejmujący zarówno istniejącą współprace, jak i planowaną. Wniosek kosztuje zaledwie 40 zł, a GIP ma 30 dni na udzielenie odpowiedzi. Wydana interpretacja wiąże organy PIP, więc wnioskodawca, który się do niej zastosuje, jest chroniony przed sankcjami ze strony inspekcji, pod warunkiem że wniosek wiernie opisuje rzeczywistość. Jeśli inspektor podczas kontroli zastanie w praktyce coś innego niż we wniosku, ochrona przepada.

Umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2026 r.

Elastyczność da się zachować

Reforma nie zakazuje ani kontraktów B2B, ani umów zlecenie. Wymaga, by umowa odpowiadała temu, jak w rzeczywistości wygląda współpraca. Pierwsze trzy miesiące obowiązywania przepisów pokazują, że inspekcja pracy działa bardzo aktywnie – zarówno na podstawie skarg, jak i z własnej inicjatywy.

Paulina Remlein - radca prawny z wieloletnim doświadczeniem w kompleksowej obsłudze firm z polskim i zagranicznym kapitałem. Specjalizuje się w prawie pracy i prawie HR. Regularnie reprezentuje pracodawców w sporach pracowniczych – zarówno na etapie przedsądowym, jak i w postępowaniach przed sądami pracy. Aktywnie działa też w obrębie prawa kontraktowego, sporządzając i opiniując umowy zawierane w obrocie gospodarczym. Paulina Remlein reprezentuje kancelarię TIAS, specjalizującą się w usługach finansowych oraz prawnych dla klientów polskich i zagranicznych.

Kalendarz książkowy 2027