REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Bezpieczeństwo danych osobowych przy zgłoszeniach od sygnalistów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
bezpieczeństwo danych osobowych przy zgłoszeniach od sygnalistów
bezpieczeństwo danych osobowych przy zgłoszeniach od sygnalistów
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Według Unijnej dyrektywy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, ich dane osobowe powinny być ściśle chronione, ale polska ustawa wprowadzająca te przepisy do porządku prawnego cały czas nie jest gotowa. Czy wobec braku obowiązku stosowania procedur whistleblowingowych w Polsce firmy i instytucje powinny za wszelką cenę chronić dane sygnalistów?

Bezpieczeństwo danych osobowych przy zgłoszeniach od sygnalistów

Minęły już blisko 3 miesiące, gdy za sprawą publikacji w mediach tradycyjnych i społecznościowych, pojawiły się informacje o katastrofie ekologicznej na Odrze. W wyniku zgłoszeń obywateli do różnych instytucji przekazane zostały informacje o możliwych źródłach zatrucia rzeki oraz winnych takiego stanu rzeczy. Jednak dane sygnalistów, którzy odważyli się skontaktować z Głównym Inspektoratem Ochrony Środowiska zostały przechwycone przez osoby trzecie. Czy wobec braku obowiązku stosowania procedur whistleblowingowych w Polsce firmy i instytucje powinny za wszelką cenę chronić dane sygnalistów?

REKLAMA

Wyciek danych osobowych – co powinna zrobić organizacja?

REKLAMA

W przytoczonej sytuacji wyciek danych objął ujawnienie imion, nazwisk oraz adresów e-mail. Nie wiemy, czy doszło do przypadkowego, czy celowego działania albo luki w systemie, jednak takie sytuacje zawsze niosą za sobą duże zagrożenie dla organizacji. Z jednej strony wiąże się to z potencjalnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi dla podmiotu oraz osoby odpowiedzialnej za ochronę danych. Z drugiej zaś, z utratą reputacji firmy czy instytucji oraz spadkiem zaufania do dobrej praktyki zgłaszania nieprawidłowości. Niezależnie od przyczyny każda organizacja powinna posiadać i uruchomić procedury, na które wskazuje mec. Tomasz Osiej, partner zarządzający z kancelarii Osiej i Partnerzy:

- Jednym z podstawowych obowiązków administratora danych jest odpowiednie ich zabezpieczenie, które zredukuje lub całkowicie wyeliminuje możliwość wystąpienia naruszeń, choć w praktyce jest to niemal niemożliwe. Jednak każdy administrator danych powinien być przygotowany na takie przypadki, wdrażając odpowiednio wcześniej procedury. Powinny one przede wszystkim określać sposób reakcji w przypadku wystąpienia incydentu, a ponadto opisywać dalsze kroki postępowania. Adresatem informacji o incydencie (który zgodnie z RODO może zostać zakwalifikowany jako naruszenie) bywa zazwyczaj inspektor ochrony danych (IOD) lub osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo danych. Osoby te powinny najszybciej jak to możliwe otrzymać informację o dokładnym czasie wystąpienia naruszenia i jego zwięzły opis. Konieczne jest również przeprowadzenie oceny skutków naruszenia określającej m.in. poziom ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą. Ocena ryzyka ma z kolei decydujący wpływ na to, czy naruszenie należy zgłosić do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, czy też podjąć inne działania prawem wymagane (m.in. powiadomienie osób dotkniętych incydentem). Z punktu widzenia całego procesu kluczowy jest czas, ponieważ zgłoszenie do Prezesa UODO powinno nastąpić do 72 godzin od momentu ustalenia, że doszło do naruszenia. Dlatego też tak ważna jest świadomość, którą budujemy poprzez szkolenia i codzienną pracę z osobami mającymi dostęp do danych. Poziom zabezpieczeń prawnych czy organizacyjnych ma z kolei bezpośredni wpływ na wysokość ewentualnej kary przewidzianej przez RODO.

Ważnym aspektem z punktu widzenia ochrony danych są także procedury związane z przyjmowaniem oraz przetwarzania zgłoszeń o nieprawidłowościach od pracowników i osób niepowiązanych z organizacją:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- Tworząc i wdrażając procedury whistleblowingowe, trzeba dobrze oszacować ryzyko na każdym etapie procesu – od wpłynięcia zgłoszenia do przejścia przez etap wyjaśniający i zamknięcie sprawy. Podobnie jak w przypadkach incydentów związanych z cyberbezpieczeństwem, do większości zdarzeń dochodzi z niedopatrzenia lub winy pracowników. Z tego względu niezwykle ważne jest, aby osoby wyznaczone do odbioru i przetwarzania zgłoszeń od sygnalistów posiadały odpowiednie kompetencje, były odpowiednio przeszkolone i świadome potencjalnych zagrożeń. Tego wymaga oczywiście prawo. Jednak w ramach dobrych praktyk, lepiej zrobić też dwa kroki więcej i dobrze przygotować swoją organizację, bo konsekwencje mogą być poważne – dodaje Rafał Barański, prezes braf.tech i współtwórca aplikacji whiblo do zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistów.

Technologia wspiera ochronę danych osobowych

REKLAMA

Sposobem na wyeliminowanie wielu bolączek związanych z ochroną danych osobowych, zwłaszcza w kontekście przyjmowania i przetwarzania zgłoszeń od sygnalistów, są rozwiązania informatyczne, np. specjalne aplikacje do odbioru i przetwarzania zgłoszeń o nieprawidłowościach. Często stosowanym kanałem whistleblowingowym w takich przypadkach jest poczta e-mail, ale jak wskazuje Rafał Barański z braf.tech, taki kanał ma więcej wad niż zalet i nie gwarantuje odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa:

- Specjalnie zakładane do tego celu skrzynki e-mail, mimo że to tanie i bardzo łatwe w implementacji rozwiązania, nie zapewniają odpowiedniej ochrony danych osobowych sygnalistów. Przede wszystkim trudno monitorować, kto ma dostęp do skrzynki czy osoby trzecie nie skopiowały danych lub adresu sygnalisty oraz czy przesłane tam informacje nie zostały skasowane albo nie doszło do ingerencji w ich treść. Jeśli zgłoszenie jest wysłane jako czysty tekst, to łatwo jest uzyskać wgląd w jego treść. Kolejna kwestia – metadane. W wiadomości e-mail oraz w załącznikach często zapisane są informacje o nadawcy/autorze, więc jego wyśledzenie nie jest trudne. Bardzo dobrą alternatywą są specjalnie zaprojektowane aplikacje, które zabezpieczą dostęp do danych tylko do osób upoważnionych, np. poprzez procedurę logowania wieloskładnikowego, ale też zagwarantują szyfrowanie zgłoszeń. Dobrze napisany system będzie też odporny na ataki zewnętrzne. W dodatku, jeśli rozwiązanie jest osadzone w chmurze i wszystkie dane są tam przechowywane oraz przetwarzane są dane, to mamy praktycznie 100 proc. gwarancję, że będą bezpieczne.

A może anonimowe zgłoszenia?

Ochrona danych osobowych sygnalistów jest jednym z najważniejszych elementów systemów whistleblowingowych, które mają za zadanie chronić osoby zgłaszające przed działaniami odwetowymi i decydują o skuteczności procedur. Ostatnia wersja projektu polskiej ustawy o ochronie sygnalistów co prawda nie wymusza na organizacjach konieczności przyjmowania zgłoszeń anonimowych, tj. bez podania przez sygnalistę swoich danych, ale też nie zabrania stosowania takich procedur. Jednak jak wynika z badania ARC Rynek i Opinia, przeprowadzonego na zlecenie braf.tech w 2021 r., 35 proc. respondentów nie zgłasza nieprawidłowości z obawy o brak poufności. Aż 70 proc. badanych oczekuje, że główną cechą kanału whistleblowingowego będzie możliwość dokonywania anonimowych zgłoszeń.

braf.tech
polska spółka IT tworząca rozwiązania dla biznesu wspierające procesy compliance i audytu
Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pilotaż 4-dniowego tygodnia pracy: wyjaśnienia, konsultacje, wyniki analiz, przedstawiciel MŚP w zespole

Rusza pilotaż 4-dniowego tygodnia pracy. Rzecznik MŚP prosi o wyjaśnienia w tej sprawie. Apeluje również o gruntowne konsultacje i wyniki analiz dotyczące skróconego tygodnia pracy. Postuluje o włączenie przedstawiciela Rzecznika MŚP do zespołu ds. skróconego czasu pracy.

Zmiany w zawodzie psychologa 2025: jest projekt ustawy

Będą duże zmiany w zawodzie psychologa. Jest projekt ustawy o zawodzie psychologa oraz samorządzie psychologów. Aktualne przepisy są niezgodne z prawem. Co się zmieni?

ZUS: renta wdowia 2025. Komu się należy i jaka jest wysokość świadczenia? [WNIOSEK]

Seniorzy wciąż pytają komu w 2025 r. należy się renta wdowia. ZUS tłumaczy, ile wynosi świadczenie, jakie są warunki i jak złożyć wniosek. Czy można dorabiać do renty wdowiej?

Do 31 maja 2025 r. odpis na ZFŚS. Ile wynosi?

Pierwszą ratę odpisu na ZFŚS należy przekazać do końca maja 2025 roku (31 maja – sobota). Ile wynosi odpis na ZFŚS w 2025 roku? Kiedy trzeba wpłacić drugą ratę?

REKLAMA

Pracujący, bezrobotni i bierni zawodowo. GUS opublikował wyniki wstępne BAEL w I kwartale 2025 r.

Główny Urząd Statystyczny opublikował wyniki wstępne Badania Aktywności Ekonomicznej Ludności (BAEL) w I kwartale 2025 r. Wyniki te odnoszą się do ludności przebywającej lub zamierzającej przebywać na terenie kraju przez co najmniej 12 miesięcy, zamieszkałej w gospodarstwach domowych.

Work-life balance wciąż wyzwaniem polskich mam

Im starsze dziecko, tym większe zaangażowanie kobiet w nieodpłatną pracę opiekuńczą. Chociaż rośnie udział ojców, to nadal jest on niewielki, zwłaszcza w opiece nad starszymi dziećmi. Takie wnioski płyną z raportu przygotowanego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych i Fundację Share the Care.

Czerwiec 2025: kalendarz do druku [PDF]

Pobierz kalendarz czerwca 2025 do druku z miejscem na notatki. Czerwiec 2025 roku zawiera dwa święta ustawowo wolne od pracy. W tym miesiącu jest również Dzień Dziecka i Dzień Ojca. Najważniejsze daty już są zaznaczone. Wydrukuj i dopisz ważne notatki.

PPK: 10 dni i 3 miesiące to ważne terminy przy zawieraniu umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK

Wdrożenie PPK to przede wszystkim wybór instytucji finansowej i zawarcie umowy o zarządzanie oraz umowy o prowadzenie PPK. Podmiot zatrudniający musi pamiętać o ważnych terminach: 10 dni i 3 miesiące. Jakie obowiązki ma pracodawca? Co z mikroprzedsiębiorcą?

REKLAMA

O 339,50 zł więcej dorobi emeryt i rencista od czerwca 2025 roku

Rosną limity dorabiania dla rencistów i wcześniejszych emerytów. Chodzi o kwoty, po przekroczeniu których ZUS obniża lub zawiesza pobierane świadczenie emerytalne lub rentowe. To dobra wiadomość.

Zautomatyzuj HR z SyKOF HR i przygotuj organizację na erę AI

Automatyzacja to nie tylko wygoda – to fundament dla wdrażania sztucznej inteligencji w HR. System SyKOF HR wspiera organizacje w cyfrowej transformacji procesów kadrowo-płacowych, integrując się z ekosystemem ERP i tworząc fundament pod przyszłościowe zastosowania AI.

REKLAMA