Dostosowanie organizacji do nowych przepisów o ochronie sygnalistów – 3 podstawowe błędy organizacji
Kiedy zmiany?
Termin wdrożenia założeń dyrektywy upłynął 17 grudnia 2021 r., a polska ustawa cały czas jest w przygotowaniu i przechodzi kolejne kroki w procesie legislacyjnym. To jednak nie oznacza, że firmy czy instytucje mogą pozwolić sobie na bezczynność.
Pojawiające się w ostatnim czasie kolejne projekty ustawy o ochronie sygnalistów oraz komentarze prawne wskazują na to, że oczekiwane od grudnia ub. roku przepisy mogą wkrótce trafić pod obrady Sejmu. Niezależnie od tego instytucje publiczne czy podmioty, którym np. powierzono wykonywanie usług użyteczności publicznej i dysponujące uprawnieniami wykraczającymi poza normy obowiązujące w stosunkach między jednostkami, mają obowiązek posiadać zaimplementowane rozwiązania wynikające wprost z dyrektywy bez względu na to, czy polska ustawa istnieje. Równocześnie, firmy prywatne powinny prowadzić intensywne działania dostosowawcze, aby uniknąć działań na ostatnią chwilę mogących skutkować poniesieniem dodatkowych nakładów pracy i finansowych. Tymczasem, jak pokazują doświadczenia polskiej spółki informatycznej braf.tech oraz kancelarii prawnej Osiej i Partnerzy, wiele podmiotów zwleka z podjęciem działań w oczekiwaniu na pojawienie się krajowej ustawy. Czy słusznie? Poniżej prezentujemy 3 największe błędy popełniane przez firmy i instytucje w Polsce dotyczące dostosowania organizacji do dyrektywy o sygnalistach.
Błędy firm
- Administracja publiczna i firmy znajdujące się pod kontrolą państwa nie mają świadomości, że są objęte dyrektywą już od 17.12.2021 r. niezależnie od daty pojawienia się polskiej ustawy.
Taka sytuacja stawia w szczególnie niekomfortowym położeniu podmioty administracji publicznej. Opóźnienia w przyjęciu ustawy nie wyłączają obowiązku stosowania dyrektywy bezpośrednio przez te podmioty. Zgodnie ze stanowiskiem Trybunału Sprawiedliwości, dyrektywa ma bezpośredni skutek, jeśli jej przepisy są bezwarunkowe, wystarczająco jasne i precyzyjne, oraz w momencie, gdy kraj UE nie zaimplementował dyrektywy w wyznaczonym terminie (wyrok z 4 grudnia 1974 r., Van Duyn). Stosownie do rozszerzonej definicji państwa, sformułowanej przez Trybunał Sprawiedliwości w wyroku C-188/89, Foster, jednostki mogą powoływać się na przepisy dyrektywy wobec instytucji lub podmiotów podlegających zwierzchnictwu lub kontroli państwa lub posiadających uprawnienia wykraczające poza normy obowiązujące w stosunkach między jednostkami. Z taką sytuacją mamy do czynienia obecnie, ponieważ krajowa ustawa nie została przyjęta.
- Przepisy prawa wskazują, że cała administracja publiczna, instytucje oraz firmy będące pod kontrolą państwa, niezależnie od przyjęcia polskiej ustawy, są zobowiązane do ochrony sygnalistów już od 17 grudnia 2021 r. O ile podmioty z tej grupy nie podjęły już wcześniej działań w celu przygotowania procesu ochrony sygnalistów, powinny to zrobić niezwłocznie i zapewnić zgodność z przepisami dyrektywy – wyjaśnia Tomasz Osiej, partner zarządzający w kancelarii prawnej Osiej i Partnerzy.
- Firmy zatrudniające od 50 do 249 osób są zobowiązane wdrożyć założenia dyrektywy dotyczące obowiązku ustalenia procedury wewnętrznej dopiero od 17 grudnia 2023 r. Nie mają jednak świadomości, iż wobec braku procedur i kanału komunikacji u pracodawcy, sygnalista może zgłosić naruszenia bezpośrednio do organów państwowych lub mediów.
Zarówno w rozumieniu projektu polskiej ustawy, jak i dyrektywy UE, sygnalistą może zostać prawie każdy. Może to być osoba zatrudniona w firmie, ale również były pracownik, współpracownik, stażysta czy kontrahent. Krąg osób jest bardzo duży i wszystkie one są uprawnione do zgłaszania naruszeń, niezależnie od posiadania przez organizację odpowiednich procedur. W takim wypadku sygnalista może nie tylko skorzystać z innych kanałów komunikacji (za pośrednictwem tzw. zewnętrznych kanałów powiadomić odpowiedzialne organy), ale po prostu wybrać dostępny w danej chwili „zwykły” sposób komunikacji, np. wiadomość e-mail, przy zachowaniu przez firmę odpowiednich zasad bezpieczeństwa dotyczących przyjmowania takich zgłoszeń. Brak ustanowionych wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń nie zwalnia podmiotu z obowiązku ochrony sygnalisty, który skorzystał z dostępnych i przewidzianych przepisami sposobów dokonania zgłoszenia.
- Firmy zatrudniające od 50 do 249 osób są zobligowane do wdrożenia regulacji dotyczących ochrony sygnalistów, ale na te działania mają znacznie więcej czasu. Procedura zgłoszeń wewnętrznych, jak je nazywa ostatnia nowelizacja, jest tylko częścią zobowiązań po stronie organizacji, a ich brak nie zatrzyma działań sygnalistów. Tak naprawdę brak opisanego prawidłowo systemu generuje więcej ryzyk po stronie organizacji, które mogą doprowadzić do utraty kontroli nad wewnętrznymi zgłoszeniami albo wręcz sprowokować do korzystania z kanałów zewnętrznych. Mając komfort czasowy warto rozpocząć działania już teraz, bo wyłączenie obowiązku posiadania dokumentacji nie jest równoznaczne z brakiem obowiązku działania na rzecz ochrony sygnalistów – tłumaczy Tomasz Osiej.
- Wdrożenie kanału komunikacji dla sygnalistów w formie aplikacji nie wymaga od organizacji zaangażowania dużych zasobów, a może przynieść jej wiele korzyści. Pierwszą z nich jest spełnienie wymogu prawnego. My zalecamy implementację systemu whistleblowingowego niezależnie od poziomu zatrudnienia. Brak kanału i procedur nie zatrzyma osoby chcącej zgłosić nieprawidłowości i lepiej, gdy poinformuje firmę bezpośrednio, by ta mogła zareagować i podjąć działania naprawcze. Drugi aspekt przemawiający za rozwiązaniem informatycznym to usprawnienie pracy osób odpowiedzialnych za przyjmowanie i zarzadzanie zgłoszeniami. Automatyzacja pracy, dostępność wszystkich dokumentów w jednym, dobrze zabezpieczonym miejscu i ułatwienie procesu raportowania to główne zalety – dodaje Rafał Barański, CEO braf.tech, współtwórca aplikacji dla sygnalistów whiblo.
- Wszystkie podmioty muszą pamiętać, że przepisy o sygnalistach są ściśle związane z ochroną danych osobowych
Dane osobowe są nierozerwalnie związane z procesem sygnalizowania naruszeń. Wynika to z tego, że zgłoszenia dokonuje konkretna osoba, która opisuje w nim działania lub zaniechania danego pracownika, sama przy tym się ujawniając. W procesie mamy także do czynienia ze świadkami czy osobami wspierającymi zgłaszającego. Na etapie przyjęcia i przetwarzania zgłoszenia osoba odpowiedzialna za ten proces musi dochować szczególnej staranności, by wszelkie informacje w nim zawarte pozostały poufne.
- Ochrona danych osobowych w kontekście przetwarzania zgłoszeń i prowadzenia działań wyjaśniających jest kluczowa. Ujawnienie tożsamości sygnalisty czy niedochowanie poufności niweczy cały proces, bo ochrona sygnalisty jest wtedy nieskuteczna. Tworząc procedury, należy pamiętać, by przetwarzanie danych w zgłoszeniach było zgodne z RODO, bowiem ich obsługa będzie nowym procesem wymagającym ujęcia w procedurach ochrony danych osobowych – komentuje Tomasz Osiej.
- Jednym z najważniejszych założeń ochrony sygnalistów jest zabezpieczenie danych osobowych zamieszczonych w zgłoszeniu i zapewnienie poufności tożsamości sygnalisty. Wyciek danych czy ujawnienie tożsamości zgłaszającego może podważyć zaufanie pracowników do działania systemu whistleblowingowego. Stosując tradycyjne metody zbierania informacji o nieprawidłowościach, jak skrzynki na listy czy dedykowane adresy email, nie mamy żadnej gwarancji, że tożsamość sygnalisty nie wypłynie nawet przez przypadek. Warto zwrócić się ku rozwiązaniom informatycznym, które zapewniają szyfrowanie treści zgłoszeń czy transmisji danych, uniemożliwiając jakiekolwiek ingerencje w zgłoszenia – podkreśla Rafał Barański.
•••
Wdrożenie założeń dyrektywy o ochronie sygnalistów, a wkrótce także polskiej ustawy, jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale też formą ograniczenia ryzyka przez organizacje oraz źródłem wielu korzyści. Zbieranie zgłoszeń o nieprawidłowościach i rozwiązywanie problemów zanim zostaną upublicznione chroni reputację pracodawcy w oczach pracowników, partnerów biznesowych i kontrahentów. Implementacja odpowiednich procedur przez firmy prywatne już teraz pozwoli uniknąć niepotrzebnych nerwów i poniesienia wyższych nakładów finansowych oraz kadrowych w momencie, gdy przedsiębiorstwo będzie musiało działać pod presją czasu.
Źródło: braf.tech
© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.
- Czytaj artykuły
- Rozwiązuj testy
- Zdobądź certyfikat
Upowszechnienie wiedzy dotyczącej prawa pracy, uświadamianie zagrożeń czyhających na młodych pracowników w ich pierwszej pracy oraz informowanie o możliwości skorzystania z pomocy w zakresie prawa pracy to główne cele kampanii „Legitna praca”. Państwowa Inspekcja Pracy kieruje ją do młodych osób, które właśnie wkraczają na rynek pracy.
Pracownicy coraz bardziej odczuwają słabnącą siłę nabywczą swoich wynagrodzeń i wyraźnie oczekują, że ich pensje będą nadążać za rosnącymi cenami. 28 proc. zamierza w nadchodzącym czasie starać się o podwyżkę, a wzrostu wynagrodzenia oczekuje aż 62 proc. – wynika z badania „Barometr rynku pracy” Gi Group Holding.
Jakie przerwy w pracy przysługują kobiecie karmiącej piersią? Co w przypadku pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy? Czy pracodawca może nie wyrazić zgody na udzielenie przerwy na karmienie piersią? Na te i inne pytania znajdziesz odpowiedź w naszym artykule.
Podwyżki dla budżetówki i emerytur stażowych będą przedmiotem porozumienia pomiędzy NSZZ „Solidarność” a rządem. Komisja Krajowa związku zgodziła się na podpisanie dokumentu.
Nowy okres świadczeniowy w programie „Rodzina 500 plus” rozpoczyna się 1 czerwca. Potrwa do 31 maja 2024 r. Jeśli wniosek o 500 plus zostanie złożony w czerwcu – ZUS wypłaci świadczenie do 31 sierpnia wraz z wyrównaniem kwoty świadczenia od czerwca.
W dniach 15-16 maja 2023 r. w Sztokholmie odbył się szczyt UE w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy, którego celem było wyznaczenie perspektyw i celów do 2027 r. Co jest priorytetem dla UE w zakresie BHP i jakie akry prawne obowiązują w tym obszarze?
Pracowaliśmy nad rozwiązaniami, aby tzw. Mały ZUS był wydłużony o rok - powiedziała minister rodziny i polityki społecznej Marlena Maląg.
Dzieci powinny znać swoje prawa! Rodzice, władze państwowe i społeczeństwo powinni respektować wartości, które są ważne dla rozwoju dziecka. Jednym z najważniejszych dokumentów, w którym spisane są prawa dziecka jest Konwencja o Prawach Dziecka. Polska podpisała Konwencję o Prawach Dziecka 7 czerwca 1991 r. Co wynika z Konwencji i z Deklaracji Praw Dziecka?
W czerwcu 2023 r. są cztery niedziele. Czy w którąś z nich zakaz handlu w niedziele i święta nie obowiązuje. Czy w czerwcu przypada więc niedziela handlowa? Wyjaśniamy.
Urzędy pracy świadczą usługi poradnictwa zawodowego, z których mogą korzystać zarówno osoby bezrobotne oraz poszukujące pracy, jak i pracodawcy. Na czym dokładnie polega ta usługa? W jakich formach może być realizowana? Wyjaśniamy.
W dniu 1 czerwca przypada Dzień Dziecka. W tym szczególnym czasie, ale i każdego dnia, warto pamiętać o ochronie pracy dzieci. Dzieci mogą bowiem pracować na roli, w ramach pomocy rodzicom w gospodarstwie. Należy jednak bezwzględnie przestrzegać pewnych zasad BHP. Szczególnie ważny jest wykaz czynności szczególnie niebezpiecznych, związanych z prowadzeniem gospodarstwa rolnego, których nie wolno powierzać dzieciom poniżej 16 lat. Jakie to czynności? Poniżej wykaz wraz z omówieniem.
Komunikat ZUS: Dostępna jest już aktualizacja aplikacji mobilnej mZUS. W nowej wersji zmieniliśmy wygląd aplikacji i rozbudowaliśmy ją o kolejne funkcje.
Trwa procedowanie świadczenia wspierającego, odbyło się już drugie czytanie w Sejmie. W dniu 24 maja 2023 r. przygotowano dodatkowe sprawozdanie Komisji Społecznej i Rodziny. Czym jest świadczenie wspierające? Kto będzie uprawniony do świadczenia wspierającego? W jakiej wysokości będzie przyznawane świadczenie wspierające?
Empatia to obecnie jedna z kluczowych kompetencji przywódczych, uważana za niezbędną do osiągnięcia sukcesu w zarządzaniu. Niezwykle istotne jest empatyczne podejście lidera do pracownika w zakresie jego kondycji psychicznej i samopoczucia. To wątek, na który zwraca uwagę kampania „Bliżej Siebie”, podkreślająca, jak istotna jest komunikacja i właśnie empatia w miejscu pracy.
Jak uzyskać świadczenie rehabilitacyjne? Kiedy należy się świadczenie rehabilitacyjne? Ile wynosi świadczenie rehabilitacyjne? Jak długo może trwać świadczenie rehabilitacyjne? Jak ZUS płaci świadczenie rehabilitacyjne?
W dniu 1 czerwca przypada Dzień Dziecka. Wielu zastanawia się czy dzieci mogą pracować. Często widzi się dzieci w reklamie czy w serialu telewizyjnym. Czy taka działalność dziecka ma charakter pracy zarobkowej? Czy na pracę dziecka potrzebna jest zgoda rodzica i inspektora pracy? Poniżej najważniejsze warunki formalne, aby móc legalnie zatrudniać dziecko i szanować jego prawa.
Badania pokazują, że polski rynek IT nadal charakteryzuje duża dynamika – po spadku zapotrzebowania na specjalistów IT w drugiej połowie 2022 r. popyt na ich pracę wzrasta. W jakich obszarach poszukiwania się specjaliści IT? Okazuje się, że m.in. co do wiedzy z zakresu: BI, Big Data, Data Science.
Jak podaje Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (dalej: KRUS) w dniu 31 maja 2023 r. upływa termin złożenia zaświadczenia lub oświadczenia dotyczącego rocznej kwoty granicznej podatku dochodowego od przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej za 2022 r. To ważny termin, należy o nim pamiętać, ponieważ konsekwencją może być ustanie ubezpieczenia społecznego rolników z dniem, do którego rolnik/domownik był zobowiązany złożyć takie zaświadczenie/oświadczenie w KRUS.
Zakończyć kryzys rosnących kosztów utrzymania: podnieść płace, opodatkować zyski! Takie hasło przewodnie towarzyszy kampanii, którą prowadzi Europejska Konfederacja Związków Zawodowych, czyli Europejska Konfederacja Związków Zawodowych (dalej: ETUC). Związki podkreślają konieczność wyrównania płacy pomiędzy kobietami i mężczyznami jak i ogólnie zagwarantowanie wyższych wynagrodzeń.
Złożenie rozliczenia składki zdrowotnej po terminie, który upłynął 22 maja, nie skutkuje konsekwencjami, ale tylko wysłanie wniosku o najpóźniej pierwszego czerwca - gwarantuje zwrot nadpłaty.
Średnie wynagrodzenie rodzimych specjalistów w sektorze IT wzrosło – takie są wnioski wynikające z badania „Raport Płacowy 2023”, przeprowadzonego przez firmę badawczą Valueships na zlecenie Organizacji Pracodawców Usług IT – SoDA w lutym 2023 roku. Osoby zatrudnione w oparciu o umowę o pracę otrzymały podwyżki wynoszące średnio 12 proc. r/r. Natomiast w przypadku kontraktów B2B pensje świadczących usługi urosły o 6 proc. r/r. Podwyżki te są odzwierciedleniem koniunktury, która w panowała w 2022 r. Na początku br. firmy deklarowały kolejne wzrosty płac. W związku z dynamicznymi zmianami w IT branżowi eksperci przewidują dalsze podwyżki, jednak nie na spodziewanych wcześniej poziomach. Według nich wyniosą one od 5 do 10 procent i będą dotyczyły jedynie konkretnych stanowisk, co wynika ze słabnącej sytuacji gospodarczej na świecie.
W czasach kiedy jedyną pewną rzeczą jest zmiana, liderzy muszą zdobywać zupełnie nowe kompetencje, aby umożliwić rozwój przedsiębiorstw, którymi zarządzają. Strategia na przeczekanie czy też próba długofalowego planowania nie zdaje egzaminu. Obecnie liczy się przede wszystkim trafna identyfikacja nadchodzących trendów, znalezienie w nich szansy na rozwój dla swojego biznesu oraz skuteczne przygotowanie zespołów na ich wdrożenie.
Czym jest urlop na żądanie? Czym różni się urlop wypoczynkowy od urlopu na żądanie? Czy urlop na żądanie to to samo co urlop z powodu siły wyższej? Z jakiego powodu można wziąć urlop na żądanie? Ile jest płatny urlop na żądanie? Kiedy się zgłasza urlop na żądanie?
Świadczenie wspierające i pielęgnacyjne na nowych zasadach. Przewidziano kilka progów. Świadczenie wspierające ma być tylko dla pełnoletnich, przed 18. rokiem życia jedynie świadczenie pielęgnacyjne, które ma być wypłacane na każde dziecko.
Komentarze(0)
Pokaż: