REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dostosowanie organizacji do nowych przepisów o ochronie sygnalistów – 3 podstawowe błędy organizacji

sygnalista
sygnalista
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Polskie przedsiębiorstwa prywatne i podmioty będące pod kontrolą państwa cały czas czekają na krajową ustawę wprowadzającą unijną dyrektywę dotyczącą ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii Europejskiej, zwaną dyrektywą o ochronie sygnalistów.

Kiedy zmiany?

Termin wdrożenia założeń dyrektywy upłynął 17 grudnia 2021 r., a polska ustawa cały czas jest w przygotowaniu i przechodzi kolejne kroki w procesie legislacyjnym. To jednak nie oznacza, że firmy czy instytucje mogą pozwolić sobie na bezczynność.

REKLAMA

Autopromocja

Pojawiające się w ostatnim czasie kolejne projekty ustawy o ochronie sygnalistów oraz komentarze prawne wskazują na to, że oczekiwane od grudnia ub. roku przepisy mogą wkrótce trafić pod obrady Sejmu.  Niezależnie od tego instytucje publiczne czy podmioty, którym np. powierzono wykonywanie usług użyteczności publicznej i dysponujące uprawnieniami wykraczającymi poza normy obowiązujące w stosunkach między jednostkami, mają obowiązek posiadać zaimplementowane rozwiązania wynikające wprost z dyrektywy bez względu na to, czy polska ustawa istnieje. Równocześnie, firmy prywatne powinny prowadzić intensywne działania dostosowawcze, aby uniknąć działań na ostatnią chwilę mogących skutkować poniesieniem dodatkowych nakładów pracy i finansowych. Tymczasem, jak pokazują doświadczenia polskiej spółki informatycznej braf.tech oraz kancelarii prawnej Osiej i Partnerzy, wiele podmiotów zwleka z podjęciem działań w oczekiwaniu na pojawienie się krajowej ustawy. Czy słusznie? Poniżej prezentujemy 3 największe błędy popełniane przez firmy i instytucje w Polsce dotyczące dostosowania organizacji do dyrektywy o sygnalistach.

Błędy firm

  1. Administracja publiczna i firmy znajdujące się pod kontrolą państwa nie mają świadomości, że są objęte dyrektywą już od 17.12.2021 r. niezależnie od daty pojawienia się polskiej ustawy.

Taka sytuacja stawia w szczególnie niekomfortowym położeniu podmioty administracji publicznej. Opóźnienia w przyjęciu ustawy nie wyłączają obowiązku stosowania dyrektywy bezpośrednio przez te podmioty. Zgodnie ze stanowiskiem Trybunału Sprawiedliwości, dyrektywa ma bezpośredni skutek, jeśli jej przepisy są bezwarunkowe, wystarczająco jasne i precyzyjne, oraz w momencie, gdy kraj UE nie zaimplementował dyrektywy w wyznaczonym terminie (wyrok z 4 grudnia 1974 r., Van Duyn). Stosownie do rozszerzonej definicji państwa, sformułowanej przez Trybunał Sprawiedliwości w wyroku C-188/89, Foster, jednostki mogą powoływać się na przepisy dyrektywy wobec instytucji lub podmiotów podlegających zwierzchnictwu lub kontroli państwa lub posiadających uprawnienia wykraczające poza normy obowiązujące w stosunkach między jednostkami. Z taką sytuacją mamy do czynienia obecnie, ponieważ krajowa ustawa nie została przyjęta.

- Przepisy prawa wskazują, że cała administracja publiczna, instytucje oraz firmy będące pod kontrolą państwa, niezależnie od przyjęcia polskiej ustawy, są zobowiązane do ochrony sygnalistów już od 17 grudnia 2021 r. O ile podmioty z tej grupy nie podjęły już wcześniej działań w celu przygotowania procesu ochrony sygnalistów, powinny to zrobić niezwłocznie i zapewnić zgodność z przepisami dyrektywywyjaśnia Tomasz Osiej, partner zarządzający w kancelarii prawnej Osiej i Partnerzy.

  1. Firmy zatrudniające od 50 do 249 osób są zobowiązane wdrożyć założenia dyrektywy dotyczące obowiązku ustalenia procedury wewnętrznej dopiero od 17 grudnia 2023 r. Nie mają jednak świadomości, iż wobec braku procedur i kanału komunikacji u pracodawcy, sygnalista może zgłosić naruszenia bezpośrednio do organów państwowych lub mediów.

REKLAMA

Zarówno w rozumieniu projektu polskiej ustawy, jak i dyrektywy UE, sygnalistą może zostać prawie każdy. Może to być osoba zatrudniona w firmie, ale również były pracownik, współpracownik, stażysta czy kontrahent. Krąg osób jest bardzo duży i wszystkie one są uprawnione do zgłaszania naruszeń, niezależnie od posiadania przez organizację odpowiednich procedur. W takim wypadku sygnalista może nie tylko skorzystać z innych kanałów komunikacji (za pośrednictwem tzw. zewnętrznych kanałów powiadomić odpowiedzialne organy), ale po prostu wybrać dostępny w danej chwili „zwykły” sposób komunikacji, np. wiadomość e-mail, przy zachowaniu przez firmę odpowiednich zasad bezpieczeństwa dotyczących przyjmowania takich zgłoszeń. Brak ustanowionych wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń nie zwalnia podmiotu z obowiązku ochrony sygnalisty, który skorzystał z dostępnych i przewidzianych przepisami sposobów dokonania zgłoszenia.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- Firmy zatrudniające od 50 do 249 osób są zobligowane do wdrożenia regulacji dotyczących ochrony sygnalistów, ale na te działania mają znacznie więcej czasu. Procedura zgłoszeń wewnętrznych, jak je nazywa ostatnia nowelizacja, jest tylko częścią zobowiązań po stronie organizacji, a ich brak nie zatrzyma działań sygnalistów. Tak naprawdę brak opisanego prawidłowo systemu generuje więcej ryzyk po stronie organizacji, które mogą doprowadzić do utraty kontroli nad wewnętrznymi zgłoszeniami albo wręcz sprowokować do korzystania z kanałów zewnętrznych. Mając komfort czasowy warto rozpocząć działania już teraz, bo wyłączenie obowiązku posiadania dokumentacji nie jest równoznaczne z brakiem obowiązku działania na rzecz ochrony sygnalistów – tłumaczy Tomasz Osiej.

­- Wdrożenie kanału komunikacji dla sygnalistów w formie aplikacji nie wymaga od organizacji zaangażowania dużych zasobów, a może przynieść jej wiele korzyści. Pierwszą z nich jest spełnienie wymogu prawnego. My zalecamy implementację systemu whistleblowingowego niezależnie od poziomu zatrudnienia. Brak kanału i procedur nie zatrzyma osoby chcącej zgłosić nieprawidłowości i lepiej, gdy poinformuje firmę bezpośrednio, by ta mogła zareagować i podjąć działania naprawcze. Drugi aspekt przemawiający za rozwiązaniem informatycznym to usprawnienie pracy osób odpowiedzialnych za przyjmowanie i zarzadzanie zgłoszeniami. Automatyzacja pracy, dostępność wszystkich dokumentów w jednym, dobrze zabezpieczonym miejscu i ułatwienie procesu raportowania to główne zalety – dodaje Rafał Barański, CEO braf.tech, współtwórca aplikacji dla sygnalistów whiblo.

  1. Wszystkie podmioty muszą pamiętać, że przepisy o sygnalistach są ściśle związane z ochroną danych osobowych

Dane osobowe są nierozerwalnie związane z procesem sygnalizowania naruszeń. Wynika to z tego, że zgłoszenia dokonuje konkretna osoba, która opisuje w nim działania lub zaniechania danego pracownika, sama przy tym się ujawniając. W procesie mamy także do czynienia ze świadkami czy osobami wspierającymi zgłaszającego. Na etapie przyjęcia i przetwarzania zgłoszenia osoba odpowiedzialna za ten proces musi dochować szczególnej staranności, by wszelkie informacje w nim zawarte pozostały poufne.

- Ochrona danych osobowych w kontekście przetwarzania zgłoszeń i prowadzenia działań wyjaśniających jest kluczowa. Ujawnienie tożsamości sygnalisty czy niedochowanie poufności niweczy cały proces, bo ochrona sygnalisty jest wtedy nieskuteczna. Tworząc procedury, należy pamiętać, by przetwarzanie danych w zgłoszeniach było zgodne z RODO, bowiem ich obsługa będzie nowym procesem wymagającym ujęcia w procedurach ochrony danych osobowych – komentuje Tomasz Osiej.

- Jednym z najważniejszych założeń ochrony sygnalistów jest zabezpieczenie danych osobowych zamieszczonych w zgłoszeniu i zapewnienie poufności tożsamości sygnalisty. Wyciek danych czy ujawnienie tożsamości zgłaszającego może podważyć zaufanie pracowników do działania systemu whistleblowingowego. Stosując tradycyjne metody zbierania informacji o nieprawidłowościach, jak skrzynki na listy czy dedykowane adresy email, nie mamy żadnej gwarancji, że tożsamość sygnalisty nie wypłynie nawet przez przypadek. Warto zwrócić się ku rozwiązaniom informatycznym, które zapewniają szyfrowanie treści zgłoszeń czy transmisji danych, uniemożliwiając jakiekolwiek ingerencje w zgłoszenia – podkreśla Rafał Barański.

•••

Wdrożenie założeń dyrektywy o ochronie sygnalistów, a wkrótce także polskiej ustawy, jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale też formą ograniczenia ryzyka przez organizacje oraz źródłem wielu korzyści. Zbieranie zgłoszeń o nieprawidłowościach i rozwiązywanie problemów zanim zostaną upublicznione chroni reputację pracodawcy w oczach pracowników, partnerów biznesowych i kontrahentów. Implementacja odpowiednich procedur przez firmy prywatne już teraz pozwoli uniknąć niepotrzebnych nerwów i poniesienia wyższych nakładów finansowych oraz kadrowych w momencie, gdy przedsiębiorstwo będzie musiało działać pod presją czasu.

Źródło: braf.tech

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ważność orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności zostanie wydłużona. Będą nowe przepisy

19 lipca 2024 r. do Sejmu wpłynął projekt nowelizacji ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Dzięki nowym przepisom zostanie wydłużona ważność orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności niemal 400 tys. osób.

Dostosowanie stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe - sprawdź, czy Twoje jest odpowiednie

Przepisy bhp wymagają odpowiednio przygotowanych i dostosowanych stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe. Sprawdź, czy Twoje stanowisko pracy jest zgodne z przepisami!

Czy pracownik na zwolnieniu lekarskim może wyjechać na urlop

Podczas zwolnienia lekarskiego pracownikowi nie wolno wykonywać żadnej pracy zarobkowej. Ponadto nie może wykorzystywać zwolnienia w sposób niezgodny z jego celem. Czy to oznacza, że podczas choroby pracownik powinien zostać w domu i nie wolno mu wyjechać na urlop?

Wskaźnik waloryzacji na ustawowym minimum. Czy w 2025 r. wzrosną emerytury i renty?

6,78 proc. - co najmniej o tyle wzrosną emerytury i renty w przyszłym roku. Rząd pracuje nad rozporządzeniem w sprawie wysokości zwiększenia wskaźnika waloryzacji emerytur i rent w 2025 r.

REKLAMA

Czy 21 lipca to niedziela handlowa?

Czy przedostatnia niedziele lipca to niedziela handlowa? Czy sklepy będą otwarte? 

Składki tylko do ZUS czy do ZUS i OFE. Kończy się czas na podjęcie decyzji

Wkrótce „okno transferowe” pozwalające ubezpieczonym decydować, gdzie ma być przekazywana część ich składki emerytalnej, zostanie zamknięte. O tym, gdzie ma trafiać część składki, mogą decydować mężczyźni, którzy nie ukończyli 55 lat, i kobiety, które nie ukończyły 50 lat.

Wypłata z PPK bez podatku – wystarczy wybrać odpowiedni sposób wypłaty

Środki z PPK można wypłacić bez podatku. Bez względu na to, jaki wariant wypłaty oszczędności uczestnik PPK wybierze – zyski wypracowane przez 25% środków zgromadzonych na jego rachunku PPK będą zwolnione z podatku dochodowego. Rozłożenie wypłaty na co najmniej 120 miesięcznych rat zwalnia z podatku zyski wypracowane przez całość oszczędności. 

Wydłużenie ważności orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności – projekt ustawy

Rząd przyjął projekt nowelizacji ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Nowelizacja przewiduje wydłużenie ważności orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności maksymalnie o 6 miesięcy.

REKLAMA

Czy pracodawca może zmusić do 14-dniowego urlopu?

Według Kodeksu pracy wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 lub 26 dni – w zależności od stażu pracy pracownika. Urlop może być podzielony na części, z których co najmniej jedna powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Czy 14-dniowy urlop jest obowiązkowy?

4 dni albo 35 godzin pracy w tygodniu w Polsce do 2027 roku? Inne państwa już testowały: efekty są zachęcające

W oczekiwaniu na zapowiadane przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej  skrócenie tygodniowego czasu pracy w Polsce, warto przyjrzeć się przykładom z innych państw. Dotąd w programach pilotażowych 4-dniowego tygodnia pracy zaobserwowano np. spadek rotacji zatrudnienia o 40 proc., polepszenie dobrostanu pracowników w 82 proc. firm oraz oszczędności dla pracodawców na poziomie niemal 2 mln zł w skali roku. Krótszy tydzień pracy najlepiej przyjął się na Islandii, gdzie 86 proc. pracowników korzysta z niego lub ma taką możliwość. Ale polscy pracodawcy nie są entuzjastami tego rozwiązania. Aż 51 proc. firm uważa, że w ich branży jest ono niemożliwe. Jeżeli nie uda się skrócić tygodnia pracy, to dobrą alternatywą dla 54 proc. Polaków mogłaby być częstsza praca zdalna lub hybrydowa. 

REKLAMA