Benefity pozapłacowe a ZUS i podatek w 2025 r. Jaka jest ich realna wartość? [TABELA]

• Benefity pozapłacowe sposobem na wzrost satysfakcji pracowników – konsekwencje PIT i ZUS dodatkowych świadczeń pracowniczych
• Benefity pracownicze zwolnione z PIT i ZUS?
• Finansowanie benefitów pracowniczych w ramach ZFŚS
• Platforma kafeteryjna jako nowy model zapewnienia benefitów pracowniczych
• Karty lunchowe – alternatywa dla dofinansowania do posiłków
• Benefity częściowo odpłatne
• Inne formy benefitów pracowniczych
• Realna wartość benefitów pozapłacowych dla pracowników i pracodawców - tabela

Benefity pozapłacowe sposobem na wzrost satysfakcji pracowników – konsekwencje PIT i ZUS dodatkowych świadczeń pracowniczych

Współczesny rynek pracy dynamicznie się zmienia, a wraz z nim ewoluują także formy wynagradzania pracowników. W dobie rosnących oczekiwań zatrudnianych osób oraz zmieniających się trendów w zarządzaniu zasobami ludzkimi, samo wynagrodzenie zasadnicze coraz częściej okazuje się niewystarczające. Pracownicy zwracają uwagę nie tylko na wysokość pensji, ale także na dodatkowe korzyści oferowane przez pracodawcę. Właśnie dlatego zakłady pracy coraz częściej sięgają po różnego rodzaju świadczenia pozapłacowe, które obecnie zaczynają stanowić istotny element całkowitego wynagrodzenia za pracę. Często pracownicy nie zdają sobie jednak sprawy, ile właściwie wart jest pakiet benefitów zapewnianych przez ich pracodawcę. Jednocześnie efektywne zarządzanie pakietem benefitowym po stronie pracodawców ma bezpośredni wpływ na wysokość kosztów ponoszonych przez pracodawców i pracowników w kontekście obciążeń PIT i ZUS.

Benefity pracownicze zwolnione z PIT i ZUS?

W określonych przypadkach równowartość benefitów pracowniczych może być zwolniona z opodatkowania (enumeratywny katalog zwolnień przedmiotowych zawartych w Ustawie o PIT) lub wyłączona z podstawy obliczenia składek na ubezpieczenia społeczne na podstawie Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej określanym jako: „Rozporządzenie składkowe”).

Poniżej prezentujemy najpopularniejsze praktyki rynkowe w zakresie benefitów pracowniczych, na które warto zwrócić uwagę przed wprowadzeniem dodatkowych, niepieniężnych elementów wynagradzania.

Finansowanie benefitów pracowniczych w ramach ZFŚS

Świadczenia finansowane z ZFŚS mogą korzystać ze zwolnień podatkowych i wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, co sprawia, że jest to jedna z najkorzystniejszych metod finansowania benefitów pracowniczych. Zgodnie z przepisami Ustawy o PIT, wartość świadczeń otrzymywanych przez pracownika z ZFŚS w związku z finansowaniem działalności socjalnej korzysta ze zwolnienia z podatku do kwoty 1.000 PLN rocznie. Niemniej jednak, limit nie obowiązuje w przypadku m.in.: zapomóg wypłacanych pracownikom w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych (w tym klęsk żywiołowych), świadczeń wypłacanych w związku z pobytem dzieci w żłobkach i przedszkolach czy dopłat do zorganizowanego wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18.

Odmiennie sytuacja prezentuje się w zakresie wyłączenia wartości benefitów pracowniczych finansowanych z ZFŚS z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. W tym przypadku, świadczenia finansowane z ZFŚS przeznaczone na cele socjalne korzystają z pełnego wyłączenia, niezależnie od ich wysokości lub wartości, o ile wypłacane są zgodnie z kryterium socjalnym zawartym w Ustawie o ZFŚS, czyli uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej danej osoby. W praktyce pracodawcy najczęściej stosują kryterium dochodowe, tj. pobierają oświadczenia od pracowników o wysokości dochodu przypadającego na członka rodziny i na tej podstawie zaszeregowują pracownika do określonej grupy.

Platforma kafeteryjna jako nowy model zapewnienia benefitów pracowniczych

Ciekawym modelem finansowania świadczeń może być wprowadzenie systemu kafeteryjnego. W takim modelu, pracownicy otrzymują dostęp do specjalnej platformy, za pomocą której mogą dokonać zakupu określonego rodzaju usług lub produktów. Przy zakupie dodatkowych świadczeń, pracownicy wykorzystują punkty o określonej wartości (np. 1 pkt = 1 PLN) przyznane im uprzednio przez pracodawcę.

Za pomocą platformy kafeteryjnej można zakupić szereg towarów (m.in. odzież, jedzenie, sprzęt sportowy, obuwie, itp.) lub skorzystać z szerokiego pakietu usług (np. wizyta w spa, bilety do kina, teatru, rezerwacja hotelu). Świadczenia zapewniane poprzez wykorzystanie platformy kafeteryjnej stanowią zatem konkurencyjny sposób zapewniania dodatkowych świadczeń pozapłacowych jednocześnie pozwalając pracownikom zdecydować, jak chcą wykorzystać dodatkowe środki przekazywane im przez pracodawcę.

Jeżeli wartość świadczeń wypłacanych pracownikom z wykorzystaniem platformy kafeteryjnej i finansowanych z ZFŚS nie przekracza w danym roku podatkowym 1.000 PLN (razem z innymi świadczeniami zapewnionymi z ZFŚS) oraz jest przyznawane zgodnie z kryterium socjalnym, to może korzystać z pełnego zwolnienia od PIT. Niezależnie natomiast od wartości tych świadczeń, są one zawsze wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Karty lunchowe – alternatywa dla dofinansowania do posiłków

Popularnym benefitem pracowniczym jest także finansowanie posiłków dla pracowników z wykorzystaniem przedpłaconych kart, zasilanych w określonej wysokości przez pracodawcę. Rozwiązanie to, o ile stanowi przychód podlegający opodatkowaniu w myśl przepisów Ustawy o PIT, może korzystać z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne po spełnieniu określonych kryteriów. W praktyce oznacza to, że miesięczna wartość takiego dofinansowania nie może przekroczyć 450 PLN, a jego przeznaczenie musi być jasno określone jako zakup posiłku (za posiłek należy w tym wypadku uznać gotowe dania, jak i przetworzone produkty żywnościowe nadające się do bezpośredniego spożycia – z karty przedpłaconej nie można zatem korzystać do wykonania np. zakupów spożywczych).

Benefity częściowo odpłatne

Pracodawcy mogą również rozważyć wprowadzenie benefitów pracowniczych, charakteryzujących się częściowym uczestnictwem pracowników w ich finansowaniu. Takie rozwiązanie jest niezwykle popularne w przypadku pakietów medycznych, kart sportowych lub grupowych ubezpieczeń na życie. Również i w tym przypadku wartość finansowana przez pracodawcę będzie stanowić przychód, podlegający opodatkowaniu – jednakże na mocy przepisów Rozporządzenia składkowego, oferowanie przez pracodawcę usług po cenach niższych niż rynkowe nie stanowi podstawy składek na ubezpieczenia społeczne.

Ponadto, przepisy w żadnym stopniu nie określają wysokości kosztów jakie pracownik musiałby ponieść – oznacza to, że z przedmiotowego wyłączenia mogą korzystać benefity pracownicze, choćby ich koszt (ponoszony przez pracownika) wynosił np. 1 PLN. Jest to zatem ciekawy model zapewnienia wielu świadczeń atrakcyjnych dla pracowników z wykorzystaniem ich minimalnej partycypacji w kosztach ich finasowania, a jednocześnie efektywny od strony kosztowej zarówno z perspektywy pracodawcy jak i pracownika z uwagi na brak konieczności zapłaty składek ZUS od wartości takiego benefitu.

Inne formy benefitów pracowniczych

W dobie konkurencyjnego rynku pracy, oferowanie dodatkowych świadczeń staje się pewnego rodzaju wymogiem, jakiego pracownicy oczekują od swoich pracodawców. Świadczenia pozapłacowe mogą przybierać różne formy – również odmienne niż wskazane w niniejszym artykule, niemniej z perspektywy ekonomicznej w każdym przypadku należy analizować ich skutki podatkowe i składkowe, gdyż niewłaściwy dobór świadczeń (lub systemu ich finansowania) może prowadzić do niepotrzebnych kosztów w zakresie PIT i składek na ubezpieczenia społeczne. Odpowiednia strategia pozwala nie tylko na efektywne zarządzanie kosztami, ale także przyczynia się do zwiększenia atrakcyjności pracodawcy na rynku pracy przyciągając i utrzymując wartościowych pracowników bowiem dodatkowe świadczenia nie stanowią jedynie dodatkowego elementu ich gratyfikacji, jest to także element wpływający na ich lojalność i satysfakcję z pracy, a także motywację.

Realna wartość benefitów pozapłacowych dla pracowników i pracodawców - tabela

Rodzaj świadczenia	Wysokość świadczenia	Estymowany koszt PIT pracownika	Estymowany koszt ZUS pracownika	Estymowany koszt pracodawcy*
Dofinansowania do wypoczynku dzieci i młodzieży***	1 500,00	-	-	1 500,00
Dofinansowania do żłobków i przedszkoli***	1 500,00	-	-	1 500,00
Świadczenia w ramach platformy kafeteryjnej**	1 000,00	-	-	1 000,00
Świadczenia w ramach platformy kafeteryjnej	2 000,00	207,00 / 552,00 (zależnie od stawki)	429,52	2 409,60
Dofinansowanie do posiłków (karty lunchowe)	450,00 (miesięcznie)	54,00 / 144,00 (zależnie od stawki)	-	450,00
Dofinansowanie do posiłków (karty lunchowe)	600,00 (miesięcznie)	69,00 / 185,00 (zależnie od stawki)	32,22	630,73
Benefity częściowo odpłatne - pakiety medyczne, ubezpieczenia, itp.	199,00 (pracodawca) 1,00 (pracownik)	24,00 / 64,00 (zależnie od stawki)	-	199,00
*Przy założeniu współczynnika składki na ubezpieczenie wypadkowe w wysokości 1,67% podstawy wymiaru. **Przy założeniu, że całkowita roczna wartość świadczeń finansowanych z ZFŚS nie przekracza kwoty 1.000,00 PLN oraz przy stosowaniu kryterium socjalnego do wypłaty świadczeń. *** Przy założeniu stosowania kryterium socjalnego.