ZUS tylko online? Sejm proceduje projekt ustawy ułatwiający życie przedsiębiorcom

• Dlaczego zmiana jest potrzebna?
• Co konkretnie się zmieni?
• Argumenty za likwidacją obowiązku
• Korzyści dla przedsiębiorców
• Kiedy przepisy wejdą w życie?
• Zgodność z prawem unijnym i transparentność
• Podsumowanie

Projekt nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych zgłoszony przez Radę Ministrów zakłada istotne ułatwienie dla przedsiębiorców i płatników składek. Chodzi o zniesienie obowiązku przechowywania papierowych kopii zgłoszeń do ZUS, które zostały wcześniej przesłane w formie elektronicznej. Zmiana ma wejść w życie 14 dni po ogłoszeniu ustawy.

Dlaczego zmiana jest potrzebna?

Obecnie płatnicy składek, którzy dokonują zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych elektronicznie, muszą dodatkowo przechowywać papierowe kopie tych dokumentów przez okres 5 lat. Każdy taki formularz musi być podpisany własnoręcznie przez osobę zgłaszaną, co oznacza dodatkową biurokrację i obowiązek archiwizacji tysięcy stron dokumentów.

Zmiana to element szerszego pakietu deregulacyjnego, którego celem jest uproszczenie obowiązków biurokratycznych wobec przedsiębiorców i dalsza cyfryzacja kontaktów z ZUS – podkreśla Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca, który zatrudnia wielu pracowników i dokonuje regularnych zgłoszeń, musi prowadzić równoległy, niepotrzebny system archiwizacji. Dane i tak znajdują się już w systemach ZUS, a także w elektronicznych bazach płatnika.

Co konkretnie się zmieni?

Nowelizacja uchyla art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a więc znosi obowiązek tworzenia i przechowywania „papierowych duplikatów” zgłoszeń do ZUS.

Od momentu wejścia w życie ustawy:

• przedsiębiorca wysyłający zgłoszenie do ZUS elektronicznie nie będzie musiał przechowywać papierowej wersji z podpisem,
• wystarczającym dowodem będzie sam elektroniczny dokument widoczny w systemie ZUS,
• znika obowiązek pięcioletniego archiwizowania dokumentów w firmie.

Argumenty za likwidacją obowiązku

W uzasadnieniu projektu wskazano, że:

• dokumenty zgłoszeniowe są już dostępne zarówno w systemie ZUS, jak i w systemach płatników,
• przechowywanie dodatkowej wersji papierowej jest nadmiarowe i niepotrzebne,
• także ZUS potwierdza, że rezygnacja z papierowych kopii nie wpłynie negatywnie na wykonywanie jego zadań,
• zmiana wpisuje się w szersze działania deregulacyjne mające na celu uproszczenie obowiązków biurokratycznych wobec przedsiębiorców.

Korzyści dla przedsiębiorców

Zmiana przepisów to realne ułatwienie dla firm. Dzięki zniesieniu obowiązku przechowywania papierowych kopii zgłoszeń do ZUS przedsiębiorcy zyskają nie tylko mniej biurokracji, ale także oszczędności i większe bezpieczeństwo danych.

Mniej biurokracji

Dotychczas każdy pracodawca wysyłający zgłoszenia elektronicznie musiał dodatkowo sporządzać ich papierowe kopie, podpisywać i archiwizować przez pięć lat. Przy większej liczbie pracowników oznaczało to setki, a w przypadku dużych firm nawet tysiące dodatkowych dokumentów. Likwidacja tego obowiązku pozwoli przedsiębiorcom skupić się na prowadzeniu działalności zamiast na gromadzeniu papierów.

Niższe koszty

Drukowanie i przechowywanie dokumentów to nie tylko czas, ale też wymierne koszty, papier, tonery, segregatory, a często także przestrzeń magazynowa na archiwa. Zniesienie obowiązku oznacza oszczędności zarówno dla małych firm, które nie muszą trzymać dokumentów w biurze, jak i dla dużych, które często wynajmują dodatkową przestrzeń archiwizacyjną.

Pełna cyfryzacja procesu

Po zmianach jedyną obowiązującą formą zgłoszeń będą dokumenty elektroniczne. To ujednolici procedury, zwiększy przejrzystość i ograniczy ryzyko pomyłek. Wszystkie zgłoszenia będą w jednym miejscu, co uprości nie tylko bieżące prowadzenie spraw, ale także ewentualne kontrole czy weryfikacje.

Bezpieczeństwo i dostępność danych

ZUS przechowuje wszystkie zgłoszenia w formie elektronicznej, a przedsiębiorca ma do nich dostęp przez swoje konto w systemie PUE ZUS. To oznacza, że nawet w przypadku kontroli lub sporu nie trzeba sięgać po papierowe archiwa, wystarczy zalogować się do systemu. Dane są zabezpieczone i dostępne w każdej chwili, bez ryzyka, że dokument zginie lub ulegnie zniszczeniu.

Kiedy przepisy wejdą w życie?

Projekt zakłada bardzo szybkie wdrożenie, nowe przepisy mają zacząć obowiązywać 14 dni po ogłoszeniu w Dzienniku Ustaw. Brak przepisów przejściowych oznacza, że od tego momentu wszyscy płatnicy składek będą mogli zrezygnować z przechowywania papierowych kopii dokumentów.

Zgodność z prawem unijnym i transparentność

Projektodawca podkreśla, że zmiana jest w pełni zgodna z prawem Unii Europejskiej i nie wymaga dodatkowych konsultacji z instytucjami unijnymi. Nie przewiduje się również żadnych ryzyk korupcyjnych ani negatywnego wpływu na realizację zadań ZUS.

Projekt został opublikowany w Biuletynie Informacji Publicznej Rządowego Centrum Legislacji w ramach „Rządowego Procesu Legislacyjnego”, a żaden podmiot nie zgłosił uwag ani zainteresowania formalnym udziałem w pracach.

Podsumowanie

Nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych to krok w stronę dalszej cyfryzacji i upraszczania obowiązków wobec ZUS. Zniknie przepis, który wymagał od przedsiębiorców przechowywania papierowych kopii dokumentów zgłoszeniowych mimo ich elektronicznego przesyłania. Dzięki temu prowadzenie działalności stanie się łatwiejsze, mniej kosztowne i bardziej przyjazne administracyjnie.

Zmiana wpisuje się w szerszy trend odchodzenia od biurokratycznych, dublowanych procedur i wspiera pełne przejście do systemu cyfrowego w kontaktach przedsiębiorców z ZUS.