Czy od posiłków dla pracowników na koszt pracodawcy trzeba opłacać składki

Obowiązek zapewnienia pracownikom posiłków wynika z przepisów o bezpiecznych i higienicznych warunkach pracy i dotyczy wyłącznie pracowników wykonujących pracę w szczególnie uciążliwych warunkach. Fundowanie posiłków pracownikom, którzy nie pracują w takich warunkach, wynika wyłącznie z dobrej woli pracodawcy.

Posiłki gwarantowane przez przepisy bhp

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom odpowiednie posiłki i napoje, gdy łącznie są spełnione warunki wymienione w art. 232 Kodeksu pracy:

• pracownicy pracują w warunkach szczególnie uciążliwych,

• zapewnienie posiłków jest niezbędne ze względów profilaktycznych.

Jadalnia w zakładzie pracy>>

Stanowiska pracy, na których pracownicy powinni otrzymywać posiłki, oraz szczegółowe zasady ich wydawania pracodawca ustala w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi. Gdy u pracodawcy nie działa taka organizacja, wówczas uzgadnia to z przedstawicielami pracowników.

Pracodawca musi nieodpłatnie zapewnić jeden gorący posiłek dziennie w czasie regulaminowych przerw w pracy pracownikom, którzy wykonują prace:

• związane ze szczególnym wysiłkiem fizycznym, powodującym efektywny wydatek energetyczny organizmu w ciągu zmiany roboczej,

• pod ziemią.

Ochrona życia i zdrowia pracowników>>

Pracodawca ma również obowiązek zapewnić nieodpłatne posiłki pracownikom zatrudnionym przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych (oraz innych zdarzeń losowych). Posiłki powinny zawierać odpowiedni wskaźnik kaloryczności i wartości odżywczej. Szczegółowe wytyczne w tym zakresie określa rozporządzenie w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów.

Pracodawca powinien umożliwić pracownikom spożycie posiłku we własnym punkcie gastronomicznym, np. w zakładowej stołówce. Jeżeli nie jest w stanie sam wydawać uprawnionym pracownikom odpowiednich posiłków ze względu na rodzaj wykonywanej pracy lub z powodów organizacyjnych, pracownicy mogą je spożywać w obcych punktach gastronomicznych albo sami przyrządzać posiłki z produktów dostarczonych przez pracodawcę.

Czynniki szkodliwe i uciążliwe w środowisku pracy>>

Korzystanie z posiłków wydawanych w punktach gastronomicznych, które nie należą do pracodawcy, z reguły odbywa się na podstawie wydanych przez pracodawcę bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych.

Wartość tych posiłków, zarówno w formie gotowej do spożycia we własnej lub obcej placówce gastronomicznej, jak i w formie gotowych produktów do przygotowania posiłków, jest wolna od składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, bez ograniczenia kwotowego (§ 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

WAŻNE!

Koszty posiłków udostępnianych pracownikom na podstawie przepisów bhp są zwolnione ze składek, niezależnie od ich wartości pieniężnej.

Zwolnienie ze składek przysługuje wyłącznie wtedy, gdy pracownik otrzymuje posiłek, czyli gdy jest to świadczenie w formie rzeczowej. Pracownik nie może otrzymywać w zamian za gotowy posiłek ekwiwalentu pieniężnego, gdyż byłoby to sprzeczne z profilaktyczną funkcją posiłków (§ 8 rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów).

WAŻNE!

Od ekwiwalentu pieniężnego wypłaconego pracownikowi w zamian za gotowy posiłek przysługujący mu na podstawie przepisów bhp, należy opłacić składki na ubezpieczenia pracownika.

PRZYKŁAD

Jan K. jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę w spółce z o.o., której przedmiotem działalności gospodarczej jest wydobywanie węgla kamiennego. Z uwagi na to, że Jan K. wykonuje pracę pod ziemią, pracodawca udostępnia mu w zakładowej stołówce jedno gorące danie, a także napoje. Posiłki i napoje przysługują pracownikowi na mocy przepisów bhp, dlatego ich wartości pieniężnej nie należy uwzględniać w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika.

Analogicznie jest w przypadku, gdy pracownicy sami przygotowują posiłki. Zwolnienie ze składek przysługuje pod warunkiem, że otrzymują oni od pracodawcy gotowe produkty. Oznacza to, że gdy sami kupią produkty na rachunek wystawiony na swoje nazwisko, a także gdy otrzymują od pracodawcy gotówkę na zakup produktów, wartość tych produktów musi zostać uwzględniona w podstawie wymiaru składek. Jeśli jednak pracownik sam kupuje produkty, ale faktura jest wystawiona na pracodawcę, uznaje się, że pracodawca zapewnił pracownikowi posiłek w naturze i koszt zakupu tych produktów jest zwolniony ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Posiłki o miesięcznej wartości do 190 zł

Niejednokrotnie pracodawcy przyznają posiłki pracownikom, którzy nie pracują w szczególnie uciążliwych warunkach. W praktyce pracownicy spożywają wówczas posiłki w zakładowej stołówce. Możliwe jest również, by pracownicy spożywali posiłki w obcym punkcie gastronomicznym (restauracji, barze, stołówce) na podstawie wydanych przez pracodawcę bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania posiłku. Ważne jest jednak, by bony, kupony lub talony podlegały wymianie wyłącznie na gotowe posiłki, a nie np. na artykuły spożywcze w marketach. Tak wynika z pisma Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 19 listopada 2004 r., znak: DUS-400-169-WB/04.

Tworzenie służby bhp w firmie>>

W obu tych przypadkach wartość posiłków sfinansowanych ze środków pracodawcy jest zwolniona ze składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 190 zł, pod warunkiem że pracownicy nie mają prawa do ekwiwalentu z tego tytułu (§ 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Jeżeli wartość udostępnionych pracownikowi posiłków przekracza miesięcznie 190 zł, kwotę nadwyżki należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika.

PRZYKŁAD

Tomasz W. jest zatrudniony w banku. Zgodnie z obowiązującym w banku regulaminem wynagradzania otrzymał miesięczny bon obiadowy (bez prawa do ekwiwalentu pieniężnego z tego tytułu). Bon obiadowy uprawnia do otrzymania jednego zestawu obiadowego dziennie od poniedziałku do piątku i jest realizowany w restauracji, z którą bank zawarł stosowną umowę w tym zakresie. Bank za miesięczny bon obiadowy wydawany Tomaszowi W. płaci restauracji 300 zł. Z tego względu kwota nadwyżki ponad kwotę 190 zł (110 zł) musi zostać uwzględniona przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne Tomasza W.

Bony towarowe uprawniające do otrzymania artykułów spożywczych

Zdarza się, że pracodawcy wydają swoim pracownikom bony towarowe lub inne dowody, na podstawie których pracownik nabywa w marketach lub w innych sklepach artykuły spożywcze (np. masło, wędlinę, nabiał). Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej oraz ZUS stoją na stanowisku, że takie bony żywieniowe nie są zwolnione ze składek na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Artykuły spożywcze nie stanowią bowiem posiłków w rozumieniu tego przepisu, jak również § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia, który odrębnie wymienia posiłki i artykuły spożywcze.

Zatrudnienie pracownika tymczasowego>>

Bony towarowe oraz inne dowody, które pracownik może wymienić w marketach lub innych sklepach na artykuły spożywcze, mogą być zwolnione ze składek w dwóch przypadkach:

• gdy są wydawane pracownikom pracującym w szczególnie uciążliwych warunkach, a pracodawca nie ma możliwości wydawania pracownikom gotowych posiłków (na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe),

• gdy są finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (bez względu na wartość) lub wypłacane na podstawie układu zbiorowego pracy z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe u pracodawców, którzy nie tworzą zfśs (§ 2 ust. 1 pkt 19 i pkt 20 ww. rozporządzenia).

Składki na ubezpieczenia od dodatkowych świadczeń dla pracowników>>

W przypadku gdy bony, kupony czy inne dowody są wydawane pracownikom pracującym w warunkach szczególnie uciążliwych, z dowodów tych musi wynikać, że uprawniają one do otrzymania posiłków, artykułów spożywczych albo napojów bezalkoholowych. Gdy pracownik otrzymuje bon czy kupon, który może zrealizować w punkcie sprzedaży wieloasortymentowej (np. w sieciach handlowych), a z tego bonu lub kuponu nie wynika, że w zamian może otrzymać wyłącznie artykuły spożywcze, to ZUS może uznać, że taki bon nie jest bonem żywieniowym, lecz bonem towarowym i jego wartość musi zostać doliczona do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracownika.

Posiłki jako korzyści materialne wynikające z zakładowych przepisów o wynagradzaniu

Pracodawca może w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub w innych przepisach o wynagradzaniu przyznać swoim pracownikom prawo do zakupu napojów, posiłków lub artykułów spożywczych po cenach niższych niż detaliczne. Korzyść materialna, jaką osiąga wówczas pracownik (tj. wartość posiłku sfinansowana przez pracodawcę) jest zwolniona ze składek na mocy § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Aby uzyskać zwolnienie ze składek, muszą być zatem spełnione łącznie dwa warunki:

• pracownik musi ponosić częściową odpłatność za otrzymywane napoje, posiłki lub artykuły spożywcze,

• prawo do zakupu po cenach niższych niż detaliczne wynika z obowiązujących w zakładzie przepisów o wynagradzaniu (układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub innych przepisów o wynagradzaniu).

W tym przypadku nie ma ograniczenia kwotowego. Zatem korzyść pracownika z tego tytułu może przekraczać 190 zł miesięcznie i nie będzie pociągać za sobą obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Na tej podstawie nie mogą być zwolnione ze składek korzyści materialne polegające na uprawnieniu do otrzymania od pracodawcy bonów, kuponów, talonów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na jego podstawie napojów, posiłków lub artykułów spożywczych, nawet jeżeli pracownik zwraca pracodawcy część kosztów poniesionych na ich zakup. Zwolnienie dotyczy bowiem korzyści materialnej polegającej na „(...) uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług (...)”.

Zasady tworzenia instrukcji bhp>>

Bon, kupon, talon lub inny tego rodzaju dowód nie należą do artykułów, przedmiotów lub usług wymienionych w § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia choćby z tego względu, że nie sposób w odniesieniu do niego mówić o cenie detalicznej. Przepis ten odnosi się wyłącznie do tych artykułów, przedmiotów lub usług, które są powszechnie oferowane w sprzedaży, a co za tym idzie posiadają cenę detaliczną.

Podstawa prawna:

• art. 232 Kodeksu pracy,

• rozporządzenie z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (DzU nr 60, poz. 279),

• § 2 ust. 1 pkt 6, pkt 11, pkt 19 i pkt 26 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.),

• art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1–2, art. 20 ust. 1, art. 21 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),

• art. 81 ust. 1, ust. 5 i ust. 6 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).