Urlop wypoczynkowy w dokumentach rozliczeniowych

Wszelkie świadczenia wypłacane lub udostępniane w formie rzeczowej przez pracodawcę swoim pracownikom są dla nich przychodem ze stosunku pracy. Zatem przychodem pracownika jest każde świadczenie uzyskane w związku z pozostawaniem w stosunku pracy, bez względu na jego formę i źródło sfinansowania. Nie ma również znaczenia, czy wysokość świadczenia zostanie ustalona z góry, czy nie, jak ma to miejsce w przypadku wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego i za czas tzw. urlopów okolicznościowych.

Przykład:

Wypłacimy pracownikowi 10 lipca br. wynagrodzenie za pracę w czerwcu i wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, który pracownik rozpoczął 29 czerwca. Czy od kwoty wynagrodzenia za urlop należy opłacić składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne? Czy okres urlopu wypoczynkowego należy odrębnie wykazywać (i z jakim kodem) w dokumentach ubezpieczeniowych?

Państwa firma jako pracodawca (i równocześnie płatnik składek) ma obowiązek naliczyć i opłacić składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Zarówno wynagrodzenie za pracę, jak i wynagrodzenie za czas urlopu zostanie wypłacone w lipcu, dlatego składki od sumy tych wynagrodzeń należy opłacić do 17 sierpnia br. (15 sierpnia przypada w sobotę, która jest dniem wolnym od pracy, dlatego termin ulega przesunięciu na pierwszy następny dzień roboczy).

Zasady przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych>>

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia pracowników jest przychód osiągnięty z tytułu zatrudnienia, z wyłączeniem szczegółowo określonych rodzajów przychodów.

Przychody ze stosunku pracy zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne

Od innych składników przychodu, które nie zostały objęte zwolnieniem, pracodawca nalicza składki na ubezpieczenia społeczne. Dotyczy to również wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.

Od wynagrodzenia urlopowego trzeba też opłacić składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Podstawą wymiaru składki na to ubezpieczenie jest bowiem podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (bez wyłączeń wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby), pomniejszona o kwoty składek na te ubezpieczenia w części sfinansowanej przez pracownika (potrąconej przez pracodawcę z jego przychodu).

---

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy należy doliczyć do innych przychodów wypłaconych z tytułu zatrudnienia w tym samym miesiącu. Od sumy tych przychodów trzeba rozliczyć składki w raporcie ZUS RCA.

WAŻNE!

Ani okresu urlopu wypoczynkowego, ani kwoty wynagrodzenia za urlop nie należy odrębnie wykazywać w dokumentach rozliczeniowych.

Okres przebywania na urlopie jest takim samym okresem jak okres faktycznego wykonywania pracy. Nie przewidziano dla niego odrębnego kodu do rozliczeń w dokumentach ubezpieczeniowych.

Przykład:

W lipcu br. wypłacimy pracownikowi wynagrodzenie za 10 dni urlopu wypoczynkowego (5 dni urlopu zaległego i 5 dni urlopu z bieżącego roku). Czy wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy przysługujący za 2008 r. należy rozliczyć odrębnie?

Nie ma takiej potrzeby. W imiennym raporcie składanym za dany miesiąc płatnik powinien rozliczać składki od przychodów wypłaconych lub postawionych do dyspozycji pracownika od pierwszego do ostatniego dnia tego miesiąca. Oznacza to, że składki od przychodów wypłaconych pracownikowi w lipcu br. muszą zostać rozliczone w raportach i deklaracji rozliczeniowej sporządzonych za lipiec br. Nie ma znaczenia to, że część wynagrodzenia urlopowego stanowiącego podstawę wymiaru składek jest wypłacana w związku z udzieleniem zaległego urlopu wypoczynkowego.

Przykład:

W naszej firmie nie ma już zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W tym roku po raz pierwszy wypłacimy pracownikom świadczenia urlopowe. Wypłata świadczenia urlopowego będzie realizowana przed urlopem pracownika. Czy takie świadczenie podlega składkom na ZUS i czy należy je wykazywać w dokumentach rozliczeniowych?

Jeśli świadczenia urlopowe będą wypłacane zgodnie z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, nie będą od nich należne składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Takich świadczeń nie należy wykazywać w dokumentach rozliczeniowych.

Zasady udzielania urlopów wypoczynkowych>>

Świadczenie urlopowe mogą wypłacać pracodawcy spełniający łącznie dwa warunki:

• są spoza sfery budżetowej,

• według stanu na 1 stycznia danego roku zatrudniają mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

---

Poza warunkami, jakie musi spełniać pracodawca, określone są również warunki dotyczące samej wypłaty świadczenia:

• prawo do świadczenia urlopowego przysługuje pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych,

• wysokość świadczenia urlopowego nie może przekraczać odpisu podstawowego zależnego od rodzaju zatrudnienia pracownika z uwzględnieniem wymiaru etatu, na jaki jest on zatrudniony (art. 3 ust. 4 ustawy o zfśs); zasada proporcjonalności nie dotyczy tylko pracowników młodocianych.

Wysokość świadczenia urlopowego zwolnionego ze składek

Jeśli wypłata świadczenia urlopowego nastąpiła z uwzględnieniem powyższych warunków, świadczenie to jest zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne.

Czy pracodawca na żądanie pracownicy ma obowiązek wypłacić ekwiwalent za urlop wypoczynkowy po urlopie macierzyńskim, a przed wychowawczym>>

Pracodawcy zatrudniający na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą zrezygnować z tworzenia funduszu. Nie oznacza to jednak, że mają prawo wypłacać świadczenia urlopowe na podstawie ustawy o zfśs. Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne są wyłączone tylko te świadczenia urlopowe, które są wypłacane przez pracodawców niezobowiązanych do utworzenia zfśs.

WAŻNE!

Świadczenie za czas urlopu wypłacone z własnych środków przez pracodawcę zatrudniającego więcej niż 19 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty jest oskładkowane.

Jeśli pracodawca zatrudniający 20 i więcej pracowników w przeliczeniu na pełne etaty wypłaca świadczenia za czas urlopu, powinien potraktować je jako normalny składnik wynagrodzenia. Umownie takie świadczenie może zostać nazwane świadczeniem urlopowym, ale nie będzie ono świadczeniem urlopowym w rozumieniu przepisów o zfśs. Oznacza to, że muszą zostać od niego naliczone i odprowadzone składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Przykład:

Nasz pracownik od 22 czerwca br. był na urlopie wypoczynkowym. Pod koniec czerwca otrzymał wynagrodzenie za pracę w czerwcu i wynagrodzenie urlopowe za okres od 22 do 30 czerwca. Po wypłacie pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie od 29 czerwca do 5 lipca br. Wynagrodzenie chorobowe za czerwiec wypłacimy mu w lipcu. Czy musimy skorygować dokumenty ubezpieczeniowe za czerwiec i jak to zrobić?

Nie należy korygować dokumentów rozliczeniowych przekazanych za czerwiec 2009 r. Wynagrodzenie chorobowe za czerwiec wypłacą Państwo pracownikowi w lipcu, dlatego należy je wykazać dopiero w dokumentach rozliczeniowych sporządzanych za lipiec br.

---

W imiennym raporcie miesięcznym ZUS RSA za lipiec w bloku III.B (rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek) należy wpisać:

• w pkt 02 – kod 331 (wynagrodzenie za czas choroby),

• w pkt 03–04 – okres, za który przysługuje wynagrodzenie chorobowe,

• w pkt 05 – liczbę dni zasiłkowych,

• w pkt 07 – kwotę wypłaconego wynagrodzenia chorobowego.

W raporcie ZUS RCA za lipiec br. należy natomiast pomniejszyć podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne o kwotę nadpłaconego wynagrodzenia urlopowego.

Gdy pracownik dostarcza zwolnienie lekarskie już po dokonaniu wypłaty wynagrodzenia (lub wynagrodzenia urlopowego), sposób postępowania zależy od tego, jak długa była choroba. Konieczność skorygowania dokumentów rozliczeniowych powstaje tylko w razie długotrwałych zwolnień lekarskich pracownika. Nie ma wówczas możliwości rozliczenia nadpłaconego wynagrodzenia. Przy krótszych zwolnieniach nie ma takiej potrzeby. Jeśli zakład pracy wypłacił wynagrodzenie za pracę (lub wynagrodzenie urlopowe) i rozliczył składki za dany miesiąc od wypłaconego ubezpieczonemu wynagrodzenia, a ubezpieczony dostarczył zwolnienie lekarskie, z którego wynika prawo do wynagrodzenia chorobowego (lub zasiłku) za okres, za który zostały już naliczone składki, to nie powinien korygować dokumentów rozliczeniowych za ten miesiąc. Okres niezdolności pracownika do pracy w poprzednim miesiącu płatnik powinien wykazać w formularzu ZUS RSA sporządzanym za następny miesiąc. Składki musi wówczas naliczyć od wynagrodzenia za pracę pomniejszonego o nadpłatę wynagrodzenia za poprzedni miesiąc.

Jak rozliczyć w ZUS wypłatę wyrównania zasiłków>>

Przykład:

Pracownica po urlopie macierzyńskim, w trakcie którego wypłacaliśmy jej zasiłek, chce wykorzystać 2 dni opieki nad dzieckiem przysługujące jej na podstawie Kodeksu pracy. Od razu po tym wolnym idzie na urlop wypoczynkowy. Jak należy rozliczyć za nią składki za lipiec, w trakcie którego wróci z urlopu macierzyńskiego, jeśli nie przepracuje ani jednego dnia w lipcu?

Za 2 dni opieki nad dzieckiem i za dni urlopu wypoczynkowego pracownica otrzyma wynagrodzenie, które będzie podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Składki od wynagrodzenia za ten okres należy rozliczyć w raporcie ZUS RCA z pracowniczym kodem tytułu ubezpieczenia (01 10 xx). Wypłatę zasiłku macierzyńskiego należy wykazać tak jak do tej pory.

Okres 2 dni zwolnienia od pracy na opiekę nad dzieckiem przysługuje pracownikowi, który wychowuje co najmniej jedno dziecko w wieku do lat 14. Za czas tego zwolnienia pracownik ma prawo do wynagrodzenia obliczanego tak jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy (z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w przeciętnej wysokości oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy). Okres 2-dniowej opieki nad dzieckiem, tak jak i okres urlopu wypoczynkowego, nie stanowi przerwy w ubezpieczeniach pracownika. Okresy te traktuje się na równi z czasem, w którym pracownik wykonuje pracę. W związku z tym od przysługującego za ten czas wynagrodzenia należy naliczyć i rozliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne na ogólnych zasadach.

---

Jeśli pracownica nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty i nie posiada innego tytułu rodzącego obowiązek ubezpieczeń społecznych, to za lipiec należy rozliczyć za nią składki w następujący sposób:

• w raporcie imiennym ZUS RSA z kodem tytułu 01 10 xx (pracownik) należy wykazać kod świadczenia/przerwy 311 i okres korzystania z zasiłku macierzyńskiego oraz kwotę zasiłku macierzyńskiego,

• w raporcie imiennym ZUS RCA z kodem tytułu 12 40 xx (osoba przebywająca na zasiłku macierzyńskim) należy wykazać podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w wysokości zasiłku macierzyńskiego wypłaconego w tym miesiącu i składki naliczone od tej podstawy,

• w raporcie imiennym ZUS RCA z kodem tytułu 01 10 xx (pracownik) należy wykazać należne składki na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne od wynagrodzenia za dni opieki nad dzieckiem i za urlop wypoczynkowy.

Kody wykorzystywane przy wypełnianiu dokumentów ubezpieczeniowych>>

Przykład:

Nasz pracownik porzucił pracę. Wysłaliśmy mu pismo informujące o dyscyplinarnym rozwiązaniu umowy o pracę, które pracownik odebrał 29 czerwca br. Potwierdzenie odbioru listu otrzymaliśmy 3 lipca. W tym dniu wypłaciliśmy mu ekwiwalent urlopowy. Zgodnie ze świadectwem pracy pracownik był zatrudniony do 29 czerwca, dlatego od 30 czerwca został wyrejestrowany z ubezpieczeń. Czy wyrejestrowaliśmy go prawidłowo? Jak należy rozliczyć składki pobrane od ekwiwalentu za urlop, jeśli pracownik otrzymał go po rozwiązaniu umowy o pracę?

Gdy informacja o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia zostaje wysłana do pracownika pocztą, datą rozwiązania umowy o pracę jest data odbioru pisma przez adresata. Zatem pracownik został prawidłowo wyrejestrowany z ubezpieczeń.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, wypłacany w przypadku rozwiązania umowy o pracę, nie został wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Oznacza to, że podlega on oskładkowaniu. Ekwiwalent ten został wypłacony pracownikowi w miesiącu następnym po rozwiązaniu umowy o pracę i wyrejestrowaniu z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA. W takiej sytuacji składki od ekwiwalentu powinny zostać rozliczone w raporcie ZUS RCA złożonym za tę osobę z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 xx.

Inaczej byłoby w sytuacji, gdyby pracownik otrzymał ekwiwalent jeszcze w tym samym miesiącu, w którym podlegał ubezpieczeniom. Składki należałoby wówczas rozliczyć w raporcie ZUS RCA złożonym z kodem pracowniczym (01 10 xx), mimo że w momencie wypłaty osoba ta nie byłaby już pracownikiem firmy.

---

Przykład:

Pracownica zwolniona dyscyplinarnie ma prawo do ekwiwalentu w wysokości 456,40 zł za 4 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

• I wariant

Pracownica odebrała pismo z poczty informujące o zwolnieniu dyscyplinarnym 18 czerwca (ostatni dzień zatrudnienia). Pracodawca otrzymał informację z poczty o odbiorze przesyłki 24 czerwca. Tego samego dnia wypłacił ekwiwalent urlopowy. Od kwoty ekwiwalentu musi rozliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne w terminie do 15 lipca br. w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia pracownika 01 10 xx.

Kilka przyczyn zwolnienia dyscyplinarnego>>

• II wariant

Pracownica odebrała pismo z poczty informujące o zwolnieniu dyscyplinarnym 29 czerwca (ostatni dzień zatrudnienia). Pracodawca otrzymał informację z poczty o odbiorze przesyłki 3 lipca. Tego samego dnia wypłacił ekwiwalent urlopowy. Od kwoty ekwiwalentu musi rozliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne w terminie do 17 sierpnia br. w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 xx.

Podstawa prawna:

• art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),

• § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.),

• rozporządzenie z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (DzU nr 78, poz. 465),

• art. 3 ust. 4 i ust. 6, art. 5 ust. 2, ust. 2a i ust. 3 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.),

• załączniki nr 12 i nr 14 do rozporządzenia z 24 czerwca 2008 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (DzU nr 112, poz. 717).