Zatrudnienie pracownika w formie telepracy

Telepracą jest praca, która może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną (art. 67⁵ k.p.). Natomiast telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę w warunkach określonych powyżej i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Warunki wprowadzenia telepracy

Do zatrudnienia pracownika w formie telepracy konieczne jest wprowadzenie przez pracodawcę stosownych regulacji wewnętrznych określających warunki stosowania telepracy przez pracodawcę.

Jeżeli u danego pracodawcy działają związki zawodowe, warunki stosowania telepracy określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową, a gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. W przypadku gdy nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia jedynie z organizacjami reprezentatywnymi w rozumieniu art. 241^25a k.p. Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do jego zawarcia ze związkami zawodowymi, pracodawca określa samodzielnie warunki stosowania telepracy w regulaminie, uwzględniając jednak ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

Gdy u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, warunki stosowania telepracy określa pracodawca w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Nie oznacza to konieczności uzyskania zgody tego przedstawiciela na treść regulaminu, należy jedynie skonsultować jego postanowienia i ewentualnie uwzględnić słuszne postulaty.

W regulaminie lub porozumieniu należy uwzględnić najbardziej ogólne warunki stosowania telepracy, tzn. sposób uwzględnienia telepracy w organizacji pracy przez określenie, na których stanowiskach i w jakim zakresie praca może być wykonywana w takiej formie. Ponadto należy uwzględnić ewentualnie szczególne korzyści albo obowiązki telepracowników, niewynikające z odrębnych przepisów (przy czym postanowienia te mogą być wyłącznie bardziej korzystne dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy i aktów wykonawczych mających zastosowanie do telepracownika). Można również ustalić wysokość ekwiwalentu za wykorzystywany sprzęt będący własnością pracownika, zasady ochrony danych, doprecyzować rodzaj wymaganego sprzętu itp.

Umowa o pracę w formie telepracy

W przypadku nowo zawieranej umowy o pracę poza wskazaniem, że praca będzie wykonywana w formie telepracy, należy określić:

• miejsce wykonywania telepracy (zwykle jest to miejsce zamieszkania pracownika, może to być również np. siedziba klienta firmy),
• środki komunikacji elektronicznej, za pomocą których wyniki telepracy są przekazywane (poczta elektroniczna, zakładowa sieć teleinformatyczna dostępna on-line itp.).

Dodatkowo w umowie o pracę warto zawrzeć zgodę pracownika na dokonywanie w jego domu kontroli wykonywania pracy, kontroli w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji, kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Nie ma również przeszkód, aby w umowie znalazł się zapis stanowiący, że pracownik w określonych dniach tygodnia będzie świadczył pracę w domu, a w pozostałych w siedzibie firmy.

Pracodawca powinien dodatkowo w terminie 7 dni od daty zawarcia umowy o pracę poinformować na piśmie telepracownika o:

• jednostce organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy telepracownika („jest Pan/Pani pracownikiem działu X”),
• osobach lub organach przedsiębiorstwa odpowiedzialnych za współpracę z telepracownikiem oraz
• osobach lub organach upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy.

W odrębnej umowie można także uzgodnić takie szczegóły jak zasady porozumiewania się pracodawcy z pracownikiem, w tym sposób potwierdzania jego obecności na stanowisku pracy, oraz sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez telepracownika. Z uwagi na potrzebę ochrony prywatności telepracownika można na przykład postanowić, że kontrola może być przeprowadzona tylko w godzinach pracy telepracownika, z wyłączeniem sobót i niedziel (art. 67¹¹ § 2 pkt 2 i 3 k.p.).

Zmiana warunków pracy

W obecnym systemie prawnym obowiązuje zasada dobrowolności wykonywania pracy w formie telepracy. Oznacza to, że pracodawca nie może narzucić pracownikowi tej formy świadczenia pracy.

W przypadku zmiany warunków pracy na telepracę w trakcie zatrudnienia zmiana następuje na mocy porozumienia stron. Z wnioskiem w tej sprawie może wystąpić zarówno pracownik, jak i pracodawca. Również i w tym przypadku telepracownik powinien otrzymać informację na temat miejsca jego stanowiska pracy w strukturze firmy oraz osoby lub organu odpowiedzialnego za współpracę z nim i upoważnionego do kontroli. W odróżnieniu jednak od telepracowników dopiero przyjmowanych do pracy informację tę pracodawca przekazuje najpóźniej w dniu rozpoczęcia wykonywania pracy w formie telepracy.

Pracodawca nie może narzucić pracownikowi świadczenia pracy na odległość w drodze wypowiedzenia warunków pracy lub płacy. Niedopuszczalne jest również powierzenie pracownikowi wykonywania pracy w tym systemie na podstawie art. 42 § 4 k.p.

Brak zgody pracownika na podjęcie pracy w formie telepracy, a także zaprzestanie wykonywania pracy w tej formie po złożeniu wniosku w tym zakresie nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę (art. 67⁹ k.p.).

Prawo zaprzestania pracy w formie telepracy

W terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia pracy w formie telepracy na podstawie porozumienia stron zawartego w trakcie trwania umowy o pracę każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy i przywrócenie poprzednich warunków jej wykonywania.

Strony ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Jeżeli wniosek telepracownika zostanie złożony po upływie 3-miesięcznego terminu, pracodawca powinien w miarę możliwości uwzględnić ten wniosek. Natomiast pracodawca po upływie tego terminu może jedynie dokonać wypowiedzenia warunków pracy lub płacy.

Podstawa prawna:

• art. 42 § 4, art. 67⁵, 67⁹, 67¹¹ § 2 pkt 2 i 3, art. 241^15a Kodeksu pracy.