Jak opodatkowane są pozapłacowe świadczenia dla pracowników

Przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Uregulowania te zawarte są w art. 11 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.; dalej ustawa o PIT).

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Chodzi o wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Te przepisy znajdują się w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

Ważny limit

Do przychodów pracownika zalicza się nie tylko otrzymane pieniądze, ale również świadczenia rzeczowe. Wyjątkiem są świadczenia zwolnione z podatku, a wymienione w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem, wolna od podatku dochodowego jest wartość rzeczowych świadczeń otrzymywanych przez pracownika, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Według tej regulacji rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

PRZYKŁAD:
BILETY NA KONCERTY I DO TEATRU

Pan Bartłomiej pracuje w firmie produkcyjnej. W ciągu 2007 roku otrzymał od firmy bilety na koncert, a także do kina i teatru. W sumie bilety te kosztowały 210 zł. Zakupy tych biletów zostały sfinansowane w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Pan Bartłomiej nie musi być obciążany PIT w związku z otrzymanymi od pracodawcy biletami. Art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT zwalnia od podatku wartość rzeczowych świadczeń otrzymanych przez pracownika, sfinansowanych w całości m.in. ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Świadczenia BHP

Zwolnione z PIT są świadczenia związane z bezpieczeństwem i higieną pracy. Ulga ta dotyczy jednak tylko tych świadczeń, których zasady przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub wydanych na ich podstawie rozporządzeń. I tak np. wiele firm zatrudnia pracowników przy pracach budowlanych i przy produkcji. Według obowiązujących unormowań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, pracownikom przysługuje odzież robocza oraz ekwiwalent za pranie tej odzieży, gdyż pracodawca nie pierze jej we własnym zakresie.

Zwolnione z podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Wynika to z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT. Z kolei zasady przyznawania ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej reguluje ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm., dalej kodeks pracy). Zgodnie z art. 237⁹ par. 3 kodeksu pracy, jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacenia przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Wobec tego wypłacany ekwiwalent za pranie odzieży roboczej korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT.

PRZYKŁAD:
Z BIURA DO PORZĄDKOWANIA TERENU

W firmie oddelegowano pracownika administracji do porządkowania terenu. Prace wykonywał przez pięć dni. W tym czasie pracownik ten otrzymał posiłki. Zgodnie z przepisem art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, zwolnione z podatku dochodowego są: świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych. Wykonywanie prac porządkowych przez pracownika biura nie stanowi istoty jego zatrudnienia. Charakter świadczonej pracy związany jest z zatrudnieniem w administracji firmy. Tymczasowe przesunięcie tego pracownika do wykonywania innej pracy nie stanowi zatrudnienia w innych warunkach. Dlatego nie można skorzystać ze zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT.

Używanie własnej odzieży

Ważne znaczenie mają również przepisy art. 237⁷ kodeksu pracy. Wynika z nich, że pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:
• jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
• ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. Przepis ten nie dotyczy stanowisk, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi.

Pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego, zgodnie ze wspomnianymi unormowaniami, pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny. Zatem tego rodzaju ekwiwalent jest zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Badania obowiązkowe

Do przychodów pracowników nie zalicza się świadczeń medycznych, które pracodawca musi ponieść na własny koszt. Zaliczają się do nich np. wstępne, okresowe oraz kontrolne badania lekarskie. Koniecznym warunkiem do zakwalifikowania wydatków na świadczenia zdrowotne jako kosztów podatkowy jest udowodnienie przez pracodawcę, że musiał je ponieść, bo zobowiązywał go do tego kodeks pracy lub inne ustawy. Warto pamiętać, że art. 229 kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do finansowania trzech rodzajów świadczeń. Chodzi o badania wstępne, okresowe i kontrolne. Co do innych obligatoryjnie obciążających pracodawcę świadczeń zdrowotnych odpowiednich regulacji trzeba poszukać w ustawach szczególnych dotyczących prawa pracy.

Odwołanie z urlopu

Czasami w firmach powstają nieprzewidziane sytuacje wymagające obecności niektórych pracowników, w tym również tych, którzy zamierzali skorzystać z urlopu, lub już wyjechali na wypoczynek. W takich przypadkach pracodawcy mają prawo powiadomić pracowników, że nie będą mogli pójść na urlop w ustalonym terminie, gdyż w tym czasie są potrzebni w przedsiębiorstwie. W nadzwyczajnych sytuacjach mogą również odwołać pracowników już przebywających na urlopie wypoczynkowym i wezwać do stawienia się w firmie. Zgodnie bowiem z art. 167 par. 1 kodeksu pracy, pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

Pracownik, który poniósł wydatki związane z urlopem, np. na zakup biletów czy wczasów, a potem musiał stawić się w pracy, często nie ma szans na odzyskanie wydatkowanych pieniędzy. Przepisy art. 167 par. 2 kodeksu pracy stanowią, że pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Pracownik powinien sam wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o zwrot kosztów odwołania z urlopu. We wniosku trzeba dokładnie przedstawić wszystkie okoliczności dotyczące np. wyjazdu na wypoczynek oraz odwołania z urlopu. Trzeba również załączyć np. bilety czy faktury dokumentujące pobyt w hotelu. Zwrot wcześniej poniesionych kosztów nie jest opodatkowany. Należy go bowiem traktować jako szczególnego rodzaju odszkodowanie, jakie otrzymuje pracownik w związku z tym, że nie mógł skorzystać z urlopu, mimo że poniósł koszty z tego tytułu.

PRZYKŁAD:
REKOMPENSATA ZA URLOP

Pan Michał mieszka w Poznaniu. Uzyskał zgodę na urlop od dyrektora firmy, w której jest zatrudniony. Rozpoczął urlop wypoczynkowy 9 października 2007 r. W ramach urlopu pojechał razem z żoną do Kudowy-Zdroju. Poniósł więc wydatki na dwa bilety na pociąg z Poznania do Kudowy-Zdroju. Po przyjeździe do hotelu Gościnne miejsce w Kudowie-Zdroju zapłacił od razu za cały pobyt swój i żony. Wyjazd z Kudowy pan Michał zaplanował na 25 października 2007 r. W związku z tym otrzymał od właściciela hotelu fakturę z opłaconą kwotą za pobyt do 25 października 2007 r.

Pan Michał jednak został odwołany z urlopu przez kierownictwo firmy i musiał się stawić w pracy w Poznaniu 15 października 2007 r. Mimo wcześniejszego wyjazdu nie otrzymał zwrotu pieniędzy za niewykorzystane dni pobytu w hotelu. Uzyskał natomiast zaświadczenie od właściciela hotelu Gościnne miejsce potwierdzające ten fakt. Z powodu odwołania z urlopu zgodnie z art. 167 par. 2 kodeksu pracy panu Michałowi przysługuje zwrot kosztów bezpośrednio związanych z tą sytuacją. A na koszty te - jak już wspomniano - składają się wydatki za hotel za okres od dnia odwołania go z urlopu do dnia planowanego zakończenia urlopu. Pan Michał zwrócił się zatem z prośbą do kierownictwa firmy o zwrot wspomnianych wydatków. Zwrot tych wcześniej poniesionych kosztów, które pan Michał udokumentował, jest zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych. Pan Michał zatem nie będzie musiał rozliczać się z otrzymania tej szczególnej rekompensaty od pracodawcy za odwołanie z urlopu.

Co do zasady odszkodowania są zwolnione z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT. Kwota zwrotu zwolnionego z PIT nie powinna przekraczać tej, którą wcześniej poniósł pracownik, np. wykupując w biurze turystycznym wakacyjny wyjazd. Od kwoty w takiej wysokości pracodawca zatem nie powinien potrącać zaliczek na PIT.

Ważne!

Do przychodów pracowników nie zalicza się świadczeń medycznych, które pracodawca musi ponieść na własny koszt. Zaliczają się do nich wstępne, okresowe oraz kontrolne badania lekarskie

Podstawa prawna:
• art. 11, 12 i 21 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm),
• art. 167, 229, 237⁷, 237⁹ par. 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).