Kategorie

Jak rozliczyć refundację okularów pracownikowi

Marcin Gawlik
Spółka zrefundowała pracownikowi część kosztów zakupu okularów korekcyjnych. Zalecenie używania takich okularów zostało przez pracownika udokumentowane zaświadczeniem lekarskim. Czy taki zwrot kosztów jest dla spółki kosztem podatkowym, a jeśli tak, to w jakim wymiarze? Czy spółka powinna potraktować wypłacaną kwotę jako przychód pracownika i pobrać od niej zaliczkę?

RADA

Wydatek w postaci zwrotu pracownikowi kosztów zakupu okularów korekcyjnych będzie dla spółki kosztem podatkowym. Wydatki takie nie zostały ograniczone kwotowo przez ustawodawcę. Jednoczfeśnie wypłacony ekwiwalent stanowi dla pracownika przychód niepodlegający opodatkowaniu, dlatego nie wystąpi konieczność pobrania zaliczki.

UZASADNIENIE

Opisane wydatki, jako tzw. wydatki pracownicze, niewątpliwie wpływają na podniesienie komfortu pracownika. Zmniejszają także uciążliwość wykonywanej pracy, przez co przekładają się na jej efektywność. Potencjalnie mają wpływ na przychody spółki. Jednocześnie nie zostały też wyłączone przez ustawodawcę z katalogu kosztów podatkowych.

Poniesione przez spółkę wydatki na refundację okularów korekcyjnych dla pracownika będą kosztem uzyskania przychodów spółki. Wynika to także z faktu, że pracodawca ma nie tyle prawo, ile obowiązek zrekompensować pracownikowi koszt zakupu szkieł do okularów korekcyjnych, w sytuacji gdy pracownik otrzymał zaświadczenie od lekarza medycyny pracy wskazujące potrzebę zaopatrzenia pracownika w takie okulary.

Wskazane wydatki nie podlegają żadnym wyraźnym ograniczeniom kwotowym. Pomimo ich braku mogą być one kwestionowane przez organy podatkowe, w sytuacji gdy bez uzasadnienia przewyższają „rozsądne wielkości” (np. koszty nabycia okularów w kwocie 4000 zł, wynikające głównie z zakupu wyjątkowo drogich, modnych oprawek, a nie samych szkieł). Należy więc kierować się ogólnymi regułami oceny zasadności wydatku.

Stosownie do treści ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 11 updof).

WAŻNE!
Wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.


W myśl Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany dostarczać pracownikowi środki ochrony indywidualnej, które spełniają wymagania dotyczące oceny zgodności określone w odrębnych przepisach. Odrębnymi przepisami są tu zapisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. Nr 148, poz. 973). Na ich podstawie pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom profilaktyczną opiekę zdrowotną.

Obowiązany jest również zapewnić okulary korygujące wzrok zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Co istotne jednak, przepis ten dotyczy pracowników (a nie np. osoby wykonującej na rzecz pracodawcy czynności na podstawie umów o dzieło/zlecenia) użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

WAŻNE!
Jeżeli pracownik otrzymał od lekarza medycyny pracy zaświadczenie wskazujące potrzebę użytkowania okularów w pracy przy monitorze, pracodawca zobligowany jest do zwrotu kosztów ich zakupu, a zwrócona pracownikowi kwota nie będzie podlegała opodatkowaniu.
Potwierdzają to interpretacje dokonywane przez organy podatkowe, w tym m.in. postanowienie z 7 września 2005 r., nr II US.PB-I- -415/40a/05, w którym Naczelnik Urzędu Skarbowego w Rzeszowie stwierdza, iż: uwzględniając unormowania art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, stwierdzić należy, iż przychód uzyskany przez pracownika w związku ze zwrotem kosztów zakupu okularów jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Aby podlegać zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych, wydatki muszą być jednak zwracane na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, a nie na podstawie jakichkolwiek innych przepisów. Podkreślił to wyraźnie Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku w postanowieniu z 30 maja 2006 r., nr II US pb IB/415-44/99c/40/06/KSz, stwierdzając: zwolnienie z opodatkowania zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych będzie miało zastosowanie tylko w sytuacji, gdy mamy do czynienia z przypadkiem wyczerpującym dyspozycję przepisu § 8 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. W przeciwnym wypadku po stronie pracownika wystąpi przychód w wysokości sfinansowanej przez zakład pracy wartości okularów, podlegający kumulacji z innymi przychodami pracownika ze stosunku pracy, opodatkowany według zasad określonych w art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jednocześnie jednak ze względu na bardzo dużą rozpiętość cenową szkieł i oprawek pracodawca nie został zobligowany do każdorazowego zwrotu całego dokonanego przez pracownika wydatku.

WAŻNE!
Pracodawca nie ma obowiązku zwrotu całego dokonanego przez pracownika wydatku na zakup okularów.

Może on w regulaminie pracy ustalić, że zwrotowi podlegają jedynie wydatki do określonej wysokości. Co do zasady jednak przekazywana kwota powinna odpowiadać wartości i umożliwić zakup okularów korygujących wzrok zgodnych z zaleceniem lekarza (np. cena najtańszych dostępnych na rynku oprawek oraz szkieł).

Przykład:
Firma zatrudnia na pełnym etacie pracownika do prac organizacyjno -biurowych. Praca ta wiąże się m.in. z koniecznością obsługi komputera w wymiarze ok. 2 h dziennie. Ze względu na problemy ze wzrokiem pracownik ten uzyskał zaświadczenie lekarskie o konieczności stosowania szkieł korekcyjnych. Jednocześnie inny pracownik zatrudniony w firmie i wykonujący pracę wyłącznie przy komputerze (8 godzin dziennie) zakupił z własnej inicjatywy specjalne okulary zmniejszające zmęczenie oczu podczas pracy z monitorem. W obu przypadkach pracownicy zwrócili się do firmy o zwrot poniesionych kosztów.

W żadnym z powyższych wypadków firma nie jest zobligowana do zwrotu kosztów. W pierwszym z nich praca przy komputerze odbywa się w zbyt krótkim czasie w stosunku do wymiaru dobowego, w drugim pracownik nie uzyskał wymaganego przepisami zaświadczenia. Jeśli spółka zdecyduje się dokonać zwrotu opisanych wydatków, to kwoty te nie będą u pracowników zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych. Będą natomiast mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu spółki.


Podstawa prawna:
- art. 15 i art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.,
- art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.,
- art. 2376 § 1 i 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.,
- § 2 pkt 4 oraz § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe - Dz.U. Nr 148, poz. 973.

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?