REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Jak rozliczyć refundację okularów pracownikowi

Marcin Gawlik

REKLAMA

Spółka zrefundowała pracownikowi część kosztów zakupu okularów korekcyjnych. Zalecenie używania takich okularów zostało przez pracownika udokumentowane zaświadczeniem lekarskim. Czy taki zwrot kosztów jest dla spółki kosztem podatkowym, a jeśli tak, to w jakim wymiarze? Czy spółka powinna potraktować wypłacaną kwotę jako przychód pracownika i pobrać od niej zaliczkę?

RADA

Wydatek w postaci zwrotu pracownikowi kosztów zakupu okularów korekcyjnych będzie dla spółki kosztem podatkowym. Wydatki takie nie zostały ograniczone kwotowo przez ustawodawcę. Jednoczfeśnie wypłacony ekwiwalent stanowi dla pracownika przychód niepodlegający opodatkowaniu, dlatego nie wystąpi konieczność pobrania zaliczki.

UZASADNIENIE

Opisane wydatki, jako tzw. wydatki pracownicze, niewątpliwie wpływają na podniesienie komfortu pracownika. Zmniejszają także uciążliwość wykonywanej pracy, przez co przekładają się na jej efektywność. Potencjalnie mają wpływ na przychody spółki. Jednocześnie nie zostały też wyłączone przez ustawodawcę z katalogu kosztów podatkowych.

Poniesione przez spółkę wydatki na refundację okularów korekcyjnych dla pracownika będą kosztem uzyskania przychodów spółki. Wynika to także z faktu, że pracodawca ma nie tyle prawo, ile obowiązek zrekompensować pracownikowi koszt zakupu szkieł do okularów korekcyjnych, w sytuacji gdy pracownik otrzymał zaświadczenie od lekarza medycyny pracy wskazujące potrzebę zaopatrzenia pracownika w takie okulary.

Wskazane wydatki nie podlegają żadnym wyraźnym ograniczeniom kwotowym. Pomimo ich braku mogą być one kwestionowane przez organy podatkowe, w sytuacji gdy bez uzasadnienia przewyższają „rozsądne wielkości” (np. koszty nabycia okularów w kwocie 4000 zł, wynikające głównie z zakupu wyjątkowo drogich, modnych oprawek, a nie samych szkieł). Należy więc kierować się ogólnymi regułami oceny zasadności wydatku.

Stosownie do treści ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 11 updof).

WAŻNE!
Wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.


W myśl Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany dostarczać pracownikowi środki ochrony indywidualnej, które spełniają wymagania dotyczące oceny zgodności określone w odrębnych przepisach. Odrębnymi przepisami są tu zapisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. Nr 148, poz. 973). Na ich podstawie pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom profilaktyczną opiekę zdrowotną.

Obowiązany jest również zapewnić okulary korygujące wzrok zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Co istotne jednak, przepis ten dotyczy pracowników (a nie np. osoby wykonującej na rzecz pracodawcy czynności na podstawie umów o dzieło/zlecenia) użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

WAŻNE!
Jeżeli pracownik otrzymał od lekarza medycyny pracy zaświadczenie wskazujące potrzebę użytkowania okularów w pracy przy monitorze, pracodawca zobligowany jest do zwrotu kosztów ich zakupu, a zwrócona pracownikowi kwota nie będzie podlegała opodatkowaniu.
Potwierdzają to interpretacje dokonywane przez organy podatkowe, w tym m.in. postanowienie z 7 września 2005 r., nr II US.PB-I- -415/40a/05, w którym Naczelnik Urzędu Skarbowego w Rzeszowie stwierdza, iż: uwzględniając unormowania art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, stwierdzić należy, iż przychód uzyskany przez pracownika w związku ze zwrotem kosztów zakupu okularów jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Aby podlegać zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych, wydatki muszą być jednak zwracane na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, a nie na podstawie jakichkolwiek innych przepisów. Podkreślił to wyraźnie Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku w postanowieniu z 30 maja 2006 r., nr II US pb IB/415-44/99c/40/06/KSz, stwierdzając: zwolnienie z opodatkowania zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych będzie miało zastosowanie tylko w sytuacji, gdy mamy do czynienia z przypadkiem wyczerpującym dyspozycję przepisu § 8 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. W przeciwnym wypadku po stronie pracownika wystąpi przychód w wysokości sfinansowanej przez zakład pracy wartości okularów, podlegający kumulacji z innymi przychodami pracownika ze stosunku pracy, opodatkowany według zasad określonych w art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jednocześnie jednak ze względu na bardzo dużą rozpiętość cenową szkieł i oprawek pracodawca nie został zobligowany do każdorazowego zwrotu całego dokonanego przez pracownika wydatku.

WAŻNE!
Pracodawca nie ma obowiązku zwrotu całego dokonanego przez pracownika wydatku na zakup okularów.

Może on w regulaminie pracy ustalić, że zwrotowi podlegają jedynie wydatki do określonej wysokości. Co do zasady jednak przekazywana kwota powinna odpowiadać wartości i umożliwić zakup okularów korygujących wzrok zgodnych z zaleceniem lekarza (np. cena najtańszych dostępnych na rynku oprawek oraz szkieł).

Przykład:
Firma zatrudnia na pełnym etacie pracownika do prac organizacyjno -biurowych. Praca ta wiąże się m.in. z koniecznością obsługi komputera w wymiarze ok. 2 h dziennie. Ze względu na problemy ze wzrokiem pracownik ten uzyskał zaświadczenie lekarskie o konieczności stosowania szkieł korekcyjnych. Jednocześnie inny pracownik zatrudniony w firmie i wykonujący pracę wyłącznie przy komputerze (8 godzin dziennie) zakupił z własnej inicjatywy specjalne okulary zmniejszające zmęczenie oczu podczas pracy z monitorem. W obu przypadkach pracownicy zwrócili się do firmy o zwrot poniesionych kosztów.

W żadnym z powyższych wypadków firma nie jest zobligowana do zwrotu kosztów. W pierwszym z nich praca przy komputerze odbywa się w zbyt krótkim czasie w stosunku do wymiaru dobowego, w drugim pracownik nie uzyskał wymaganego przepisami zaświadczenia. Jeśli spółka zdecyduje się dokonać zwrotu opisanych wydatków, to kwoty te nie będą u pracowników zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych. Będą natomiast mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu spółki.


Podstawa prawna:
- art. 15 i art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.,
- art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.,
- art. 2376 § 1 i 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.,
- § 2 pkt 4 oraz § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe - Dz.U. Nr 148, poz. 973.

Treść jest dostępna bezpłatnie,
wystarczy zarejestrować się w serwisie

Załóż konto aby otrzymać dostęp do pełnej bazy artykułów oraz wszystkich narzędzi

Posiadasz już konto? Zaloguj się.
Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kiedy majówka 2025?

Ile dni wolnych od pracy w 2025? Kiedy majówka 2025? Czy za sobotę 3 maja jest dodatkowe wolne? Kiedy niedziela handlowa przed majówką? Czy pracodawca może odwołać pracownika z majówki?

Ile wolnego na święta wielkanocne 2025?

Ile wolnego na święta wielkanocne 2025? Kiedy wypadną święta wielkanocne w 2025? Czy osoba wyznająca inną wiarę niż katolicka i nie obchodząca w dniu 20 i 21 kwietnia 2025 r. Świąt Wielkanocnych ma prawo do dni wolnych od pracy? Czy Wielkanoc to dzień wolny od pracy? Czy Poniedziałek Wielkanocny to dzień roboczy? Czy czwartek i piątek przed Wielkanocą jest wolny?

Trzynasta emerytura w 2025 roku. Kiedy będzie wypłacana "trzynastka"? Jakie to będą kwoty brutto i netto?

Zbliża się termin wypłaty trzynastej emerytury przez ZUS. Po waloryzacji emerytur znana jest już dokładna kwota dodatkowego świadczenia, które otrzymają seniorzy. Ustalono również konkretne terminy wypłat. Oto szczegóły.

Nowe przepisy: służby mundurowe także z pełnopłatnym uzupełniającym urlopem macierzyńskim

Nowy, pełnopłatny uzupełniający urlop macierzyński wchodzi w życie 19 marca 2025 r. Będzie przysługiwał także służbom mundurowym. Jakie nowe przepisy prawne dotyczące funkcjonariuszy zaczynają funkcjonować już za kilka dni?

REKLAMA

Co przysługuje choremu na cukrzycę w pracy?

Efektywne życie i praca przy chorobie cukrzycy są możliwe. Niekiedy nie jest to łatwe ale nie niewykonalne. Zadajemy pytania: jakie przywileje ma cukrzyk? Czy cukrzyk ma dodatkowy urlop? Co przysługuje choremu na cukrzycę w pracy? Co daje cukrzykowi orzeczenie o niepełnosprawności?

W 2025 r. zatrudnianie cudzoziemców może pracodawcę słono kosztować [od 1000 zł do 50 000 zł]: jeśli nie dostosują się do nowych przepisów

W ostatnim czasie dużo mówi i pisze się o zmianach w systemie alimentów, proponuje się np. alimenty zryczałtowane: do 300 zł, 450 zł, 600 zł w zależności od wieku dziecka. Dobrze byłoby, aby móc z czego opłacać alimenty. Tu w grę wchodzi prawo pracy. Trzeba wiedzieć, że przy okazji wprowadzania ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców w Polsce, wprowadzone zostaną, nowe wyższe kary dla pracodawców za niezgodne z prawem zatrudnianie dłużników alimentacyjnych. Już spieszymy z wyjaśnieniami.

Senat zaakceptował ustawę o powierzaniu pracy cudzoziemcom, ale wprowadził poprawki. Czy będą wyższe kary dla pracodawców?

Senatorowie wnieśli poprawki do ustawy w sprawie powierzania pracy cudzoziemcom. Zmiany dotyczą m.in. przepisów Kodeksu pracy o karach dla pracodawców naruszających prawo pracy. Rzecznik MŚP jest zadowolona z decyzji Senatu.

Sąd: Pracodawca przyznaje 2 dni urlopu ponad 26 dni. Pracodawca chce odebrać te dwa dni

Kodeks pracy nie zawiera przepisów, które przewidują możliwość zwrotu przez pracownika dni urlopu wykorzystanych ponad przysługujący mu wymiar.

REKLAMA

Niepostrzeżenie zmienią Kodeks Pracy? Raczej nie bo Senat skreśla wrzutkę zmian w KP. Dla pracodawcy aż 60 000 zł grzywny albo kara ograniczenia wolności? Zobaczymy. Ustawa wraca do Sejmu

To duże zaskoczenie! Przy okazji uchwalania ustawy z dnia 21 lutego 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w Kodeksie Pracy może wejdą ogromne zmiany. Dotyczą one kar dla pracodawców. Ale czy grzywny będą znacznie podwyższone - nie wiadomo, bo ustawa wraca do Sejmu a Senat skreśla art. 87 ustawy.

O 1046,76 zł wyższe wynagrodzenie dla tej grupy pracowników od 1 lipca 2025 r. Ten wzrost nie jest związany ze wzrostem minimalnego wynagrodzenia

Jak wiadomo w od stycznia danego roku ulega podwyżce minimalne wynagrodzenie za pracę i minimalna stawka godzinowa. Z kolei od marca ma miejsce waloryzacji emerytur, rent i dodatków z nimi związanych, a od lipca 2025 r. ulegną podwyżki wynagrodzeń pewnej, szerokiej grupy zawodowej. Niektórzy mogą liczyć nawet na wynagrodzenie wyższe o 1046,76 zł. Co ciekawe ten wzrost nie jest związany ze wzrostem minimalnego wynagrodzenia, a ze wzrostem wynagrodzenia przeciętnego.

REKLAMA