REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć studiującemu pracownikowi zwrot kosztów dojazdów na zajęcia

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Mariusz Pigulski
ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej
Jak rozliczyć studiującemu pracownikowi zwrot kosztów dojazdów na zajęcia
Jak rozliczyć studiującemu pracownikowi zwrot kosztów dojazdów na zajęcia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

W niektórych sytuacjach można domagać się od pracodawcy zwrotu kosztów dojazdu na zajęcia na uczelnię. Kluczowe znaczenie ma tu zgoda pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji przez pracownika. Jakie są konsekwencje podatkowe szkolenia pracownika?

Jak należy rozliczać studiującemu pracownikowi zwrot kosztów dojazdów na zajęcia

REKLAMA

Pracownik studiuje we własnym zakresie, bez zgody pracodawcy. Niedawno wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o zwrot kosztów dojazdu na zajęcia na uczelnię. Pracodawca pozytywnie rozpatrzył wniosek. Czy wypłacone w związku z tym kwoty powinny stanowić przychód pracownika ze stosunku pracy, od którego należy naliczać zaliczki podatkowe i składki ZUS? – pyta Czytelnik z Ełku

Jeżeli pracodawca będzie zwracał koszty dojazdów pracownika na studia, należy uznać, że zgodził się na podnoszenie przez niego kwalifikacji. W związku z tym wspomniany zwrot może korzystać ze zwolnienia podatkowo-składkowego.

Jeśli podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika odbywa się z inicjatywy pracodawcy bądź za jego zgodą, wówczas zatrudnionemu przysługują:

  • urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub z części dnia pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia,
  • dodatkowe (fakultatywne) świadczenia, jeśli pracodawca przyzna je na zasadzie dobrowolności.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Pracodawca może w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie (art. 1033 Kodeksu pracy). Katalog świadczeń jest otwarty i ma charakter przykładowy, co oznacza, że pracodawca według uznania może oferować pracownikowi także inne bonusy, takie jak np. materiały szkoleniowe czy wyżywienie. Trzeba jednak pamiętać, że przyznanie konkretnych świadczeń fakultatywnych powinno pozostawać w ścisłym związku z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych.

Wynagrodzenie za urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub z części dnia pracy w całości podlega zarówno opodatkowaniu, jak i oskładkowaniu. Natomiast wartość wspomnianych dodatkowych świadczeń nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy, ale tylko wtedy, gdy pracownik szkoli się z inicjatywy pracodawcy lub za jego aprobatą.

W przepisach prawa pracy brakuje wskazania, co powinniśmy rozumieć przez wyrażenie zgody przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji pracownika. Resort pracy na swojej stronie internetowej (www.mpips.gov.pl) wyjaśnił, że: (…) W przypadku, gdy nie ma obowiązku zawarcia umowy szkoleniowej, o wyrażeniu lub niewyrażeniu zgody przez pracodawcę na podnoszenie przez pracownika kwalifikacji zawodowych decydować będzie jego zachowanie wobec pracownika. W świetle art. 60 k.c. w związku z art. 300 k.p. udzielenie pracownikowi przez pracodawcę świadczenia należnego pracownikom podnoszącym kwalifikacje zawodowe (np. udzielenie urlopu szkoleniowego) lub przyznanie świadczenia fakultatywnego (np. pokrycie opłat za przejazd) może być ocenione jako faktyczne wyrażenie przez pracodawcę zgody na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika.

Polecamy książkę: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami

Uwzględniając przedstawione wyjaśnienia, należy stwierdzić, że w rozstrzyganym przypadku pracodawca godzi się na podnoszenie przez pracownika wiedzy na studiach. A zatem dokonywane zwroty za przejazdy na uczelnię wolne są od należności podatkowo-składkowych. Ich wypłata powinna być każdorazowo odpowiednio udokumentowana, np. przedłożonymi przez zatrudnionego rachunkami/fakturami za paliwo bądź biletami, jeśli przemieszczał się on środkami komunikacji publicznej.

W celu uniknięcia niedomówień i nieporozumień z pracownikami zaleca się, aby kwestie formy, zakresu, wysokości oraz reguł przyznawania przedmiotowych świadczeń zostały opisane:

  • w wewnątrzzakładowych aktach normatywnych (np. w zbiorowym układzie pracy lub regulaminie wynagradzania) bądź
  • w umowie szkoleniowej, którą można zawrzeć, nawet jeśli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania przez określony czas w zatrudnieniu po ukończeniu danego szkolenia, kursu, studiów itp.

REKLAMA

W praktyce nierzadko zdarza się, że zatrudniona osoba zdobywa albo uzupełnia wiedzę oraz umiejętności z własnej inicjatywy i/lub bez zgody pracodawcy. W takich okolicznościach należy jej się jedynie zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia i urlop bezpłatny w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym z pracodawcą (art. 1036 k.p.).

Pracownik mieszkający i pracujący w Łodzi z własnej inicjatywy studiuje zaocznie w Warszawie. W związku z tym zwrócił się do swojego pracodawcy na piśmie z prośbą o zwrot kosztów przejazdów pociągiem do Warszawy i z powrotem. Prośba została rozpatrzona pozytywnie. W tej sytuacji kwoty zwrotów powinny być zwolnione z opodatkowania i oskładkowania (nawet jeśli strony nie zawrą umowy szkoleniowej).

Pierwsza wypłata z ww. tytułu w wysokości 224 zł została dokonana w listopadzie 2017 r. (wraz z wynagrodzeniem). Zakładając, że wspomniany pracownik otrzymuje co miesiąc stałe wynagrodzenie (3000 zł brutto), jest uprawniony do podstawowych kosztów uzyskania przychodu oraz kwoty zmniejszającej miesięcznie zaliczkę podatkową (46,33 zł), jego listopadowa lista płac powinna wyglądać jak poniżej:

Lista płac za listopad 2017 r.

Lp.

Wyszczególnienie

Wartości w zł

1

wynagrodzenie za pracę

3000,00

2

zwrot za dojazdy na uczelnię

224,00

3

podstawa składek na ub. społeczne (poz. 1)

3000,00

4

składka na ub. emerytalne (poz. 3 x 9,76%)

292,80

5

składka na ub. rentowe (poz. 3 x 1,5%)

45,00

6

składka na ub. chorobowe (poz. 3 x 2,45%)

73,50

7

suma składek na ub. społeczne (poz. 4 + poz. 5 + poz. 6)

411,30

8

podstawa wymiaru składki na ub. zdrowotne (poz. 3 - poz. 7)

2588,70

9

składka na ub. zdrowotne naliczona (poz. 8 x 9%)

232,98

10

składka na ub. zdrowotne do odliczenia od podatku (poz. 8 × 7,75%)

200,62

11

koszty uzyskania przychodu

111,25

12

podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnego złotego (poz. 1 - poz. 7 - poz. 11)

2477,00

13

zaliczka na podatek [(poz. 12 x 18%) - 46,33]

399,53

14

zaliczka na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego po zaokrągleniu do pełnego złotego (poz. 13 - poz. 10)

199,00

15

kwota do wypłaty (poz. 1 + poz. 2 - poz. 7 - poz. 9 - poz. 14)

2380,72

Podstawa prawna:

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Składka zdrowotna 2025: ryczałt, karta podatkowa, podatek liniowy, zasady ogólne. Jaka jest podstawa wymiaru? Ile procent?

Jaka jest podstawa wymiaru składki oraz kwota składki zdrowotnej w 2025 roku dla niektórych grup ubezpieczonych? ZUS informuje o wysokości składki na ryczałcie, karcie podatkowej, przy zasadach ogólnych, podatku liniowym, podatku od kwalifikowanego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej oraz dla osób współpracujących.

Skrócony tydzień pracy może być tragiczny dla gospodarki, firm i społeczeństwa

Pilotaż skróconego tygodnia pracy jest konieczny. Może się okazać, że powszechny zapis o krótszym czasie pracy będzie tragiczny dla polskiej gospodarki, firm i społeczeństwa. 15 września kończy się nabór firm i instytucji do projektu.

2,5 tys. euro za pracę na magazynie w Szwecji i Norwegii. Ile zarobi pracownik produkcji i operator wózka widłowego?

Szwecja, Norwegia, Niemcy i Czechy to opłacalne kierunki na podjęcie pracy w wakacje. W państwach skandynawskich na magazynie można zarobić 2,5 tys. euro miesięcznie. Ile zarobi pracownik produkcji i operator wózka widłowego? Bardzo dobre zarobki są też w Niemczech i Czechach.

Zmieniasz adres podczas zwolnienia lekarskiego (tzw. L4)? Masz tylko 3 dni na zgłoszenie. Sprawdź, co grozi za spóźnienie

Planujesz wyjechać do rodziny, będąc na zwolnieniu lekarskim albo zmieniłeś miejsce pobytu w trakcie choroby? Zgodnie z przepisami masz tylko trzy dni na zgłoszenie. W przeciwnym razie możesz stracić prawo do zasiłku chorobowego.

REKLAMA

Dłuższe urlopy jednak nie dla wszystkich lecz dla wybranych, czyli dla kogo dodatkowe świadczenia. Nie będzie rewolucji w kodeksie pracy

Czas pracy skrócony do 35 godzin w tygodniu, a urlopy wydłużone z 20 dni i 26 dni do dni 35 – i to dla wszystkich. Takie niedawno były zapowiedzi odnośnie dwóch wielkich reform w kodeksie pracy. Rewolucje odwołane, o dłuższych urlopach należy zapomnieć. A krótszy tydzień pracy?

Zmiany w przepisach BHP od 2026 czy 2027 roku? Temperatury progowe i czasowe wstrzymanie pracy

Będą zmiany w przepisach BHP. Dotyczą pracy w wysokich temperaturach. Wprowadza się temperatury progowe, po przekroczeniu których pracodawca ma obowiązek wprowadzenia działań ograniczających obciążenie cieplne, np. krótszy czas pracy, przerwy w pracy czy praca zdalna. Przy najwyższych temperaturach praca zostanie czasowo wstrzymana.

Przy jakich temperaturach pracodawca zapewnia wodę i napoje? Czy w pracy musi być klimatyzacja?

Praca w wysokich temperaturach jest szczególnie uciążliwa, a nawet może zagrażać zdrowiu i życiu pracowników. Przy jakich temperaturach pracodawca zapewnia wodę i napoje? Czy w pracy musi być klimatyzacja? Poznaj aktualnie obowiązujące przepisy BHP.

Sprzedaż w 2030 r. czyli kompetencje przyszłości. Jaki musi być handlowiec za 5 lat?

Sprzedaż dynamicznie się zmienia. Bywa, że klient kończy rozmowę z handlowcem w środku ofertowej formułki. Dziś, a jeszcze bardziej za 5 lat, klienci potrzebują rozmowy, zrozumienia, uważnego słuchania i pomocy. Coraz ważniejsza jest uczciwość i działanie zgodnie z wartościami. O czym dziś musi wiedzieć handlowiec, aby w 2030 r. posiadał wszystkie wymagane kompetencje?

REKLAMA

Przeniesienie pracownika do innego działu. Co z wypowiedzeniem zmieniającym i odprawą?

W praktyce może się zdarzyć, iż pracodawca przenosi pracownika do innego działu, aby uniknąć zwolnień. Jak dokonać tego zgodnie z prawem? Kiedy nie jest potrzebne wypowiedzenie zmieniające? Czy przenoszonemu pracownikowi trzeba wypłacić odprawę?

Ekstremalne temperatury zmniejszają wydajność pracy

Z powodu upałów w Chinach, Hiszpanii, Włoszech i Grecji PKB może spaść o blisko 1 pkt proc. - wynika z raportów ekspertów Allianz Trade. Ekstremalne temperatury maja duży wpływ na wydajność pracy.

REKLAMA