REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć studiującemu pracownikowi zwrot kosztów dojazdów na zajęcia

Mariusz Pigulski
ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej
Jak rozliczyć studiującemu pracownikowi zwrot kosztów dojazdów na zajęcia
Jak rozliczyć studiującemu pracownikowi zwrot kosztów dojazdów na zajęcia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

W niektórych sytuacjach można domagać się od pracodawcy zwrotu kosztów dojazdu na zajęcia na uczelnię. Kluczowe znaczenie ma tu zgoda pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji przez pracownika. Jakie są konsekwencje podatkowe szkolenia pracownika?

Jak należy rozliczać studiującemu pracownikowi zwrot kosztów dojazdów na zajęcia

REKLAMA

Autopromocja

Pracownik studiuje we własnym zakresie, bez zgody pracodawcy. Niedawno wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o zwrot kosztów dojazdu na zajęcia na uczelnię. Pracodawca pozytywnie rozpatrzył wniosek. Czy wypłacone w związku z tym kwoty powinny stanowić przychód pracownika ze stosunku pracy, od którego należy naliczać zaliczki podatkowe i składki ZUS? – pyta Czytelnik z Ełku

Jeżeli pracodawca będzie zwracał koszty dojazdów pracownika na studia, należy uznać, że zgodził się na podnoszenie przez niego kwalifikacji. W związku z tym wspomniany zwrot może korzystać ze zwolnienia podatkowo-składkowego.

Jeśli podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika odbywa się z inicjatywy pracodawcy bądź za jego zgodą, wówczas zatrudnionemu przysługują:

  • urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub z części dnia pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia,
  • dodatkowe (fakultatywne) świadczenia, jeśli pracodawca przyzna je na zasadzie dobrowolności.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Pracodawca może w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie (art. 1033 Kodeksu pracy). Katalog świadczeń jest otwarty i ma charakter przykładowy, co oznacza, że pracodawca według uznania może oferować pracownikowi także inne bonusy, takie jak np. materiały szkoleniowe czy wyżywienie. Trzeba jednak pamiętać, że przyznanie konkretnych świadczeń fakultatywnych powinno pozostawać w ścisłym związku z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych.

Wynagrodzenie za urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub z części dnia pracy w całości podlega zarówno opodatkowaniu, jak i oskładkowaniu. Natomiast wartość wspomnianych dodatkowych świadczeń nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy, ale tylko wtedy, gdy pracownik szkoli się z inicjatywy pracodawcy lub za jego aprobatą.

W przepisach prawa pracy brakuje wskazania, co powinniśmy rozumieć przez wyrażenie zgody przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji pracownika. Resort pracy na swojej stronie internetowej (www.mpips.gov.pl) wyjaśnił, że: (…) W przypadku, gdy nie ma obowiązku zawarcia umowy szkoleniowej, o wyrażeniu lub niewyrażeniu zgody przez pracodawcę na podnoszenie przez pracownika kwalifikacji zawodowych decydować będzie jego zachowanie wobec pracownika. W świetle art. 60 k.c. w związku z art. 300 k.p. udzielenie pracownikowi przez pracodawcę świadczenia należnego pracownikom podnoszącym kwalifikacje zawodowe (np. udzielenie urlopu szkoleniowego) lub przyznanie świadczenia fakultatywnego (np. pokrycie opłat za przejazd) może być ocenione jako faktyczne wyrażenie przez pracodawcę zgody na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika.

Polecamy książkę: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami

Uwzględniając przedstawione wyjaśnienia, należy stwierdzić, że w rozstrzyganym przypadku pracodawca godzi się na podnoszenie przez pracownika wiedzy na studiach. A zatem dokonywane zwroty za przejazdy na uczelnię wolne są od należności podatkowo-składkowych. Ich wypłata powinna być każdorazowo odpowiednio udokumentowana, np. przedłożonymi przez zatrudnionego rachunkami/fakturami za paliwo bądź biletami, jeśli przemieszczał się on środkami komunikacji publicznej.

W celu uniknięcia niedomówień i nieporozumień z pracownikami zaleca się, aby kwestie formy, zakresu, wysokości oraz reguł przyznawania przedmiotowych świadczeń zostały opisane:

  • w wewnątrzzakładowych aktach normatywnych (np. w zbiorowym układzie pracy lub regulaminie wynagradzania) bądź
  • w umowie szkoleniowej, którą można zawrzeć, nawet jeśli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania przez określony czas w zatrudnieniu po ukończeniu danego szkolenia, kursu, studiów itp.

REKLAMA

W praktyce nierzadko zdarza się, że zatrudniona osoba zdobywa albo uzupełnia wiedzę oraz umiejętności z własnej inicjatywy i/lub bez zgody pracodawcy. W takich okolicznościach należy jej się jedynie zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia i urlop bezpłatny w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym z pracodawcą (art. 1036 k.p.).

Pracownik mieszkający i pracujący w Łodzi z własnej inicjatywy studiuje zaocznie w Warszawie. W związku z tym zwrócił się do swojego pracodawcy na piśmie z prośbą o zwrot kosztów przejazdów pociągiem do Warszawy i z powrotem. Prośba została rozpatrzona pozytywnie. W tej sytuacji kwoty zwrotów powinny być zwolnione z opodatkowania i oskładkowania (nawet jeśli strony nie zawrą umowy szkoleniowej).

Pierwsza wypłata z ww. tytułu w wysokości 224 zł została dokonana w listopadzie 2017 r. (wraz z wynagrodzeniem). Zakładając, że wspomniany pracownik otrzymuje co miesiąc stałe wynagrodzenie (3000 zł brutto), jest uprawniony do podstawowych kosztów uzyskania przychodu oraz kwoty zmniejszającej miesięcznie zaliczkę podatkową (46,33 zł), jego listopadowa lista płac powinna wyglądać jak poniżej:

Lista płac za listopad 2017 r.

Lp.

Wyszczególnienie

Wartości w zł

1

wynagrodzenie za pracę

3000,00

2

zwrot za dojazdy na uczelnię

224,00

3

podstawa składek na ub. społeczne (poz. 1)

3000,00

4

składka na ub. emerytalne (poz. 3 x 9,76%)

292,80

5

składka na ub. rentowe (poz. 3 x 1,5%)

45,00

6

składka na ub. chorobowe (poz. 3 x 2,45%)

73,50

7

suma składek na ub. społeczne (poz. 4 + poz. 5 + poz. 6)

411,30

8

podstawa wymiaru składki na ub. zdrowotne (poz. 3 - poz. 7)

2588,70

9

składka na ub. zdrowotne naliczona (poz. 8 x 9%)

232,98

10

składka na ub. zdrowotne do odliczenia od podatku (poz. 8 × 7,75%)

200,62

11

koszty uzyskania przychodu

111,25

12

podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnego złotego (poz. 1 - poz. 7 - poz. 11)

2477,00

13

zaliczka na podatek [(poz. 12 x 18%) - 46,33]

399,53

14

zaliczka na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego po zaokrągleniu do pełnego złotego (poz. 13 - poz. 10)

199,00

15

kwota do wypłaty (poz. 1 + poz. 2 - poz. 7 - poz. 9 - poz. 14)

2380,72

Podstawa prawna:

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jak HR powinien rozmawiać z IT – czyli jak spowodować, by transformacja cyfrowa nie bolała

O tym, że transformacja cyfrowa w firmie to nie tylko zmiana technologii, ale przede wszystkim zmiana sposobu myślenia, słyszeli już wszyscy. Ale mało kto mówi, jak dokładnie tę zmianę myślenia przeprowadzić, zwłaszcza gdy dotyczy komunikacji pomiędzy działami tak różnymi jak HR i IT.

Jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę za porozumieniem stron? Czy SMS lub e-mail wystarczy? [WZÓR]

Jak napisać rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron? Czy wystarczy SMS lub e-mail? Czy jednak Kodeks pracy przewiduje szczególną formę rozwiązania umowy w tym trybie? Oto wzór pisma o rozwiązaniu umowy o pracę za porozumieniem stron w formacie Word.

Podwyżki dla pracowników administracji rządowej. Będzie wyrównanie od stycznia 2025 r.

Wzrosną wynagrodzenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędach administracji rządowej i pracowników innych jednostek. Podwyżki zostaną dokonane wstecz, od 1 stycznia 2025 r.

Kawa z INFORLEX. Jawność i równość wynagrodzeń

Kawa z INFORLEX – cykl bezpłatnych spotkań online! Spotkania odbywają się w formule „na żywo” o godzinie 9.00. Przy porannej kawie poruszamy najbardziej aktualne tematy, które stanowią także zasób kompleksowej bazy wiedzy INFORLEX. Rozmawiamy o podatkach, księgowości, rachunkowości, kadrach, płacach oraz HR. 31 marca br. tematem spotkania będzie jawność i równość wynagrodzeń.

REKLAMA

Coraz mniej umów o dzieło jest zgłaszanych do ZUS. Wzrosła tylko ilość umów o dzieło z cudzoziemcami

Według ZUS zmniejsza się liczba zawieranych umów o dzieło. W 2024 r. została przekazana najmniejsza liczba formularzy oraz umów zgłoszonych do ZUS od początku funkcjonowania rejestru umów o dzieło. Zanotowano jednak wzrost umów o dzieło zawieranych z cudzoziemcami.

Wielka zmiana w systemie orzecznictwa. Ta grupa osób dostanie na stałe orzeczenie o niepełnosprawności. Obowiązują już nowe zalecenia dla komisji orzeczniczych

Koniec z upokarzaniem osób, które mają wrodzone choroby, które nigdy nie wyzdrowieją i nigdy się ich nie wyzbędą. Nie będą musiały już udowadniać, że wciąż są chore. Pełnomocnik Rządu ds. Osób Niepełnosprawnych Łukasz Krasoń wydał zalecenia dla zespołów orzeczniczych, które ułatwią uzyskiwanie orzeczeń o niepełnosprawności na stałe a tym samym szeregu świadczeń.

Komunikat ZUS: Uwaga na oszustów podszywających się pod pracowników ZUS

Zakład Ubezpieczeń Społecznych ostrzega przed fałszywymi telefonami. Osoby dzwoniące podszywają się pod pracowników ZUS i próbują wyłudzić informacje od klientów. W razie wątpliwości należy skontaktować się z ZUS.

Każdy nauczyciel musi zadbać o to, żeby wypłacono mu pieniądze za godziny nadliczbowe. W razie sporu ze szkołą są duże szanse na wygraną w sądzie

Praca wykonywana ponad normę czasu pracy z Karty nauczyciela jest pracą w godzinach nadliczbowych. Nauczyciele mają prawo do wynagrodzenia za nadgodziny, ale sami muszą zadbać o wypłatę. W razie sporu ze szkołą mają duże szanse na wygraną w sądzie.

REKLAMA

4666 brutto - ile to netto przy umowie o pracę do 26 roku życia?

4666 brutto - ile to netto przy umowie o pracę do 26 roku życia? Młody pracownik dzięki uldze podatkowej otrzymuje wyższą wypłatę niż pracownicy po 26 roku życia. Jakie składki odprowadza się z wynagrodzenia brutto? Kalkulator wynagrodzeń na 2025 r. wylicza wysokość poszczególnych obciążeń publicznoprawnych.

Od 500 zł do 15 000 zł [a niekiedy więcej] dopłaty dla rolników w 2025 r. Można już składać wnioski

W 2025 r. rolnicy mogą liczyć na spore dopłaty. Właśnie ogłoszono stawki, które można otrzymać w ramach dofinansowania na 2025 r. W niektórych przypadkach ta kwota sięga nawet 15 000 zł.

REKLAMA