REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć studiującemu pracownikowi zwrot kosztów dojazdów na zajęcia

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Mariusz Pigulski
ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej
Jak rozliczyć studiującemu pracownikowi zwrot kosztów dojazdów na zajęcia
Jak rozliczyć studiującemu pracownikowi zwrot kosztów dojazdów na zajęcia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

W niektórych sytuacjach można domagać się od pracodawcy zwrotu kosztów dojazdu na zajęcia na uczelnię. Kluczowe znaczenie ma tu zgoda pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji przez pracownika. Jakie są konsekwencje podatkowe szkolenia pracownika?

Jak należy rozliczać studiującemu pracownikowi zwrot kosztów dojazdów na zajęcia

REKLAMA

Pracownik studiuje we własnym zakresie, bez zgody pracodawcy. Niedawno wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o zwrot kosztów dojazdu na zajęcia na uczelnię. Pracodawca pozytywnie rozpatrzył wniosek. Czy wypłacone w związku z tym kwoty powinny stanowić przychód pracownika ze stosunku pracy, od którego należy naliczać zaliczki podatkowe i składki ZUS? – pyta Czytelnik z Ełku

Jeżeli pracodawca będzie zwracał koszty dojazdów pracownika na studia, należy uznać, że zgodził się na podnoszenie przez niego kwalifikacji. W związku z tym wspomniany zwrot może korzystać ze zwolnienia podatkowo-składkowego.

Jeśli podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika odbywa się z inicjatywy pracodawcy bądź za jego zgodą, wówczas zatrudnionemu przysługują:

  • urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub z części dnia pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia,
  • dodatkowe (fakultatywne) świadczenia, jeśli pracodawca przyzna je na zasadzie dobrowolności.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Pracodawca może w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie (art. 1033 Kodeksu pracy). Katalog świadczeń jest otwarty i ma charakter przykładowy, co oznacza, że pracodawca według uznania może oferować pracownikowi także inne bonusy, takie jak np. materiały szkoleniowe czy wyżywienie. Trzeba jednak pamiętać, że przyznanie konkretnych świadczeń fakultatywnych powinno pozostawać w ścisłym związku z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych.

Wynagrodzenie za urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub z części dnia pracy w całości podlega zarówno opodatkowaniu, jak i oskładkowaniu. Natomiast wartość wspomnianych dodatkowych świadczeń nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy, ale tylko wtedy, gdy pracownik szkoli się z inicjatywy pracodawcy lub za jego aprobatą.

W przepisach prawa pracy brakuje wskazania, co powinniśmy rozumieć przez wyrażenie zgody przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji pracownika. Resort pracy na swojej stronie internetowej (www.mpips.gov.pl) wyjaśnił, że: (…) W przypadku, gdy nie ma obowiązku zawarcia umowy szkoleniowej, o wyrażeniu lub niewyrażeniu zgody przez pracodawcę na podnoszenie przez pracownika kwalifikacji zawodowych decydować będzie jego zachowanie wobec pracownika. W świetle art. 60 k.c. w związku z art. 300 k.p. udzielenie pracownikowi przez pracodawcę świadczenia należnego pracownikom podnoszącym kwalifikacje zawodowe (np. udzielenie urlopu szkoleniowego) lub przyznanie świadczenia fakultatywnego (np. pokrycie opłat za przejazd) może być ocenione jako faktyczne wyrażenie przez pracodawcę zgody na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika.

Polecamy książkę: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami

Uwzględniając przedstawione wyjaśnienia, należy stwierdzić, że w rozstrzyganym przypadku pracodawca godzi się na podnoszenie przez pracownika wiedzy na studiach. A zatem dokonywane zwroty za przejazdy na uczelnię wolne są od należności podatkowo-składkowych. Ich wypłata powinna być każdorazowo odpowiednio udokumentowana, np. przedłożonymi przez zatrudnionego rachunkami/fakturami za paliwo bądź biletami, jeśli przemieszczał się on środkami komunikacji publicznej.

W celu uniknięcia niedomówień i nieporozumień z pracownikami zaleca się, aby kwestie formy, zakresu, wysokości oraz reguł przyznawania przedmiotowych świadczeń zostały opisane:

  • w wewnątrzzakładowych aktach normatywnych (np. w zbiorowym układzie pracy lub regulaminie wynagradzania) bądź
  • w umowie szkoleniowej, którą można zawrzeć, nawet jeśli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania przez określony czas w zatrudnieniu po ukończeniu danego szkolenia, kursu, studiów itp.

REKLAMA

W praktyce nierzadko zdarza się, że zatrudniona osoba zdobywa albo uzupełnia wiedzę oraz umiejętności z własnej inicjatywy i/lub bez zgody pracodawcy. W takich okolicznościach należy jej się jedynie zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia i urlop bezpłatny w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym z pracodawcą (art. 1036 k.p.).

Pracownik mieszkający i pracujący w Łodzi z własnej inicjatywy studiuje zaocznie w Warszawie. W związku z tym zwrócił się do swojego pracodawcy na piśmie z prośbą o zwrot kosztów przejazdów pociągiem do Warszawy i z powrotem. Prośba została rozpatrzona pozytywnie. W tej sytuacji kwoty zwrotów powinny być zwolnione z opodatkowania i oskładkowania (nawet jeśli strony nie zawrą umowy szkoleniowej).

Pierwsza wypłata z ww. tytułu w wysokości 224 zł została dokonana w listopadzie 2017 r. (wraz z wynagrodzeniem). Zakładając, że wspomniany pracownik otrzymuje co miesiąc stałe wynagrodzenie (3000 zł brutto), jest uprawniony do podstawowych kosztów uzyskania przychodu oraz kwoty zmniejszającej miesięcznie zaliczkę podatkową (46,33 zł), jego listopadowa lista płac powinna wyglądać jak poniżej:

Lista płac za listopad 2017 r.

Lp.

Wyszczególnienie

Wartości w zł

1

wynagrodzenie za pracę

3000,00

2

zwrot za dojazdy na uczelnię

224,00

3

podstawa składek na ub. społeczne (poz. 1)

3000,00

4

składka na ub. emerytalne (poz. 3 x 9,76%)

292,80

5

składka na ub. rentowe (poz. 3 x 1,5%)

45,00

6

składka na ub. chorobowe (poz. 3 x 2,45%)

73,50

7

suma składek na ub. społeczne (poz. 4 + poz. 5 + poz. 6)

411,30

8

podstawa wymiaru składki na ub. zdrowotne (poz. 3 - poz. 7)

2588,70

9

składka na ub. zdrowotne naliczona (poz. 8 x 9%)

232,98

10

składka na ub. zdrowotne do odliczenia od podatku (poz. 8 × 7,75%)

200,62

11

koszty uzyskania przychodu

111,25

12

podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnego złotego (poz. 1 - poz. 7 - poz. 11)

2477,00

13

zaliczka na podatek [(poz. 12 x 18%) - 46,33]

399,53

14

zaliczka na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego po zaokrągleniu do pełnego złotego (poz. 13 - poz. 10)

199,00

15

kwota do wypłaty (poz. 1 + poz. 2 - poz. 7 - poz. 9 - poz. 14)

2380,72

Podstawa prawna:

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Prawne wymogi automatyzacji. Co może zrobić AI, a co nadal wymaga pracy człowieka? AI Act od 2026 roku - co nowe przepisy zmienią w biznesie?

Wraz z dynamicznym rozwojem narzędzi opartych na sztucznej inteligencji pojawia się pytanie o granice ich stosowania w kontekście odpowiedzialności prawnej. Choć Polska nie posiada jeszcze kompleksowej regulacji dotyczącej AI, to już dziś na gruncie obowiązujących przepisów prawa cywilnego, prawa pracy, RODO czy kodeksu cywilnego można ocenić, co wolno, a czego nie wolno automatyzować. Uwagę przedsiębiorców i prawników coraz bardziej przyciąga także unijne rozporządzenie w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act), które wejdzie w życie w 2026 roku i wprowadzi kategoryzację systemów AI, nakładając ścisłe wymogi na te uznane za wysokiego ryzyka.

Wypadki przy pracy 2024 [GUS]

Wypadki przy pracy w 2024 roku - jakie są statystyki GUS? Okazuje się, że liczba wypadków ogółem spada, ale rośnie liczba wypadków ciężkich i śmiertelnych. Jakie jest wskaźnik wypadkowości?

Rekrutacja smart. Jak wykorzystać AI, by zatrudniać lepiej, szybciej i bardziej fair?

Rekrutacja smart to nowoczesne podejście do zatrudniania oparte na danych, analityce i sztucznej inteligencji, zamiast na deklaracjach z CV czy subiektywnych ocenach. Technologia umożliwia obiektywną i powtarzalną ocenę dopasowania do roli, wspierając bardziej sprawiedliwe i efektywne decyzje rekrutacyjne. Warto zatem odejść od bezkrytycznej wiary w CV czy testów osobowości i stworzyć kandydatom warunki do pokazania, co naprawdę potrafią. To nie futurystyczna wizja, ale konieczność w obliczu przeciążenia informacyjnego i rosnących wyzwań na rynku pracy.

Problemy z zasiłkami przedsiębiorców. ZUS odmawia wypłaty. Rzecznik MŚP interweniuje

Do końca 2021 roku brak opłaty składki chorobowej w terminie albo opłacenie jej w niepełnej wysokości skutkowało automatyczną utratą ubezpieczenia chorobowego przez przedsiębiorcę. Obecnie przepisy zostały zmienione i nie dochodzi do tego, jeśli niedopłata wynosi do 1% minimalnego wynagrodzenia. Aktualnie, mimo zmiany przepisów, ZUS odmawia wypłaty świadczeń zasiłkowych, gdy przedsiębiorcy nie podlegali ubezpieczeniu chorobowemu w okresie przed 2022 r. Rzecznik MŚP interweniuje.

REKLAMA

Pilotaż 4-dniowego tygodnia pracy: wyjaśnienia, konsultacje, wyniki analiz, przedstawiciel MŚP w zespole

Rusza pilotaż 4-dniowego tygodnia pracy. Rzecznik MŚP prosi o wyjaśnienia w tej sprawie. Apeluje również o gruntowne konsultacje i wyniki analiz dotyczące skróconego tygodnia pracy. Postuluje o włączenie przedstawiciela Rzecznika MŚP do zespołu ds. skróconego czasu pracy.

Zmiany w zawodzie psychologa 2025: jest projekt ustawy

Będą duże zmiany w zawodzie psychologa. Jest projekt ustawy o zawodzie psychologa oraz samorządzie psychologów. Aktualne przepisy są niezgodne z prawem. Co się zmieni?

ZUS: renta wdowia 2025. Komu się należy i jaka jest wysokość świadczenia? [WNIOSEK]

Seniorzy wciąż pytają komu w 2025 r. należy się renta wdowia. ZUS tłumaczy, ile wynosi świadczenie, jakie są warunki i jak złożyć wniosek. Czy można dorabiać do renty wdowiej?

Do 31 maja 2025 r. odpis na ZFŚS. Ile wynosi?

Pierwszą ratę odpisu na ZFŚS należy przekazać do końca maja 2025 roku (31 maja – sobota). Ile wynosi odpis na ZFŚS w 2025 roku? Kiedy trzeba wpłacić drugą ratę?

REKLAMA

Pracujący, bezrobotni i bierni zawodowo. GUS opublikował wyniki wstępne BAEL w I kwartale 2025 r.

Główny Urząd Statystyczny opublikował wyniki wstępne Badania Aktywności Ekonomicznej Ludności (BAEL) w I kwartale 2025 r. Wyniki te odnoszą się do ludności przebywającej lub zamierzającej przebywać na terenie kraju przez co najmniej 12 miesięcy, zamieszkałej w gospodarstwach domowych.

Work-life balance wciąż wyzwaniem polskich mam

Im starsze dziecko, tym większe zaangażowanie kobiet w nieodpłatną pracę opiekuńczą. Chociaż rośnie udział ojców, to nadal jest on niewielki, zwłaszcza w opiece nad starszymi dziećmi. Takie wnioski płyną z raportu przygotowanego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych i Fundację Share the Care.

REKLAMA