Jak rozliczyć studiującemu pracownikowi zwrot kosztów dojazdów na zajęcia

Jak należy rozliczać studiującemu pracownikowi zwrot kosztów dojazdów na zajęcia

Pracownik studiuje we własnym zakresie, bez zgody pracodawcy. Niedawno wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o zwrot kosztów dojazdu na zajęcia na uczelnię. Pracodawca pozytywnie rozpatrzył wniosek. Czy wypłacone w związku z tym kwoty powinny stanowić przychód pracownika ze stosunku pracy, od którego należy naliczać zaliczki podatkowe i składki ZUS? – pyta Czytelnik z Ełku

Jeżeli pracodawca będzie zwracał koszty dojazdów pracownika na studia, należy uznać, że zgodził się na podnoszenie przez niego kwalifikacji. W związku z tym wspomniany zwrot może korzystać ze zwolnienia podatkowo-składkowego.

Jeśli podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika odbywa się z inicjatywy pracodawcy bądź za jego zgodą, wówczas zatrudnionemu przysługują:

• urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub z części dnia pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia,
• dodatkowe (fakultatywne) świadczenia, jeśli pracodawca przyzna je na zasadzie dobrowolności.

Pracodawca może w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie (art. 103³ Kodeksu pracy). Katalog świadczeń jest otwarty i ma charakter przykładowy, co oznacza, że pracodawca według uznania może oferować pracownikowi także inne bonusy, takie jak np. materiały szkoleniowe czy wyżywienie. Trzeba jednak pamiętać, że przyznanie konkretnych świadczeń fakultatywnych powinno pozostawać w ścisłym związku z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych.

Wynagrodzenie za urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub z części dnia pracy w całości podlega zarówno opodatkowaniu, jak i oskładkowaniu. Natomiast wartość wspomnianych dodatkowych świadczeń nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy, ale tylko wtedy, gdy pracownik szkoli się z inicjatywy pracodawcy lub za jego aprobatą.

W przepisach prawa pracy brakuje wskazania, co powinniśmy rozumieć przez wyrażenie zgody przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji pracownika. Resort pracy na swojej stronie internetowej (www.mpips.gov.pl) wyjaśnił, że: (…) W przypadku, gdy nie ma obowiązku zawarcia umowy szkoleniowej, o wyrażeniu lub niewyrażeniu zgody przez pracodawcę na podnoszenie przez pracownika kwalifikacji zawodowych decydować będzie jego zachowanie wobec pracownika. W świetle art. 60 k.c. w związku z art. 300 k.p. udzielenie pracownikowi przez pracodawcę świadczenia należnego pracownikom podnoszącym kwalifikacje zawodowe (np. udzielenie urlopu szkoleniowego) lub przyznanie świadczenia fakultatywnego (np. pokrycie opłat za przejazd) może być ocenione jako faktyczne wyrażenie przez pracodawcę zgody na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika.

Polecamy książkę: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami

Uwzględniając przedstawione wyjaśnienia, należy stwierdzić, że w rozstrzyganym przypadku pracodawca godzi się na podnoszenie przez pracownika wiedzy na studiach. A zatem dokonywane zwroty za przejazdy na uczelnię wolne są od należności podatkowo-składkowych. Ich wypłata powinna być każdorazowo odpowiednio udokumentowana, np. przedłożonymi przez zatrudnionego rachunkami/fakturami za paliwo bądź biletami, jeśli przemieszczał się on środkami komunikacji publicznej.

W celu uniknięcia niedomówień i nieporozumień z pracownikami zaleca się, aby kwestie formy, zakresu, wysokości oraz reguł przyznawania przedmiotowych świadczeń zostały opisane:

• w wewnątrzzakładowych aktach normatywnych (np. w zbiorowym układzie pracy lub regulaminie wynagradzania) bądź
• w umowie szkoleniowej, którą można zawrzeć, nawet jeśli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania przez określony czas w zatrudnieniu po ukończeniu danego szkolenia, kursu, studiów itp.

W praktyce nierzadko zdarza się, że zatrudniona osoba zdobywa albo uzupełnia wiedzę oraz umiejętności z własnej inicjatywy i/lub bez zgody pracodawcy. W takich okolicznościach należy jej się jedynie zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia i urlop bezpłatny w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym z pracodawcą (art. 103⁶ k.p.).

Pracownik mieszkający i pracujący w Łodzi z własnej inicjatywy studiuje zaocznie w Warszawie. W związku z tym zwrócił się do swojego pracodawcy na piśmie z prośbą o zwrot kosztów przejazdów pociągiem do Warszawy i z powrotem. Prośba została rozpatrzona pozytywnie. W tej sytuacji kwoty zwrotów powinny być zwolnione z opodatkowania i oskładkowania (nawet jeśli strony nie zawrą umowy szkoleniowej).

Pierwsza wypłata z ww. tytułu w wysokości 224 zł została dokonana w listopadzie 2017 r. (wraz z wynagrodzeniem). Zakładając, że wspomniany pracownik otrzymuje co miesiąc stałe wynagrodzenie (3000 zł brutto), jest uprawniony do podstawowych kosztów uzyskania przychodu oraz kwoty zmniejszającej miesięcznie zaliczkę podatkową (46,33 zł), jego listopadowa lista płac powinna wyglądać jak poniżej:

Lista płac za listopad 2017 r.

Lp.	Wyszczególnienie	Wartości w zł
1 Autopromocja Zatrudnianie cudzoziemców. Procedury i rozliczenia Sprawdź	wynagrodzenie za pracę	3000,00
2	zwrot za dojazdy na uczelnię	224,00
3	podstawa składek na ub. społeczne (poz. 1)	3000,00
4	składka na ub. emerytalne (poz. 3 x 9,76%)	292,80
5	składka na ub. rentowe (poz. 3 x 1,5%)	45,00
6	składka na ub. chorobowe (poz. 3 x 2,45%)	73,50
7	suma składek na ub. społeczne (poz. 4 + poz. 5 + poz. 6)	411,30
8	podstawa wymiaru składki na ub. zdrowotne (poz. 3 - poz. 7)	2588,70
9	składka na ub. zdrowotne naliczona (poz. 8 x 9%)	232,98
10	składka na ub. zdrowotne do odliczenia od podatku (poz. 8 × 7,75%)	200,62
11	koszty uzyskania przychodu	111,25
12	podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnego złotego (poz. 1 - poz. 7 - poz. 11)	2477,00
13	zaliczka na podatek [(poz. 12 x 18%) - 46,33]	399,53
14	zaliczka na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego po zaokrągleniu do pełnego złotego (poz. 13 - poz. 10)	199,00
15	kwota do wypłaty (poz. 1 + poz. 2 - poz. 7 - poz. 9 - poz. 14)	2380,72

Podstawa prawna:

• art. 103¹-103⁶, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962),

• art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032, ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1971),

• § 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949).