Przychód z tytułu pobytu w domu wypoczynkowym albo w hotelu pracodawcy w okresie urlopowym

W przypadku gdy pracodawca nieodpłatnie wynajmuje kwaterę pracownikowi lub osobie zatrudnionej na innej podstawie niż stosunek pracy w sezonie turystycznym, po stronie odbiorcy, co do zasady, powstaje przychód z tego tytułu. Istnieje jednak możliwość skorzystania w tym zakresie ze zwolnienia z podatku. 

Wycena świadczeń 

Zgodnie z ogólną zasadą, wartość pieniężną świadczeń w naturze, z zastrzeżeniem art. 12 ust. 2 updof, określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania (art. 11 ust. 2 updof).

Ustalanie wartości pieniężnej innych nieodpłatnych świadczeń (np. pobytu w ośrodku wczasowym lub w hotelu) 

Artykuł 11 ust. 2a pkt 3 updof wskazuje na lokale albo budynki. Domki turystyczne w ośrodkach wypoczynkowych nie zawsze mają status budynku. 

Jeżeli mamy do czynienia z domkiem turystycznym niebędącym budynkiem, nie można zastosować metody wyceny według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku. W tej sytuacji możliwe są dwa inne warianty.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Pierwszy wariant to odwołanie się do art. 11 ust. 2a pkt 1 updof, gdy pracodawca oferuje usługi wynajmu domków wypoczynkowych. Jeżeli zatrudniający udostępnia domki turystyczne w ramach świadczonych usług wchodzących w zakres działalności gospodarczej, wycena nieodpłatnych świadczeń dla pracowników albo zleceniobiorców odbywa się według cen stosowanych wobec odbiorców komercyjnych. Jeżeli pracodawca nie oferuje takich usług, nieodpłatne świadczenie należy wycenić na podstawie cen rynkowych stosowanych przez inne podmioty (art. 11 ust. 2a pkt 4 updof). Jest to istotne rozróżnienie, ponieważ lokalne ceny takich usług mogą być wyższe niż w ośrodku wypoczynkowym należącym do pracodawcy. 

PRZYKŁAD 

Ośrodek wypoczynkowy będący własnością pracodawcy jest wykorzystywany przy organizacji kilkudniowych szkoleń i wyjazdów integracyjnych, a w okresie letnim w domkach śpią ich uczestnicy. Pracodawca nie prowadzi działalności gospodarczej polegającej na udostępnianiu domków w ośrodku na cele związane z turystyką, odpoczynkiem i noclegiem. W lipcu 2012 r. pracownik z rodziną wynajął na okres urlopu domek turystyczny niebędący budynkiem. Wartość nieodpłatnego świadczenia, jakie otrzymał pracownik, należy obliczyć na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. Pracodawca nie świadcząc takich usług przyjął, że doba wynajęcia jednego domku wynosi 50 zł. Nie udokumentował tego jednak w żaden sposób, np. przez zgromadzenie ofert wynajmu z okolic ośrodka wypoczynkowego w lipcu 2012 r. Podczas kontroli podatkowej w czerwcu 2013 r. organ podatkowy zakwestionował wysokość przychodu, jaki otrzymał pracownik. Według kontrolerów, korzystając nieodpłatnie z domku pracownik uzyskał 250 zł za każdy dzień pobytu. Kontrolerzy powołali się na średnią wysokość ofert wynajmu domków turystycznych w lipcu 2012 r. w województwie, w którym mieści się ośrodek pracodawcy. 

Drugi wariant to odwołanie się do art. 11 ust. 2b updof, gdy pracodawca nie sfinansował w całości kosztów pobytu pracownika albo zleceniobiorcy w ośrodku wypoczynkowym lub w hotelu stanowiącym jego własność. Wówczas pracownik albo zleceniobiorca uiszcza część opłaty za udostępniony pokój lub dom w ośrodku wczasowym. Przepis ten stanowi, że jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica między wartością tych świadczeń, ustaloną według zasad określonych dla świadczeń nieodpłatnych, a odpłatnością ponoszoną przez podatnika.

Zobacz także: Preferencyjna sprzedaż towaru pracownikowi a jego przychód ze stosunku pracy

Analogicznie jak w przypadku pracowników należy wycenić świadczenia w naturze przekazane zleceniobiorcy, który spędził urlop w ośrodku wypoczynkowym lub hotelu należącym do zleceniodawcy. 

Zwolnienie dla pracownika z tytułu zakwaterowania 

Stosowanie przepisów updof dotyczących wyceny świadczeń w naturze w przypadku, gdy pracownik spędził urlop w hotelu albo w domu w ośrodku wypoczynkowym należącym do pracodawcy powoduje, że u pracownika należy rozpoznać przychód. Przychód odpowiada korzyści, jaką odniósłby pracodawca w razie udostępnienia pokoju w hotelu albo w domu w ośrodku wypoczynkowym, gdyby nie zajął go pracownik. Najprościej obliczyć wartość przychodu wykorzystując wysokość opłaty za dobę hotelową ponoszoną przez innych klientów. Sposób rozliczenia komplikuje konieczność uwzględnienia art. 21 ust. 1 pkt 19 updof. Zwalnia on bowiem z opodatkowania wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. Ze zwolnienia mogą korzystać pracownicy (nie ma ono zastosowania np. do zleceniobiorców czy wykonawców umowy o dzieło), których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. 

Przepis ten nie zawiera zastrzeżenia, że zakwaterowanie na koszt pracodawcy nie może mieć miejsca w należącym do niego hotelu albo domu wczasowym. Wprowadzenie takiego zastrzeżenia na podstawie niekorzystnej linii orzeczniczej należy uznać za mało prawdopodobne. 

W praktyce ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 19 updof korzystają zazwyczaj pracownicy wykonujący konkretne zadania dla pracodawcy i na ten czas otrzymujący możliwość zakwaterowania na jego koszt poza swoim miejscem zamieszkania. Nie ma jednak przeszkód, aby z takiego zwolnienia pracownik korzystał w czasie urlopu wypoczynkowego.

Odebranie przez organy podatkowe prawa do skorzystania z omawianego zwolnienia za okres urlopu wymagałoby wykazania przez nie, że zwrot „zakwaterować” wiąże się wyłącznie z okresem wykonywania obowiązków na rzecz pracodawcy w miejscu świadczenia pracy. Prawdopodobieństwo wykluczenia prawa do tego zwolnienia z uwagi na zakwaterowanie w hotelu albo w domu wypoczynkowym pracowników w okresie urlopu jest zatem stosunkowo niskie. Pracodawcy planujący intensywne wykorzystywanie tego zwolnienia na wszelki wypadek mogą wystąpić o wydanie interpretacji indywidualnej, która będzie ich chronić na wypadek kontroli. 

UWAGA! 

Zakwaterowanie na koszt pracodawcy może mieć miejsce w należącym do niego hotelu albo w domu wczasowym. 

PRZYKŁAD 

W lipcu 2013 r. pracownik na czas urlopu zatrzymał się na 10 dni w hotelu pracodawcy poza swoim miejscem zamieszkania. Koszt wynajęcia pokoju dla turystów wynosi 180 zł za dobę. Wartość nieodpłatnego świadczenia dla pracownika to 1800 zł. Pracownik skorzystał ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 19 updof. W podstawie opodatkowania należy uwzględnić 1300 zł (1800 zł – 500 zł). 

Problemem, jaki może powodować zastosowanie art. 21 ust. 1 pkt 19 updof, jest sytuacja, kiedy pracownik korzysta z domku turystycznego niebędącego budynkiem. Organy podatkowe mogą twierdzić, że w takim obiekcie zakwaterowanie nie jest możliwe. Tego typu spory zazwyczaj są rozstrzygane na podstawie definicji zawartej w słownikach języka polskiego. Przykładowo, według słownika języka polskiego PWN „zakwaterować” to „przydzielić komuś miejsce czasowego zamieszkania”, a „zakwaterowanie” to „pomieszczenie zajmowane na pobyt czasowy”. Z tej definicji nie wynika jednak możliwość ograniczenia znaczenia słowa „zakwaterowanie” do budynków albo lokali w budynkach. 

Preferencyjna oferta wynajmu od pracodawcy 

Problemy z ustaleniem wartości nieodpłatnego świadczenia dotyczą sytuacji szczególnych, kiedy przyjęta przez pracodawcę wycena dla pracownika jest niższa od wartości rynkowych. Taka dysproporcja może wynikać z tego, że np. w ośrodku wypoczynkowym przeprowadzany jest remont albo z powodu załamania pogody nie dopisali komercyjni goście. Ta sytuacja powoduje, że obiekt turystyczny jest mniej atrakcyjny, ma mniejsze obłożenie i właściciel udostępnia go pracownikom po stawkach preferencyjnych. Jeżeli zatrudniający nie zgromadzi dokumentacji potwierdzającej ten szczególny stan, organ podatkowy może zakwestionować niską wycenę udostępnienia pracownikom pokoi albo domków wypoczynkowych. 

PRZYKŁAD 

W lipcu 2013 r. w hotelu należącym do pracodawcy doba hotelowa w 2-osobowym pokoju kosztuje 195 zł. Mimo sezonu turystycznego w hotelu musiał zostać przeprowadzony remont. Prace objęły elewację południowej ściany hotelu. Spowodowało to, że cena za wynajęcie pokoi hotelowych z oknami wychodzącymi od tej strony budynku została obniżona do 120 zł za dobę. Wartość 10-dniowego pobytu pracownika w tej części hotelu wyniosła na potrzeby ustalenia wartości nieodpłatnego świadczenia 1200 zł. Po wykorzystaniu zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 19 updof wartość ta wyniosła 700 zł (1200 zł – 500 zł). Na wypadek kontroli prawidłowości wyliczenia podatku obciążającego pracownika, pracodawca dołączył do dokumentacji księgowej potwierdzenie wykonania prac remontowych w lipcu 2013 r. z ich dokładnym opisem oraz cennik hotelu oferujący obniżkę ceny za pokój o 75 zł za dobę. 

W tego typu wyjątkowych sytuacjach ważne jest, aby obniżka ceny, z której pracownik skorzystał, a wynikająca z remontu albo załamania pogody, była dostępna dla każdego gościa. Jeżeli taki dostęp będą mieli tylko pracownicy, organy podatkowe mogą to zakwestionować. Pracodawca (płatnik podatku) i podatnik powinni być przygotowani na wykazanie przed organem podatkowym, jaka w okresie pobytu przez pracownika w hotelu była wartość rynkowa oferty dla innych gości i z uwagi na jakie szczególne wydarzenia nastąpiła czasowa obniżka cen, z której na warunkach promocyjnych skorzystał pracownik.

Polecamy serwis: Ochrona wynagrodzenia

PRZYKŁAD 

Z uwagi na trwający remont goście ośrodka wypoczynkowego nie korzystali z domków turystycznych umieszczonych w zachodniej części ośrodka. Właściciel ośrodka nie obniżył cen, gdyż uznał, że niezależnie od skali obniżki nikt nie zainteresuje się noclegiem w tych domkach. Z okazji skorzystali pracownicy właściciela ośrodka. W ośrodku koszt wynajęcia 4-osobowego domku wynosi 340 zł za dobę. Pracodawca uznał, że koszt noclegu dla pracowników w remontowanej części hotelu wynosi 30 zł za dobę za cały domek. Ta oferta dotyczyła tylko pracowników i inni goście nie mogli z niej skorzystać. Oferta nie została zatem upubliczniona w cenniku ośrodka i na jego stronie internetowej. Dlatego płatnik powinien liczyć się z tym, że w czasie kontroli organ podatkowy będzie kwestionował wycenę jednej doby hotelowej na poziomie 30 zł. Aby uniknąć tej sytuacji, pracodawca powinien zgromadzić dokumentację potwierdzającą, że taka kwota wynika ze skali prowadzonego remontu w okresie urlopu pracowników. 

PRZYKŁAD 

Ze względu na powódź i kilkutygodniowe opady deszczu ok. 70% gości hotelowych odwołało rezerwacje w hotelu. Jego właściciel zaoferował swoim pracownikom skorzystanie w czasie ich urlopu z pokoi hotelowych. Obniżył przy tym cenę za nocleg o 90% dla każdego klienta hotelu. Informacja o tak znacznej obniżce znalazła się w cenniku dla gości hotelowych i na stronie internetowej hotelu. Nie spowodowało to jednak wzrostu zainteresowania tą ofertą. Do dokumentacji księgowej właściciel hotelu dołączył kopie artykułów o powodzi z prasy lokalnej, wydruki informacji z serwisów pogodowych, wykaz anulowanych rezerwacji oraz kopię cennika z ofertą (również internetową) obniżki ceny o 90% za nocleg w okresie powodzi. 

Podwójny limit zwolnienia 

Kwota 500 zł zwolnienia z podatku przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 19 updof dotyczy jednego miesiąca. Oznacza to, że pracownik, który korzysta z urlopu na przełomie dwóch miesięcy, może skorzystać ze zwolnienia do 1000 zł. 

PRZYKŁAD 

Pracownik miał do wykorzystania 15 dni urlopu. Z planu urlopów wynikało, że urlop wykorzysta w ciągu ostatnich 10 dni lipca i pierwszych 10 dni sierpnia 2013 r. W tym okresie wartość noclegu za 10 dni pobytu w hotelu dla innych gości niż pracownicy wynosi 2500 zł. Przy uwzględnieniu zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 19 updof należy opodatkować kwotę 4000 zł (5000 zł – 1000 zł).

Istnieje ryzyko, że organy podatkowe uznają, że miesięczny limit zwolnienia 500 zł należy liczyć proporcjonalnie do liczby dni w miesiącu rzeczywiście spędzonych przez pracownika np. w hotelu. Oznaczałoby to, że wysokość zwolnienia w przypadku 10-dniowego pobytu np. w lipcu 2013 r. wyniosłaby 161,30 zł (500 zł : 31 dni x 10 dni pobytu). Nie ma jednak podstaw do takiej interpretacji przepisów. 

UWAGA! 

Pracownik, który przebywa na urlopie na przełomie dwóch miesięcy, może skorzystać ze zwolnienia z podatku nawet do 1000 zł. 

Słowniczek:
Budynek – obiekt budowlany, który jest trwale związany z gruntem, wydzielony z przestrzeni za pomocą przegród budowlanych oraz posiada fundamenty i dach (art. 3 pkt 2 ustawy – Prawo budowlane).
Tymczasowy obiekt budowlany – obiekt budowlany przeznaczony do czasowego użytkowania w okresie krótszym od jego trwałości technicznej, przewidziany do przeniesienia w inne miejsce lub do rozbiórki, a także obiekt budowlany niepołączony trwale z gruntem, jak: strzelnice, kioski uliczne, pawilony sprzedaży ulicznej i wystawowe, przekrycia namiotowe i powłoki pneumatyczne, urządzenia rozrywkowe, barakowozy, obiekty kontenerowe (art. 3 pkt 5 ustawy – Prawo budowlane). 

Podstawa prawna:

• art. 3 pkt 2 i pkt 5 ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane – j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 243, poz. 1623; ost.zm. Dz.U. z 2012 r., poz. 1256
• art. 11, art. 12, art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 21