Odprawa pieniężna - jak rozliczyć zwrot nienależnie wypłaconej

PROBLEM

Rozwiązaliśmy z pracownikiem umowę o pracę z przyczyn dotyczących pracodawcy i wypłaciliśmy mu odprawę. Pracownik odwołał się od wypowiedzenia i sąd przywrócił go do pracy. Czy powinniśmy ubiegać się o zwrot odprawy od pracownika? Jeśli tak, to jak skorygować dokumentację płacową?

RADA

Tak, powinni Państwo ubiegać się o zwrot odprawy od pracownika jako nienależnego świadczenia. Przywrócenie pracownika do pracy powoduje bowiem m.in., że nie istniała podstawa do wypłaty odprawy. W tym przypadku nie są Państwo zobowiązani do korekty dokumentacji płacowej. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Jeśli sąd przywróci do pracy pracownika zwolnionego uprzednio z przyczyn niedotyczących pracodawcy, wypłacona z tego tytułu odprawa staje się świadczeniem nienależnym i, co do zasady, pracownik jest zobowiązany zwrócić ją pracodawcy (art. 410–409 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy). Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 5 października 2007 r. (II PK 29/07, M.P.Pr. 2008/1/30), w którym stwierdził, że: „(...) skutkiem ustalenia w toku procesu sądowego braku przyczyn niedotyczących pracownika, które uzasadniałyby wypowiedzenie umowy o pracę, musi być uznanie bezpodstawności wypłaty odprawy pieniężnej. Świadczenie to przysługuje bowiem tylko wówczas, gdy rozwiązanie umowy o pracę następuje właśnie z tych przyczyn (...)”.

Ponadto pracownik, wnosząc pozew o przywrócenie do pracy, musi liczyć się z tym, że powództwo może zostać uwzględnione. Wtedy odprawa, wypłacona z tytułu zwolnienia z pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, stanie się świadczeniem nienależnym (zob. wyrok SN z 26 czerwca 2006 r., II PK 330/05, OSNP 2007/13–14/188).

Zobacz: Odprawy można różnicować

PRZYKŁAD

Maciej K., zwolniony 30 września 2012 r. w związku z likwidacją jego stanowiska pracy, został przywrócony do pracy przez sąd w grudniu 2012 r. W styczniu br. pracodawca wezwał pracownika do zwrotu odprawy. Maciej K. odmówił zwrotu, tłumacząc, że wydał odprawę na bieżące potrzeby. W tej sytuacji pracodawca ma prawo żądać zwrotu świadczenia, ponieważ pracownik domagając się przywrócenia do pracy, zakwestionował przyczynę wypowiedzenia, z którą wiązał się obowiązek wypłaty odprawy.

Powinni Państwo zatem żądać od pracownika zwrotu nienależnie otrzymanej odprawy. W razie odmowy mogą Państwo ubiegać się o jej zwrot przed sądem pracy.

Pracownik będzie zobowiązany zwrócić otrzymane świadczenie w kwocie brutto, czyli wraz z naliczonym i odprowadzonym przez płatnika podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Nienależnie pobrana odprawa zwiększyła bowiem uprzednio dochód pracownika podlegający opodatkowaniu.

WAŻNE!

Pracodawca powinien żądać od pracownika zwrotu nienależnego świadczenia w kwocie brutto.

Sposób postępowania dotyczący rozliczenia zwróconej odprawy zależy przede wszystkim od tego, kiedy zwrot został dokonany.

Zobacz także: Zwrot składek nienależnie pobranych z wynagrodzenia zmarłego pracownika

Rozliczenie zwrotu nienależnego świadczenia przez pracodawcę

Pracodawca ustalając wysokość zaliczki na podatek, powinien pomniejszać dochód pracownika o kwotę brutto dokonanego zwrotu (w tym przypadku odprawy) od miesiąca, w którym nastąpił ten zwrot. Jeżeli kwota dokonanego w danym miesiącu zwrotu przekracza dochód pracownika w tym miesiącu, płatnik może pomniejszyć dochód z następnego miesiąca (miesięcy) o powstałą różnicę.

Jeżeli podatnik dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, przy ustalaniu wysokości podatku (zaliczek) płatnicy, którymi są zakłady pracy, zleceniodawcy czy rolnicze spółdzielnie produkcyjne odejmują od dochodu kwotę dokonanych zwrotów łącznie z pobranym podatkiem (zaliczką) (art. 41b ustawy o pdof). Dochód pracownika należy pomniejszyć o kwotę odprawy – brutto. Odprawę można potrącić z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie (art. 91 § 2 pkt 1 Kodeksu pracy). Przy dobrowolnych potrąceniach na rzecz pracodawcy kwota wolna odpowiada wysokości minimalnego wynagrodzenia netto (po odliczeniu wszystkich składek na ZUS oraz zaliczki na podatek). W 2013 r. kwota wolna wynosi 1181,38 zł.

Zobacz również serwis: Ochrona wynagrodzenia

Rozliczenie zwrotu nienależnego świadczenia przez pracownika

Jeżeli pracodawca nie odliczy całego zwrotu dokonanego przez podatnika od jego bieżących dochodów na skutek np. upływu roku podatkowego bądź osiągania przez podatnika niewielkich dochodów lub ustania źródła przychodu, dalszego odliczenia dokona samodzielnie podatnik w zeznaniu rocznym. Nierozliczona kwota zwrotu będzie mogła być odliczona przez pracownika od dochodu uzyskanego przez niego w najbliższych kolejno następujących 5 latach podatkowych (art. 26 ust. 7h updof).

W przypadku gdy rozliczenie zwrotu wypłaconej odprawy będzie miało miejsce po upływie roku podatkowego, w którym nastąpił zwrot, pracownik powinien dokonać odliczenia zwróconej kwoty w zeznaniu rocznym składanym za rok podatkowy, w którym dokonał zwrotu nienależnie pobranego wynagrodzenia, na podstawie dowodu potwierdzającego wpłatę świadczenia lub zaświadczenia pracodawcy (art. 26 ust. 1 pkt 5 updof).

PRZYKŁAD

Anna G. w sierpniu 2012 r. otrzymała odprawę z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn dotyczących pracodawcy w wysokości 1600 zł brutto. W grudniu pracownica została przywrócona do pracy, a 31 grudnia 2012 r. dokonała zwrotu odprawy. Wynagrodzenie za grudzień Anna G. otrzymała 28 grudnia 2012 r. Ponieważ pracodawca nie miał możliwości odliczyć zwróconej odprawy od dochodu pracownicy, powinna ona samodzielnie w zeznaniu rocznym dokonać takiego odliczenia.

Pracownica wypełniając PIT-O w poz. 17 lub 18 oraz w formularzu PIT-37 w pozycji 97 lub 98 powinna podać kwotę dokonanego zwrotu, czyli 1600 zł brutto, pod warunkiem że wartość ta nie będzie wyższa niż łącznie wykazany roczny dochód pracownicy po pomniejszeniu o finansowane przez nią składki na ubezpieczenia społeczne.

W takim przypadku pracodawca nie koryguje istniejącej dokumentacji płacowej, ponieważ pracownik w rzeczywistości otrzymał świadczenie i stanowiło ono jego przychód w danym roku. Nie ma także podstawy do korekty deklaracji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od wynagrodzeń (PIT-4R), gdyż deklaracja ta odzwierciedlała stan faktyczny.

Zobacz także: Forum Kadry - ZUS i Płace

WAŻNE!

Pracodawca nie koryguje deklaracji rocznej PIT-4R w przypadku zwrotu przez pracownika nienależnego świadczenia podlegającego opodatkowaniu.

Pracownik, z którym umowa o pracę została rozwiązana z przyczyn dotyczących pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników, np. z powodu reorganizacji firmy, restrukturyzacji działu lub likwidacji stanowiska pracy czy oddziału firmy, ma prawo do odprawy z tego tytułu. Obowiązek wypłaty odprawy powstaje w dniu, w którym umowa o pracę ulega rozwiązaniu z tych przyczyn. Nie wstrzymuje wypłaty odprawy fakt, że pracownik w dniu otrzymania wypowiedzenia odwołał się od niego do sądu, uznając np. przyczynę wypowiedzenia za nieprawdziwą. Obowiązek spełnienia świadczenia istnieje bowiem do chwili wydania prawomocnego orzeczenia przez sąd pracy, który orzeknie o bezskuteczności takiego wypowiedzenia, jeśli umowa jeszcze nie uległa rozwiązaniu, lub o przywróceniu pracownika do pracy, gdy umowa została rozwiązana.

PRZYKŁAD

Maria P., pracownica firmy ABC zatrudniającej 32 osoby, w sierpniu 2012 r. otrzymała wypowiedzenie w związku z likwidacją jej stanowiska pracy. Zdaniem pracownicy, przyczyna wypowiedzenia była nieprawdziwa, dlatego niezwłocznie odwołała się od niego do sądu pracy. W pozwie Maria P. żądała przywrócenia do pracy, gdyby wyrok zapadł po rozwiązaniu umowy. Umowa rozwiązała się z końcem września 2012 r. i w tym dniu pracodawca wypłacił Marii P. odprawę w wysokości 1-miesięcznego wynagrodzenia. W grudniu 2012 r. sąd pracy wydał wyrok potwierdzający pozorność przyczyny wypowiedzenia i nakazał pracodawcy przywrócenie pracownicy do pracy. Mimo że pracodawca wiedział o żądaniach pracownicy w pozwie, i tak był zobowiązany do wypłaty odprawy.

Podstawa prawna:

● art. 1, art. 8, art. 10 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U. Nr 90, poz. 844 ze zm.),

● art. 409–410 Kodeksu cywilnego,

● art. 91, art. 300 Kodeksu pracy,

● art. 26 ust. 1 pkt 5, ust. 7h, art. 31, art. 41b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Więcej w MONITORZE prawa pracy i ubezpieczeń - Zamów prenumeratę >>