Czy pracodawca może zażądać informacji PIT-11 małżonka pracownika w celu ustalenia sytuacji socjalnej pracownika na potrzeby ZFŚS?

Kryteria, od których zależy przyznanie świadczeń z ZFŚS

Ustawodawca uzależnił przyznanie świadczeń z ZFŚS od kryteriów socjalnych. Przepis art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 800 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, stanowi bowiem, iż przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

W celu przyznania lub wypłaty świadczeń z ZFŚS konieczna jest zindywidualizowana ocena sytuacji osoby uprawnionej. Zwrócił na to uwagę Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 września 2009 r., sygn. akt I UK 121/09. W jego ocenie: „Podstawowa zasada dysponowania środkami funduszu została określona w art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zasada ta stanowi, że przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokość dopłat z funduszu powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu. Nie ma w tym zakresie wyjątków. Nawet regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może zmienić tej zasady. Stąd świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem owej zasady podstawowej nie mogą być ocenione w sensie prawnym jako świadczenia socjalne, a jeżeli tak, to nie mogą korzystać z uprawnień przyznanych tym świadczeniom przez system ubezpieczeń społecznych. Innymi słowy pomoc z funduszu może być dokonywana jedynie wówczas, gdy uzależnia się jej przyznawanie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. Ad casum taka sytuacja nie wystąpiła.”.

Polecamy książkę: Dokumentacja kadrowa. Wzory dokumentów i wyjaśnienia

Regulamin ZFŚS

Gospodarowanie środkami ZFŚS powinno odbywać się na podstawie regulaminu określającego zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej. Regulamin powinien przyjąć pracodawca przy uwzględnieniu zasad określonych w  art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 5 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 1881 z późn. zm.). Jeżeli w zakładzie pracy nie działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 ustawy).       

Ustalając regulamin ZFŚŚ pracodawca powinien pamiętać, iż wypłata świadczeń z Funduszu powinna być uzależniona od kryteriów socjalnych wymienionych w art. 8 ust. 1 ustawy.

Pracodawca dysponuje swobodą w doborze instrumentów, przy pomocy których ustali sytuację życiową, rodzinną i materialną osób uprawnionych do świadczeń z Funduszu. W szczególności może nałożyć na osoby uprawnione obowiązek złożenia oświadczenia, w którym znajdą się wszystkie informacje niezbędne do ustalenia ich sytuacji socjalnej. Niektórzy pracodawcy wymagają również złożenia konkretnych dokumentów m.in. PIT-11 małżonka zainteresowanego. Czy takie żądanie jest zgodnie z prawem?

Stanowisko GIODO

Żądanie pracodawcy udostępnienia informacji PIT-11 małżonka osoby uprawnionej do świadczeń z ZFŚS stanowi żądanie udostępnienia danych osobowych osoby, której ten dokument dotyczy. W związku z tym winno ono być rozpatrywane w świetle postanowień ustawy z dnia  z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 922 z późn. zm) oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych).

Oba w/w akty prawne wśród podstawowych zasad przetwarzania danych osobowych wymieniają zasadę adekwatności. W myśl tej zasady administrator danych osobowych powinien przetwarzać tylko te dane osobowe, które są niezbędne ze względu na cel ich zbierania.

Zasadę adekwatności GIODO uznał za kluczową przy wyznaczeniu zakresu danych osobowych, jakie powinien pozyskać pracodawca w związku oceną sytuacji socjalnej pracowników, w celu ustalenia ich uprawnień do świadczeń z ZFŚŚ. W wypowiedzi na stronie internetowej (www.giodo.gov.pl) GIODO stwierdził, iż: „Zgodnie bowiem z art. 26 ust. 1 pkt 3 powołanej ustawy (ustawa o ochronie danych osobowych z 1997 r. – przypis red.) administrator danych osobowych przetwarzający dane powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane te były merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane. Adekwatność danych w stosunku do celu ich przetwarzania powinna być rozumiana jako równowaga pomiędzy uprawnieniem osoby do dysponowania swymi danymi, a interesem administratora danych. Równowaga będzie zachowana, jeżeli administrator danych zażąda danych tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do wypełnienia celu, w jakim dane są przetwarzane. Ponadto, jak wskazuje się w literaturze przedmiotu, z przepisu art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy wynika w szczególności zakaz zbierania danych niemających znaczenia, jak i danych o większym niż konieczny stopniu szczegółowości, jak również danych zbieranych „na przyszłość”. Zatem, żądając przedłożenia druków PIT , należy wziąć pod uwagę również tę zasadę.”.

GIODO uznał zatem, iż w celu oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników pracodawca nie powinien wymagać złożenia informacji PIT-11 małżonka pracownika. Pracownik może jednak zostać poproszony o przedstawienie rzeczonego dokumentu do wglądu.