Kategorie

Jak oszczędzić na składkach wypłacając ryczałt za użytkowanie prywatnego samochodu

Andrzej Okułowicz
Niektórym z zatrudnionych przez nas pracowników wypłacamy ryczałty z tytułu używania w pracy ich własnych samochodów, którymi poruszają się po terenie Warszawy. Czy kwota tego ekwiwalentu jest zwolniona ze składek ZUS, jeśli od 7 do 15 listopada pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim, a wypłaty dokonaliśmy w pełnej wysokości za cały miesiąc?

Kwota wypłaconego przez Państwa ekwiwalentu podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek w części pomniejszonej proporcjonalnie za okres, w którym pracownik nie korzystał z samochodu prywatnego do celów służbowych. Do podstawy wymiaru składek za listopad należało zatem doliczyć kwotę ekwiwalentu stanowiącą różnicę między pełną wypłaconą kwotą świadczenia a kwotą podlegającą wyłączeniu z podstawy wymiaru składek, czyli proporcjonalnie pomniejszoną za okres 6 dni roboczych (przy założeniu, że dni od 11 do 13 listopada były dla tego ubezpieczonego wolne od pracy).

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe) pracowników stanowią przychody uzyskiwane z tytułu umowy o pracę, w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 18 ust. 1 ustawy systemowej). Składek na ubezpieczenia społeczne nie trzeba opłacać od:

  • wynagrodzeń wypłacanych za czas niezdolności do pracy związanej z chorobą (chociaż stanowią one podstawę do oskładkowania na ubezpieczenie zdrowotne),
  • zasiłków z ubezpieczeń społecznych (zwolnienie z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego),
  • przychodów wymienionych w § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie składkowe; przychody te nie stanowią podstawy wymiaru zarówno składek społecznych, jak i zdrowotnej).

Wśród przychodów zwolnionych ze składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w rozporządzeniu składkowym został m.in. wymieniony zwrot kosztów używania przez pracowników pojazdów w jazdach lokalnych na potrzeby pracodawcy, pod warunkiem że pojazdy te nie stanowią własności pracodawcy (§ 2 pkt 13 rozporządzenia).

Zwolnienie ze składek w tym zakresie obejmuje dwa rodzaje wypłat:

  • miesięczny ryczałt pieniężny – ustala się go zgodnie z zasadami wskazanymi w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej rozporządzenie w sprawie zwrotu kosztów) lub
  • tzw. kilometrówkę – pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wysokość miesięcznego ryczałtu jest uzależniona od stawki za 1 km przebiegu pojazdu (zależnej od pojemności skokowej silnika) i limitu kilometrów. Miesięczny limit kilometrów zależy z kolei od liczby mieszkańców miejscowości lub gminy, w której pracownik jest zatrudniony (§ 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów):

  • 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
  • 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
  • 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.


Reklama

Na wysokość ryczałtu nie ma wpływu liczba faktycznie przejechanych przez pracownika w danym miesiącu kilometrów. Pracodawca ustala stałą kwotę ryczałtu pieniężnego za wykonywane jazdy lokalne, a pracownik może przejechać mniej lub więcej kilometrów, niż to uzgodnił w umowie z pracodawcą – i tak z tego tytułu otrzyma stałą kwotę. Wypłata ryczałtu następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego prywatnego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

„Kilometrówka” polega na rozliczeniu jazd lokalnych nie na podstawie stałego miesięcznego ryczałtu pieniężnego, tylko liczby faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów. W tej sytuacji pracownik będzie zobowiązany do przedstawienia pracodawcy szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu. „Kilometrówka” jest ustalana jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu pojazdu (ustalanej w zależności od pojemności skokowej silnika pojazdu) i liczby przejechanych i odpowiednio udokumentowanych przez pracownika kilometrów przebiegu pojazdu w danym miesiącu. Stawka za 1 kilometr przebiegu pojazdu nie może być wyższa niż:

  • 0,5214 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
  • 0,8358 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3,
  • 0,2302 zł – dla motocykla,
  • 0,1382 zł – dla motoroweru.

Zarówno ryczałt, jak i „kilometrówka” są zwolnione ze składek, jeśli zostaną ustalone w wysokości nieprzekraczającej stawek określonych w rozporządzeniu w sprawie zwrotu kosztów.

PRZYKŁAD

Reklama

Pracownik zatrudniony w Radomiu używa do celów służbowych w jazdach po mieście prywatnego auta o pojemności silnika 1400 cm3. Zwrot kosztów używania pojazdu jest mu wypłacany w formie miesięcznego ryczałtu. Kwota miesięcznego ryczałtu została ustalona na poziomie 300 zł. Maksymalna kwota, jaka może być wyłączona z podstawy wymiaru składek z tego tytułu, to 250,74 zł (300 km – limit kilometrów dla miasta poniżej 100 tys. mieszkańców x 0,8358 – stawka za 1 km przebiegu pojazdu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3). Do podstawy wymiaru składek należy doliczyć 49,26 zł (300,00 zł – 250,74 zł = 49,26 zł).

Państwa pracownikowi przysługuje miesięczny ryczałt z tytułu zwrotu kosztów użytkowania pojazdu do celów służbowych. W listopadzie, kiedy przez część miesiąca pracownik był nieobecny w pracy i nie korzystał z pojazdu do celów służbowych, przysługujący mu ryczałt należy pomniejszyć, ponieważ tylko jego pomniejszona kwota może zostać zwolniona ze składek. Ryczałt pomniejsza się za dni robocze, w których pracownik:

  • przebywa na zwolnieniu lekarskim,
  • korzysta z urlopu wypoczynkowego,
  • odbył podróż służbową trwającą co najmniej 8 godzin,
  • był nieobecny w pracy z innego powodu (zarówno nieobecność usprawiedliwiona, jak i nieusprawiedliwiona).


W przypadku Państwa pracownika nieobecność w pracy trwała od 7 do 15 listopada, a zatem przez 6 dni roboczych tego miesiąca. Kwotę ryczałtu należy podzielić przez 22, a otrzymany wynik pomnożyć przez 6 i odjąć go od pełnej kwoty miesięcznego ryczałtu. Otrzymany wynik stanowi kwotę ryczałtu zwolnioną ze składek należnych za listopad.

WAŻNE!

Ustalając pomniejszoną kwotę ryczałtu za użytkowanie prywatnego pojazdu do celów służbowych, pełny ryczałt należy zawsze podzielić przez 22, a następnie pomnożyć przez liczbę dni, kiedy pojazd nie był użytkowany do celów pracodawcy, po czym wynik odjąć od pełnej kwoty ryczałtu.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony w Warszawie używa do celów służbowych prywatnego auta o pojemności silnika 1200 cm3. Zwrot kosztów użytkowania tego pojazdu jest mu wypłacany w formie miesięcznego ryczałtu. Miesięczny ryczałt pracodawca ustalił na kwotę 585,06 zł (maksymalna stawka). W listopadzie br. pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim przez 6 dni roboczych. Kwotę ryczałtu zwolnioną z oskładkowania ustalono w następujący sposób:

  • 700 km (limit kilometrów dla miasta powyżej 500 tys. mieszkańców) x 0,8358 zł (stawka za 1 km przebiegu pojazdu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3) = 585,06 zł (pełna kwota ryczałtu, gdyby pracownik użytkował auto we wszystkie dni robocze miesiąca),
  • 585,06 zł : 22 dni = 26,59 zł,
  • 26,59 zł x 6 dni = 159,54 zł,
  • 585,06 zł – 159,54 zł = 425,52 zł (ryczałt należny za 14 dni roboczych listopada).

Obliczoną w ten sposób kwotę należy wyłączyć z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Z uwagi na to, że wypłacili Państwo kwotę miesięcznego ryczałtu w pełnej wysokości (bez pomniejszenia za czas nieobecności w pracy pracownika), różnicę między kwotą faktycznie wypłaconego ryczałtu a kwotą zwolnioną z oskładkowania (ryczałt pomniejszony), tj. 159,54 zł, należy doliczyć do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne tego pracownika. Jeżeli za listopad złożyli już Państwo dokumenty rozliczeniowe z zaniżoną podstawą wymiaru składek za tego pracownika, należy w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości przesłać do ZUS skorygowany raport i deklarację za listopad 2011 r.

Podstawa prawna:

  • art. 18 ust. 1 i ust. 2, art. 20 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
  • art. 81 ust. 1 i ust. 6 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 ze zm.).
  • § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.),
  • rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271 ze zm.).
Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.