Jak zatrudnić cudzoziemca krok po kroku? [PORADNIK]

Jak zatrudnić cudzoziemca ze Wschodu?

Należy zauważyć, iż pojęcie „Wschodu” jest dość szerokie – tym bardziej z punktu widzenia polskiego prawa migracyjnego. Stąd też różne są zasady zatrudniania obcokrajowców ze Wschodu. Prawo polskie, co do zasady wymaga, żeby cudzoziemiec wykonujący pracę na terytorium Rzeczypospolitej posiadał zezwolenie na pracę. Możemy wyróżnić kilka typów zezwoleń. Są one wydawane przez wojewodę właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy albo przez starostę.

Zezwolenie na pracę i uproszczona procedura (oświadczenie)

Jeżeli mówimy o dalekim wschodzie (Chiny, Nepal, India) – cudzoziemiec powinien posiadać zezwolenie na pracę, które uprawnia go do pracy w Polsce od 3 miesięcy do lat 3. Natomiast wyjątek stanowi 6 krajów, dla których została wprowadzona uproszczona procedura zatrudnienia. Cudzoziemcy z Armenii, Białorusi, Gruzji, Ukrainy, Rosji, Mołdawii mogą zostać zatrudnieni bez zezwolenia przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy, jeżeli powiatowy urząd pracy przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca wpisał oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń.

Mówiąc prościej, obywatele tych państw mogę rozpocząć pracę na podstawie nie zezwolenia, a oświadczenia. Trzeba przy tym zaznaczyć, iż zarejestrowanie oświadczenia w powiatowym urzędzie pracy jest procedurą o wiele prostszą i szybszą niż otrzymanie zezwolenia na pracę. To uproszczenie istnieje dość dawno w polskim prawie. Zostało wprowadzone, kiedy Polska wstąpiła do Unii Europejskiej, co też skutkowało masową emigracją Polaków oraz spadkiem siły roboczej w kraju. Żeby zachęcić i ułatwić pracę cudzoziemcom z krajów sąsiedzkich, została wprowadzona ww. procedura oświadczeniowa. Początkowo instytucja oświadczenia (uproszczonego zezwolenia) istniała poza ustawą o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz poza regułami postępowania administracyjnego. Występowała też pod inną nazwą. Jednakże już od 2018 roku została dość dobrze uregulowana i pojawiła się w ustawie.

Dlaczego oświadczenie nazywa się uproszczoną formą zatrudnienia? Otóż pracodawca, żeby zarejestrować oświadczenie w urzędzie pracy nie musi przeprowadzać testu rynku pracy, a urząd ma zazwyczaj 7 dni roboczych, żeby dokonać rejestracji tego oświadczenia (jeżeli wymagane jest postępowanie wyjaśniające – wtedy 1 miesiąc). Trzeba jednak zaznaczyć, iż w zależności od obłożenia pracą konkretnego urzędu pracy rejestracja może nastąpić nawet szybciej. Natomiast zezwolenie wymaga więcej wysiłku. Minusem oświadczeń jest to, że jest przewidziane tylko dla obywateli 6 ww. krajów i jest ograniczone w czasie. Zezwolenie natomiast można uzyskać na dłuższy okres oraz pracownik może pracować nieprzerwanie, jednakże czas oczekiwania i procedura jest bardziej skomplikowana.

Oświadczenie i zezwolenia pozwalają zatrudnić zarówno osobę, która już jest w Polsce, jak i tą, która znajduje się poza Polską i dopiero będzie ubiegać się o uzyskanie wizy.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa

O czym należy wiedzieć, zatrudniając cudzoziemca?

Legalizacja pracy cudzoziemca należy do skomplikowanych procesów. Po pierwsze, zatrudnienie cudzoziemców jest uregulowane w kilku różnych ustawach i aktach wykonawczych. Po drugie, właściwe urzędy i organy kontrolujące mają czasami różną praktykę działania oraz własną interpretację przepisów. Zatrudniając cudzoziemca, należy pamiętać, że nie każda podstawa legalnego pobytu (np. wiza wydana w celu turystycznym) – nawet istniejąca w momencie uzyskania zezwolenia na pracę – umożliwia jej wykonywanie.

Umowa w języku zrozumiałym dla cudzoziemca

Ponadto należy pamiętać, iż z cudzoziemcem należy podpisać umowę w formie pisemnej, w języku dla niego zrozumiałym. Dotyczy to również umów cywilnoprawnych. Co jest bardzo istotne, każda zmiana stanowiska wymaga nowego pozwolenia - zmniejszenie wynagrodzenia czy awans na wyższe stanowisko również. Zezwolenie na pracę jest wymagane nie tylko przy zatrudnieniu, ale również do legalnego pełnienia funkcji członka zarządu bądź prokurenta spółki.

Ubiegając się o pozwolenie na pracę dla cudzoziemca, należy pamiętać, że pracodawca nie może posiadać zaległości wobec ZUS i US.

Zatrudnienie cudzoziemca krok po kroku

Ścieżka zatrudnienia cudzoziemca wygląda mniej więcej następująco:

1. Ustalenie, obywatelem jakiego kraju jest cudzoziemiec – od tego zależy, o jaki dokument należy się ubiegać. W przypadku obywateli wspominanych 6 państw należy zweryfikować, czy dana osoba nie pracowała wcześniej na podstawie oświadczenia. Jeżeli okaże się, że tak było – trzeba będzie sprawdzić, czy w ogóle zatrudnienie na podstawie oświadczenia będzie możliwe czy też konieczne będzie uzyskanie zezwolenia na pracę.

2. Określenie stanowiska – od stanowiska zależy, o jaki typ zezwolenia będzie wnioskować pracodawca (np. praca sezonowa, zezwolenie na pracę dla prezesa zarządu itp.).

3. Jeżeli okaże się, że stanowisko lub obywatelstwo wymaga zezwolenia, może być wymagane przeprowadzenie testu rynku pracy (to jest weryfikacja za pośrednictwem urzędu pracy, czy istnieje możliwość zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy na rynku lokalnym). Ale nie zawsze, są wyjątki, które mogą występować na terenie całego kraju lub nawet na terenie poszczególnych powiatów i znoszą ten obowiązek.

4. Kompletowanie dokumentów, dokonanie opłat i złożenie wniosku do właściwego urzędu (urzędu pracy lub wojewody). Jak wcześniej wskazano każdy urząd może mieć swoje indywidualne wymagania i np. uzyskanie zezwolenia na pracę w jednym województwie nie jest równoznaczne z uzyskaniem tego samego zezwolenia u innego wojewody czy powiatowego urzędu pracy.

5. Oczekiwanie. Czas oczekiwania może być różny i tu do decyzji pracodawcy należy, czy w tym czasie być aktywnym i stosować środki przyspieszenia przewidziane w kpa, czy grzecznie czekać. Istnieje jednak ryzyko, że czas oczekiwania może wynieść nawet kilka miesięcy.

6. Po uzyskaniu stosownego dokumentu można albo zatrudnić cudzoziemca, albo – jeżeli jest jeszcze poza Polską – przekazać oryginał dokumentu cudzoziemcowi, żeby mógł wnioskować o wizę. I tu znowu należy podkreślić i przypomnieć, że warunkiem koniecznym przy zatrudnieniu cudzoziemca jest zawarcie umowy w formie pisemnej w języku dla niego zrozumiałym. Przy czym warunki zatrudnienia wskazane w oświadczeniu/zezwoleniu muszą być takie same, jak w umowie.