Stosowanie i obliczanie terminów przy udzielaniu urlopów związanych z rodzicielstwem

Stosowanie potocznego liczenia terminów w przypadku udzielania urlopów związanych z rodzicielstwem potwierdza orzecznictwo Sądu Najwyższego, m.in. wyroki z 17 listopada 2004 r. (II PK 64/04) i z 19 grudnia 1996 r. (I PKN 47/96, OSNP 1997/17/310).

Termin składania wniosku o dodatkowy urlop macierzyński

Dodatkowego urlopu macierzyńskiego udziela się m.in. na pisemny wniosek pracownika, składany w terminie nie krótszym niż 14 dni przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu (art. 1821 § 3 Kodeksu pracy). Pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika. Wnioski w pisemnej formie mają istotne znaczenie dowodowe w razie sporu między pracownikiem a pracodawcą.

Przepisy Kodeksu pracy wprost określają, kiedy pracownik może skorzystać z dodatkowego urlopu macierzyńskiego (tj. bezpośrednio po urlopie macierzyńskim). Zatem niedotrzymanie terminu na złożenie wniosku o ten urlop może oznaczać w skrajnych przypadkach nawet utratę prawa do tego urlopu. Termin jest określony jako „nie krótszy niż 14 dni”, wobec tego uprawnieni pracownicy powinni złożyć wniosek odpowiednio wcześniej. Jeżeli pracownik spóźni się ze złożeniem wniosku i pozostanie mniej niż 14 dni do zakończenia podstawowego urlopu macierzyńskiego, to pracodawca samodzielnie podejmie decyzję, czy udzieli pracownikowi urlopu mimo niedotrzymania terminu. Urlop ten może być udzielony nawet „z dnia na dzień”, gdyż pracodawca może uznać taki wniosek z własnej woli, nawet jeżeli nie został złożony w terminie.

Zobacz także: Uprawnienia rodzicielskie w 2014 r.

Takie same zasady mają zastosowanie przy występowaniu o dodatkowy urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego – tzw. dodatkowy urlop adopcyjny.

UWAGA!

Wniosek o dodatkowy urlop macierzyński złożony z większym niż 14-dniowym wyprzedzeniem jest dla pracodawcy wiążący.

PRZYKŁAD

Pracownik, który 19 września br. kończy urlop macierzyński, 12 września br. złożył wniosek o dodatkowy urlop macierzyński. Wniosek został złożony z 7-dniowym wyprzedzeniem, zatem pracownik nie dotrzymał ustawowego terminu na złożenie tego wniosku. Jeżeli pracodawca nie uwzględni wniosku pracownika dobrowolnie, to pracownik straci uprawnienie do dodatkowego urlopu macierzyńskiego i w konsekwencji do urlopu rodzicielskiego. Aby dodatkowy urlop macierzyński rozpoczął się bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, czyli 20 września br., wniosek należało złożyć najpóźniej 5 września br.

Termin składania wniosku o urlop rodzicielski

Urlopu rodzicielskiego udziela się na pisemny wniosek pracownika, składany w terminie nie krótszym niż 14 dni przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu (art. 1821a § 4 Kodeksu pracy). Pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika.

Analogicznie jak przy udzielaniu dodatkowego urlopu macierzyńskiego, niezachowanie terminu złożenia wniosku o udzielenie urlopu rodzicielskiego może skutkować dla pracownika nawet utratą prawa do tego urlopu.

PRZYKŁAD

Dodatkowy urlop macierzyński kończy się pracownicy 30 września br. Aby skorzystać z urlopu rodzicielskiego musi ona wystąpić do pracodawcy z wnioskiem najpóźniej 16 września br., co umożliwi jej rozpoczęcie korzystania z urlopu rodzicielskiego bezpośrednio po dodatkowym urlopie macierzyńskim, tj. od 1 października br.

Termin złożenia łącznego wniosku o dodatkowy urlop macierzyński i urlop rodzicielski

Pracownica, nie później niż 14 dni po porodzie, może złożyć pisemny wniosek o udzielenie jej, bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, dodatkowego urlopu macierzyńskiego w pełnym wymiarze 6 lub 8 tygodni (w zależności od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie), a bezpośrednio po takim urlopie – urlopu rodzicielskiego w pełnym 26-tygodniowym wymiarze (art. 1791 Kodeksu pracy). Pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek pracownicy.

UWAGA!

Możliwe jest złożenie pracodawcy, w ciągu 14 dni po porodzie (lub jeszcze przed porodem), łącznego wniosku o dodatkowy urlop macierzyński w pełnym wymiarze i urlop rodzicielski też w pełnym wymiarze.

PRZYKŁAD

Poród pracownicy jest przewidziany na 11 października br., ale już we wrześniu zdecydowała się ona na skorzystanie ze wszystkich płatnych urlopów związanych z urodzeniem dziecka. Przed porodem złożyła wniosek o udzielenie jej kolejno (bezpośrednio po urlopie macierzyńskim) dodatkowego urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego. Wniosek pracownicy zobowiązuje pracodawcę do udzielenia jej tych urlopów.

Termin na złożenie wniosku w sprawie rezygnacji z dodatkowego urlopu macierzyńskiego i/lub urlopu rodzicielskiego

Pracownica może zrezygnować z korzystania zarówno z dodatkowego urlopu macierzyńskiego w całości lub w części, jak i z całości lub części urlopu rodzicielskiego oraz powrócić do pracy, nawet jeżeli wnioskowała o te urlopy łącznie. Konieczne jest złożenie pracodawcy pisemnego wniosku w tej sprawie, w terminie nie krótszym niż 14 dni przed przystąpieniem do pracy. Pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek pracownicy.

Polecamy serwis: Urlopy

W przypadku rezygnacji przez pracownicę z jednego z ww. urlopów pracownik-ojciec wychowujący dziecko może złożyć pisemny wniosek o udzielenie mu dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub urlopu rodzicielskiego w całości lub w części, w terminie nie krótszym niż 14 dni przed rozpoczęciem korzystania z dodatkowego urlopu macierzyńskiego albo z części takiego urlopu. Pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika-ojca wychowującego dziecko.

Terminy składania wniosku o łączenie urlopów związanych rodzicielstwem z wykonywaniem pracy

Łączenie korzystania z dodatkowego urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu następuje na pisemny wniosek pracownika, składany w terminie nie krótszym niż 14 dni przed rozpoczęciem wykonywania pracy. Pracodawca może jednak odmówić zgody na łączenie urlopu z pracą (powodem odmowy mogą być względy organizacyjne lub rodzaj świadczonej pracy). O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika na piśmie. Nie ma ustawowego terminu na udzielenie takiej odpowiedzi, należy jednak przyjąć, że powinno to nastąpić nie później niż do dnia, w którym miałoby nastąpić rozpoczęcie pracy.

Jeżeli pracownik złoży wniosek w terminie krótszym niż 14 dni przed rozpoczęciem pracy, to termin rozpoczęcia świadczenia pracy może zostać przesunięty na późniejszy, chyba że pracodawca uwzględni wniosek i dopuści pracownika do pracy we wnioskowanym terminie.

Pracownik może złożyć jeden łączny wniosek o udzielenie dodatkowego urlopu macierzyńskiego (dodatkowego urlopu adopcyjnego) lub rodzicielskiego oraz jednocześnie o łączenie takiego urlopu z wykonywaniem pracy.

Analogiczne zasady w zakresie składania wniosków dotyczą łączenia dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego z wykonywaniem pracy.

Gdy termin na złożenie wniosku kończy się w sobotę, niedzielę lub w święto

Przepisy Kodeksu pracy nie regulują kwestii terminów, na składanie wniosków o urlopy związane z rodzicielstwem, upływających w soboty, niedziele i święta.

Należy pamiętać, że sobota jest normalnym dniem pracy. Zatem w przypadku, gdy termin na złożenie wniosku upływa w sobotę kalendarzową, to jest ona ostatnim dniem na złożenie pracodawcy oświadczenia w tej sprawie. Przekroczenie terminu może spowodować utratę prawa do urlopów.

Natomiast kwestią budzącą uzasadnione wątpliwości jest sytuacja, gdy termin kończy się w dniu ustawowo wolnym od pracy, czyli w niedzielę lub w święto. W tej sprawie zdania ekspertów prawa pracy są podzielone.

Z jednej strony, ani w przepisach prawa pracy ani w przepisach prawa cywilnego, które należy stosować posiłkowo w sprawach nieuregulowanych przez Kodeks pracy, nie ma regulacji, która wskazywałaby, że termin na dokonanie czynności, w tym przypadku na złożenie wniosku o urlop, przesuwany jest na pierwszy dzień roboczy następujący po niedzieli lub święcie.

Z drugiej strony, wskazywane jest, że w takich przypadkach terminy liczone zgodnie z przepisami, np. podatkowymi czy postępowania administracyjnego, są przesuwane na pierwszy dzień roboczy i można by taką zasadę stosować także w sprawach pracowniczych.

Przesunięcie terminu, np. składania wniosku o urlopy, na pierwszy dzień roboczy następujący po dniu, w którym taki termin upływa, wymagałoby istnienia wyraźnej podstawy prawnej. Należy zatem przyjąć, że upływ terminu następuje w dniu wolnym od pracy (jeżeli tak wynika z obliczeń). W związku z tym pracownicy powinni składać wnioski przed tym dniem.

PRZYKŁAD

Pracownikowi kończy się urlop macierzyński 24 listopada br. Zatem termin na złożenie wniosku o dodatkowy urlop macierzyński upływa 10 listopada br. w niedzielę (następny dzień, tj. 11 listopada też jest dniem świątecznym wolnym od pracy). Z uwagi na brak regulacji i liczne wątpliwości w omawianym zakresie bezpieczniej dla pracownika będzie złożyć wniosek o dodatkowy urlop macierzyński najpóźniej w sobotę, tj. 9 listopada br.

Warto także pamiętać, że o złożeniu wniosku w terminie nie decyduje data stempla pocztowego, ale data doręczenia wniosku, np. potwierdzenie odebrania wniosku przez pracodawcę na zwrotce pocztowej lub na kopii wniosku (art. 61 Kodeksu cywilnego).

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Terminy składania wniosków przez pracowników przy urlopach związanych z rodzicielstwem

Podstawa prawna:

• art. 179¹, art. 179² § 2 i § 3, art. 179³ § 2 i § 3, art. 179³ § 3, art. 180 § 6, art. 182¹ § 3 i § 6, art. 182^1a § 4 i § 6, art. 183 § 4, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1028
• art. 61, art. 112 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 230, poz. 1370