Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Sygnalista w firmie - jakie kanały komunikacji?

Sygnalista w firmie - jakie kanały komunikacji są zgodne z dyrektywą UE?
Sygnalista w firmie - jakie kanały komunikacji są zgodne z dyrektywą UE?
shutterstock
Sygnalista w firmie oznacza nowe obowiązki dla pracodawcy. Pierwszym jest zapewnienie dwukierunkowej komunikacji między firmą a sygnalistą, a drugim zapewnienie mechanizmów gwarantujących ochronę prywatności i danych sygnalisty. Jakie kanały komunikacji są zgodne z dyrektywą UE?

Sygnalista firmie - kanały komunikacji

Kwestia dotycząca ochrony sygnalistów wynikająca z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii wymaga, aby określone podmioty ustanowiły kanały komunikacji do informowania o nieprawidłowościach. Twórcy regulacji nie narzucają konkretnych form, jakie powinny stosować organizacje w celu odbierania i obsługi zgłoszeń od sygnalistów, jednak europejskie wytyczne wynikające z dyrektywy mocno zawężają wybór w firmach i instytucjach.

Zapewnienie dwukierunkowej komunikacji między firmą a sygnalistą, mechanizmy gwarantujące ochronę prywatności osoby zgłaszającej oraz ochronę danych w zgodzie z RODO to główne wymogi dla wewnętrznych kanałów komunikacji wynikające z dyrektywy o ochronie sygnalistów. Dotychczas, jeśli w organizacji funkcjonował sposób komunikacji do zgłaszania nadużyć, to były to raczej proste, często analogowe rozwiązania - skrzynki na listy, infolinie czy specjalnie utworzone adresy e-mail. Zwłaszcza ta ostatnia forma jest popularna wśród organizacji, ale czy na pewno to dobre rozwiązanie?

Konto e-mail do zgłaszania nieprawidłowości?

Konto e-mail jest traktowane przez wiele organizacji jako złoty środek – tanie, nie wymaga specjalistycznej wiedzy, a skonfigurować może je informatyk w firmie. Badanie przeprowadzone w 2021 r. przez ARC Rynek i Opinia na zlecenie braf.tech pokazało, że tylko 45% firm posiadało kanał komunikacji do zgłaszania nieprawidłowości i w przypadku 56% z nich była to właśnie skrzynka e-mail lub skrzynka na tradycyjne listy papierowe. Niestety, mimo łatwej i komfortowej obsługi, takie rozwiązanie niesie za sobą wiele wad i w większości nie spełnia wymagań dyrektywy i innych przepisów z nią powiązanych.

- Skrzynki e-mail są podatne na włamania i o ile nie są stosowane dodatkowe mechanizmy kontroli, np. logowanie dwuskładnikowe, to ciężko jest kontrolować, kto ma do nich dostęp. Dodatkowo, konto e-mail nie daje możliwości monitorowania przychodzących ani wychodzących wiadomości, przez co nigdy nie mamy pewności, czy nic nie zostało z niej usunięte przez osobę trzecią – wyjaśnia Rafał Barański, CEO braf.tech, współtwórca aplikacji whiblo.

Inna kwestia, na którą warto zwrócić uwagę, to ochrona prywatności nadawcy i jego anonimowość – każda wiadomość elektroniczna zawiera w swoim nagłówku metadane pozwalające na namierzenie jej autora lub przynajmniej urządzenia, z którego ją nadał. Źródłem metadanych są także załączniki, takie jak zdjęcia czy dokumenty tekstowe, które pozwalają wskazać użytkownika komputera, smartfona, aparatu czy autora dokumentu. Poza brakiem gwarancji ochrony prywatności i anonimowości sygnalisty nie zawsze wiemy też, czy serwer poczty e-mail jest zlokalizowany w UE, a tego wymagają przepisy w zakresie RODO.

Aplikacja dla sygnalisty?

W przeciwieństwie do skrzynki e-mailowej rozwiązaniami, które nie mają powyższych ograniczeń, są specjalnie stworzone do tego celu systemy informatyczne, np. w formie aplikacji przeglądarkowej czy mobilnej. Powód jest prosty – budując taki system, jego twórcy jako podstawę przyjmują konieczność spełnienia założeń projektowych oraz norm bezpieczeństwa, w tym zgodności z konkretnymi przepisami na każdym etapie działania systemu czy przetwarzania danych. Projektując rozwiązania informatyczne, które wspierają procesy compliance w organizacji, a takim procesem jest właśnie whistleblowing, zapewnienie zgodności z przepisami jest absolutnym priorytetem. W tym konkretnym przypadku dostęp do wszelkich informacji przesyłanych za pomocą kanałów komunikacji musi być więc dokładnie zabezpieczony i udostępniony jedynie osobom do tego uprawnionym. Istotne jest też zapewnienie możliwości prowadzenia dialogu między firmą a sygnalistą w sposób, który będzie chronił jego prywatność – np. brak konieczności tworzenia profilu użytkownika na rzecz automatycznie nadawanych unikalnych identyfikatorów. Wspomniane wyżej metadane w przypadku aplikacji nie stanowią żadnego zagrożenia, bo dobrze zaprojektowany system może je automatycznie usuwać z załączników, co w przypadku skrzynki e-mail nie jest możliwe.

- Specjalne skrzynki e-mail, skrzynki na listy, infolinie czy kanały w popularnych komunikatorach biznesowych nie zapewniają odpowiedniej kontroli nad zgłoszeniem, nie dając gwarancji poufności danych sygnalisty i treści zgłoszeń. Wdrożenie takich rozwiązań jest oczywiście bardzo proste i tanie, ale nie spełnia ono swojej roli. Z drugiej strony mamy na rynku duży wybór specjalnie stworzonych do tego celu aplikacji, które zapewniają zgodność z dyrektywą i zabezpieczają proces zbierania zgłoszeń oraz późniejsze zarządzanie nimi. Są to m.in. rozwiązania chmurowe dostępne w modelu subskrypcyjnym - łatwe w implementacji i niedrogie w zakupie, ale też systemy serwerowe z jednorazową opłatą. Klienci mogą więc wybrać aplikację dostosowaną do swoich potrzeb i możliwości ­– dodaje Rafał Barański.

Whistleblowing a wizerunek firmy

Wdrożenie odpowiednich procedur i kanałów komunikacji do whistleblowingu to dopiero początek drogi, jaką muszą przejść organizacje. Najważniejszym krokiem są działania następcze – to, jak firma zachowa się po wpłynięciu zgłoszenia, czy przeprowadzi działania wyjaśniające, czy jednak będzie starała się wyciszyć sprawę i zamknąć usta sygnaliście. Historia zna wiele przypadków wielkich firm, jak np. Volkswagen, Enron, Siemens czy ostatnio Facebook, gdy wewnętrzne, nierozwiązane problemy ujrzały światło dzienne właśnie w wyniku działań sygnalistów. Przyczyniło się to do dużych kryzysów wizerunkowych i start finansowych liczonych w setkach milionów dolarów, a nawet bankructw przedsiębiorstw. Jednak do nieprawidłowości może dojść w każdym miejscu pracy, nie tylko w wielkich korporacjach. Nadużycia finansowe, pranie pieniędzy, łamanie przepisów dot. zamówień publicznych czy ochrony środowiska, zdrowia publicznego czy ochrony konsumentów – katalog spraw jest obszerny. Tylko od odpowiedniego podejścia pracodawcy zależy, czy takie problemy będą zgłaszane i rozwiązywanie wewnętrznie, czy jednak zostaną upublicznione, przyczyniając się do zwiększonego ryzyka poważnych problemów przedsiębiorstwa.

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022
Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022
Tylko teraz
braf.tech
polska spółka IT tworząca rozwiązania dla biznesu wspierające procesy compliance i audytu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Świadczenia emerytalno-rentowe
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Emerytury i renty podlegają corocznie waloryzacji od dnia:
    1 stycznia
    1 marca
    1 czerwca
    1 września
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Czy wystawienie faktury podczas L4 prowadzi do zwrotu zasiłku?
    Wystawienie faktury przez przedsiębiorcę podczas zwolnienia lekarskiego, nie stanowi pracy zarobkowej i nie powoduje konieczności zwrotu do ZUS-u pobranego już zasiłku chorobowego.
    Czy to koniec epoki "Great Resignation" w Polsce?
    Z badania firmy doradczej Kincentric wynika, że mamy do czynienia z sygnałami odwrócenia trendu na rynku pracy. W porównaniu do ubiegłego roku Polacy rzadziej chcą odchodzić z pracy, a poziom lojalności względem swoich pracodawców wzrósł do poziomu obserwowanego ostatnio w trakcie pandemii Covid-19 w 2020 r. Tymczasem, w Europie lojalność pracowników wciąż spada.
    Wniosek o świadczenie postojowe do 16 sierpnia 2022 r.
    16 sierpnia 2022 r. to ostatni dzień na składanie wniosków o świadczenie postojowe. Jak można ubiegać się o wsparcie?
    Pracodawcy będą wiedzieć od kiedy nie powinni naliczać już wpłat do PPK
    Po rozpoczęciu przez uczestnika PPK wypłaty oszczędności PPK po osiągnięciu przez niego 60. roku życia, wpłaty do PPK za tego uczestnika nie mogą być już dokonywane. Od 21 listopada br. PFR - za pośrednictwem instytucji finansowych - będzie informował pracodawców o rozpoczęciu takich wypłat.
    Przedsiębiorcy z obawą patrzą w przyszłość
    86% pracodawców spodziewa się kilkuletniego, poważnego kryzysu gospodarczego w Polsce. To przekonanie podzielają przedstawiciele wszystkich firm, niezależnie od wielkości.
    Polski pracownik - jest w złej kondycji psychicznej?
    Polscy pracownicy mają poważne problemy ze zdrowiem psychicznym – wynika z raportu przygotowanego przez Konfederację Lewiatan. Problem jest na tyle poważny, że nie uda się go rozwiązać bez zmian systemowych.
    Rekordowa inflacja, a tempo wzrostu cen spada
    W lipcu wskaźnik inflacji wyniósł 15,6 proc. rok do roku — podał Główny Urząd Statystyczny. Mamy kolejny rekordowo wysoki odczyt wskaźnika inflacji, jednak tempo wzrostu cen wyraźnie spadło (0,1 p.p. m/m) – komentuje ekspert.
    Zawarcie umowy dla pozoru a ciąża
    Czy zawarcie umowy o pracę w ciąży jest zgodne z prawem? Czy krótko po zawarciu umowy można przejść na zwolnienie lekarskie? Czy ZUS może uznać taką umowę zawartą dla pozoru i żądać zwrotu pobranego zasiłku macierzyńskiego? Podobną sprawą zajął się ostatnio Sąd Okręgowy w Kaliszu.
    Jakie jest w Polsce bezrobocie?
    Kim jest bezrobotny? Jakie są rodzaje bezrobocia? Jaka jest stopa bezrobocia w Polsce w porównaniu z innymi krajami UE? Co robi Polska, aby dążyć do pełnego produktywnego zatrudnienia? Poniżej najważniejsze dane i informacje.
    Co Państwowa Inspekcja Pracy zrobiła w 2021?
    W czerwcu 2022 r. odbyło się posiedzenie Rady Ochrony Pracy, która jest organem sprawującym nadzór nad Państwową Inspekcją Pracy (PIP) jak i warunkami pracy, działającym przy Sejmie RP. Co roku, Główny Inspektor PIP składa Radzie Ochrony Pracy sprawozdanie ze swojej działalności.
    Stabilizacja na rynku pracy – aktualne trendy i wyniki badań w zakresie kompetencji i rynku pracy
    Badania przeprowadzone wśród pracodawców i pracowników pokazują stabilizację na rynku pracy. W czerwcu 2022 r. stopa bezrobocia była niższa niż w maju, a w urzędach pracy było zarejestrowanych mniej bezrobotnych w stosunku do poprzedniego miesiąca.
    Zatrudnianie cudzoziemców - jakie nieprawidłowości?
    W Polsce legalnie pracuje ponad milion cudzoziemców. Czy kontrole Państwowej Inspekcji Pracy wykazują nieprawidłowości?
    2/3 pracowników ma symptomy wypalenia zawodowego
    W ciągu ostatniego roku objawy wypalenia zawodowego zauważyło u siebie dwie trzecie pracowników - wynika z badania Nationale-Nederlanden. Zjawisko to dotyczy coraz częściej także młodszych pracowników - wskazano.
    Brak kompetencji blokuje innowacyjność firm
    Przełomowe pomysły to tylko jeden z czynników innowacyjności w firmach. Drugim, równie istotnym, jest odpowiednie zarządzanie tymi pomysłami i ich wdrażanie. Do tego jednak potrzebny jest szereg kompetencji, których dziś w firmach brakuje i same to przyznają. Dwie na trzy twierdzą, że przeszkodą w podejmowaniu przez nie innowacji jest problem z pozyskaniem odpowiednich pracowników. Akademia Menadżera Innowacji – prowadzona przez PARP – ma tę lukę kompetencyjną zasypywać. Uczestniczący w niej menadżerowie przechodzą szereg szkoleń podnoszących ich umiejętności zarządzania w tym obszarze, ale także pracują z doradcami, którzy od lat zajmują się wdrażaniem innowacji.
    Prawie połowa Polaków jest skłonna usprawiedliwić pracę na czarno
    Od czterech lat obserwowany jest wysoki poziom akceptacji nieetycznych zachowań i nadużyć finansowych – pokazują badania Związku Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce. Dziś takie praktyki jest skłonna usprawiedliwić prawie połowa Polaków. Najczęściej przymykają oko na pracę na czarno w celu unikania ściągania długów z pensji. Zrozumienie dla takich praktyk deklaruje ponad 61 proc. społeczeństwa. Z kolei najbardziej rygorystycznie Polacy odnoszą się do wyłudzania pieniędzy z wykorzystaniem cudzych lub fałszywych dokumentów.
    Profil zaufany - jak go założyć?
    Profil zaufany powstał po to, aby umożliwić załatwienie spraw urzędowych bez wychodzenia z domu. Dla przedsiębiorców, jak i osób prywatnych, które często kontaktują się z instytucjami publicznymi, profil zaufany to idealne narzędzie. W jaki sposób się go zakłada? Jak długo jest ważny? Podpowiadamy.
    Praca przy komputerze. Jak zadbać o zdrowie?
    Wielogodzinna praca przed komputerem może negatywnie odbijać się na naszym zdrowiu fizycznym. Ból ramion, nadgarstków, ud i pleców są częstymi dolegliwościami pracowników biurowych. Dlatego tak ważne są przerwy od pracy. Podpowiadamy, w jaki sposób można je efektywnie wykorzystać, wykonując kilka prostych ćwiczeń korzystnych dla naszego ciała.
    Szukasz pracownika? Samo ogłoszenie to nie wszystko!
    Rynek pracy staje się coraz bardziej konkurencyjny, firmy rywalizują ze sobą o najlepsze talenty, ale aż 75% z nich spodziewa się w tym roku trudności w znalezieniu pracownika . Poszukujący mają za to do dyspozycji kilka różnych portali pracy, na których co chwila pojawiają się nowe oferty. Ale czy rola dobrego jobboardu ogranicza się tylko do publikowania ogłoszeń? Zadbanie o atrakcyjność oferty to jedno, sztuką jest także dotarcie do właściwego odbiorcy. Co wpływa na efektywność procesu rekrutacyjnego i jak zwiększyć szansę na trafienie do najbardziej wartościowych kandydatów?
    Praca zdalna wymaga doprecyzowania
    Praca zdalna zostanie uregulowana w kodeksie pracy. Wątpliwości może wywoływać m.in. forma, w jakiej ustala się miejsce świadczenia pracy poza siedzibą zatrudniającego. Niektóre przepisy może poprawić jeszcze Sejm, który nie spieszy się z uchwaleniem nowelizacji kodeksu pracy.
    Rekrutacja od strony pracodawcy – jak zwiększyć szanse na sukces
    Rynek pracy staje się coraz bardziej konkurencyjny, firmy rywalizują ze sobą o najlepsze talenty, ale aż 75% z nich spodziewa się w tym roku trudności w znalezieniu pracownika . Poszukujący mają za to do dyspozycji kilka różnych portali pracy, na których co chwila pojawiają się nowe oferty. Co wpływa na efektywność procesu rekrutacyjnego i jak zwiększyć szansę na trafienie do najbardziej wartościowych kandydatów?
    Ostatnie dni rekrutacji w szkołach. Dla nauczycieli ofert na pęczki
    Napływ uchodźców z Ukrainy to wielkie wyzwanie przed polskimi szkołami. Niestety wygląda na to, że powstanie sporo wakatów, a kuratorzy oświaty pozostaną z trudnymi zadaniami.
    Odzież ochronna i robocza chroniąca przed promieniowaniem UV
    Stale rośnie liczba dni, w których temperatury osiągają wysokie wartości, a promieniowanie UV jest niebezpieczne – szczególnie dla tych, którzy swoją pracę wykonują na świeżym powietrzu. Ochrona przed skutkami promieniowania to nie tylko filtry UV czy przebywanie w cieniu. To także kwestia odzieży ochronnej – w której funkcjonalności nastąpił duży postęp.
    Połowa Polaków ocenia polskich szefów gorzej niż zagranicznych, a 28% potwierdza, że ich przełożony krzyczy na pracowników
    Badanie przeprowadzone przez serwis InterviewMe wykazało, że 73% Polaków ma szacunek dla swojego przełożonego, chociaż aż 28% przyznało, że szef krzyczy, a 21%, że źle traktuje swoich pracowników
    Prawie 6 godzin tygodniowo darmowych nadgodzin. 12 sierpnia Światowy Dzień Pracoholików
    Polacy coraz częściej zostają w pracy po godzinach; badania wykazują, że pracownicy tygodniowo wykonują średnio 5 h 48 minut dodatkowej pracy za darmo - wynika z najnowszego raportu ADP „People at Work 2022: A Global Workforce View”.
    Pozyskiwanie pracowników lokalnych - 10 sposobów
    Jak informuje Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej, stopa bezrobocia rejestrowanego w lipcu 2022 r. wyniosła 4,9%. To o 0,2 punktu procentowego mniej niż w maju br. I jak każda informacja, ta również ma dwie strony medalu. Znalezienie pracowników staje się bowiem większym wyzwaniem, zwłaszcza dla firm lokalnych, rekrutujących wśród miejscowych społeczności. W jaki sposób można mu podołać? Odpowiadamy.