REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Sygnalista w firmie - jakie kanały komunikacji?

Sygnalista w firmie - jakie kanały komunikacji są zgodne z dyrektywą UE?
Sygnalista w firmie - jakie kanały komunikacji są zgodne z dyrektywą UE?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Sygnalista w firmie oznacza nowe obowiązki dla pracodawcy. Pierwszym jest zapewnienie dwukierunkowej komunikacji między firmą a sygnalistą, a drugim zapewnienie mechanizmów gwarantujących ochronę prywatności i danych sygnalisty. Jakie kanały komunikacji są zgodne z dyrektywą UE?

Sygnalista firmie - kanały komunikacji

Kwestia dotycząca ochrony sygnalistów wynikająca z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii wymaga, aby określone podmioty ustanowiły kanały komunikacji do informowania o nieprawidłowościach. Twórcy regulacji nie narzucają konkretnych form, jakie powinny stosować organizacje w celu odbierania i obsługi zgłoszeń od sygnalistów, jednak europejskie wytyczne wynikające z dyrektywy mocno zawężają wybór w firmach i instytucjach.

Autopromocja

Zapewnienie dwukierunkowej komunikacji między firmą a sygnalistą, mechanizmy gwarantujące ochronę prywatności osoby zgłaszającej oraz ochronę danych w zgodzie z RODO to główne wymogi dla wewnętrznych kanałów komunikacji wynikające z dyrektywy o ochronie sygnalistów. Dotychczas, jeśli w organizacji funkcjonował sposób komunikacji do zgłaszania nadużyć, to były to raczej proste, często analogowe rozwiązania - skrzynki na listy, infolinie czy specjalnie utworzone adresy e-mail. Zwłaszcza ta ostatnia forma jest popularna wśród organizacji, ale czy na pewno to dobre rozwiązanie?

Konto e-mail do zgłaszania nieprawidłowości?

Konto e-mail jest traktowane przez wiele organizacji jako złoty środek – tanie, nie wymaga specjalistycznej wiedzy, a skonfigurować może je informatyk w firmie. Badanie przeprowadzone w 2021 r. przez ARC Rynek i Opinia na zlecenie braf.tech pokazało, że tylko 45% firm posiadało kanał komunikacji do zgłaszania nieprawidłowości i w przypadku 56% z nich była to właśnie skrzynka e-mail lub skrzynka na tradycyjne listy papierowe. Niestety, mimo łatwej i komfortowej obsługi, takie rozwiązanie niesie za sobą wiele wad i w większości nie spełnia wymagań dyrektywy i innych przepisów z nią powiązanych.

- Skrzynki e-mail są podatne na włamania i o ile nie są stosowane dodatkowe mechanizmy kontroli, np. logowanie dwuskładnikowe, to ciężko jest kontrolować, kto ma do nich dostęp. Dodatkowo, konto e-mail nie daje możliwości monitorowania przychodzących ani wychodzących wiadomości, przez co nigdy nie mamy pewności, czy nic nie zostało z niej usunięte przez osobę trzecią – wyjaśnia Rafał Barański, CEO braf.tech, współtwórca aplikacji whiblo.

Inna kwestia, na którą warto zwrócić uwagę, to ochrona prywatności nadawcy i jego anonimowość – każda wiadomość elektroniczna zawiera w swoim nagłówku metadane pozwalające na namierzenie jej autora lub przynajmniej urządzenia, z którego ją nadał. Źródłem metadanych są także załączniki, takie jak zdjęcia czy dokumenty tekstowe, które pozwalają wskazać użytkownika komputera, smartfona, aparatu czy autora dokumentu. Poza brakiem gwarancji ochrony prywatności i anonimowości sygnalisty nie zawsze wiemy też, czy serwer poczty e-mail jest zlokalizowany w UE, a tego wymagają przepisy w zakresie RODO.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Aplikacja dla sygnalisty?

W przeciwieństwie do skrzynki e-mailowej rozwiązaniami, które nie mają powyższych ograniczeń, są specjalnie stworzone do tego celu systemy informatyczne, np. w formie aplikacji przeglądarkowej czy mobilnej. Powód jest prosty – budując taki system, jego twórcy jako podstawę przyjmują konieczność spełnienia założeń projektowych oraz norm bezpieczeństwa, w tym zgodności z konkretnymi przepisami na każdym etapie działania systemu czy przetwarzania danych. Projektując rozwiązania informatyczne, które wspierają procesy compliance w organizacji, a takim procesem jest właśnie whistleblowing, zapewnienie zgodności z przepisami jest absolutnym priorytetem. W tym konkretnym przypadku dostęp do wszelkich informacji przesyłanych za pomocą kanałów komunikacji musi być więc dokładnie zabezpieczony i udostępniony jedynie osobom do tego uprawnionym. Istotne jest też zapewnienie możliwości prowadzenia dialogu między firmą a sygnalistą w sposób, który będzie chronił jego prywatność – np. brak konieczności tworzenia profilu użytkownika na rzecz automatycznie nadawanych unikalnych identyfikatorów. Wspomniane wyżej metadane w przypadku aplikacji nie stanowią żadnego zagrożenia, bo dobrze zaprojektowany system może je automatycznie usuwać z załączników, co w przypadku skrzynki e-mail nie jest możliwe.

- Specjalne skrzynki e-mail, skrzynki na listy, infolinie czy kanały w popularnych komunikatorach biznesowych nie zapewniają odpowiedniej kontroli nad zgłoszeniem, nie dając gwarancji poufności danych sygnalisty i treści zgłoszeń. Wdrożenie takich rozwiązań jest oczywiście bardzo proste i tanie, ale nie spełnia ono swojej roli. Z drugiej strony mamy na rynku duży wybór specjalnie stworzonych do tego celu aplikacji, które zapewniają zgodność z dyrektywą i zabezpieczają proces zbierania zgłoszeń oraz późniejsze zarządzanie nimi. Są to m.in. rozwiązania chmurowe dostępne w modelu subskrypcyjnym - łatwe w implementacji i niedrogie w zakupie, ale też systemy serwerowe z jednorazową opłatą. Klienci mogą więc wybrać aplikację dostosowaną do swoich potrzeb i możliwości ­– dodaje Rafał Barański.

Whistleblowing a wizerunek firmy

Wdrożenie odpowiednich procedur i kanałów komunikacji do whistleblowingu to dopiero początek drogi, jaką muszą przejść organizacje. Najważniejszym krokiem są działania następcze – to, jak firma zachowa się po wpłynięciu zgłoszenia, czy przeprowadzi działania wyjaśniające, czy jednak będzie starała się wyciszyć sprawę i zamknąć usta sygnaliście. Historia zna wiele przypadków wielkich firm, jak np. Volkswagen, Enron, Siemens czy ostatnio Facebook, gdy wewnętrzne, nierozwiązane problemy ujrzały światło dzienne właśnie w wyniku działań sygnalistów. Przyczyniło się to do dużych kryzysów wizerunkowych i start finansowych liczonych w setkach milionów dolarów, a nawet bankructw przedsiębiorstw. Jednak do nieprawidłowości może dojść w każdym miejscu pracy, nie tylko w wielkich korporacjach. Nadużycia finansowe, pranie pieniędzy, łamanie przepisów dot. zamówień publicznych czy ochrony środowiska, zdrowia publicznego czy ochrony konsumentów – katalog spraw jest obszerny. Tylko od odpowiedniego podejścia pracodawcy zależy, czy takie problemy będą zgłaszane i rozwiązywanie wewnętrznie, czy jednak zostaną upublicznione, przyczyniając się do zwiększonego ryzyka poważnych problemów przedsiębiorstwa.

Autopromocja
braf.tech
polska spółka IT tworząca rozwiązania dla biznesu wspierające procesy compliance i audytu

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    BHP: Bony, talony, kupony zamiast posiłku profilaktycznego. Kiedy i komu przysługują, kto wydaje

    Pracownicy zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych mają prawo do posiłków profilaktycznych. Zamiast posiłku w formie dania gorącego pracodawca może im przekazać bony, talony, kupony i inne dowody uprawniające do otrzymania produktów spożywczych lub posiłku.

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią?

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią? Profilaktyk będzie się zajmował oceną sytuacji zdrowotnej i społecznej populacji, jej potrzeb, określaniem priorytetów jak i opracowywaniem danych epidemiologicznych. Trzeba wiedzieć, że od dnia 26 marca obowiązują nowe zawody medyczne, takie jak: profilaktyk, asystentka stomatologiczna, elektroradiolog, higienistka stomatologiczna, instruktor terapii uzależnień, opiekun medyczny, optometrysta, ortoptystka, podiatra, protetyk słuchu, technik farmaceutyczny, technik masażysta, technik ortopeda, technik sterylizacji medycznej, terapeuta zajęciowy.

    Terapeuta zajęciowy - nowość, szczególnie dla niepełnosprawnych

    Terapeuta zajęciowy, często pracuje z osobami wykluczonymi społecznie (chorymi, niepełnosprawnymi, starszymi, bezrobotnymi). Często wykorzystuje różnorodne metody aktywności życiowej pacjentów, stara się przeciwdziałać powstawaniu przewlekłego stanu chorobowego lub trwałego kalectwa oraz wspierać podopiecznego w przystosowaniu do życia w społeczności szpitalnej i pozaszpitalnej. Głównymi zadaniem terapeuty zajęciowego jest dobór odpowiednich form terapii, dostosowanych do stanu zdrowia, potrzeb, zainteresowań i możliwości podopiecznego. Trzeba wiedzieć, że to nowy zawód medyczny.

    Dożywotnie świadczenie honorowe: Co miesiąc dodatkowe 6246,13 zł od ZUS

    Świadczenie honorowe to dodatkowe pieniądze od ZUS dla osób, które ukończyły 100 lat życia. Od 1 marca 2024 r. kwota świadczenia honorowego dla nowych stulatków wynosi 6246,13 zł brutto.

    REKLAMA

    Rada Ochrony Pracy: Marszałek Sejmu Szymon Hołownia wręczył akty powołania członkom Rady

    27 marca 2024 r. Szymon Hołownia, marszałek Sejmu RP, powołał nową Radę Ochrony Pracy. Akty powołania na nową kadencję odebrało 25 członków Rady.

    10000 zł brutto – ile to netto?

    10000 zł brutto wynagrodzenia - ile to netto? Umowa o pracę zawiera wynagrodzenie brutto, od którego należy odjąć składki ZUS, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek. Pozostaje wynagrodzenie netto. Oblicz za pomocą kalkulatora, ile na rękę z 10000 zł brutto otrzyma pracownik.

    Wybierasz się do urzędu, ZUS-u , czy na pocztę w Wielki Piątek? Lepiej sprawdź, które placówki są czynne

    Wielki Piątek nie jest dniem wolnym od pracy, ale nie wszystkie urzędy będą otwarte. Niektóre urzędy marszałkowskie i gminne będą zamknięte, a inne skrócą godziny pracy do 13:00.

    Pracownicy chcą zmienić pracodawcę - raport z rynku pracy

    Aż 45% pracowników w Polsce chce zmienić pracodawcę - taka informacja wynika z raportu "Barometr Rynku Pracy".

    REKLAMA

    Urlop bezpłatny a zapis do PPK

    Urlop bezpłatny - jak wpływa na zapis do PPK? Okazuje się, że nie każda nieobecność w pracy przeszkadza w „zapisaniu” do PPK. Kiedy urlop bezpłatny opóźni zapis do PPK?

    Emerytury niższe od kwietnia 2024 r. - kiedy przejść na emeryturę?

    Emerytury będą niższe od 1 kwietnia 2024 r. - od tego dnia obowiązuje nowa tablica średniego dalszego trwania życia z GUS. Kiedy przejść na emeryturę? Którą tablicę ZUS bierze pod uwagę - z momentu złożenia wniosku o emeryturę czy osiągnięcia wieku emerytalnego?

    REKLAMA