Ochrona sygnalistów w Polsce - od kiedy nowe przepisy?

Ochrona sygnalistów w Polsce od 17 grudnia 2021 r.

Wszystkie kraje członkowskie, w tym Polska, mają czas do 17 grudnia 2021 roku na implementację unijnej Dyrektywy o ochronie sygnalistów. W związku z tym polscy pracodawcy muszą być przygotowani na wdrożenie nowych procedur. Założeniem Dyrektywy o ochronie sygnalistów jest stworzenie skutecznych kanałów informowania o naruszeniach unijnego prawa w obrębie danej organizacji. Osoby dokonujące takich zgłoszeń na gruncie Dyrektywy nazywane są sygnalistami. Jest coraz mniej czasu, by zarządy przekonały pracowników do zmiany podejścia do kwestii informowania o nadużyciach.

Niestety w naszej mentalności bycie sygnalistą jest postrzegane w bardzo negatywny sposób jako donoszenie na swojego pracodawcę. Osobiście, uważam że nie procedury czy wymogi formalne, ale właśnie konieczność zmian w mentalności to zdecydowanie największe wyzwanie dla przedsiębiorstw w związku z unijną dyrektywą o ochronie sygnalistów. Należy pamiętać o tym, że w polskim prawie już istnieją odniesienia do uprawnień sygnalisty. Co prawda, wprowadzone zostały obligatoryjne procedury zgłaszania nadużyć w sektorze finansowym oraz w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, ale to wejście w życie dyrektywy unijnej będzie prawdziwą zmianą.  

Kto może być sygnalistą?

Zacznijmy od tego, kto może być sygnalistą: pracownik, samozatrudniony współpracownik, wspólnik, wykonawca, stażysta, podwykonawca, dostawca, były pracownik, a nawet osoba w trakcie rekrutacji. Tak naprawdę w praktyce sygnalistą może być każdy, kto miał styczność z daną organizacją. Należy wspomnieć również o tym, że sygnaliście przysługuje prawna ochrona przed działaniami represyjnymi, odwetowymi, tutaj jednak musi byś spełniony pewien warunek, a mianowicie, że sygnalista musi działać w dobrej wierze, więc nadużycie musi być realne i faktyczne. Gdyby było inaczej, ochrona nie będzie takiej osobie przysługiwała.

3 rodzaje zgłoszeń sygnalisty

Dyrektywa przewiduje 3 rodzaje zgłoszeń:

1. wewnętrzne (obowiązujące na terenie firmy),
2. zewnętrzne (gdy informacja o nadużyciach trafia do zewnętrznej instytucji) i
3. ujawnienia publiczne.

Przepisy unijne o sygnalistach - co się zmieni?

Dyrektywa zakłada, że na początku nadużycie powinno być zgłoszone na poziomie wewnętrznym. Polska znajduje się w gronie 21 państw, które rozpoczęły już prace nad wdrożeniem Dyrektywy do porządku prawnego. Finalnie gotowe prawo o ochronie sygnalistów musi wejść w życie najpóźniej 17 grudnia 2021 roku.  Nie mamy co prawda jeszcze naszych krajowych przepisów, niemniej unijny akt prawny odnosi się do ogólnych warunków, jakie przedsiębiorca musi spełnić w celu zapewnienia ochrony sygnalistom. Nie wspomina się w nim o konkretnych działaniach, dlatego wierzę, że krajowy ustawodawca być może doprecyzuje te wymogi. Na chwilę obecną musimy jednak zakładać, że to na przedsiębiorcy będzie spoczywać obowiązek wdrożenia takich narzędzi, które będą spójne z unijnymi wytycznymi.

Jakoś dziwnie przypomina mi się tutaj Unijne rozporządzenie RODO. My, przedsiębiorcy, mamy już doświadczenie we wprowadzaniu przepisów, które są dość mocno ogólne. W chwili obecnej bazując na samym akcie unijnym dotyczącym ochrony sygnalistów, możemy określić kluczowe i zarazem minimalne treści nowych wymogów. Mam tutaj na myśli tworzenie nowych, odpowiednich kanałów i regulacji, procedur, które będą umożliwiały swobodne zgłaszanie naruszeń przy jednoczesnym zapewnieniu ochrony sygnalistom. Do obowiązków pracodawcy należeć będzie zapewnienie możliwości anonimowego zgłoszenia uchybień i nieprawidłowości. W ramach wdrażania Ustawy o ochronie sygnalistów pracodawca musi mieć świadomość, że wprowadzone procedury mają mieć wymiar realny, a nie tylko czysto formalny, to muszą być faktycznie działające narzędzia, dobrze dobrane procedury. Czynności te wymagać będą gruntownej analizy regulaminów obowiązujących w danej firmie i znormalizowania procedur postępowania, niezbędne mogą się okazać szkolenia pracowników w zakresie ich nowych uprawnień. 

Sygnaliści - obowiązki pracodawcy

Ochrona sygnalistów daje jednak pewną swobodę działania przedsiębiorcom. Sami mogą dokonać wyboru w zakresie kanałów informacyjnych, osoby przyjmującej zgłoszenie czy też samego sposobu informowania. Przedsiębiorca może na drodze wewnętrznych regulaminów stworzyć system informowania na podstawie ogólnie dostępnych środków przekazu. Na chwilę obecną może wyróżnić m.in. kanały cyfrowe, takie jak: dedykowany system informatyczny, dedykowana skrzynka e-mail, czy też infolinia. Mogą to być również papierowe formy informowania: notatki, oficjalne pisma czy anonimowe głoszenia na piśmie. Brak jednoznacznej ustawy o ochronie sygnalistów pozwala na większą swobodę co do wyboru kanałów informowania. Należy jednak pamiętać, że dowolność we wdrażaniu wewnętrznych systemów sygnalizowania opiera się na określonych w Dyrektywie standardach.         

Sygnalista - jakie korzyści może przynieść firmie?

Na koniec zastanówmy się, dlaczego w ogóle nadużycia warto zgłaszać? Jedną z korzyści jest ograniczenie finansowych i reputacyjnych strat firmy. Badania wykazują, że firmy tracą około 5% rocznych przychodów z powodu nadużyć. Poprawia się też konkurencja rynkowa, ponieważ działania sygnalistów mogą ograniczać korupcję. Każde przedsiębiorstwo, każda firma, każdy pracodawca powinien sam sobie odpowiedzieć na pytanie jak ważną rolę w jego zespole może spełnić sygnalista i dać jasny sygnał że takie działania są mile widziane a wręcz pożądane bo mogą z nich płynąć wymierne korzyści dla firmy. 

Nowe przepisy związane z sygnalistami - od kiedy?

Czasu na wdrożenie zmian mamy coraz mniej - regulacje mają obejmować instytucje publiczne oraz firmy prywatne zatrudniające co najmniej 250 pracowników od 17 grudnia 2021 r., a od 17 grudnia 2023 r. firmy prywatne zatrudniające co najmniej 50 pracowników.