Prawa i obowiązki związane ze ślubem pracownika

• Obowiązek udzielenia urlopu okolicznościowego
• Prawo do pozyskania aktualnych danych osobowych
• Brak aktualizacji danych osobowych

Wstąpienie w związek małżeński powoduje wiele konsekwencji prawnych, często w związku z tym faktem następuje zmiana nazwiska, adresu zamieszkania (i z tym związana konieczność np. zmiany dowodu osobistego), numeru konta bankowego itd. Zawarcie ślubu cywilnego lub kościelnego (tzw. konkordatowego) przez pracownika ma wpływ na jego sytuację pracowniczą. Po pierwsze w związku z własnym ślubem pracownik ma prawo do 2 dni płatnego zwolnienia od pracy. Do drugie w interesie pracownika leży, aby zawiadomił on swojego pracodawcę o zmianie danych osobowych i dokumentów z tym związanych. Brak powiadomienia pracodawcy powoduje, że pracownik nie będzie mógł korzystać z przysługujących mu uprawnień, a pracodawca, np. wysyłając pismo do pracownika na stary adres, skutecznie będzie dowodził prawidłowości takiego działania i właściwego sposobu doręczenia.

Obowiązek udzielenia urlopu okolicznościowego

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy w związku ze ślubem pracownika jest udzielenie mu płatnego zwolnienia od pracy, czyli tzw. urlopu okolicznościowego, w wymiarze 2 dni (§ 15 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy - DzU nr 60, poz. 281). Urlop okolicznościowy udzielany jest na wniosek pracownika i powinien być wykorzystywany w dniu ślubu lub w dniach bezpośrednio poprzedzających lub następujących po ślubie, w szczególności, jeśli uroczystość odbywa się w dniu wolnym dla pracownika od pracy, np. w wolną sobotę.

Prawo do pozyskania aktualnych danych osobowych

Konsekwencją zawarcia związku małżeńskiego są zmiany, które wpływają również na trwający stosunek pracy. Zmiany te dotyczą przede wszystkim danych osobowych, które to dane są niezbędne w trakcie trwania stosunku pracy i których podania pracodawca ma prawo się od pracownika domagać. Zakres tych danych określa art. 22¹ k.p.

Udostępnienie wszystkich powyżej wymienionych danych następuje w formie oświadczenia kandydata do pracy lub pracownika, przy czym w praktyce najczęściej oświadczenie ma formę pisemną i powinno być przechowywane w aktach osobowych pracownika. Oprócz oświadczenia pracodawca ma prawo domagać się udokumentowania powyższych danych (art. 22¹ § 3 k.p.). A więc pracownik ma obowiązek przedstawienia pracodawcy takich dokumentów, jak np. akt ślubu czy też dowód osobisty. Natomiast pracodawca może sporządzić kserokopie i umieścić je w aktach osobowych pracownika, choć zasadniczo samo oświadczenie pracownika wystarczy.

Przykład

Po ślubie pracownica wykorzystała kilkudniowy urlop wypoczynkowy. Po powrocie do pracy udokumentowała zmianę danych aktem ślubu, ponieważ nie zdążyła jeszcze złożyć wniosku o wydanie nowego dowodu osobistego.

---

Oprócz obowiązku jednorazowego podania określonych danych z przepisu tego wynika także obowiązek ich aktualizowania. Pracodawca ma bowiem prawo do pozyskania jak najbardziej aktualnych informacji o pracowniku, natomiast pracownik ma obowiązek nie tylko podać te informacje, ale również w miarę potrzeby je aktualizować.

Dane te są niezbędne m.in. do realizacji obowiązków pracodawcy związanych z zatrudnieniem pracownika, np. odprowadzania obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, składania niezbędnych dokumentów, raportów, deklaracji, naliczenia i wypłaty wynagrodzenia, a także innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy.

W sytuacji zmiany nazwiska pracownika nie ma potrzeby podpisywania nowej umowy o pracę ani także aneksowania obowiązującej. Zmiana nazwiska pracownika w żaden sposób nie wpływa na ważność trwającej umowy. Może się jednak zdarzyć, że pracownik zażąda zmian. W takim przypadku podpisanie aneksu do obowiązującej umowy jest dopuszczalne, jednak jego treść powinna informować o powodzie aneksowania umowy.

Brak aktualizacji danych osobowych

Brak aktualizacji danych w tym zakresie może powodować liczne problemy związane z wykonywaniem powierzonych obowiązków, np. w trakcie odbywania zagranicznej podróży służbowej (niezgodność danych z biletów lotniczych rezerwowanych przez pracodawcę z danymi zawartymi w paszporcie lub dowodzie osobistym pracownika), przy wykonywaniu niektórych czynności wynikających ze stosunku pracy (niezgodność danych zawartych w upoważnieniach, legitymacji służbowej lub pełnomocnictwie udzielonym przez zakład pracy z danymi zawartymi w dowodzie osobistym).

Wprawdzie Kodeks pracy nie określa, w jakim terminie pracownik jest zobowiązany do przekazania informacji o zmianach niezbędnych danych osobowych, jednak w interesie pracownika leży jak najszybsze poinformowanie pracodawcy. Informacja ta powinna zostać przekazana w formie pisemnego oświadczenia opatrzonego podpisem pracownika. Dodatkowo pracodawca ma prawo żądać okazania dokumentów potwierdzających informacje zawarte w oświadczeniu pracownika. Na ich podstawie jest zobowiązany poinformować o zmianach odpowiednie urzędy i organy (np. ZUS), a także wydać pracownikowi odpowiednie dokumenty (np. legitymację służbową, upoważnienia lub pełnomocnictwa do działania w imieniu firmy itp.) i narzędzia (np. imienną pieczątkę, identyfikator, imienną przepustkę uprawniającą do poruszania się po terenie zakładu pracy, nowy login do systemu komputerowego itp.) niezbędne do wykonywania pracy uwzględniające nowe dane osobowe pracownika.

Pracodawca, który poniesie szkodę spowodowaną niewypełnieniem przez pracownika obowiązku aktualizacji danych osobowych (np. nie dotrzyma warunków umowy zawartej z kontrahentem i będzie zobowiązany do zapłaty kary umownej), może żądać od pracownika jej naprawienia (art. 114 k.p.). Odszkodowanie jest ustalane w wysokości wyrządzonej szkody, jednak nie może ono przewyższać kwoty 3-miesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody (art. 119 k.p.), chyba że pracownik wyrządził szkodę umyślnie. W takim przypadku jest on zobowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości (art. 122 k.p.).

Katarzyna Wrońska-Zblewska