Nieobecność pracownika a zawiadomienie o zastosowaniu kary porządkowej

Termin na wymierzenie kary porządkowej

Zgodnie z art. 109 Kodeksu pracy, kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Jeżeli z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może być wysłuchany, bieg dwutygodniowego terminu na zastosowanie kary nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy. Art. 110 Kodeksu pracy stanowi natomiast, że o zastosowanej karze pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie.

Polecamy: Kodeks pracy 2020 PREMIUM

Kodeks pracy nie daje odpowiedzi

Na tle obu przywołanych przepisów powstała w orzecznictwie nierozstrzygnięta dotąd jednoznacznie wątpliwość: czy termin dwutygodniowy na zastosowanie kary porządkowej  zostanie zachowany przez pracodawcę, jeśli w tym czasie podejmie decyzję w tej sprawie, niezależnie od tego, kiedy zawiadomi o niej pracownika, czy też to informacja o zastosowaniu kary musi dotrzeć do pracownika przed upływem dwóch tygodni od dnia, w którym pracodawca dowiedział się o naruszeniu obowiązków przez pracownika?

Odpowiedź na to pytanie ma znaczenie w sytuacji, w której pracownik po wysłuchaniu, ale przed wręczeniem mu zawiadomienia o ukaraniu, jest nieobecny pracy. Bieg terminu dwutygodniowego na zastosowanie kary porządkowej nie zostaje wstrzymany, ponieważ pracownik został już wysłuchany (a jedynie brak możliwości wysłuchania pracownika zawiesza termin). Jak w takiej sytuacji powinien zachować się pracodawca?

Wskazówki dla pracodawcy

Po pierwsze, nie ma żadnej wątpliwości, że pracodawca, który chce wymierzyć pracownikowi karę porządkową musi podjąć decyzję w tej sprawie w ciągu dwóch tygodni od dnia, w który dowiedział się o przewinieniu pracownika. Kodeks nie rozstrzyga o formie decyzji, jedynie dla zawiadomienia o ukaraniu przewiduje formę pisemną. Jednak z uwagi na potrzebę ewentualnego dowodzenia, że decyzja została podjęcia we właściwym czasie, powinna ona zostać uzewnętrzniona w sposób, który pozwala określić jej datę – na przykład na piśmie.

Po drugie, w sytuacji, w której termin dwóch tygodni właśnie mija, a pracownika nie ma w pracy i nie można przekazać mu pisemnego zawiadomienia o zastosowaniu kary, pracodawca powinien wykonać dwie dodatkowe czynności, które pozwolą mu obronić stanowisko, że karę zastosowano w terminie i zgodnie z zasadami:

1. przygotować w bieżącej dacie (przed upływem terminu), pisemne zawiadomienie o zastosowaniu kary porządkowej – w zależności od charakteru nieobecności pracownika i przewidywanym okresie jej trwania, z jego wręczeniem można poczekać na powrót pracownika albo wysłać je pracownikowi listem poleconym. Działanie to służy wykazaniu, że została zachowana forma pisemna zawiadomienia;
2. poinformować o zastosowanej karzy pracownika telefonicznie, mailem lub smsem. To działanie natomiast da dodatkowy wyraz temu, że przed upływem terminu została podjęta decyzja o zastosowaniu kary.

Decyzja o zastosowaniu kary porządkowej nie jest oświadczeniem woli, więc nie mają do niej zastosowania przepisy o skuteczności uwarunkowanej tym, czy oświadczenie dotarło do adresata. Skoro zaś Kodeks pracy wyraźnie rozróżnia zastosowanie kary od zawiadomienia o jej zastosowaniu i jedynie dla zastosowania kary przewiduje termin, to samo zawiadomienie może dotrzeć do pracownika po upływie dwóch tygodni, od dnia, w którym pracodawca dowiedział się o uchybieniu.