Dokumentacja pracownicza

Dokumenty pracownicze należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika u pracodawcy, a po jego zakończeniu jeszcze przez 50 lat.

Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika wynika z art. 94 pkt 9a k.p. Sposób ich prowadzenia szczegółowo reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.). Natomiast okres przechowywania dokumentów pracowniczych regulują różne akty prawne.

Akta osobowe pracownika należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika u pracodawcy, a po jego zakończeniu jeszcze przez 50 lat (art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - DzU z 2006, nr 97, poz. 673). Ponadto, oprócz dokumentacji osobowej, pracodawca przechowuje również dokumenty potwierdzające opłacanie składek emerytalnych i rentowych.

Pracodawca jako płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Natomiast kopie przekazanych do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych należy przechowywać przez 5 lat od dnia ich przekazania (art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych - DzU nr 162, poz. 1118 ze zm.).

Kopie deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów je korygujących przechowuje się przez 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS (art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.).

Dla ważności powyższych uregulowań nie ma znaczenia, czy pracodawca sam przechowuje dokumenty pracownicze, czy przekaże obowiązek gromadzenia i ich przechowywania wyspecjalizowanym przedsiębiorstwom, działającym na podstawie przepisów określonych w rozdziale 4a ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Bez znaczenia jest również fakt, czy pracodawca znajduje się w stanie likwidacji.

W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca przekazuje podmiotowi prowadzącemu działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, dokumenty do dalszego ich przechowywania oraz zapewnia na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu ich przechowywania. W przypadku braku środków finansowych pracodawca zwraca się do sądu rejestrowego z wnioskiem o przekazanie akt do archiwum państwowego - rozdział 4b ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.