REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dane osobowe pracowników. Jak skutecznie prowadzić ich retencję

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Wdrożenie przepisów RODO ma dwie wyraźne konsekwencje: wzrost świadomości pracowników i konieczność wprowadzenia w firmach odpowiednich procedur
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Co to jest retencja danych osobowych pracowników? Kiedy i w jaki sposób należy ją przeprowadzać i na co zwracać uwagę w czasie tego procesu – wyjaśnia Tomasz Dąbrowski, Senior Konsultant SAP w firmie Quercus, tworzącej narzędzia informatyczne do szeroko rozumianej obsługi kadr.

Wdrożenie przepisów RODO ma dwie wyraźne konsekwencje. Pierwszą jest wzrost świadomości pracowników w kontekście: zasad, celowości i zakresu gromadzenia ich danych osobowych, a także wynikająca z tego większa ostrożność. Drugą jest konieczność wprowadzenia w firmach odpowiednich procedur. To proces skomplikowany i wymagający już na etapie planowania odpowiedniego audytu, czyli ustalenia: jakie dane osobowe będą gromadzone, z jakiego powodu, a przede wszystkim, w jakich miejscach. 

REKLAMA

 

Tomasz Dąbrowski

Źródło zewnętrzne

Trzeba pamiętać o tym, że istnieje coś takiego jak szara strefa danych osobowych – to na przykład informacje przechowywane na przenośnych nośnikach informacji, robocze wydruki itp. Zatem pierwszym etapem skutecznej retencji powinna być identyfikacja wszystkich miejsc, w których dane osobowe mogą się pojawić i ustalenie procedur postępowania. Oczywiście wiąże się to z odpowiednim przeszkoleniem personelu. 

Retencja danych osobowych w dziale kadr

Najwięcej danych osobowych oczywiście gromadzonych jest w dziale kadr i na tym obszarze należy się skoncentrować, ustalając zasady retencji. Chodzi bowiem o wprowadzenie takich procedur, które umożliwią zarządzanie danymi w sposób zgodny z przepisami, a przy tym możliwie niekłopotliwy dla odpowiadających za ten proces pracowników.

Ważne
Jak długo trzeba przechowywać dane pracowników

W przypadku danych pracowniczych pracodawca ma obowiązek przechowywania danych przez cały okres zatrudnienia, a także po ustaniu stosunku pracy.

  • W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. – 50 lat. 
  • W przypadku pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. okres ten obejmuje 10 lat. 

Istnieje też możliwość skrócenia owych 50 lat do 10 lat w przypadku nawiązania stosunku pracy pomiędzy 31 grudnia 1998 r. a 1 stycznia 2019 r. Aby tak się stało, pracodawca musi przedłożyć w ZUS raport informacyjny ZUS OSW.

Dziś – w większości przypadków – dane osobowe gromadzone są w formie elektronicznej lub zarówno w formie papierowej, jak i zdigitalizowanej. Usunięcie danych papierowych (poprzez ich fizyczne zniszczenie) jest proste. Retencja danych gromadzonych w formie elektronicznej, jeśli nie wdrożono odpowiednich narzędzi, jest trudniejsza – przede wszystkim z powodu konieczności zidentyfikowania wszystkich miejsc, w których dane są przechowywane. Skuteczne narzędzia wspomagające realizację wymogów RODO (np. rozwiązanie Q-Solutions RODO) tworzone są z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb danej firmy. Oznacza to nic innego jak wnikliwą analizę danych zawartych w systemie, a następnie ich odpowiednią kategoryzację. Pozwala to precyzyjnie określić okresy przechowywania danych. Następnie system analizuje tak skategoryzowane dane i jeśli termin jest przekroczony, umożliwia ich usunięcie osobie odpowiedzialnej za retencję danych.

Jak usuwa się dane osobowe

Dane osobowe można: 

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • usunąć lub 
  • zanonimizować. 

REKLAMA

Dla bezpieczeństwa proces ten można przeprowadzić dwuetapowo. Pierwszy etap to merytoryczna weryfikacja danych osobowych, które system „wyznaczył” do usunięcia. Jeśli w toku weryfikacji okaże się, że dane należy usunąć, informacja taka przekazywana jest do osoby za to odpowiedzialnej. Decyduje ona o ich usunięciu lub anonimizacji. 

W przypadku, kiedy z jakiegoś powodu dane konkretnej osoby nie powinny zostać poddane procesowi retencji, istnieje możliwość przedłużenia okresu ich przechowywania (pod warunkiem określenia odpowiedniego celu przetwarzania, np. ze względu na postępowanie sądowe).

Bezpieczne usuwanie danych osobowych

Z uwagi na to, że okres retencji danych osobowych jest różny dla różnych pracowników, bo jest wprost powiązany z momentem zatrudnienia, warto wprowadzić rozwiązania informatyczne zaprojektowane właśnie do tego celu. Pozwalają one na pełną kontrolę tego procesu i gwarantują usunięcie danych ze wszystkich wskazanych miejsc.

REKLAMA

Wymóg trwałego usuwania danych osobowych jest pewnym novum. Chodzi o to, że sytuacja taka będzie pojawiać się częściej, jeśli weźmiemy pod uwagę drastyczne skrócenie obowiązku przechowywania danych pracowniczych w stosunku do wcześniej obowiązujących przepisów (10 lat vs. 50 lat). Zgodnie z przepisami RODO – jeśli ustał cel przetwarzania danych osobowych oraz (w przypadku danych pracowniczych) minął obowiązkowy okres ich przechowywania – danych tych nie powinno być w systemie. Trzeba je więc usunąć, trwale i z całego systemu. 

Dwuetapowy proces weryfikacji danych do retencji jest istotny dlatego, że retencja jest procesem nieodwracalnym. Dane są całkowicie usuwane z całego systemu (a więc z firmy) i nie ma możliwości ich przywrócenia. Dlatego niektóre firmy decydują się na rozszerzenie tej procedury i wprowadzenie tzw. raportu do pseudoanonimizacji. Mówiąc prościej – jest to możliwość uruchomienia odwracalnej anonimizacji danych. Informacje są widoczne tylko dla bardzo wąskiego grona osób, jednak w razie potrzeby można je przywrócić dla użytkowników końcowych. Z uwagi na fakt, że w tym wariancie dane osobowe można odzyskać (niezależnie od zastosowanych zabezpieczeń), pseudoanonimizację należy traktować jako opcję czasowego zabezpieczenia, a nie rozwiązanie alternatywne dla anonimizacji.

Jakie korzyści daje skuteczna retencja danych osobowych przy zastosowaniu systemowych rozwiązań informatycznych? 

  • Gwarantuje firmie wypełnienie obowiązków wynikających z przepisów RODO. 
  • Porządkuje bazę danych. 
  • Daje pracownikom gwarancję bezpieczeństwa ich danych. 
  • Ułatwia i usprawnia pracę zespołu odpowiedzialnego za przetwarzanie danych osobowych oraz ich inspekcję. 

Quercus Sp. z o.o. to ekspert w zakresie wdrażania i serwisowania systemów SAP. Od początku swej działalności, tj. od 2006 roku, firma posiada status autoryzowanego Partnera SAP. Specjalizacją Quercus Sp. z o.o. są wdrożenia systemów SAP, SAP Business Objects, a także portali oraz rozwiązań na urządzenia mobilne. W ofercie znajdują się także usługi z zakresu doradztwa, takie jak: audyty, szkolenia, analizy przedwdrożeniowe oraz pomoc w przygotowaniu zapytań ofertowych SIWZ. Firma prowadzi projekty z zastosowaniem metodyki Prince oraz PMI, a jej portfolio obejmuje kilkadziesiąt zrealizowanych projektów, które spółka wdrażała samodzielnie, w ramach konsorcjum lub jako podwykonawca. Uznanie klientów oraz coraz większe zainteresowanie rynku wdrożeniami SAP sprawia, że firma dynamicznie się rozwija, stale powiększając zespół specjalistów.

Oprac. Piotr T. Szymański
Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Realia pracy tymczasowej. Co liczy się dziś dla firm i kandydatów? [Badanie]

Na rynku pracy, gdzie coraz trudniej o trwałość i przewidywalność, głos pracowników oraz pracodawców staje się jednym z najczulszych barometrów zmian. Job Impulse co roku bada poziom satysfakcji obu tych grup. Najnowsze wyniki wskazują, że oczekiwania wobec agencji dynamicznie rosną: firmy domagają się sprawnych, natychmiastowych rekrutacji, ale przy zachowaniu wysokiej jakości procesów i maksymalnym ograniczeniu rotacji. Z kolei pracownicy tymczasowi coraz wyraźniej sygnalizują potrzebę stabilności, poszerzania systemu benefitów, a także obsługi formalności online.

Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Raz w roku 14 dni z rzędu urlopu wypoczynkowego? Czy to obowiązek pracownika?

Czy pracownik musi raz w roku kalendarzowym wykorzystać 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu? Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

REKLAMA

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł: nowe przepisy już w mocy. Poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł. Aż 9. krotnie poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Kto zyska a kto straci i dlaczego tak się stało? Ustawodawca reaguje na bieżącą sytuację na rynku pracy. Tym samym znowelizowano najistotniejszą ustawą w obszarze ubezpieczeń społecznych jaką jest ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zatem za co można nałożyć taką grzywnę?

Sprawdź, którym liderem jesteś: kontroler, terapeuta, mesjasz, eko-lider [Zarządzanie]

Dr Simon Western wyróżnia 4 typy liderów w firmach: terapeuta, mesjasz, kontroler i eko-lider. Który typ przywództwa został uszyty na miarę naszych czasów? Sprawdź, którym typem lidera jesteś.

Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co się zmieni?

94% kandydatów do pracy przez brak widełek płacowych w ogłoszeniu rezygnuje z aplikowania, nawet jeśli oferta jest atrakcyjna dla rozwoju ich ścieżki kariery. Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co to oznacza? Czy podanie widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę będzie obowiązkowe?

Lipiec 2025: jakie zmiany i ważne daty w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych?

Lipiec 2025 r. przyniósł ważne zmiany w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. Zmiany mają wpływ na sytuację pracowników, pracodawców, osób z niepełnosprawnościami, przedsiębiorców, osób bezrobotnych, stażystów i dla wielu innych grup. Wchodzi w życie sporo nowych przepisów - jedne są bardziej niszowe - bo dotyczące np. zatrudnienia w służbach, a drugie mniej, odnoszące się do wielu osób. Przypominamy też jakie są ważne terminy kadrowo-płacowe, które powinny być dochowane w lipcu 2025 r.

REKLAMA

Czy certyfikacja ISO nadal ma sens?

Zarządzanie jakością, zarządzanie środowiskowe, systemy zapewniania bezpieczeństwa i higieny pracy czy czystości mikrobiologicznej – nowoczesne organizacje, szczególnie te, działające globalnie, porządkują wewnętrzne procesy własnymi procedurami. Czy w tej sytuacji certyfikacja ISO nadal ma sens? – Bez wątpienia. I to nie tylko po to, żeby zwiększyć konkurencyjność i wiarygodność w oczach kontrahentów – przekonuje Katarzyna Petrusiewicz, ekspert CWS Workwear.

Najbardziej szanowane zawody 2025. B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę

Jakie zawody są obecnie najbardziej szanowane przez społeczeństwo? Na końcu listy znajdują się posłowie, europosłowie, samorządowcy, influencerzy i youtuberzy. Zmienia się idealna wizja pracy - B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę.

REKLAMA