REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dane osobowe pracowników. Jak skutecznie prowadzić ich retencję

Wdrożenie przepisów RODO ma dwie wyraźne konsekwencje: wzrost świadomości pracowników i konieczność wprowadzenia w firmach odpowiednich procedur
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Co to jest retencja danych osobowych pracowników? Kiedy i w jaki sposób należy ją przeprowadzać i na co zwracać uwagę w czasie tego procesu – wyjaśnia Tomasz Dąbrowski, Senior Konsultant SAP w firmie Quercus, tworzącej narzędzia informatyczne do szeroko rozumianej obsługi kadr.

Wdrożenie przepisów RODO ma dwie wyraźne konsekwencje. Pierwszą jest wzrost świadomości pracowników w kontekście: zasad, celowości i zakresu gromadzenia ich danych osobowych, a także wynikająca z tego większa ostrożność. Drugą jest konieczność wprowadzenia w firmach odpowiednich procedur. To proces skomplikowany i wymagający już na etapie planowania odpowiedniego audytu, czyli ustalenia: jakie dane osobowe będą gromadzone, z jakiego powodu, a przede wszystkim, w jakich miejscach. 

REKLAMA

Autopromocja
Tomasz Dąbrowski

 

Tomasz Dąbrowski

Źródło zewnętrzne

Trzeba pamiętać o tym, że istnieje coś takiego jak szara strefa danych osobowych – to na przykład informacje przechowywane na przenośnych nośnikach informacji, robocze wydruki itp. Zatem pierwszym etapem skutecznej retencji powinna być identyfikacja wszystkich miejsc, w których dane osobowe mogą się pojawić i ustalenie procedur postępowania. Oczywiście wiąże się to z odpowiednim przeszkoleniem personelu. 

Retencja danych osobowych w dziale kadr

Najwięcej danych osobowych oczywiście gromadzonych jest w dziale kadr i na tym obszarze należy się skoncentrować, ustalając zasady retencji. Chodzi bowiem o wprowadzenie takich procedur, które umożliwią zarządzanie danymi w sposób zgodny z przepisami, a przy tym możliwie niekłopotliwy dla odpowiadających za ten proces pracowników.

Ważne
Jak długo trzeba przechowywać dane pracowników

W przypadku danych pracowniczych pracodawca ma obowiązek przechowywania danych przez cały okres zatrudnienia, a także po ustaniu stosunku pracy.

  • W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. – 50 lat. 
  • W przypadku pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. okres ten obejmuje 10 lat. 

Istnieje też możliwość skrócenia owych 50 lat do 10 lat w przypadku nawiązania stosunku pracy pomiędzy 31 grudnia 1998 r. a 1 stycznia 2019 r. Aby tak się stało, pracodawca musi przedłożyć w ZUS raport informacyjny ZUS OSW.

Dziś – w większości przypadków – dane osobowe gromadzone są w formie elektronicznej lub zarówno w formie papierowej, jak i zdigitalizowanej. Usunięcie danych papierowych (poprzez ich fizyczne zniszczenie) jest proste. Retencja danych gromadzonych w formie elektronicznej, jeśli nie wdrożono odpowiednich narzędzi, jest trudniejsza – przede wszystkim z powodu konieczności zidentyfikowania wszystkich miejsc, w których dane są przechowywane. Skuteczne narzędzia wspomagające realizację wymogów RODO (np. rozwiązanie Q-Solutions RODO) tworzone są z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb danej firmy. Oznacza to nic innego jak wnikliwą analizę danych zawartych w systemie, a następnie ich odpowiednią kategoryzację. Pozwala to precyzyjnie określić okresy przechowywania danych. Następnie system analizuje tak skategoryzowane dane i jeśli termin jest przekroczony, umożliwia ich usunięcie osobie odpowiedzialnej za retencję danych.

Jak usuwa się dane osobowe

Dane osobowe można: 

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • usunąć lub 
  • zanonimizować. 

Dla bezpieczeństwa proces ten można przeprowadzić dwuetapowo. Pierwszy etap to merytoryczna weryfikacja danych osobowych, które system „wyznaczył” do usunięcia. Jeśli w toku weryfikacji okaże się, że dane należy usunąć, informacja taka przekazywana jest do osoby za to odpowiedzialnej. Decyduje ona o ich usunięciu lub anonimizacji. 

W przypadku, kiedy z jakiegoś powodu dane konkretnej osoby nie powinny zostać poddane procesowi retencji, istnieje możliwość przedłużenia okresu ich przechowywania (pod warunkiem określenia odpowiedniego celu przetwarzania, np. ze względu na postępowanie sądowe).

Bezpieczne usuwanie danych osobowych

REKLAMA

Z uwagi na to, że okres retencji danych osobowych jest różny dla różnych pracowników, bo jest wprost powiązany z momentem zatrudnienia, warto wprowadzić rozwiązania informatyczne zaprojektowane właśnie do tego celu. Pozwalają one na pełną kontrolę tego procesu i gwarantują usunięcie danych ze wszystkich wskazanych miejsc.

Wymóg trwałego usuwania danych osobowych jest pewnym novum. Chodzi o to, że sytuacja taka będzie pojawiać się częściej, jeśli weźmiemy pod uwagę drastyczne skrócenie obowiązku przechowywania danych pracowniczych w stosunku do wcześniej obowiązujących przepisów (10 lat vs. 50 lat). Zgodnie z przepisami RODO – jeśli ustał cel przetwarzania danych osobowych oraz (w przypadku danych pracowniczych) minął obowiązkowy okres ich przechowywania – danych tych nie powinno być w systemie. Trzeba je więc usunąć, trwale i z całego systemu. 

Dwuetapowy proces weryfikacji danych do retencji jest istotny dlatego, że retencja jest procesem nieodwracalnym. Dane są całkowicie usuwane z całego systemu (a więc z firmy) i nie ma możliwości ich przywrócenia. Dlatego niektóre firmy decydują się na rozszerzenie tej procedury i wprowadzenie tzw. raportu do pseudoanonimizacji. Mówiąc prościej – jest to możliwość uruchomienia odwracalnej anonimizacji danych. Informacje są widoczne tylko dla bardzo wąskiego grona osób, jednak w razie potrzeby można je przywrócić dla użytkowników końcowych. Z uwagi na fakt, że w tym wariancie dane osobowe można odzyskać (niezależnie od zastosowanych zabezpieczeń), pseudoanonimizację należy traktować jako opcję czasowego zabezpieczenia, a nie rozwiązanie alternatywne dla anonimizacji.

Jakie korzyści daje skuteczna retencja danych osobowych przy zastosowaniu systemowych rozwiązań informatycznych? 

  • Gwarantuje firmie wypełnienie obowiązków wynikających z przepisów RODO. 
  • Porządkuje bazę danych. 
  • Daje pracownikom gwarancję bezpieczeństwa ich danych. 
  • Ułatwia i usprawnia pracę zespołu odpowiedzialnego za przetwarzanie danych osobowych oraz ich inspekcję. 

Quercus Sp. z o.o. to ekspert w zakresie wdrażania i serwisowania systemów SAP. Od początku swej działalności, tj. od 2006 roku, firma posiada status autoryzowanego Partnera SAP. Specjalizacją Quercus Sp. z o.o. są wdrożenia systemów SAP, SAP Business Objects, a także portali oraz rozwiązań na urządzenia mobilne. W ofercie znajdują się także usługi z zakresu doradztwa, takie jak: audyty, szkolenia, analizy przedwdrożeniowe oraz pomoc w przygotowaniu zapytań ofertowych SIWZ. Firma prowadzi projekty z zastosowaniem metodyki Prince oraz PMI, a jej portfolio obejmuje kilkadziesiąt zrealizowanych projektów, które spółka wdrażała samodzielnie, w ramach konsorcjum lub jako podwykonawca. Uznanie klientów oraz coraz większe zainteresowanie rynku wdrożeniami SAP sprawia, że firma dynamicznie się rozwija, stale powiększając zespół specjalistów.

Oprac. Piotr T. Szymański
Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracodawca wyśle Cię na urlop nie pytając o zdanie, nie możesz się sprzeciwić

Pracodawca może wysłać Cię na urlop nie pytając o zdanie. Zastanawiasz się jak to możliwe, skoro prawo pracy z założenia ma chronić pracownika. Okazuje się, że jest taka możliwość i nie będzie to naruszenie przepisów prawa pracy.

Coraz większe bezrobocie w Polsce. W styczniu po raz kolejny wzrosła liczba osób zarejestrowanych w urzędach pracy

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej szacuje, że w styczniu 2025 r. stopa bezrobocia rejestrowanego wyniosła 5,4 proc. To więcej niż w grudniu 2024 r. Resort jednak zapewnia, że sytuacja na rynku pracy w pierwszym miesiącu 2025 r. była stabilna.

Boże Ciało 2025 – kiedy wypada? [DATA]

Kiedy jest Boże Ciało w tym roku? Data Bożego Ciała w 2025 roku wypada w środku czerwca. Ile dni wolnych można otrzymać? Czy trzeba brać urlop wypoczynkowy? Już teraz zaplanuj długi weekend czerwcowy.

Długie weekendy 2025 [KALENDARZ]

Teraz jest dobry czas na zaplanowanie długich weekendów w 2025 roku. 7 długich weekendów, które wypadają w tym roku, pozwala na dłuższy odpoczynek od pracy bez wykorzystywania urlopu wypoczynkowego lub z wykorzystaniem tylko jednego dnia urlopu. Kiedy wypadają w tym roku? Oto kalendarz długich weekendów 2025.

REKLAMA

Rodzice najczęściej wybierają świadczenie Aktywnie w żłobku. Wsparcie z ZUS może wynieść nawet 1900 zł miesięcznie

ZUS od początku działania programu Aktywny Rodzic wypłacił ponad 1,1 mld zł. Program obejmuje trzy świadczenia "aktywnie w domu", "aktywni rodzice w pracy" i "aktywnie w żłobku". Rodzice najczęściej decydują się na wsparcie żłobkowe, na które ZUS do tej pory przekazał łącznie 688 mln zł.

5 przykazań HR na 2025 rok

Co czeka działy HR w 2025 roku? Artykuł zawiera najważniejsze tematy, z którymi trzeba zmierzyć się w najbliższych miesiącach. Należą do nich: zmiany w komunikacji i digitalizacja procesów kadrowych, zaangażowanie więcej sztucznej inteligencji, wyrównywanie kompetencji cyfrowych pomiędzy pokoleniami, przygotowania do dyrektywy o równości płac. Oto 5 przykazań HR na 2025 rok.

Zwolnienia grupowe 2025 [który pracodawca może zwolnić, kogo i z jakich przyczyn, jaka odprawa]

Zwolnienia grupowe to specyficzny sposób rozwiązania umów o pracę z większą ilością pracowników. Do przeprowadzenia takich zwolnień mają prawo pracodawcy spełniający określone wymogi - muszą mieć odpowiednio wysoki poziom zatrudnienia, a zwolnienie musi mieć określone przyczyny i być przeprowadzone w określonym czasie. Także nie każdy pracownik może być objęty zwolnieniem grupowym.

Co daje orzeczenie 02-P w 2025 r.? [Przykład]

Co oznacza symbol 02-P w orzeczeniu o niepełnosprawności i do czego uprawnia w 2025 r.? W dużej mierze pomoc będzie zależała od posiadanego stopnia niepełnosprawności. Jakie są aktualne przepisy?

REKLAMA

Świadczenie rehabilitacyjne 2025 - jakie dokumenty?

Jakie dokumenty potrzebne są do świadczenia rehabilitacyjnego w 2025 roku? Wniosek o świadczenie rehabilitacyjne składa się na druku ZNp-7. Ile trwa pobieranie świadczenia rehabilitacyjnego z ZUS?

Świadczenie rehabilitacyjne 2025 – ile wynosi w I kwartale? Wskaźnik waloryzacji podstawy wymiaru to 100,2% [Wyliczenia]

Ile wynosi świadczenie rehabilitacyjne w I kwartale 2025 roku? Wskaźnik waloryzacji podstawy wymiaru na potrzeby wyliczenia wysokości świadczenia rehabilitacyjnego za każdy dzień niezdolności do pracy od stycznia do marca 2025 roku został określony na poziomie 100,2%. Artykuł zawiera przykładowe wyliczenie.

REKLAMA