REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dane osobowe pracowników. Jak skutecznie prowadzić ich retencję

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Wdrożenie przepisów RODO ma dwie wyraźne konsekwencje: wzrost świadomości pracowników i konieczność wprowadzenia w firmach odpowiednich procedur
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Co to jest retencja danych osobowych pracowników? Kiedy i w jaki sposób należy ją przeprowadzać i na co zwracać uwagę w czasie tego procesu – wyjaśnia Tomasz Dąbrowski, Senior Konsultant SAP w firmie Quercus, tworzącej narzędzia informatyczne do szeroko rozumianej obsługi kadr.

Wdrożenie przepisów RODO ma dwie wyraźne konsekwencje. Pierwszą jest wzrost świadomości pracowników w kontekście: zasad, celowości i zakresu gromadzenia ich danych osobowych, a także wynikająca z tego większa ostrożność. Drugą jest konieczność wprowadzenia w firmach odpowiednich procedur. To proces skomplikowany i wymagający już na etapie planowania odpowiedniego audytu, czyli ustalenia: jakie dane osobowe będą gromadzone, z jakiego powodu, a przede wszystkim, w jakich miejscach. 

REKLAMA

Autopromocja
Tomasz Dąbrowski

 

Tomasz Dąbrowski

Źródło zewnętrzne

Trzeba pamiętać o tym, że istnieje coś takiego jak szara strefa danych osobowych – to na przykład informacje przechowywane na przenośnych nośnikach informacji, robocze wydruki itp. Zatem pierwszym etapem skutecznej retencji powinna być identyfikacja wszystkich miejsc, w których dane osobowe mogą się pojawić i ustalenie procedur postępowania. Oczywiście wiąże się to z odpowiednim przeszkoleniem personelu. 

Retencja danych osobowych w dziale kadr

Najwięcej danych osobowych oczywiście gromadzonych jest w dziale kadr i na tym obszarze należy się skoncentrować, ustalając zasady retencji. Chodzi bowiem o wprowadzenie takich procedur, które umożliwią zarządzanie danymi w sposób zgodny z przepisami, a przy tym możliwie niekłopotliwy dla odpowiadających za ten proces pracowników.

Ważne
Jak długo trzeba przechowywać dane pracowników

W przypadku danych pracowniczych pracodawca ma obowiązek przechowywania danych przez cały okres zatrudnienia, a także po ustaniu stosunku pracy.

  • W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. – 50 lat. 
  • W przypadku pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. okres ten obejmuje 10 lat. 

Istnieje też możliwość skrócenia owych 50 lat do 10 lat w przypadku nawiązania stosunku pracy pomiędzy 31 grudnia 1998 r. a 1 stycznia 2019 r. Aby tak się stało, pracodawca musi przedłożyć w ZUS raport informacyjny ZUS OSW.

Dziś – w większości przypadków – dane osobowe gromadzone są w formie elektronicznej lub zarówno w formie papierowej, jak i zdigitalizowanej. Usunięcie danych papierowych (poprzez ich fizyczne zniszczenie) jest proste. Retencja danych gromadzonych w formie elektronicznej, jeśli nie wdrożono odpowiednich narzędzi, jest trudniejsza – przede wszystkim z powodu konieczności zidentyfikowania wszystkich miejsc, w których dane są przechowywane. Skuteczne narzędzia wspomagające realizację wymogów RODO (np. rozwiązanie Q-Solutions RODO) tworzone są z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb danej firmy. Oznacza to nic innego jak wnikliwą analizę danych zawartych w systemie, a następnie ich odpowiednią kategoryzację. Pozwala to precyzyjnie określić okresy przechowywania danych. Następnie system analizuje tak skategoryzowane dane i jeśli termin jest przekroczony, umożliwia ich usunięcie osobie odpowiedzialnej za retencję danych.

Jak usuwa się dane osobowe

Dane osobowe można: 

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • usunąć lub 
  • zanonimizować. 

REKLAMA

Dla bezpieczeństwa proces ten można przeprowadzić dwuetapowo. Pierwszy etap to merytoryczna weryfikacja danych osobowych, które system „wyznaczył” do usunięcia. Jeśli w toku weryfikacji okaże się, że dane należy usunąć, informacja taka przekazywana jest do osoby za to odpowiedzialnej. Decyduje ona o ich usunięciu lub anonimizacji. 

W przypadku, kiedy z jakiegoś powodu dane konkretnej osoby nie powinny zostać poddane procesowi retencji, istnieje możliwość przedłużenia okresu ich przechowywania (pod warunkiem określenia odpowiedniego celu przetwarzania, np. ze względu na postępowanie sądowe).

Bezpieczne usuwanie danych osobowych

REKLAMA

Z uwagi na to, że okres retencji danych osobowych jest różny dla różnych pracowników, bo jest wprost powiązany z momentem zatrudnienia, warto wprowadzić rozwiązania informatyczne zaprojektowane właśnie do tego celu. Pozwalają one na pełną kontrolę tego procesu i gwarantują usunięcie danych ze wszystkich wskazanych miejsc.

Wymóg trwałego usuwania danych osobowych jest pewnym novum. Chodzi o to, że sytuacja taka będzie pojawiać się częściej, jeśli weźmiemy pod uwagę drastyczne skrócenie obowiązku przechowywania danych pracowniczych w stosunku do wcześniej obowiązujących przepisów (10 lat vs. 50 lat). Zgodnie z przepisami RODO – jeśli ustał cel przetwarzania danych osobowych oraz (w przypadku danych pracowniczych) minął obowiązkowy okres ich przechowywania – danych tych nie powinno być w systemie. Trzeba je więc usunąć, trwale i z całego systemu. 

Dwuetapowy proces weryfikacji danych do retencji jest istotny dlatego, że retencja jest procesem nieodwracalnym. Dane są całkowicie usuwane z całego systemu (a więc z firmy) i nie ma możliwości ich przywrócenia. Dlatego niektóre firmy decydują się na rozszerzenie tej procedury i wprowadzenie tzw. raportu do pseudoanonimizacji. Mówiąc prościej – jest to możliwość uruchomienia odwracalnej anonimizacji danych. Informacje są widoczne tylko dla bardzo wąskiego grona osób, jednak w razie potrzeby można je przywrócić dla użytkowników końcowych. Z uwagi na fakt, że w tym wariancie dane osobowe można odzyskać (niezależnie od zastosowanych zabezpieczeń), pseudoanonimizację należy traktować jako opcję czasowego zabezpieczenia, a nie rozwiązanie alternatywne dla anonimizacji.

Jakie korzyści daje skuteczna retencja danych osobowych przy zastosowaniu systemowych rozwiązań informatycznych? 

  • Gwarantuje firmie wypełnienie obowiązków wynikających z przepisów RODO. 
  • Porządkuje bazę danych. 
  • Daje pracownikom gwarancję bezpieczeństwa ich danych. 
  • Ułatwia i usprawnia pracę zespołu odpowiedzialnego za przetwarzanie danych osobowych oraz ich inspekcję. 

Quercus Sp. z o.o. to ekspert w zakresie wdrażania i serwisowania systemów SAP. Od początku swej działalności, tj. od 2006 roku, firma posiada status autoryzowanego Partnera SAP. Specjalizacją Quercus Sp. z o.o. są wdrożenia systemów SAP, SAP Business Objects, a także portali oraz rozwiązań na urządzenia mobilne. W ofercie znajdują się także usługi z zakresu doradztwa, takie jak: audyty, szkolenia, analizy przedwdrożeniowe oraz pomoc w przygotowaniu zapytań ofertowych SIWZ. Firma prowadzi projekty z zastosowaniem metodyki Prince oraz PMI, a jej portfolio obejmuje kilkadziesiąt zrealizowanych projektów, które spółka wdrażała samodzielnie, w ramach konsorcjum lub jako podwykonawca. Uznanie klientów oraz coraz większe zainteresowanie rynku wdrożeniami SAP sprawia, że firma dynamicznie się rozwija, stale powiększając zespół specjalistów.

Oprac. Piotr T. Szymański
Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

Aplikacja mZUS zyskuje popularność – już ponad 700 tys. użytkowników w całej Polsce

Aplikacja mobilna mZUS, dostępna na smartfony z systemem Android i iOS, przekroczyła próg 700 tysięcy użytkowników. Umożliwia szybki i wygodny dostęp do usług Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, takich jak składanie wniosków o 800+, „Dobry Start” czy rezerwacja e-wizyt.

REKLAMA

Coraz więcej seniorów wybiera przelew zamiast gotówki. Już 80% świadczeń ZUS trafia na konta bankowe

W marcu 2025 roku aż 80 proc. emerytów i rencistów otrzymywało świadczenia ZUS przelewem na konto bankowe. Choć coraz więcej osób rezygnuje z gotówki, część seniorów nadal wybiera wizytę listonosza – z powodów praktycznych i społecznych.

ZUS zachęca do e-wizyt: porady online bez wychodzenia z domu

Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozwija usługę e-wizyt, czyli wideorozmów z konsultantami ZUS. Dzięki temu każdy może uzyskać pomoc bez konieczności wizyty w placówce – wystarczy smartfon lub komputer z dostępem do internetu.

Masz świadczenie przedemerytalne i dorabiasz? Do 31 maja musisz rozliczyć się z ZUS

Osoby pobierające świadczenie przedemerytalne lub zasiłek przedemerytalny i jednocześnie dorabiające, muszą do 31 maja złożyć w ZUS-ie zaświadczenie o swoich przychodach. Brak rozliczenia może skutkować zmniejszeniem lub zawieszeniem świadczenia.

Polski rynek pracy przyciąga wykwalifikowanych pracowników z innych krajów

Polska na podium krajów UE przyciągających wykwalifikowanych pracowników. Choć do liderujących Niemiec wciąż nam daleko, Polska wyrasta na kluczowego gracza w regionie, jeśli chodzi o przyciąganie zagranicznych specjalistów.

REKLAMA

Fachowiec na samozatrudnieniu: kontrakt menadżerski z polisami asekurującymi ryzyka, które musi podejmować menadżer

Okazuje się, że odpowiednio dobrane pakiety ochronne nie tylko zwiększają bezpieczeństwo freelancerów i osób zatrudnionych w oparciu o umowę B2B, ale również stanowią atrakcyjny benefit. Może on przyciągać najlepszych specjalistów i budować lojalność wobec firmy.

Wyższe wynagrodzenia młodocianych i nowe stawki wpłat na PFRON od czerwca 2025 r. – sprawdź, ile wyniosą

Od 1 czerwca 2025 roku wzrosną minimalne wynagrodzenia pracowników młodocianych odbywających przygotowanie zawodowe oraz kwoty wpłat na PFRON. To efekt ogłoszenia przez GUS wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w pierwszym kwartale bieżącego roku. Sprawdź aktualne stawki obowiązujące w okresie wakacyjnym.

REKLAMA