REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dane osobowe pracowników. Jak skutecznie prowadzić ich retencję

Wdrożenie przepisów RODO ma dwie wyraźne konsekwencje: wzrost świadomości pracowników i konieczność wprowadzenia w firmach odpowiednich procedur
Wdrożenie przepisów RODO ma dwie wyraźne konsekwencje: wzrost świadomości pracowników i konieczność wprowadzenia w firmach odpowiednich procedur
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Co to jest retencja danych osobowych pracowników? Kiedy i w jaki sposób należy ją przeprowadzać i na co zwracać uwagę w czasie tego procesu – wyjaśnia Tomasz Dąbrowski, Senior Konsultant SAP w firmie Quercus, tworzącej narzędzia informatyczne do szeroko rozumianej obsługi kadr.

Wdrożenie przepisów RODO ma dwie wyraźne konsekwencje. Pierwszą jest wzrost świadomości pracowników w kontekście: zasad, celowości i zakresu gromadzenia ich danych osobowych, a także wynikająca z tego większa ostrożność. Drugą jest konieczność wprowadzenia w firmach odpowiednich procedur. To proces skomplikowany i wymagający już na etapie planowania odpowiedniego audytu, czyli ustalenia: jakie dane osobowe będą gromadzone, z jakiego powodu, a przede wszystkim, w jakich miejscach. 

Autopromocja
Tomasz Dąbrowski

 

Tomasz Dąbrowski

Źródło zewnętrzne

Trzeba pamiętać o tym, że istnieje coś takiego jak szara strefa danych osobowych – to na przykład informacje przechowywane na przenośnych nośnikach informacji, robocze wydruki itp. Zatem pierwszym etapem skutecznej retencji powinna być identyfikacja wszystkich miejsc, w których dane osobowe mogą się pojawić i ustalenie procedur postępowania. Oczywiście wiąże się to z odpowiednim przeszkoleniem personelu. 

Retencja danych osobowych w dziale kadr

Najwięcej danych osobowych oczywiście gromadzonych jest w dziale kadr i na tym obszarze należy się skoncentrować, ustalając zasady retencji. Chodzi bowiem o wprowadzenie takich procedur, które umożliwią zarządzanie danymi w sposób zgodny z przepisami, a przy tym możliwie niekłopotliwy dla odpowiadających za ten proces pracowników.

Ważne
Jak długo trzeba przechowywać dane pracowników

W przypadku danych pracowniczych pracodawca ma obowiązek przechowywania danych przez cały okres zatrudnienia, a także po ustaniu stosunku pracy.

  • W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. – 50 lat. 
  • W przypadku pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. okres ten obejmuje 10 lat. 

Istnieje też możliwość skrócenia owych 50 lat do 10 lat w przypadku nawiązania stosunku pracy pomiędzy 31 grudnia 1998 r. a 1 stycznia 2019 r. Aby tak się stało, pracodawca musi przedłożyć w ZUS raport informacyjny ZUS OSW.

Dziś – w większości przypadków – dane osobowe gromadzone są w formie elektronicznej lub zarówno w formie papierowej, jak i zdigitalizowanej. Usunięcie danych papierowych (poprzez ich fizyczne zniszczenie) jest proste. Retencja danych gromadzonych w formie elektronicznej, jeśli nie wdrożono odpowiednich narzędzi, jest trudniejsza – przede wszystkim z powodu konieczności zidentyfikowania wszystkich miejsc, w których dane są przechowywane. Skuteczne narzędzia wspomagające realizację wymogów RODO (np. rozwiązanie Q-Solutions RODO) tworzone są z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb danej firmy. Oznacza to nic innego jak wnikliwą analizę danych zawartych w systemie, a następnie ich odpowiednią kategoryzację. Pozwala to precyzyjnie określić okresy przechowywania danych. Następnie system analizuje tak skategoryzowane dane i jeśli termin jest przekroczony, umożliwia ich usunięcie osobie odpowiedzialnej za retencję danych.

Jak usuwa się dane osobowe

Dane osobowe można: 

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • usunąć lub 
  • zanonimizować. 

Dla bezpieczeństwa proces ten można przeprowadzić dwuetapowo. Pierwszy etap to merytoryczna weryfikacja danych osobowych, które system „wyznaczył” do usunięcia. Jeśli w toku weryfikacji okaże się, że dane należy usunąć, informacja taka przekazywana jest do osoby za to odpowiedzialnej. Decyduje ona o ich usunięciu lub anonimizacji. 

W przypadku, kiedy z jakiegoś powodu dane konkretnej osoby nie powinny zostać poddane procesowi retencji, istnieje możliwość przedłużenia okresu ich przechowywania (pod warunkiem określenia odpowiedniego celu przetwarzania, np. ze względu na postępowanie sądowe).

Bezpieczne usuwanie danych osobowych

Z uwagi na to, że okres retencji danych osobowych jest różny dla różnych pracowników, bo jest wprost powiązany z momentem zatrudnienia, warto wprowadzić rozwiązania informatyczne zaprojektowane właśnie do tego celu. Pozwalają one na pełną kontrolę tego procesu i gwarantują usunięcie danych ze wszystkich wskazanych miejsc.

Wymóg trwałego usuwania danych osobowych jest pewnym novum. Chodzi o to, że sytuacja taka będzie pojawiać się częściej, jeśli weźmiemy pod uwagę drastyczne skrócenie obowiązku przechowywania danych pracowniczych w stosunku do wcześniej obowiązujących przepisów (10 lat vs. 50 lat). Zgodnie z przepisami RODO – jeśli ustał cel przetwarzania danych osobowych oraz (w przypadku danych pracowniczych) minął obowiązkowy okres ich przechowywania – danych tych nie powinno być w systemie. Trzeba je więc usunąć, trwale i z całego systemu. 

Dwuetapowy proces weryfikacji danych do retencji jest istotny dlatego, że retencja jest procesem nieodwracalnym. Dane są całkowicie usuwane z całego systemu (a więc z firmy) i nie ma możliwości ich przywrócenia. Dlatego niektóre firmy decydują się na rozszerzenie tej procedury i wprowadzenie tzw. raportu do pseudoanonimizacji. Mówiąc prościej – jest to możliwość uruchomienia odwracalnej anonimizacji danych. Informacje są widoczne tylko dla bardzo wąskiego grona osób, jednak w razie potrzeby można je przywrócić dla użytkowników końcowych. Z uwagi na fakt, że w tym wariancie dane osobowe można odzyskać (niezależnie od zastosowanych zabezpieczeń), pseudoanonimizację należy traktować jako opcję czasowego zabezpieczenia, a nie rozwiązanie alternatywne dla anonimizacji.

Jakie korzyści daje skuteczna retencja danych osobowych przy zastosowaniu systemowych rozwiązań informatycznych? 

  • Gwarantuje firmie wypełnienie obowiązków wynikających z przepisów RODO. 
  • Porządkuje bazę danych. 
  • Daje pracownikom gwarancję bezpieczeństwa ich danych. 
  • Ułatwia i usprawnia pracę zespołu odpowiedzialnego za przetwarzanie danych osobowych oraz ich inspekcję. 

Quercus Sp. z o.o. to ekspert w zakresie wdrażania i serwisowania systemów SAP. Od początku swej działalności, tj. od 2006 roku, firma posiada status autoryzowanego Partnera SAP. Specjalizacją Quercus Sp. z o.o. są wdrożenia systemów SAP, SAP Business Objects, a także portali oraz rozwiązań na urządzenia mobilne. W ofercie znajdują się także usługi z zakresu doradztwa, takie jak: audyty, szkolenia, analizy przedwdrożeniowe oraz pomoc w przygotowaniu zapytań ofertowych SIWZ. Firma prowadzi projekty z zastosowaniem metodyki Prince oraz PMI, a jej portfolio obejmuje kilkadziesiąt zrealizowanych projektów, które spółka wdrażała samodzielnie, w ramach konsorcjum lub jako podwykonawca. Uznanie klientów oraz coraz większe zainteresowanie rynku wdrożeniami SAP sprawia, że firma dynamicznie się rozwija, stale powiększając zespół specjalistów.

Autopromocja
Oprac. Piotr T. Szymański

REKLAMA

Źródło: Źródło zewnętrzne
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Dodatek pielęgnacyjny 2024

    Dodatek pielęgnacyjny przysługuje do emerytury lub renty. Dla kogo przewidziany jest dodatek pielęgnacyjny? Ile wynosi dodatek do emerytury lub renty wypłacany przez ZUS?

    Legitymacja emeryta–rencisty w aplikacji mObywatel. Nowy wzór mLegitymacji

    W Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej powstał projekt rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie legitymacji emeryta-rencisty. Zmiana ma na celu dostosowanie przepisów rozporządzenia do rozwiązań wynikających z ustawy o aplikacji mObywatel.

    Czy 17 marca 2024 to niedziela handlowa?

    Czy 17 marca 2024 to niedziela handlowa? Czy w marcu 2024 jest niedziela handlowa? Kiedy wypadają niedziele handlowe w 2024 roku? Jakie kary za pracę w dni niehandlowe?

    Ciąża w okresie wypowiedzenia. Przepisy, orzecznictwo

    Nierzadko zdarza się, że kobieta nie wie o tym, że w chwili otrzymania wypowiedzenia umowy o pracę jest w ciąży. Może się zdarzyć także sytuacja, że co prawda w chwili otrzymania wypowiedzenia kobieta nie była w ciąży, ale zaszła w ciąże w okresie biegu wypowiedzenia.

    REKLAMA

    Nowe przepisy BHP 2024 – pracodawcy muszą zdążyć ze zmianami do 17 maja

    Pracodawcom zostały już tylko dwa miesiące na reorganizację środowiska pracy zgodnie z nowymi przepisami BHP. Znowelizowane rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, które weszło w życie 17 listopada 2023 r, wprowadza istotne zmiany w wyposażeniu stanowisk pracy. Pracodawcy muszą zdążyć ze zmianami do 17 maja 2024 r.

    Branżowe centra umiejętności wesprą kształcenie zawodowe młodocianych. Premier podpisał rozporządzenie

    Branżowe centra umiejętności to nowy rodzaj placówek systemu oświaty wprowadzony nowelizacją Prawa oświatowego, która weszła w życie we wrześniu 2023 r. BCU mają umożliwiać  uzyskanie i uzupełnienie wiedzy, umiejętności i kwalifikacji zawodowych lub zmianę kwalifikacji zawodowych. Premier Donald Tusk podpisał nowelizację rozporządzenia w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania przygotowaną przez resort rodziny, pracy i polityki społecznej. Umożliwi to prowadzenie przez BCU turnusów dokształcania teoretycznego dla młodocianych, którzy uczą się zawodu.

    17,3 mln osób pracowało w Polsce. Bezrobotnych było 547 tys., a biernych zawodowo prawie 12,4 mln. GUS podał dane o sytuacji na rynku pracy w IV kwartale 2023 r.

    Osoby aktywne zawodowo stanowiły w IV kwartale 2023 r. 58,9% ludności w wieku 15–89 lat. Wskaźnik ten był wyższy niż w III kwartale 2023 r. (o 0,4 p. proc.), podobnie jak i w IV kwartale 2022 r. (o 0,2 p. proc.). Wśród mężczyzn współczynnik aktywności zawodowej wyniósł 66,0%, a wśród kobiet 52,3%. . Główny Urząd Statystyczny podał wstępne wyniki Badania Aktywności Ekonomicznej Ludności.

    1780,96 zł to od 1 marca 2024 r. wysokość najniższej emerytury. Waloryzacja objęła też dodatki do świadczeń. Sprawdź, ile należy się emerytom i rencistom

    Waloryzacja emerytur i rent nastąpiła z dniem 1 marca 2024 r. Wskaźnik waloryzacji w 2024 r. wynosi 112,12%. W ten sposób wzrastają nie tylko emerytury i renty, ale także dodatki do tych świadczeń, które wypłaca Zakład Ubezpieczeń Społecznych. 

    REKLAMA

    Uposażenia w policji. Zmiana wysokości dodatku za stopień

    W 2024 r. wzrosła kwota bazowa dla funkcjonariuszy policji. Wzrost kwoty bazowej powoduje wzrost miesięcznego uposażenia policjantów. Do tego niezbędna jest zmiana przepisów rozporządzenia regulującego wysokość ich uposażenia, w tym stawek dodatku za stopień.

    Komunikat PFRON: Znacznie dłuższy okres dofinansowania do wynajmu mieszkania

    1 marca 2024 r. weszła w życie korzystna zmiana w Programie „Samodzielność – Aktywność – Mobilność!” Mieszkanie dla absolwenta. Wydłużony został okres, na który może być udzielone dofinansowanie do wynajmu mieszkania lub domu jednorodzinnego.

    REKLAMA