Lista obecności pracowników

W świetle art. 149 Kodeksu pracy na każdym pracodawcy, niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników, ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Jest to konieczne w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia oraz innych świadczeń przysługujących pracownikowi ze stosunku pracy. Kodeks pracy nie narzuca jednak sposobu potwierdzania obecności w pracy przez pracodawcę. Stąd uważa się, że pracodawca ma całkowitą dowolność wyboru sposobu potwierdzania obecności pracownika w pracy.

POBIERZ DRUK: LISTA OBECNOŚCI

Ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy prowadzona na kartach czasu pracy służy prawidłowym wyliczeniom wynagrodzenia oraz innych świadczeń przysługujących pracownikowi ze stosunku pracy. Ponadto prowadzenie ewidencji czasu pracy jest niezbędne od strony kontroli PIP. Każdy pracodawca musi przedstawić ją w razie kontroli inspektorowi Państwowej Inspekcji Pracy.

Rekomendowany produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem (książka)

Do najważniejszych informacji, które musi zawierać ewidencja czasu pracy, należą informacje na temat pracy w poszczególnych dobach, także w niedziele i święta oraz w dni wolne od pracy, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych. Ewidencja powinna również informować o urlopach, zwolnieniach od pracy oraz o usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy.

Zasady prawidłowego ewidencjonowania czasu pracy pracownika

Lista obecności nie zastępuje karty ewidencji czasu pracy

Pracodawcy bardzo często przechowują listy obecności pracowników w pracy w celu prowadzenia ewidencji czasu pracy. Zabieg ten jest niestety niewystarczający. Koniecznością jest prowadzenie kart ewidencji czasu pracy, gdyż listy obecności są zbyt ograniczone. Nie zawierają wszystkich informacji, które są niezbędne do ewidencji czasu pracy. Zazwyczaj listy obecności składają się z podpisów pracowników ze wskazaniem konkretnego dnia. Pracownicy podpisują je zwykle, bądź w momencie przychodzenia, bądź w chwili opuszczania zakładu pracy. Brakuje w nich więc  informacji o konkretnych godzinach pracy w ciągu dnia. Listy obecności nie zawierają ponadto żadnych informacji o godzinach nadliczbowych.

Lista obecności nie może zastępować karty ewidencji czasu pracy. Nie jest z nią tożsama, dlatego w razie kontroli PIP ewidencjonowanie czasu pracy wyłącznie na jej podstawie może zostać zakwestionowane.

Cele dowodowe

Pracodawca nie ma obowiązku wprowadzenia potwierdzania obecności w pracy przez pracowników. Nałożenie takiego obowiązku leży jednak w jego interesie. Stosowanie systemu potwierdzania obecności w pracy służy przede wszystkim celom dowodowym. Dla przykładu pracodawca, który nie prowadził list obecności, musi liczyć się z tym, że to na nim będzie spoczywał ciężar dowodu nieobecności pracownika w pracy (Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 maja 1999 r., sygn. akt I PKN 62/99).

Czy pracownicy muszą codziennie podpisywać listę obecności?