Jak uniknąć błędów w pracy z inteligentnym tachografem

Tachograf, mimo że cyfrowy, nie obejdzie się bez wpisów manualnych. Jest szereg sytuacji, które wymagają wprowadzenia danych ręcznie. Po co? Na przykład, by podczas kontroli nie było tak zwanych pustych okresów. Dlaczego? Bo według prawa każda czynność kierowcy zawodowego powinna by odnotowana. Rafał Frejtag, ekspert Inelo, podaje praktyczne wskazówki, jak uniknąć błędów w pracy z inteligentnym tacho.

Kierowcy ciężarówek często i regularnie zadają pytania dotyczące logowania karty do tachografu. W ciągu czterech miesięcy telefon alarmowy OCRK (Ogólnopolskiego Centrum Rozliczania Kierowców) dzwonił aż 103 razy z właśnie takimi wątpliwościami.^[1] Sytuacje niestandardowe, pomyłki, czy po prostu brak wiedzy w zakresie korzystania z tacho oraz przepisów jasno określających ścieżkę postępowania w przypadku jakiegoś błędu, narażają przewoźników i kierowców na ryzyko poniesienia konsekwencji finansowych. Tymczasem istnieje wiele rozwiązań, które mogą zapobiegać ewentualnym kryzysom – mówi ekspert marki Inelo – Rafał Frejtag.

Fundamentalne zasady

Posiadanie karty kierowcy lub wykresówki, w przypadku analogowych tacho, jest niezbędne do prowadzenia pojazdów o DMC powyżej 3,5 ton. Na tych nośnikach przy pomocy rejestratora zapisywane są czynności wykonywane przez kierującego ciężarówką, dzięki czemu podczas kontroli można sprawdzić czas jego pracy i odpoczynków w ciągu doby. Każda osoba uprawniona do prowadzenia tirów może posługiwać się wyłącznie jedną aktualną i imienną kartą.

Mimo że kierowca powinien użytkować jedynie swój dokument – często zdarza się, że korzysta z cudzych kart, a tym samym łamie przepisy dotyczące norm czasu pracy. Za takie przewinienie truckerowi grozi kara w wysokości 2000 zł, zaś firma może zostać obciążona sankcją wynoszącą 3000 zł – przypomina Rafał Frejtag.

Obowiązkiem kierowcy jest rejestrowanie na karcie wszystkich swoich aktywności podczas dnia pracy. Nie może ona zostać wyjęta z urządzenia rejestrującego dane, co regulują przepisy. Jednak te same regulacje wskazują na przypadki, w których może zdarzyć się sytuacja, gdy dokument zostanie odłączony. Kiedy? Tego już artykuł 34 Rozporządzenia PE i RUE nr 165/2014 precyzyjnie nie określa:

Nie wyjmuje się wykresówki ani karty kierowcy z urządzenia rejestrującego przed zakończeniem dziennego okresu pracy, chyba że jej wyjęcie jest dopuszczalne z innych powodów.

Polecamy: Kodeks pracy 2019 – Nowe Wydanie. Praktyczny komentarz z przykładami

Dopuszczalne przypadki

Kiedy zatem możemy wyjąć kartę z tachografu?

Oczywiście – karta może zostać wyjęta z tachografu po zakończeniu dnia pracy kierowcy, nie jest to jednak element obowiązkowy, gdyż w sytuacji, w której nośnik pozostanie w rejestratorze, będzie zapisywany odpoczynek pracownika – zauważa ekspert. –Trzeba jednak pamiętać, że karta kierowcy jest podstawowym dokumentem stanowiącym źródło informacji o czasie i przebiegu pracy, zatem powinna być ona pozostawiona wyłącznie do dyspozycji kierowcy wskazanego imiennie na przedniej wersji nośnika.– przestrzega ekspert.

Co, gdy karta została wyjęta?

Istnieją czynności, które na karcie kierowcy można zapisać manualnie - za pomocą tachografu, przy wkładaniu karty kierowcy. W taki sposób trucker może odnotować aktywności takie jak: okres innej pracy, gotowości, przerwy lub odpoczynku. Bardzo ważnym aspektem jest pełne uzupełnienie czasu, tak by nie pozostawić niezagospodarowanych i nieopisanych momentów i zdarzeń w ciągu dnia pracy za kółkiem, które będą uwzględnione podczas kontroli jako tzw. puste okresy – radzi Rafał Frejtag.

Wyjęcie karty w trakcie trwania odpoczynku lub przerwy może zostać uwzględnione jako przerwanie tej aktywności, za co mogą grozić konsekwencje.

Co jeśli brakuje wpisu manualnego ?

W sytuacji, w której kierowca nie dokonał wpisu manualnego, konieczne jest, by posiadał zapisaną w innej formie informację, w jaki sposób jego niezarejestrowany w tacho czas został spożytkowany. Zatem, jeśli nie było możliwości wprowadzenia wpisu ręcznie, kierujący pojazdem musi posiadać tzw. urlopówkę, czyli zaświadczenie o działalności kierowcy wydane przez przewoźnika. W dokumencie przedsiębiorca  wskazuje jaki rodzaj aktywności wykonywał trucker w okresie nie uwzględnionym przez tachograf - dodaje ekspert Inelo.

Kontrola? Czas start!

Inną sytuacją, w której karta kierowcy zostaje wyjęta z tachografu jest kontrola inspekcji drogowej. Art. 34 rozporządzenia 165/2016 nakłada obowiązek okazania dokumentu uprawnionym organom:

Jeśli kierowca prowadzi pojazd wyposażony w tachograf cyfrowy, musi być w stanie okazać, na każde żądanie upoważnionego funkcjonariusza służb kontrolnych: (1) swoją kartę kierowcy.

Warto wiedzieć, że odczyt danych z karty nie musi być jednoznaczny z jej wyjęciem z rejestratora, gdyż dostępne są urządzenia, umożliwiające odczyty przez tachograf bez konieczności wyjmowania dokumentu.

Jeśli jednak podczas kontroli, decyzją inspektora, należy wyjąć kartę kierowcy z urządzenia zapisującego dane, trzeba pamiętać o dokonaniu odpowiedniego wpisu manualnego po zakończeniu kontroli, który będzie określał okoliczności sytuacji, w której w tacho nie był dostępny dokument – przypomina ekspert Inelo.

W przypadku odczytu kart kierowców przez przedsiębiorstwa, coraz bardziej popularny jest odczyt zdalny dokonywany przez internet, bez konieczności wyjęcia karty z tachografu. Aby przewoźnik mógł korzystać z takich rozwiązań, konieczne jest doposażenie pojazdu w odpowiednie urządzenia. Najczęściej są to zaawansowane systemy telematyczne, które zapewniają takie funkcjonalności.

Poważna sprawa

Obowiązkiem przewoźnika jest zapewnienie kierowcy możliwości nabycia umiejętności i wiedzy z zakresu rejestracji czasu pracy i obsługi tachografu, o czym mówi artykuł 33 wyżej już wspomnianego rozporządzenia 165/2014. Kierujący ciężarówką, którzy nie przestrzegają wytycznych względem zapisu aktywności na karcie, powinni liczyć się z karami nakładanymi nie tylko na nich, ale także na całe przedsiębiorstwo. Przykładowo, za brak wpisu kraju rozpoczęcia/zakończenia dziennego okresu pracy lub brak wpisu manualnego, kierowca może zostać obciążony karą w wysokości 100 zł za każdy dzień, a przedsiębiorstwo 50 zł za każdy okres, w którym wpis manualny nie pojawia się. Co więcej - zgodnie z taryfikatorem, od września 2018 roku takie wykroczenie uwzględniane jest jako bardzo poważne naruszenie.

Jeśli osoba poruszająca się pojazdem ciężarowym wyposażonym w tachograf cyfrowy nie posiada aktualnej karty kierowcy, podczas kontroli musi ona liczyć się z karą w wysokości 500 zł, zaś przewoźnik zgodnie z obowiązującym taryfikatorem może zostać obciążony karą wynoszącą 2000 zł.

Regulacje nie zawsze jasno wytyczają ścieżkę postępowania w danych okolicznościach, co niejednokrotnie może wprowadzić kierującego i przewoźnika w zakłopotanie. W sytuacjach nietypowych warto skonsultować się z firmami wyspecjalizowanymi w rozliczaniu czasu pracy kierowców, które pomogą obrać bezpieczną drogę dalszego postępowania.

[1] Badania własne OCRK przeprowadzone na podstawie 2039 rozmów w okresie 01.09.2018-24.01.2019