REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Uczyć się na błędach innych

Ewa Jurkowska

REKLAMA

Europejski Fundusz Społeczny jest wdrażany czwarty rok, dlatego można już dokonać pewnego uproszczonego podsumowania doświadczeń z punktu widzenia instytucji wdrażającej. Są one bardzo cenne ze względu na czekające nas zadania w realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, w którym środki finansowe są znacznie większe, a stopień skomplikowania procedur, wbrew pozorom, wcale nie jest mniejszy niż poprzednio.

Wdrażanie projektów unijnych przez Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku - opis praktyki

Autopromocja

Wydaje się, że najważniejszą rolę w realizowaniu zadań w PO KL przez instytucje odpowiedzialne za wdrażanie odegrają doświadczone kadry. Ludzie, którzy przećwiczyli wielokrotnie rozliczanie, kontrolowanie, monitorowanie projektów oraz znają skomplikowane procedury i umieją poruszać się sprawnie w gąszczu przepisów nie do końca ze sobą spójnych. Dotyczy to zresztą także projektodawców.

Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku pełnił funkcję instytucji wdrażającej dla niektórych działań w SPO RZL oraz ZPORR w latach 2004-2006. Obecnie jest instytucją pośredniczącą 2 stopnia dla Priorytetu 6.1 PO Kapitał Ludzki (lata 2007-2013). Wdrażał m.in. programy: „Zawody Krainy w Kratę”, „Zawód informatyka dla osób wychodzących z rolnictwa”, „Podniesienie kwalifikacji pracujących osób dorosłych w zakresie umiejętności rehabilitacyjnych” oraz projekty badawcze diagnozujące rynek pracy oraz zachodzące na nim zmiany.

W latach 2004-2006 Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku wdrażał różne programy EFS. W ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego: rozwój umiejętności powiązany z potrzebami regionalnego rynku pracy i możliwości kształcenia ustawicznego w regionie (Działanie 2.1), wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne (Działanie 2.2), reorientacja zawodowa osób odchodzących z rolnictwa (Działanie 2.3), reorientacja zawodowa osób zagrożonych procesami restrukturyzacyjnymi (Działanie 2.4). W ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich: perspektywy dla młodzieży (Działanie 1.2), przeciwdziałanie i zwalczanie długotrwałego bezrobocia (Działanie 1.3).

Prosta zależność

Dalszy ciąg materiału pod wideo

O ile w SPO RZL, w którym projektodawcami były powiatowe urzędy pracy, wydawanie i rozliczanie środków odbywało się systematycznie i bez większych problemów, o tyle ZPORR był źródłem wielu kłopotów zarówno dla instytucji wdrażającej, jak i dla beneficjentów. Trudno było zacząć realizację i rozliczać podjęte działania.

Początkowo, z braku wiedzy i doświadczenia, chętnych do podejmowania ryzyka realizacji projektów było niewielu. Potem okazało się, że spośród złożonych projektów nie dało się wybrać żadnego, z powodu błędów formalnych. Kiedy uproszczono procedurę poprawiania błędów, można było wreszcie przejść do oceny merytorycznej, umów z beneficjentami i realizacji. Kolejną pułapką okazały się rozliczenia.

Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku przeprowadził dogłębną diagnozę elementów wpływających na utrudnienia we wdrażaniu działań ZPORR. W jej wyniku wskazano prostą zależność pomiędzy ilością dostarczonych dokumentów a ilością popełnionych błędów formalnych.

Do kilkunastu razy sztuka?

Czas weryfikacji przez instytucję pośredniczącą zbiorczych wniosków od instytucji wdrażającej do instytucji pośredniczącej jest wprost proporcjonalny do ilości dokumentów do nich załączanych. Wnioski zawierające dużą ilość błędów blokują pracę osób weryfikujących, co wydłuża proces sprawdzania i poświadczania wydatków, uniemożliwiając szybkie przekazywanie środków. Zdarzają się wnioski, do których formułowanych było po kilkadziesiąt uwag dotyczących każdego dokumentu (których jest od kilkudziesięciu do kilkuset w każdym wniosku). W przypadku gdy w większości przedłożonej dokumentacji należy dokonać poprawek, beneficjent ponownie składa wniosek o płatność i procedura weryfikacji rozpoczyna się na nowo. Niejednokrotnie beneficjent, poprawiając wniosek o płatność, wprowadza do dokumentacji nowe błędy, dlatego niektóre wnioski dotyczące tego samego okresu sprawdzane są kilkanaście razy.

Wojewódzki Urząd Pracy podejmował dodatkowe działania w celu zwiększenia efektywności rozliczeń, m.in. przeprowadzono spotkania informacyjne z projektodawcami, odbywały się częste spotkania i konsultacje z instytucją pośredniczącą, przygotowywano aneksy do umów w celu wprowadzenia tych uproszczeń, jakie można było wprowadzić w wyniku weryfikacji procedur przez instytucję zarządzającą. Ponadto dokonano zmian w strukturze urzędu i sukcesywnie zwiększano stan zatrudnienia, głównie w Wydziale Obsługi Finansowej Projektów, a także (przejściowo) zwiększono pracę w godzinach nadliczbowych. Podniesiono również poziom wynagrodzenia pracowników, aby zniwelować niekorzystny proces odchodzenia wykwalifikowanej kadry. Podjęte działania znacznie przyspieszyły realizację projektów realizowanych w ramach Działań 2.1, 2.2, 2.3 i 2.4.

UWAGA

Błędy i nieprawidłowości we wnioskach beneficjenta o płatność wraz z załącznikami wynikały głównie z: nieznajomości aktualnych wytycznych do programu ZPORR przez ostatecznych odbiorców oraz niestosowania się do instrukcji wypełniania wniosku beneficjenta o płatność oraz nieznajomości lub nieprzestrzegania przepisów prawa polskiego, np. ustawy o rachunkowości, ustawy Prawo zamówień publicznych, ustawy o finansach publicznych itd.

Liczby mówią wiele

Skalę problemów z wdrażaniem EFS w WUP ilustruje kilka przykładów. Jedna osoba dokonująca oceny formalnej sprawdziła dotychczas średnio około 900 segregatorów dokumentów związanych z aplikowaniem o środki EFS. W tym okresie osoba dokonująca oceny formalnej dokonała analizy budżetu na kwotę średnio 193 milionów złotych. Najdłuższe pismo przygotowane dla projektodawcy dotyczące oceny formalnej posiadało 10 stron i zawierało opis 69 błędów. Na 589 złożonych do WUP w Gdańsku projektów tylko 16 (!) było przygotowanych bezbłędnie, co stanowi 2,7 proc. wszystkich wniosków.

Szczególne trudności w zakresie prawidłowości rozliczeń finansowych mieli ci projektodawcy, którzy, nie należąc do sektora finansów publicznych, musieli stosować się do wymogów ustaw o finansach publicznych i prawa zamówień publicznych.

Pomimo rozlicznych problemów na etapie wdrażania mieszkańcom województwa pomorskiego udzielono znaczącego wsparcia w celu umożliwienia im lepszego funkcjonowania na wymagającym i zmieniającym się dynamicznie rynku pracy.

W sumie dla osób z woj. pomorskiego w ramach EFS udzielono - wg stanu na 31 grudnia 2007 r. - 115 152 różnych form wsparcia, w tym stypendia (38 664 osoby), szkolenia (34 643 osoby), pośrednictwo pracy (11 858 osób).

Szacunki Ministerstwa Rozwoju Regionalnego mówią, że tylko dzięki EFS w minionym okresie programowania stopa bezrobocia spadła o ponad 1 proc. Rezultatem działań w kolejnym okresie programowania powinien być również spadek bezrobocia, ale przede wszystkim wzrost zatrudnienia, które dziś jest w Polsce najniższe w Europie.

NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE PRZEZ BENEFICJENTÓW BŁĘDY

Na etapie oceny formalnej wniosku

• Niezgodność wersji papierowej wniosku z wersją elektroniczną,

• nieudzielanie odpowiedzi na wszystkie pytania,

• niespójność zapisów projektu (np. dotycząca liczby beneficjentów, czasu trwania projektu),

• zaangażowanie do realizacji projektu nieuprawnionych partnerów,

• błędy rachunkowe w budżecie projektu lub szczegółowym kosztorysie projektu; niespójność ww. dokumentów,

• niedołączanie do wniosku wszystkich niezbędnych załączników,

• składanie kopii wniosku i załączników niepotwierdzonych za zgodność z oryginałem,

Brak:

• dokumentów potwierdzających, że wnioskodawca jest uprawnionym beneficjentem działania konkretnego działania ZPORR,

• podpisów i pieczątek pod wnioskiem i na załącznikach,

• kart informacyjnych do załączników.

Na etapie oceny merytorycznej

Brak

• informacji na temat barier, jakie mogą napotkać potencjalni beneficjenci, oraz sposobu, w jaki projekt przyczyni się do eliminacji tych barier,

• dokładnego opisu rodzaju i charakteru realizowanego wsparcia (brak informacji o modułach tematycznych szkolenia, liczbie godzin, liczbie osób w grupach),

• uzasadnienia dotyczącego wyboru beneficjentów ostatecznych,

• opisu rezultatów miękkich,

• informacji, gdzie i w jaki sposób zostanie przeprowadzona akcja informacyjna na temat projektu,

• dokładnego opisu struktury zarządzania projektem,

• informacji o doświadczeniu beneficjenta, kadrze, zapleczu technicznym,

• opisu dotyczącego udziału partnerów w realizacji projektu,

• informacji na temat zasięgu projektu,

zbyt ogólne:

• rozpisanie budżetu (brak dokładnych kalkulacji w ramach poszczególnych kategorii wydatków),

• charakterystyka beneficjentów ostatecznych,

• opis sposobu zagwarantowania osiągnięcia zakładanych rezultatów,

• opis sposobu rekrutacji (brak informacji na temat kwestionariusza ankietowego, liczby respondentów, obszaru, na jakim przeprowadzono rekrutację, sposobu dystrybucji ankiet), a także

• zawyżone koszty w stosunku do stawek rynkowych.

Na etapie realizacji projektu

Brak:

• wszystkich załączników zgodnie z zapisami w umowie,

• potwierdzenia za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentów przez osobę upoważnioną do reprezentowania beneficjenta,

• niezbędnej dokumentacji (umów o pracę, umów o podwykonawstwo, ewidencji przebiegu pojazdu, kart opisu pracy),

• wyciągów bankowych, oświadczeń o zapłaceniu ZUS,

• podania powodu rozbieżności, w przypadku gdy poniesiony wydatek na podstawie dokumentu nie jest w całości kwalifikowany,

• odpowiedniego oznakowania dokumentacji przygotowanej przez projektodawcę (logo ZPORR, UE) oraz

• częste korzystanie z nieaktualnej wersji wniosku beneficjenta o płatność,

• niezgodność kwot przelewanych na rachunek z tymi zawartymi w umowie,

• daty dekretacji na opisach późniejsze niż daty zapłaty, przekreślenia najczęściej bez dat i parafek,

• niezgodność numeru ewidencyjnego dokumentu z numerem przytoczonym w opisie operacji gospodarczej,

• przywoływanie błędnego artykułu z ustawy PZP przy zastosowaniu uproszczonego trybu, bez przywołania konkretnego trybu.

UWAGA CZYTELNICY

Konkretne przykłady programów wdrożonych przez Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku znajdą Państwo na naszej stronie internetowej www.personel.infor.pl.

 

Ewa Jurkowska

Autorka jest dyrektorką Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku

Kontakt:

e jurkowska@wup.gdansk.pl

 

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Trzęsienie ziemi w Poczcie Polskiej. Tysiące osób ma stracić pracę

Poczta Polska, narodowy operator pocztowy, planuje wprowadzić istotne zmiany w swojej strukturze zatrudnienia i funkcjonowaniu placówek. Według doniesień prasowych, spółka zamierza znacznie ograniczyć liczbę pracowników oraz zmniejszyć liczbę otwartych okienek i skrócić godziny pracy swoich urzędów.

336,36 zł dodatku do emerytury dla sołtysów już po 7 latach

336,36 zł to kwota dodatku do emerytury dla sołtysów, do której prawo nabędą już po 7 latach pełnienia funkcji.

Gaslighting - jak się bronić i radzić sobie z manipulacją emocjonalną?

Czym jest gaslighting? Jak go rozpoznać, bronić się i radzić sobie z manipulacją emocjonalną? Oto 6 strategii na zdemaskowanie gaslightingu: rozpoznanie i przezwyciężanie manipulacji emocjonalnej.

Nastolatek też może mieć konto na PUE ZUS. Przyda się np. do ubezpieczenia zdrowotnego lub renty rodzinnej

ZUS informuje, że nie tylko osoby pełnoletnie mogą mieć swój profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Takie konto może też mieć nastolatek, który ukończył 13 lat. Aby je założyć musi mieć swój dokument tożsamości - dowód osobisty lub paszport. Do czego nastolatkowi może się przydać konto na PUE ZUS?

REKLAMA

Zwolnienie ze świadczenia pracy, wypowiedzenie zmieniające lub rozwiązanie umowy o pracę? To może dotknąć tę grupę pracowników

Stwierdzenie przez lekarza medycyny pracy przeciwskazań do wykonywania dotychczasowej pracy przez pracownika powoduje brak możliwości jej wykonywania. Co powinien wówczas zrobić pracodawca?

Kilometrówka 2024 – ile wynosi stawka za kilometr?

Kilometrówka w 2024 roku wynosi 1,15 zł . Czy jest to stawka kilometrówki dla wszystkich pojazdów? Jaki jest wzór na wyliczenie, ile należy się pracownikowi za podróż prywatnym samochodem w celach służbowych w 2024 roku?

Ryczałt samochodowy 2024 – kalkulator

Kalkulator ryczałtu samochodowego 2024 pozwala na szybkie wyliczenie należności pracownika za używanie samochodu prywatnego w celach służbowych. Jakie są stawki? Ile wynosi limit kilometrów na miesiąc?

ZUS: Konto na PUE ZUS może założyć także nastolatek

Założenie profilu na Platformie Usług Elektronicznych ZUS jest proste. Własny profil daje dostęp do wielu istotnych informacji, które znajdują się na koncie w ZUS. Niewiele osób wie, że konto na PUE ZUS może mieć nie tylko dorosły, ale też nastolatek, który ukończył 13. rok życia.

REKLAMA

Emerytura matczyna a praca - czy można dorobić?

Emerytura matczyna - czy praca podczas pobierania rodzicielskiego świadczenia uzupełniającego jest dozwolona? Czy można dorabiać na emeryturze matczynej?

Sejm: Koniec tradycyjnych umów o pracę? Będzie ułatwienie dla pracowników nie pracujących w siedzibie firmy?

Do tej pory profil zaufany był ograniczony do kontaktów obywateli z urzędami. W Sejmie pojawił się postulat, aby można było przy jego pomocy podpisywać cyfrowo dokumenty między pracodawcą a pracownikiem. I wysyłać je zwykłym emailem

REKLAMA