Kategorie

Uczyć się na błędach innych

Ewa Jurkowska
Europejski Fundusz Społeczny jest wdrażany czwarty rok, dlatego można już dokonać pewnego uproszczonego podsumowania doświadczeń z punktu widzenia instytucji wdrażającej. Są one bardzo cenne ze względu na czekające nas zadania w realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, w którym środki finansowe są znacznie większe, a stopień skomplikowania procedur, wbrew pozorom, wcale nie jest mniejszy niż poprzednio.

Wdrażanie projektów unijnych przez Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku - opis praktyki

Wydaje się, że najważniejszą rolę w realizowaniu zadań w PO KL przez instytucje odpowiedzialne za wdrażanie odegrają doświadczone kadry. Ludzie, którzy przećwiczyli wielokrotnie rozliczanie, kontrolowanie, monitorowanie projektów oraz znają skomplikowane procedury i umieją poruszać się sprawnie w gąszczu przepisów nie do końca ze sobą spójnych. Dotyczy to zresztą także projektodawców.

Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku pełnił funkcję instytucji wdrażającej dla niektórych działań w SPO RZL oraz ZPORR w latach 2004-2006. Obecnie jest instytucją pośredniczącą 2 stopnia dla Priorytetu 6.1 PO Kapitał Ludzki (lata 2007-2013). Wdrażał m.in. programy: „Zawody Krainy w Kratę”, „Zawód informatyka dla osób wychodzących z rolnictwa”, „Podniesienie kwalifikacji pracujących osób dorosłych w zakresie umiejętności rehabilitacyjnych” oraz projekty badawcze diagnozujące rynek pracy oraz zachodzące na nim zmiany.

W latach 2004-2006 Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku wdrażał różne programy EFS. W ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego: rozwój umiejętności powiązany z potrzebami regionalnego rynku pracy i możliwości kształcenia ustawicznego w regionie (Działanie 2.1), wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne (Działanie 2.2), reorientacja zawodowa osób odchodzących z rolnictwa (Działanie 2.3), reorientacja zawodowa osób zagrożonych procesami restrukturyzacyjnymi (Działanie 2.4). W ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich: perspektywy dla młodzieży (Działanie 1.2), przeciwdziałanie i zwalczanie długotrwałego bezrobocia (Działanie 1.3).

Prosta zależność

O ile w SPO RZL, w którym projektodawcami były powiatowe urzędy pracy, wydawanie i rozliczanie środków odbywało się systematycznie i bez większych problemów, o tyle ZPORR był źródłem wielu kłopotów zarówno dla instytucji wdrażającej, jak i dla beneficjentów. Trudno było zacząć realizację i rozliczać podjęte działania.

Początkowo, z braku wiedzy i doświadczenia, chętnych do podejmowania ryzyka realizacji projektów było niewielu. Potem okazało się, że spośród złożonych projektów nie dało się wybrać żadnego, z powodu błędów formalnych. Kiedy uproszczono procedurę poprawiania błędów, można było wreszcie przejść do oceny merytorycznej, umów z beneficjentami i realizacji. Kolejną pułapką okazały się rozliczenia.

Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku przeprowadził dogłębną diagnozę elementów wpływających na utrudnienia we wdrażaniu działań ZPORR. W jej wyniku wskazano prostą zależność pomiędzy ilością dostarczonych dokumentów a ilością popełnionych błędów formalnych.

Do kilkunastu razy sztuka?

Czas weryfikacji przez instytucję pośredniczącą zbiorczych wniosków od instytucji wdrażającej do instytucji pośredniczącej jest wprost proporcjonalny do ilości dokumentów do nich załączanych. Wnioski zawierające dużą ilość błędów blokują pracę osób weryfikujących, co wydłuża proces sprawdzania i poświadczania wydatków, uniemożliwiając szybkie przekazywanie środków. Zdarzają się wnioski, do których formułowanych było po kilkadziesiąt uwag dotyczących każdego dokumentu (których jest od kilkudziesięciu do kilkuset w każdym wniosku). W przypadku gdy w większości przedłożonej dokumentacji należy dokonać poprawek, beneficjent ponownie składa wniosek o płatność i procedura weryfikacji rozpoczyna się na nowo. Niejednokrotnie beneficjent, poprawiając wniosek o płatność, wprowadza do dokumentacji nowe błędy, dlatego niektóre wnioski dotyczące tego samego okresu sprawdzane są kilkanaście razy.

Wojewódzki Urząd Pracy podejmował dodatkowe działania w celu zwiększenia efektywności rozliczeń, m.in. przeprowadzono spotkania informacyjne z projektodawcami, odbywały się częste spotkania i konsultacje z instytucją pośredniczącą, przygotowywano aneksy do umów w celu wprowadzenia tych uproszczeń, jakie można było wprowadzić w wyniku weryfikacji procedur przez instytucję zarządzającą. Ponadto dokonano zmian w strukturze urzędu i sukcesywnie zwiększano stan zatrudnienia, głównie w Wydziale Obsługi Finansowej Projektów, a także (przejściowo) zwiększono pracę w godzinach nadliczbowych. Podniesiono również poziom wynagrodzenia pracowników, aby zniwelować niekorzystny proces odchodzenia wykwalifikowanej kadry. Podjęte działania znacznie przyspieszyły realizację projektów realizowanych w ramach Działań 2.1, 2.2, 2.3 i 2.4.

UWAGA

Błędy i nieprawidłowości we wnioskach beneficjenta o płatność wraz z załącznikami wynikały głównie z: nieznajomości aktualnych wytycznych do programu ZPORR przez ostatecznych odbiorców oraz niestosowania się do instrukcji wypełniania wniosku beneficjenta o płatność oraz nieznajomości lub nieprzestrzegania przepisów prawa polskiego, np. ustawy o rachunkowości, ustawy Prawo zamówień publicznych, ustawy o finansach publicznych itd.

Liczby mówią wiele

Skalę problemów z wdrażaniem EFS w WUP ilustruje kilka przykładów. Jedna osoba dokonująca oceny formalnej sprawdziła dotychczas średnio około 900 segregatorów dokumentów związanych z aplikowaniem o środki EFS. W tym okresie osoba dokonująca oceny formalnej dokonała analizy budżetu na kwotę średnio 193 milionów złotych. Najdłuższe pismo przygotowane dla projektodawcy dotyczące oceny formalnej posiadało 10 stron i zawierało opis 69 błędów. Na 589 złożonych do WUP w Gdańsku projektów tylko 16 (!) było przygotowanych bezbłędnie, co stanowi 2,7 proc. wszystkich wniosków.

Szczególne trudności w zakresie prawidłowości rozliczeń finansowych mieli ci projektodawcy, którzy, nie należąc do sektora finansów publicznych, musieli stosować się do wymogów ustaw o finansach publicznych i prawa zamówień publicznych.

Pomimo rozlicznych problemów na etapie wdrażania mieszkańcom województwa pomorskiego udzielono znaczącego wsparcia w celu umożliwienia im lepszego funkcjonowania na wymagającym i zmieniającym się dynamicznie rynku pracy.

W sumie dla osób z woj. pomorskiego w ramach EFS udzielono - wg stanu na 31 grudnia 2007 r. - 115 152 różnych form wsparcia, w tym stypendia (38 664 osoby), szkolenia (34 643 osoby), pośrednictwo pracy (11 858 osób).

Szacunki Ministerstwa Rozwoju Regionalnego mówią, że tylko dzięki EFS w minionym okresie programowania stopa bezrobocia spadła o ponad 1 proc. Rezultatem działań w kolejnym okresie programowania powinien być również spadek bezrobocia, ale przede wszystkim wzrost zatrudnienia, które dziś jest w Polsce najniższe w Europie.

NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE PRZEZ BENEFICJENTÓW BŁĘDY

Na etapie oceny formalnej wniosku

• Niezgodność wersji papierowej wniosku z wersją elektroniczną,

• nieudzielanie odpowiedzi na wszystkie pytania,

• niespójność zapisów projektu (np. dotycząca liczby beneficjentów, czasu trwania projektu),

• zaangażowanie do realizacji projektu nieuprawnionych partnerów,

• błędy rachunkowe w budżecie projektu lub szczegółowym kosztorysie projektu; niespójność ww. dokumentów,

• niedołączanie do wniosku wszystkich niezbędnych załączników,

• składanie kopii wniosku i załączników niepotwierdzonych za zgodność z oryginałem,

Brak:

• dokumentów potwierdzających, że wnioskodawca jest uprawnionym beneficjentem działania konkretnego działania ZPORR,

• podpisów i pieczątek pod wnioskiem i na załącznikach,

• kart informacyjnych do załączników.

Na etapie oceny merytorycznej

Brak

• informacji na temat barier, jakie mogą napotkać potencjalni beneficjenci, oraz sposobu, w jaki projekt przyczyni się do eliminacji tych barier,

• dokładnego opisu rodzaju i charakteru realizowanego wsparcia (brak informacji o modułach tematycznych szkolenia, liczbie godzin, liczbie osób w grupach),

• uzasadnienia dotyczącego wyboru beneficjentów ostatecznych,

• opisu rezultatów miękkich,

• informacji, gdzie i w jaki sposób zostanie przeprowadzona akcja informacyjna na temat projektu,

• dokładnego opisu struktury zarządzania projektem,

• informacji o doświadczeniu beneficjenta, kadrze, zapleczu technicznym,

• opisu dotyczącego udziału partnerów w realizacji projektu,

• informacji na temat zasięgu projektu,

zbyt ogólne:

• rozpisanie budżetu (brak dokładnych kalkulacji w ramach poszczególnych kategorii wydatków),

• charakterystyka beneficjentów ostatecznych,

• opis sposobu zagwarantowania osiągnięcia zakładanych rezultatów,

• opis sposobu rekrutacji (brak informacji na temat kwestionariusza ankietowego, liczby respondentów, obszaru, na jakim przeprowadzono rekrutację, sposobu dystrybucji ankiet), a także

• zawyżone koszty w stosunku do stawek rynkowych.

Na etapie realizacji projektu

Brak:

• wszystkich załączników zgodnie z zapisami w umowie,

• potwierdzenia za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentów przez osobę upoważnioną do reprezentowania beneficjenta,

• niezbędnej dokumentacji (umów o pracę, umów o podwykonawstwo, ewidencji przebiegu pojazdu, kart opisu pracy),

• wyciągów bankowych, oświadczeń o zapłaceniu ZUS,

• podania powodu rozbieżności, w przypadku gdy poniesiony wydatek na podstawie dokumentu nie jest w całości kwalifikowany,

• odpowiedniego oznakowania dokumentacji przygotowanej przez projektodawcę (logo ZPORR, UE) oraz

• częste korzystanie z nieaktualnej wersji wniosku beneficjenta o płatność,

• niezgodność kwot przelewanych na rachunek z tymi zawartymi w umowie,

• daty dekretacji na opisach późniejsze niż daty zapłaty, przekreślenia najczęściej bez dat i parafek,

• niezgodność numeru ewidencyjnego dokumentu z numerem przytoczonym w opisie operacji gospodarczej,

• przywoływanie błędnego artykułu z ustawy PZP przy zastosowaniu uproszczonego trybu, bez przywołania konkretnego trybu.

UWAGA CZYTELNICY

Konkretne przykłady programów wdrożonych przez Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku znajdą Państwo na naszej stronie internetowej www.personel.infor.pl.

 

Ewa Jurkowska

Autorka jest dyrektorką Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku

Kontakt:

e jurkowska@wup.gdansk.pl

 

 

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę?

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę? Co roku rośnie kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę (tzw. najniższej krajowej, płacy minimalnej) i minimalnej stawki godzinowej. Już dziś wiadomo, że minimalne wynagrodzenie wzrośnie w 2022 r. do 3010 zł brutto (w 2021 roku wynosi 2800 zł). Pracownicy i pracodawcy mają wątpliwości, czy z uwagi na wzrost płacy minimalnej od nowego roku trzeba zmienić postanowienia wszystkich umów o pracę, które obecnie opiewają na kwotę niższą niż 3010 zł? Czy można nie zmieniać umów a np. uzupełniać wynagrodzenie za pracę, premią do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę? Co może zrobić pracownik, jeżeli pracodawca nie wypłaca mu minimalnego wynagrodzenia? Wyjaśnień w tym zakresie udzieliła Państwowa Inspekcja Pracy.

    Jak zapewnić bezpieczeństwo pracownikom zdalnym?

    Bezpieczeństwo pracowników zdalnych może stanowić duże wyzwanie. To w domu zdarza się najwięcej wypadków. Za co odpowiada pracodawca? Jakie są przepisy BHP?

    Potwierdzenie danych w ZUS - instrukcja

    Potwierdzenie danych w ZUS można otrzymać przez PUE ZUS. Jak samodzielnie utworzyć dokument? Oto instrukcja jak zrobić to krok po kroku.

    Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze także świadczeniobiorca

    Elektroniczne Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze teraz także świadczeniobiorca, np. potwierdzenie prawa do emerytury, renty, zasiłku.

    Od wypłat z PPK zazwyczaj nie pobiera się podatku Belki

    Wypłaty z PPK - uczestnik PPK może w każdym czasie skorzystać ze swoich środków. W niektórych przypadkach wiąże się to jednak z obowiązkiem zapłaty 19% zryczałtowanego podatku dochodowego (tzw. podatku Belki).

    Potrzeby pracowników - wnioski z pandemii

    Potrzeby pracowników różnią się w zależności od rodzaju pracowników: fizycznych i biurowych. Jakie wnioski można wyciągnąć z pandemii COVID-19?

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków - pandemia

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków w czasie pandemii wzrosły. Statystyczny pracownik ma w tygodniu 5,5 godziny nadgodzin.

    Narzędzia do identyfikacji talentów - 3 zalety

    Narzędzia do identyfikacji talentów pozwalają zwiększyć potencjał firmy. Jakie są 3 główne zalety tego typu narzędzi?

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w pandemii - wątpliwości

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w czasie pandemii została uregulowana przepisami ustawy covidowej. Czy nowy limit wysokości odpraw odnosi się do wszystkich świadczeń? Jakie wątpliwości budzą nowe przepisy?

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r.

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r. ustanawia Prezydent RP. Święto będzie w grudniu. Czy oznacza to kolejny dzień wolny od pracy?

    Niebieska Karta UE - będą zmiany

    Niebieska Karta UE dotyczy zatrudniania cudzoziemców spoza UE. Odbywa się na innych zasadach niż obywateli państw członkowskich UE. Europarlament przyjął przepisy ułatwiające zatrudnianie obcokrajowców.

    Jak najniższa krajowa rosła od 2015 do 2022 r.?

    Najniższa krajowa w 2015 r. wynosiła 1750 zł brutto. W 2022 r. będzie to 3010 zł brutto. Najniższa krajowa wzrosła o 1260 zł.

    Dzień próbny w pracy - płatny czy nie?

    Dzień próbny w pracy a wynagrodzenie - czy jest płatny? Co na to prawo? W celu sprawdzenia pracownika należałoby podpisać umowę na okres próbny.

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy złożyć?

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy należy złożyć oświadczenie? Co z podwyższonymi kosztami przychodu?

    ZUS ERO - emerytura z datą wsteczną

    ZUS ERO to wniosek o emeryturę z datą wsteczną. Podstawą przyznania lub przeliczenia emerytury z datą wcześniejszą są przepisy covidowe. Dla kogo jest ten wniosek?

    Odprawa emerytalna - wysokość, warunki

    Jaka jest wysokość odprawy emerytalnej? Jakie warunki należy spełnić, aby ją otrzymać? Czy odprowadza się od niej podatek i składki ZUS? Kiedy wypłacić odprawę?

    Jakie są składniki wynagrodzenia za pracę?

    Składniki wynagrodzenia za pracę to przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze i dodatki. Czym premia różni się od nagrody?

    PPK: od 2022 r. stan oszczędności na mojeppk.pl

    PPK - od 2022 r. stan oszczędności będzie można sprawdzić na mojeppk.pl. Do jakich danych będzie miał dostęp każdy uczestnik PPK?

    Płaca minimalna 2022 - jest decyzja rządu

    Płaca minimalna w 2022 r. wzrośnie o 210 zł. Ile wyniesie płaca minimalna 2022? Jest już ostateczna decyzja rządu.

    Praca zdalna a migracje zarobkowe

    Jak praca zdalna wpływa na migracje zarobkowe? Czy na pewno jest ich teraz mniej? Oto wyniki badania.

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca to okoliczność uprawniająca pracownika do wolnego od pracy. Ile dni przysługuje? Jaki jest termin ich wykorzystania?

    Praca zdalna a kolejne fale pandemii [RAPORT]

    Praca zdalna zyskiwała na popularności wraz z nastaniem kolejnych fal pandemii COVID-19. Sprawdź, jaki wpływ na pracę miały fale koronawirusa w Polsce i Unii Europejskiej.

    Co pracownicy mówią o pracodawcach w sieci?

    Pracownik i pracodawca - jak wyglądają stosunki z szefem? Co można przeczytać na ten temat w Internecie? Okazuje się, że najważniejsze jest dobre rozstanie.

    Urodzeni w latach 1984-1994 chcą całkowitej pracy zdalnej

    Całkowita praca zdalna najwięcej zwolenników ma wśród pracowników urodzonych w latach 1984-1994.

    Niemcy: odszkodowanie za kwarantannę tylko dla zaszczepionych

    Odszkodowanie za czas kwarantanny będzie przyznawane tylko zaszczepionym pracownikom? Taki projekt nowych przepisów powstał w Niemczech.