6 zasad efektywnego zarządzania

Zarządzanie - 6 zasad

"Zarządzanie to robienie rzeczy we właściwy sposób; przywództwo to robienie właściwych rzeczy." Peter Drucker, ojciec współczesnej teorii zarządzania

W szkołach biznesu wiele mówi się o „naukowym zarządzaniu” i zapotrzebowaniu na wykształconych, wyszkolonych menedżerów. W rzeczywistości jednak w klasie szkolnej nie można nauczyć się bycia kompetentnym menedżerem – poza kilkoma prostymi zasadami jest to umiejętność, którą najlepiej nabyć poprzez doświadczenie. Zarządzanie jest proste, ale nie naiwnie proste. Zasadniczo polega na koordynowaniu działań grupy ludzi dla osiągnięcia określonego celu, przy jednoczesnym uwzględnieniu wszechobecnych zmian i niepewności. To tak, jakbyś przejął ster statku podczas sztormu: możesz jedynie poruszać kołem wte i wewte, co niby jest proste, ale trzeba doświadczenia i umiejętności, aby zrobić to dobrze. Na podstawie tego, czego nauczyliśmy się do tej pory, można sformułować sześć prostych zasad skutecznego zarządzania w świecie rzeczywistym:

1. Zwerbuj jak najmniejszą grupę ludzi, którzy mogą szybko i dobrze zrobić to, co ma być wykonane.

Przewaga komparatywna oznacza, że niektórzy ludzie są lepsi od innych w wykonywaniu pewnych zadań, więc opłaca się zainwestować czas i zasoby w rekrutację najlepszego zespołu do danego zadania. Nie powinien on jednak być zbyt duży – brzemię komunikacji powoduje, że każdy dodatkowy członek zespołu poza trzema–ośmioma osobami obniża wydajność. Najlepsze są małe, elitarne zespoły.

2. Przekazuj informacje o pożądanym wyniku końcowym, o tym, kto jest za co odpowiedzialny, oraz o aktualnym statusie projektu.

Każdy członek zespołu musi znać intencję dowódcy, powód, dla którego przedsięwzięcie jest ważne, oraz konkretne części projektu, za których ukończenie jest odpowiedzialny – w przeciwnym razie ryzykujesz wystąpienie apatii obserwatora. 

3. Traktuj ludzi z szacunkiem.

Zastosowanie złotej triady – uznania, uprzejmości i szacunku – to najlepszy sposób na to, aby osoby należące do twojego zespołu czuły się ważne, a także na to, aby szanowały ciebie jako lidera i menedżera. Im więcej twój zespół będzie pracował razem w warunkach wsparcia, tym bardziej się zjednoczy i stanie się bardziej spójny.

4. Stwórz środowisko, w którym każdy będzie mógł osiągnąć maksymalną produktywność, a następnie pozwól ludziom wykonywać ich pracę.

Najlepsze środowisko pracy w pełni wykorzystuje strukturę przewodnią, zapewnij więc pracownikom najlepszy możliwy sprzęt i narzędzia oraz zadbaj o to, by środowisko wzmacniało pracę wykonywaną przez zespół. Aby uniknąć trwonienia energii na pokrycie kosztu przerzucania uwagi, chroń swój zespół przed jak największą liczbą czynników rozpraszających, w tym przed zbędną biurokracją i zebraniami.

5. Powstrzymaj się od nierealistycznych oczekiwań dotyczących pewności i przewidywalności.

Stwórz ambitny plan ukończenia projektu, ale bądź świadomy, że ze względu na niepewność i złudzenie planowania będzie on niekompletny lub niedokładny w kilku ważnych aspektach. Aktualizuj go w miarę postępu prac, wykorzystując to, czego nauczysz się po drodze, i nieustannie stosuj prawo Parkinsona, aby znaleźć najkrótszą wykonalną ścieżkę do ukończenia projektu, biorąc pod uwagę niezbędne kompromisy związane z wykonywaną pracą.

6. Dokonuj niezbędnych pomiarów, aby sprawdzić, czy to, co robisz, działa – jeśli nie, spróbuj innego podejścia.

Jednym z  podstawowych złudzeń skutecznego zarządzania jest przekonanie, że nie trzeba się uczyć. Taki sposób myślenia opiera się na założeniu, że początkowy plan powinien być stuprocentowo doskonały i ściśle przestrzegany. Jest dokładnie na odwrót: efektywne zarządzanie oznacza uwzględnienie w  planach procesu uczenia się, który wymaga ciągłego wprowadzania korekt po drodze. Mierz swoją wydajność za pomocą niewielkiego zestawu kluczowych wskaźników wydajności – jeśli to, co robisz, nie wydaje się skuteczne, poeksperymentuj z innym podejściem.

Przestrzegaj tych zasad jak najlepiej, a twój zespół będzie produktywny. Traktuj je z lekceważeniem, a będziesz miał szczęście, jeśli w ogóle uda ci się zrobić coś pożytecznego.

Styl nakazowo-kontrolny przejawem słabego zarządzania

Nie jest to styl nakazowo-kontrolny, z którym większość ludzi kojarzy termin „zarządzanie”. W telewizji i większej części literatury dotyczącej zarządzania menedżerowie to wysoko postawieni dyrektorzy, którzy spędzają większość czasu na mówieniu innym ludziom, co mają robić, i na podejmowaniu ważnych decyzji. W praktyce takie zachowania są przejawem słabego zarządzania.

Najlepsi menedżerowie nie zachowują się jak wielcy szefowie. Są raczej bardzo wykwalifikowanymi asystentami, których głównym zadaniem jest utrzymywanie ludzi mających ekonomicznie wartościowe umiejętności w stanie koncentracji na doskonaleniu pięciu elementów każdej firmy, czyli na wykonywaniu czynności przekładających się na wyniki przedsiębiorstwa. Ważne decyzje są podejmowane przez osoby, które mają najbardziej bezpośrednią wiedzę i doświadczenie w danym obszarze.

Menedżerowie powinni pozwolić ludziom wykonywać pracę

Joel Spolsky, przedsiębiorca zajmujący się oprogramowaniem, wyjaśnia w eseju z 2012 roku, dlaczego menedżerowie powinni przestać wydawać polecenia i pozwolić ludziom wykonywać ich pracę:

„Zespół zarządzający” nie jest „zespołem podejmującym decyzje”. To funkcja wspierająca. […] Nie buduje się [firmy] z jednym wielkim, gigantycznym mózgiem na szczycie i gromadą mniejszych mózgów wykonujących rozkazy na dole. Trzeba się starać, aby każdy miał gigantyczny mózg w swojej dziedzinie, i zapewniać minimalną ilość wsparcia administracyjnego, aby utrzymać wszystkich ludzi w ruchu."

Zarządzanie to wyjątkowa umiejętność, wymagająca dyscypliny, cierpliwości, przejrzystej komunikacji i zaangażowania, aby wszyscy pracowali razem bez zbędnych zakłóceń. Rekrutując dobry zespół i eliminując jak najwięcej tarć, osiągniesz wyniki, jakich oczekujesz.

Niniejszy artykuł stanowi fragment książki Josha Kaufmana pt. „Indywidualny program MBA”.