Kategorie

Jak organizować pracę, by była wydajna i satysfakcjonująca?

Anna Niemczyk
W naszej firmie od wielu lat pracujemy bez przerwy na pełnych obrotach. Dotyczy to wszystkich szczebli, nikt nie ma chwili czasu na zebranie myśli, nie mówiąc już o spokojnym wypiciu kawy. Ile przerw powinno się robić w pracy, żeby nie zamęczyć pracowników? Coraz więcej ludzi od nas odchodzi. Jestem jednych z menedżerów, sam mam dość, a jednocześnie coraz bardziej niepokoję się o kolegów.

Nie wolno doprowadzić do zamęczenia siebie i swoich współpracowników, ponieważ odbije się to na efektywności oraz zepsuje atmosferę i relacje w firmie. Obowiązkiem każdego menedżera jest stałe poprawianie organizacji pracy. Wszystkie cele, które stawia, muszą być jasne i realne – chodzi o to, żeby pracownicy czuli, że jeśli się postarają, to uda się im wypełnić zadania. Przełożony powinien też okresowo przeglądać obowiązki nakładane na podopiecznych i weryfikować je, tak żeby można było im sprostać. Taka weryfikacja bywa trudna, zwłaszcza że z reguły sam szef te obowiązki powierzył swoim podwładnym.

Na pełnych obrotach

Niektórym pracodawcom i menedżerom wydaje się, że ludzie pracują dobrze tylko wówczas, gdy przez cały dzień działają na pełnych obrotach. Nie doceniają dobrej atmosfery i spokojnego rytmu pracy i ich wpływu na efektywność. Gdy praca jest dobrze zorganizowana, wszyscy pracują wydajniej i czują się potrzebni. Powinni zaczynać każdy dzień w firmie z przekonaniem, że uda się im wykonać większość zadań, także tych najtrudniejszych. Znam firmy, w których obowiązują specjalne godziny, w których nikt nie może nikomu przeszkadzać. W tych organizacjach pracownicy wiedzą, że jest to czas, kiedy mogą zmierzyć się z zadaniami wymagającymi największej koncentracji. Znam też przełożonych, którzy nakładają kary za zbyt długie siedzenie w pracy – chcą w ten sposób nauczyć pracowników dobrej organizacji i zachowania równowagi pomiędzy życiem służbowym i prywatnym. Ci, którzy pracują do późnych godzin wieczornych, w końcu dojdą do kresu swojej efektywności i motywacji i staną się nieprzydatni.

Praca nieprzerwana

Strukturalizacja czasu to nauka określająca, jak organizować pracę, aby była wydajna, a jednocześnie zapewniała dobrą atmosferę i zadowolenie zatrudnionych. To, że przychodzimy do swojej firmy przede wszystkim po to, żeby pracować, jest dla wszystkich oczywiste. Według niektórych zwierzchników przychodzimy tam tylko po to. Nie jest to prawdą. Zbyt dużą część naszego życia spędzamy w miejscu pracy, żebyśmy mogli pracować tam bez przerwy. Musielibyśmy być robotami, które nie potrzebują chwili oddechu i zadowolenia płynącego z zachowania relacji z innymi i normalnych kontaktów społecznych. Psychologowie zajmujący się prawidłowym wykorzystywaniem czasu w pracy podkreślają, że poza aktywnością zawodową każdy menedżer powinien zostawić sobie i podwładnym trochę czasu na inne formy działania. Musi się jeszcze znaleźć miejsce na trzy inne aktywności – na spędzanie czasu, rytuały i wycofanie. Wszystkie one zajmują mniej niż 10 proc. czasu pracy, ale są konieczne. Jak więc widać, pracownicy, którzy poświęcają cały czas na wykonywanie zadań, pracują w nieprawidłowy sposób. Szef, który wymaga pracy non stop, nie docenia wpływu ważnych potrzeb na swoich podwładnych i ujawnia swoje słabe przygotowanie do zarządzania.


Firmowy rytm

Reklama

Wycofanie to momenty, kiedy pracownik zostaje sam i nikt mu w tym nie przeszkadza. Wspomniane „ciche godziny” pozwalają realizować tę właśnie formę działania. Wycofanie nie jest potrzebne jedynie do tego, żeby w spokoju zmierzyć się z najtrudniejszymi zadaniami. Jest przede wszystkim ważne wówczas, gdy pracownik ma wszystkiego dosyć i potrzebuje chwili, żeby dojść do siebie. Wiele osób potrzebuje wówczas chwili samotności, która daje szansę na zebranie myśli, ochłonięcie z emocji i powrót do normalnej efektywności.

Spędzanie czasu to po prostu chwile poświęcone na kontakty z innymi, budowanie więzi i odpoczynek w towarzystwie współpracowników. Rozmowy o niczym podczas przerw, na początku każdego dnia i podczas wychodzenia z firmy odgrywają ważną rolę w integracji zespołu. Są też okazją do odpoczynku, wymiany pomysłów, pożartowania lub porozmawiania o poważniejszych sprawach. Zacieśniają więzi społeczne i są ważną formą odpoczynku. W przeciwieństwie do wycofania wymagają kontaktów z innymi osobami. Rytuały to pewne powtarzalne zachowania łatwo rozpoznawalne przez wszystkich w firmie. Dzięki swojej przewidywalności dają pracownikom poczucie bezpieczeństwa. Podkreślają też przynależność do zespołu poprzez podobieństwo działań. Typowymi rytuałami są poranne formy witania się, wspólne zamawianie posiłków, te same dni i godziny rozpoznawania zebrań i wszystkie inne działania, które niezmiennie zdarzają się w firmie o znanych wszystkim porach dnia, tygodnia, miesiąca.

Szanowanie prywatności

Reklama

W bardzo nielicznych koncernach pozwala się pracownikom na kwadrans drzemki między 12 a 14. Z medycznego punktu widzenia to znakomity pomysł, pozwalający zregenerować siły i poprawić wydajność. Czasami rolę tę ma spełniać przerwa po posiłku. Warto jednak pamiętać, że jedynie krótka drzemka, nawet na siedząco w fotelu, pozwoli na prawdziwy odpoczynek. Powinna trwać około 15 minut.

Szanowanie prywatności pracowników to ostatnia ważna sprawa wpływająca na zmęczenie związane z pracą. Wielu przełożonych nie nęka telefonami swoich współpracowników i sami nie są nękani po godzinie 18. Tak się umówili między sobą i wszyscy przestrzegają tej zasady. Wyjątkiem są bardzo ważne i pilne wydarzenia. Każdy telefon wieczorem lub podczas wolnych dni oznacza, że sprawa jest wyjątkowo pilna i nie może poczekać. Gdy dla pracowników jest to oczywiste i nie jest nadużywane, odbierają takie telefony z pełnym zrozumieniem i zaangażowaniem. Niestety, dla wielu szefów dzwonienie wieczorami do podwładnych jest normą. Niektórzy z nich nie widzą w tym nic niestosownego, mają jeszcze za złe swoim podwładnym, że nie chce się im pracować wieczorem. Określają to brakiem zaangażowania w sprawy organizacji. Jeżeli zwierzchnicy chcą pracować całe dnie kosztem prywatnego czasu, droga wolna. Byle nie kosztem osób, za które odpowiadają, ponieważ jest to nieprofesjonalne, męczące i odbierające podwładnym chęć do pracy.


Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?