Jak opracować strategię pracy zespołu?

• Po co badać zespoły?
• Diagnoza funkcjonowania zespołu
• Przedmiot badania
• Informacje dla lidera i organizacji

Inwestując w badania wewnętrzne, organizacje najczęściej decydują się na badania opinii pracowników całej organizacji. Często spotykanym narzędziem jest również ocena 360 lub 180 stopni badająca kompetencje indywidualnych pracowników, stosowana jako metoda wspierająca rozwój.

Rzadziej natomiast uwagę poświęca się podstawowej komórce każdej organizacji, jaką jest zespół. Oczywiście, jednak takie badania istnieją i będą przydatne w opisanym przypadku.

Po co badać zespoły?

Zespół może odnieść duże korzyści z wymiany zdań dotyczącej swojego modelu funkcjonowania, przeglądu istniejących procesów i zwyczajów oraz ustalenia, które z nich warto zachować, a które należy zmienić. Okazja do wymiany informacji zwrotnych i oczekiwań dotyczących współpracy jest znacznie cenniejsza, jeśli opiera się na usystematyzowanym podejściu. Badanie kwestionariuszowe zapewnia taką podstawę, zaś jego wyniki stanowią bardzo dobry punkt wyjścia do dyskusji – poznanie opinii całego zespołu.

Diagnoza funkcjonowania zespołu

Proces diagnozy funkcjonowania zespołu może przypominać ocenę 360 stopni. Wszyscy członkowie zespołu oraz jego lider wypełniają jeden kwestionariusz dotyczący kwestii, takich jak: przepływ informacji, orientacja na wyniki czy relacje. Istnieje możliwość, aby okrojony wariant kwestionariusza wypełniły również osoby spoza zespołu (np. wewnętrzni klienci lub przełożony lidera zespołu) – dodaje to element informacji zwrotnej z zewnątrz. Typowo badanie jest anonimowe, zaś raport prezentuje oceny respondentów w formie zbiorczej lub w rozbiciu na grupy, np. ocena członków zespołu, ocena lidera zespołu, ocena klientów wewnętrznych zespołu (zobacz rysunek).

Po opracowaniu zebranych danych możliwe będzie zidentyfikowanie obszarów, w których pojawiają się najniższe, najwyższe lub najbardziej rozbieżne oceny. Warto rozważyć przeprowadzenie krótkich wywiadów odnośnie do tych obszarów, by lepiej poznać punkty widzenia, zbadać potencjalne problemy i mocne strony, a także przyczyny rozbieżnych ocen. Decyzja o zastosowaniu wywiadów zależeć powinna jednak od atmosfery w zespole i gotowości do otwartej rozmowy z prowadzącym na potencjalnie trudne tematy, a także od dostępnych zasobów i czasu, ze względu na pracochłonność tej metody.

Kolejnym opcjonalnym etapem procesu jest wstępne spotkanie coacha z liderem zespołu w celu omówienia wyników badania. Należy się liczyć z tym, że lider, jako osoba odpowiedzialna za zespół, będzie potrzebować czasu na analizę i interpretację danych oraz wstępne ich przedyskutowanie z doświadczonym konsultantem. Dodatkowy czas na „oswojenie się” z nimi przed spotkaniem z zespołem na pewno zapewni większy komfort.

Ostatnim etapem jest sesja grupowa informacji zwrotnych ze wszystkimi członkami zespołu. Podobnie jak w wypadku oceny 360 stopni, sesja informacji zwrotnych jest bardzo wartościową i potrzebną częścią procesu. Z reguły warto zaplanować, by trwała ona od czterech godzin do dwóch dni – zespół potrzebuje dużo czasu na dyskusję i dojście do zgody odnośnie do tego, jak interpretować dane i jakie działania warto podjąć.

Sesja informacji zwrotnych poświęcona jest prezentacji zebranych danych i refleksji nad nimi, dyskusji o obecnym modelu funkcjonowania zespołu, jego mocnych i słabych stronach. Owocem tej dyskusji może być podjęcie decyzji na temat tego, jakie działania należy kontynuować (wzmacniać), zaś w jakich obszarach powinna nastąpić zmiana. Ważnym elementem procesu jest też planowanie działań rozwojowych dla całego zespołu.

W przypadku diagnozy zespołu cała grupa (wraz z liderem) jednocześnie przekazuje informacje zwrotne i jest ich odbiorcą. Odpowiedzialność za rozwój i wdrożenie planu działań rozkłada się na cały zespół, a fakt, że zmiany zostały wspólnie uzgodnione i wymagają wspólnych działań, zwiększa szanse na ich skuteczne wdrożenie.

Przedmiot badania

Istnieje wiele aspektów funkcjonowania zespołu, które mogą być przedmiotem badania. Aby dokonać właściwego wyboru, należy zacząć od sformułowania celów procesu (punktem wyjścia są oczekiwania lidera zespołu lub jego przełożonego, mogą nim też być np. uwagi zgłaszane przez klientów wewnętrznych) i dopiero pod tym kątem wybrać lub zaprojektować narzędzie badawcze.

Na rynku dostępne są gotowe narzędzia, które można kupić, oraz firmy, które będą w stanie pomóc w zaprojektowaniu kwestionariusza. Inną opcją może być skorzystanie z gotowych kwestionariuszy dostępnych w książkach. Te narzędzia mogą być w zupełności wystarczające, by zebrać dane stanowiące wstęp do uporządkowanej dyskusji o sytuacji w zespole.

Informacje dla lidera i organizacji

Podstawową korzyścią przeprowadzenia badania jest umożliwienie właściwie ukierunkowanego rozwoju zespołu i poprawy jego modelu funkcjonowania. Jednak również lider zespołu otrzymuje bardzo cenną informację zwrotną: dowiaduje się, jaki zespół udało mu się zbudować. O ile typowa ocena 360 stopni dostarcza feedbacku na temat jego zachowań, o tyle diagnoza zespołu pokazuje efekty jego pracy w roli przywódcy. Wartość tej informacji jest tym większa, iż w wielu organizacjach ocena 360 stopni stała się rutynowym procesem HRM i informacje zwrotne przekazywane tą drogą mają mniejszą siłę oddziaływania – informacja zwrotna działa tym lepiej, im bardziej skłania do wyłamania się z rutyny, odkrywa nieznane, zachęca do refleksji nad utartymi sposobami działania i ich weryfikacji.

Badanie można też przeprowadzić na poziomie organizacji – dla wszystkich jej zespołów, uzyskując bogactwo informacji o ich kulturze. W wielu wypadkach uzasadnione jest stwierdzenie, że dwa różne zespoły w jednej organizacji (np. zespół sprzedaży i marketingu) bardziej różnią się pod względem kultury niż dwa zespoły pełniące tę samą funkcję w różnych organizacjach. Dlatego rozpatrywanie kultury organizacji przez pryzmat podstawowych jednostek – zespołów – umożliwia stworzenie najbardziej trafnego obrazu całości.

@RY1@i13/2009/011/i13.2009.011.000.0090.001.jpg@RY2@