Kategorie

Jak skutecznie zarządzać czasem pracy zespołu?

Anna Rydel
Kieruję 15-osobowym działem sprzedaży w firmie z branży FMCG. W jaki sposób powinienem zorganizować pracę moich podwładnych, aby zoptymalizować efektywność całego zespołu?

Zarządzanie czasem zespołu to tak naprawdę umiejętne wykorzystanie narzędzi, służących organizacji zadań i ustalaniu priorytetów. Jedną z najbardziej istotnych kompetencji menedżera jest umiejętność formułowania trafnie wybranych i dobrze określonych celów oraz przekładania ich na zadania dla podległych pracowników.

Zadaniem menedżera jest również upewnienie się, że cele są znane, akceptowane i prawidłowo rozumiane przez pracowników, jak również, że istnieje możliwość ich wykonania. Aby mieć pewność, że zespół będzie działał skutecznie, potrzebny jest plan.

Planowanie zadań

Planowanie pracy jest przydatne szczególnie wówczas, gdy:

  • zadania są nowe i nie mamy doświadczeń w ich realizacji;
  • zaniechanie działań będzie miało znaczące negatywne konsekwencje;
  • zamierzone cele wymagają złożonego działania, wykonywania wielu czynności lub użycia różnych środków;
  • na realizację tych celów mamy ograniczony czas i środki oraz
  • doświadczeniem zespołu jest wiele zaczętych i niezakończonych działań.

Powinniśmy pamiętać również o tym, że 20 proc. czasu pracy przynosi nam 80 proc. efektów, natomiast 80 proc. czasu pracy przynosi ich tylko 20. Najlepsze efekty zapewnia zatem realizacja najważniejszych zadań. Oczywiście nie można zignorować zupełnie pozostałych 80 proc. „mniej dochodowych” działań. Zasadę tę należy rozumieć w taki sposób, że warto skoncentrować się na podejmowaniu właściwych decyzji, umiejętnie rozgraniczyć to, na czym należy najbardziej skupić uwagę i czemu poświęcić najwięcej zawodowej energii oraz czasu.

Warto przy tym podkreślić, iż można zaplanować tylko ok. 60 proc. czasu pracy. Kolejne 20 proc. należy przeznaczyć na działania nieoczekiwane i czynności niemożliwe do zaplanowania, a pozostałe 20 proc. zarezerwować na działania spontaniczne (czynności kierownicze, twórcze, aktywność socjalna i komunikacyjna).

Ważne jest także, aby plany sporządzać na piśmie. Dzięki temu uzyskujemy jasność i klarowność zaplanowanych działań i w rezultacie jesteśmy w stanie systematycznie je kontrolować. Dodatkowo odciąża to pamięć i zwiększa motywację do ich realizacji.

Podział zadań

Niezwykle istotne jest także, aby odróżniać sprawy ważne od pilnych. Pomocna w tym będzie sprawdzona matryca Eisenhowera, która zakłada podział zadań według ważności i pilności ich wykonania. Zadania bardzo ważne i bardzo pilne powinniśmy więc wykonywać samodzielnie i w terminie natychmiastowym, te bardzo ważne, ale mało pilne – planujemy i realizujemy sami, bądź zlecamy ich część podwładnym, podając dokładny termin ich zakończenia. W przypadku zadań mało ważnych, ale bardzo pilnych – możemy wykonać je sami, pamiętając o tym, aby nie poświęcać im zbyt wiele czasu, lub też zlecić ich realizację innym pracownikom. Zadania mało ważne i niepilne powinny zostać odrzucone lub wykonane w wolnym czasie.


Efektywność zespołu

Dobrze jest, jeżeli zespół pracuje według zasady: systematyczność – konsekwencja – regularność. Zależy to jednak od stopnia „dojrzałości” zespołu. Mówi się o czterech etapach budowania zespołu: formowania, ścierania się (próby sił), normowania i działania, przy czym o efektywności pracy zespołowej można mówić dopiero na etapie działania. To właśnie wtedy najskuteczniejszym stylem przewodzenia jest delegowanie zadań i sprawdzanie ich wyników, co z kolei jest możliwe dzięki zaufaniu do zespołu zbudowanemu na poprzednich etapach.

Przydzielając zadania musimy pamiętać również o tym, by cele, których realizacji mają służyć, były dokładne (jasne, niezagmatwane), wymierne (określone ilościowo i jakościowo), do przyjęcia (niewykraczające poza kompetencje i możliwości pracownika), realistyczne (możliwe do osiągnięcia) oraz sensowne (o faktycznym znaczeniu).

Warto również podkreślić, że zadania należy delegować nie tylko najbardziej zdolnym pracownikom, którzy mogą przejąć dodatkowe obowiązki, czy też pracownikom, którzy dysponują wolnym czasem, lecz także tym, którzy chcą podjąć się trudnych zadań oraz których zdolności należy wypróbować i rozwijać.

Pracownik też człowiek

Podejmując działania mające na celu optymalizację pracy zespołu, nie można jednak zapomnieć o tym, że zarządzamy ludźmi, których sprawność psychofizyczna podlega wahaniom zgodnym z ich naturalnym rytmem. Mówi się przecież o ludziach o „wczesnym rytmie” (tzw. rannych ptaszkach) oraz o osobach o „późnym rytmie” (tzw. nocnych markach). Żaden z tych podstawowych typów nie pracuje lepiej ani gorzej, jedynie inaczej, gdyż ich dzienna sprawność osiąga wyże i niże o różnych porach.

Absolutna wartość najwyższej i najniższej sprawności jest indywidualnie zróżnicowana, jednak rzeczą wspólną dla wszystkich ludzi są rytmiczne wahania sprawności, o czym warto pamiętać zarówno przy planowaniu pracy własnej, jak i pracy całego zespołu.

Bezpośrednio po fazach najwyższej aktywności następują dwugodzinne fazy odpoczynku, podczas których narządy ciała pracują na „zwolnionych obrotach” i nie powinny być nadmiernie przeciążane.

Punkt najwyższej sprawności osiągany jest przed południem, kiedy żołądek, trzustka, śledziona i serce aktywnie pracują. Jest to najlepszy czas na zadania o najwyższym priorytecie, które generują 65 proc. efektów. W dalszej części dnia poziom sprawności staje się o wiele niższy. Po obiedzie, kiedy aktywne jest jelito cienkie i występuje znaczne obniżenie sprawności, najlepiej jest realizować zadania o najniższym priorytecie. Kolejny szczyt sprawności osiągany późnym popołudniem powinien być wykorzystany na zadania o średnim priorytecie.

Efektywność w pracy w dużym stopniu zależy od menedżera i kultury organizacyjnej, ale również od świadomości jego podwładnych. Dlatego też bez względu na zajmowane stanowisko każdy pracownik powinien odbyć szkolenie z zarządzania czasem. Oczywiście, nie da się uniknąć sytuacji, w których pracownicy będą mocniej obciążeni pracą. Powinny być to jednak sytuacje sporadyczne. W każdym przypadku wykorzystanie przedstawionych wskazówek przyczyni się do wzrostu efektywności, usprawnienia i optymalizacji pracy zespołu.


Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Jak można podzielić urlop ojcowski?

    Urlop ojcowski przysługuje w wymiarze 2 tygodni. Jak można go podzielić? Do kiedy należy go wykorzystać?

    Skrócenie izolacji i dopuszczenie pracownika do pracy

    Skrócenie izolacji i dopuszczenie pracownika do pracy - czy jest możliwe? Co na to prawo? Jakie świadczenia przysługują za czas izolacji?

    Składki KRUS - IV kwartał 2021 r.

    Składki KRUS w IV kwartale 2021 r. - ile wynosi miesięczna składka na ubezpieczenie wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie?

    Dyscyplinarka za brak szkolenia BHP

    Czy brak szkolenia BHP może być podstawą dyscyplinarki? Czy można uznać to za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracownika?

    Dzień Pracownika Służby BHP

    Dzień Pracownika Służby BHP przypada na 19 września każdego roku. Z tej okazji Minister Rodziny i Polityki Społecznej przygotowała list z podziękowaniami i życzeniami dla pracowników służb BHP.

    Dobre i złe nawyki pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna pomaga łączyć pracę z życiem prywatnym. Jakie są dobre i złe nawyki zdalnych pracowników? Oto wyniki badania przeprowadzonego w Wielkiej Brytanii, Francji i Niemczech.

    Płaca minimalna a gospodarka - podcast premiera

    Jaki wpływ na gospodarkę ma płaca minimalna? Czym skutkuje brak godziwego wynagrodzenia? Premier wystartował z autorskim podcastem.

    Składka zdrowotna 9% średniej płacy krajowej

    Składka zdrowotna liczona od średniej płacy krajowej to propozycja Rzecznika MŚP. Czy 9% przeciętnej płacy w gospodarce przy podatku liniowym to dobre rozwiązanie? Ile wyniosłaby w 2022 r.?

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę?

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę? Co roku rośnie kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę (tzw. najniższej krajowej, płacy minimalnej) i minimalnej stawki godzinowej. Już dziś wiadomo, że minimalne wynagrodzenie wzrośnie w 2022 r. do 3010 zł brutto (w 2021 roku wynosi 2800 zł). Pracownicy i pracodawcy mają wątpliwości, czy z uwagi na wzrost płacy minimalnej od nowego roku trzeba zmienić postanowienia wszystkich umów o pracę, które obecnie opiewają na kwotę niższą niż 3010 zł? Czy można nie zmieniać umów a np. uzupełniać wynagrodzenie za pracę, premią do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę? Co może zrobić pracownik, jeżeli pracodawca nie wypłaca mu minimalnego wynagrodzenia? Wyjaśnień w tym zakresie udzieliła Państwowa Inspekcja Pracy.

    Jak zapewnić bezpieczeństwo pracownikom zdalnym?

    Bezpieczeństwo pracowników zdalnych może stanowić duże wyzwanie. To w domu zdarza się najwięcej wypadków. Za co odpowiada pracodawca? Jakie są przepisy BHP?

    Potwierdzenie danych w ZUS - instrukcja

    Potwierdzenie danych w ZUS można otrzymać przez PUE ZUS. Jak samodzielnie utworzyć dokument? Oto instrukcja jak zrobić to krok po kroku.

    Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze także świadczeniobiorca

    Elektroniczne Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze teraz także świadczeniobiorca, np. potwierdzenie prawa do emerytury, renty, zasiłku.

    Od wypłat z PPK zazwyczaj nie pobiera się podatku Belki

    Wypłaty z PPK - uczestnik PPK może w każdym czasie skorzystać ze swoich środków. W niektórych przypadkach wiąże się to jednak z obowiązkiem zapłaty 19% zryczałtowanego podatku dochodowego (tzw. podatku Belki).

    Potrzeby pracowników - wnioski z pandemii

    Potrzeby pracowników różnią się w zależności od rodzaju pracowników: fizycznych i biurowych. Jakie wnioski można wyciągnąć z pandemii COVID-19?

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków - pandemia

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków w czasie pandemii wzrosły. Statystyczny pracownik ma w tygodniu 5,5 godziny nadgodzin.

    Narzędzia do identyfikacji talentów - 3 zalety

    Narzędzia do identyfikacji talentów pozwalają zwiększyć potencjał firmy. Jakie są 3 główne zalety tego typu narzędzi?

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w pandemii - wątpliwości

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w czasie pandemii została uregulowana przepisami ustawy covidowej. Czy nowy limit wysokości odpraw odnosi się do wszystkich świadczeń? Jakie wątpliwości budzą nowe przepisy?

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r.

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r. ustanawia Prezydent RP. Święto będzie w grudniu. Czy oznacza to kolejny dzień wolny od pracy?

    Niebieska Karta UE - będą zmiany

    Niebieska Karta UE dotyczy zatrudniania cudzoziemców spoza UE. Odbywa się na innych zasadach niż obywateli państw członkowskich UE. Europarlament przyjął przepisy ułatwiające zatrudnianie obcokrajowców.

    Jak najniższa krajowa rosła od 2015 do 2022 r.?

    Najniższa krajowa w 2015 r. wynosiła 1750 zł brutto. W 2022 r. będzie to 3010 zł brutto. Najniższa krajowa wzrosła o 1260 zł.

    Dzień próbny w pracy - płatny czy nie?

    Dzień próbny w pracy a wynagrodzenie - czy jest płatny? Co na to prawo? W celu sprawdzenia pracownika należałoby podpisać umowę na okres próbny.

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy złożyć?

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy należy złożyć oświadczenie? Co z podwyższonymi kosztami przychodu?

    ZUS ERO - emerytura z datą wsteczną

    ZUS ERO to wniosek o emeryturę z datą wsteczną. Podstawą przyznania lub przeliczenia emerytury z datą wcześniejszą są przepisy covidowe. Dla kogo jest ten wniosek?

    Odprawa emerytalna - wysokość, warunki

    Jaka jest wysokość odprawy emerytalnej? Jakie warunki należy spełnić, aby ją otrzymać? Czy odprowadza się od niej podatek i składki ZUS? Kiedy wypłacić odprawę?

    Jakie są składniki wynagrodzenia za pracę?

    Składniki wynagrodzenia za pracę to przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze i dodatki. Czym premia różni się od nagrody?