Kategorie

Jak skutecznie zarządzać czasem pracy zespołu?

Anna Rydel
Kieruję 15-osobowym działem sprzedaży w firmie z branży FMCG. W jaki sposób powinienem zorganizować pracę moich podwładnych, aby zoptymalizować efektywność całego zespołu?

Zarządzanie czasem zespołu to tak naprawdę umiejętne wykorzystanie narzędzi, służących organizacji zadań i ustalaniu priorytetów. Jedną z najbardziej istotnych kompetencji menedżera jest umiejętność formułowania trafnie wybranych i dobrze określonych celów oraz przekładania ich na zadania dla podległych pracowników.

Zadaniem menedżera jest również upewnienie się, że cele są znane, akceptowane i prawidłowo rozumiane przez pracowników, jak również, że istnieje możliwość ich wykonania. Aby mieć pewność, że zespół będzie działał skutecznie, potrzebny jest plan.

Planowanie zadań

Planowanie pracy jest przydatne szczególnie wówczas, gdy:

  • zadania są nowe i nie mamy doświadczeń w ich realizacji;
  • zaniechanie działań będzie miało znaczące negatywne konsekwencje;
  • zamierzone cele wymagają złożonego działania, wykonywania wielu czynności lub użycia różnych środków;
  • na realizację tych celów mamy ograniczony czas i środki oraz
  • doświadczeniem zespołu jest wiele zaczętych i niezakończonych działań.
Reklama

Powinniśmy pamiętać również o tym, że 20 proc. czasu pracy przynosi nam 80 proc. efektów, natomiast 80 proc. czasu pracy przynosi ich tylko 20. Najlepsze efekty zapewnia zatem realizacja najważniejszych zadań. Oczywiście nie można zignorować zupełnie pozostałych 80 proc. „mniej dochodowych” działań. Zasadę tę należy rozumieć w taki sposób, że warto skoncentrować się na podejmowaniu właściwych decyzji, umiejętnie rozgraniczyć to, na czym należy najbardziej skupić uwagę i czemu poświęcić najwięcej zawodowej energii oraz czasu.

Warto przy tym podkreślić, iż można zaplanować tylko ok. 60 proc. czasu pracy. Kolejne 20 proc. należy przeznaczyć na działania nieoczekiwane i czynności niemożliwe do zaplanowania, a pozostałe 20 proc. zarezerwować na działania spontaniczne (czynności kierownicze, twórcze, aktywność socjalna i komunikacyjna).

Ważne jest także, aby plany sporządzać na piśmie. Dzięki temu uzyskujemy jasność i klarowność zaplanowanych działań i w rezultacie jesteśmy w stanie systematycznie je kontrolować. Dodatkowo odciąża to pamięć i zwiększa motywację do ich realizacji.

Podział zadań

Niezwykle istotne jest także, aby odróżniać sprawy ważne od pilnych. Pomocna w tym będzie sprawdzona matryca Eisenhowera, która zakłada podział zadań według ważności i pilności ich wykonania. Zadania bardzo ważne i bardzo pilne powinniśmy więc wykonywać samodzielnie i w terminie natychmiastowym, te bardzo ważne, ale mało pilne – planujemy i realizujemy sami, bądź zlecamy ich część podwładnym, podając dokładny termin ich zakończenia. W przypadku zadań mało ważnych, ale bardzo pilnych – możemy wykonać je sami, pamiętając o tym, aby nie poświęcać im zbyt wiele czasu, lub też zlecić ich realizację innym pracownikom. Zadania mało ważne i niepilne powinny zostać odrzucone lub wykonane w wolnym czasie.


Efektywność zespołu

Reklama

Dobrze jest, jeżeli zespół pracuje według zasady: systematyczność – konsekwencja – regularność. Zależy to jednak od stopnia „dojrzałości” zespołu. Mówi się o czterech etapach budowania zespołu: formowania, ścierania się (próby sił), normowania i działania, przy czym o efektywności pracy zespołowej można mówić dopiero na etapie działania. To właśnie wtedy najskuteczniejszym stylem przewodzenia jest delegowanie zadań i sprawdzanie ich wyników, co z kolei jest możliwe dzięki zaufaniu do zespołu zbudowanemu na poprzednich etapach.

Przydzielając zadania musimy pamiętać również o tym, by cele, których realizacji mają służyć, były dokładne (jasne, niezagmatwane), wymierne (określone ilościowo i jakościowo), do przyjęcia (niewykraczające poza kompetencje i możliwości pracownika), realistyczne (możliwe do osiągnięcia) oraz sensowne (o faktycznym znaczeniu).

Warto również podkreślić, że zadania należy delegować nie tylko najbardziej zdolnym pracownikom, którzy mogą przejąć dodatkowe obowiązki, czy też pracownikom, którzy dysponują wolnym czasem, lecz także tym, którzy chcą podjąć się trudnych zadań oraz których zdolności należy wypróbować i rozwijać.

Pracownik też człowiek

Podejmując działania mające na celu optymalizację pracy zespołu, nie można jednak zapomnieć o tym, że zarządzamy ludźmi, których sprawność psychofizyczna podlega wahaniom zgodnym z ich naturalnym rytmem. Mówi się przecież o ludziach o „wczesnym rytmie” (tzw. rannych ptaszkach) oraz o osobach o „późnym rytmie” (tzw. nocnych markach). Żaden z tych podstawowych typów nie pracuje lepiej ani gorzej, jedynie inaczej, gdyż ich dzienna sprawność osiąga wyże i niże o różnych porach.

Absolutna wartość najwyższej i najniższej sprawności jest indywidualnie zróżnicowana, jednak rzeczą wspólną dla wszystkich ludzi są rytmiczne wahania sprawności, o czym warto pamiętać zarówno przy planowaniu pracy własnej, jak i pracy całego zespołu.

Bezpośrednio po fazach najwyższej aktywności następują dwugodzinne fazy odpoczynku, podczas których narządy ciała pracują na „zwolnionych obrotach” i nie powinny być nadmiernie przeciążane.

Punkt najwyższej sprawności osiągany jest przed południem, kiedy żołądek, trzustka, śledziona i serce aktywnie pracują. Jest to najlepszy czas na zadania o najwyższym priorytecie, które generują 65 proc. efektów. W dalszej części dnia poziom sprawności staje się o wiele niższy. Po obiedzie, kiedy aktywne jest jelito cienkie i występuje znaczne obniżenie sprawności, najlepiej jest realizować zadania o najniższym priorytecie. Kolejny szczyt sprawności osiągany późnym popołudniem powinien być wykorzystany na zadania o średnim priorytecie.

Efektywność w pracy w dużym stopniu zależy od menedżera i kultury organizacyjnej, ale również od świadomości jego podwładnych. Dlatego też bez względu na zajmowane stanowisko każdy pracownik powinien odbyć szkolenie z zarządzania czasem. Oczywiście, nie da się uniknąć sytuacji, w których pracownicy będą mocniej obciążeni pracą. Powinny być to jednak sytuacje sporadyczne. W każdym przypadku wykorzystanie przedstawionych wskazówek przyczyni się do wzrostu efektywności, usprawnienia i optymalizacji pracy zespołu.


Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry

    Tarcza a urząd pracy - do kiedy wnioski?

    Tarcza z urzędu pracy czyli dofinansowanie wynagrodzeń, pożyczka i dotacja 5000 zł - do kiedy można składać wnioski?

    Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę - obowiązki cudzoziemca

    Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę nazywane jest zezwoleniem jednolitym. Jakie obowiązki ma cudzoziemiec, który otrzymał takie zezwolenie?

    Minimalne wynagrodzenie 2022

    Minimalne wynagrodzenie za pracę w 2022 r. - ile płaca minimalna wyniesie brutto i netto?

    Płaca minimalna 2022

    Płaca minimalna w 2022 r. - strona związkowa proponuje wzrost minimalnego wynagrodzenia za pracę o 500 zł netto.

    Otrzymał wypowiedzenie w bombonierce!

    Wypowiedzenie umowy o pracę - pracownik otrzymał je w bombonierce! Czy taka forma uzasadnia prawo do przywrócenia do pracy?

    Pilotażowe szczepienia w zakładach pracy od 17 maja 2021 r.

    Szczepienia w zakładach pracy - pilotaż startuje 17 maja 2021 r. Pracodawcy mogą wspomóc proces szczepień.

    In vitro i prawo do ubezpieczenia społecznego – wyrok ETPCz

    Czy podjęcie przez pracownicę nowego zatrudnienia w trakcie procedury in vitro stanowi podstawę do odmowy ubezpieczenia społecznego?

    Kod wykonywanego zawodu w ZUS ZUA i ZUS ZZA

    Kod wykonywanego zawodu w dokumentach ZUS ZUA i ZUS ZZA to ważna zmiana, która wejdzie w życie 16 maja 2021 r. Na czym w praktyce będzie polegał nowy obowiązek?

    Kompetencje cyfrowe - tego wymagają pracodawcy [RAPORT]

    Kompetencje cyfrowe - tego przede wszystkim wymagają pracodawcy. Cyfryzacja rynku pracy to trend przyspieszony przez epidemię koronawirusa. Jak nową rzeczywistość oceniają pracownicy? Na to pytanie odpowiada raport "Cyfrowa ewolucja kariery".

    Dwie umowy o pracę - składki ZUS

    Dwie umowy o pracę - co na to prawo? Składki ZUS opłaca się od jednej czy dwóch umów?

    Poważne zachorowanie - oszczędności PPK mogą pomóc

    Poważne zachorowanie - co to jest w rozumieniu ustawy o PPK? Jak oszczędności PPK mogą pomóc, gdy uczestnik PPK, jego małżonek lub dziecko zachoruje?

    Badanie trzeźwości pracownika - nowe przepisy

    Badanie trzeźwości pracownika alkomatem - nowe przepisy przyznają pracodawcy prawo do prewencyjnych, wyrywkowych kontroli alkomatem.

    Badanie trzeźwości pracownika 2021

    Badanie trzeźwości pracownika - w 2021 r. powstał projekt ustawy umożliwiający pracodawcy przeprowadzanie wyrywkowych kontroli trzeźwości pracownika.

    Praca dla informatyka 2021 - zarobki i praca zdalna [ANALIZA]

    Praca dla informatyka w 2021 r. - liczba ofert pracy dla informatyków wciąż rośnie. Dla pracowników z branży IT liczą się zarobki i praca zdalna. Analiza przedstawia obecną sytuację informatyków na rynku pracy.

    Godziny pracy 2021

    Godziny pracy 2021 - ile godzin pracy i dni wolnych od pracy wypada w poszczególnych miesiącach? Jak obliczyć godziny pracy?

    Długotrwałe niewykonywanie obowiązków - wypowiedzenie umowy

    Wypowiedzenie umowy - czy długotrwałe niewykonywanie części obowiązków pracownika uzasadnia rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem?

    Rozliczanie czasu pracy zdalnej

    Czas pracy zdalnej to dosyć kłopotliwe zagadnienie. Jak ewidencjonować i kontrolować pracownika na home office? W jaki sposób rozliczać nadgodziny i wprowadzić zadaniowy czas pracy?

    Rynek pracy w czasie pandemii a szara strefa w rolnictwie

    Rynek pracy w czasie pandemii - czy część pracowników zasiliła szarą strefę w rolnictwie? Poniżej znajduje się analiza.

    Najwięcej ubezpieczonych cudzoziemców w historii - kwiecień 2021

    Cudzoziemcy pobili rekord - w kwietniu 2021 r. jest najwięcej ubezpieczonych w Polsce obcokrajowców w historii. Jak przedstawiają się liczby?

    Zmiany w ubezpieczeniach społecznych 2022

    Zmiany w ubezpieczeniach społecznych wejdą w życie 1 stycznia 2022 r. Co się zmieni? Nowe emerytury i renty będą wypłacane tylko na konto. Rozwiąże się problem emerytur czerwcowych. Zmienią się zasady pobierania zasiłków.

    Brexit a ubezpieczenia i rozliczenia podatkowe pracowników

    Brexit - jakie są skutki w zakresie ubezpieczeń społecznych i rozliczeń podatkowych pracowników? Wszystko o zaświadczeniu A1.

    Odpis na ZFŚS na emerytów i rencistów - byłych pracowników

    Odpis na ZFŚS na emerytów i rencistów będących byłymi pracownikami - jak obliczyć? Jak ustalić status tych osób i wysokość zwiększenia?

    Ostatni dzień na wdrożenie PPK!

    PPK - 10 maja 2021 r. to ostatni dzień na wdrożenie PPK czyli zawarcie umowy o prowadzenie PPK z wybraną instytucją finansową.

    Praca zdalna - przepisy prawne

    Praca zdalna - przepisy prawne regulujące home office znajdują się w ustawie covidowej. Kodeks pracy wciąż nie zawiera przepisów dotyczących pracy zdalnej.

    Bezrobocie w kwietniu 2021 r.

    Bezrobocie - w kwietniu 2021 r. w Polsce odnotowano spadek bezrobocia. Gdzie jest najwyższe bezrobocie, a gdzie najniższe?