Kategorie

W jaki sposób lepiej słuchać?

Anna Niedziela-Strobel
Jestem menedżerem, który większą część czasu zawodowego poświęca na spotkania, rozmowy i narady. Nie ukrywam, że mam problem ze słuchaniem innych, gdy nie zgadzam się z tezami zawartymi w wypowiedziach. Ogólnie mówię dużo, łapię się często na tym, że przerywam innym lub nie daję dojść do głosu. Po czasie, kiedy analizuję sytuację, dochodzę do wniosku, że tak naprawdę nie wiem, co druga strona chciała mi powiedzieć. Muszę przyznać, że utrudnia mi to skuteczną komunikację. Co mam zrobić, żeby lepiej słuchać?

Często wydaje nam się, że głównym celem w komunikacji jest mówienie. Tymczasem umiejętność słuchania jest obok umiejętności sprawnego posługiwania się słowem podstawą zdolności komunikacyjnych, tak cenionych w większości zawodów. Wielu uważa, że nawet ważniejszą. Istnieje powiedzenie, że Pan Bóg dał nam dwoje uszu i tylko jedne usta, co jest delikatną wskazówką, żebyśmy dwa razy więcej słuchali niż mówili. Jednak skuteczne słuchanie jest sztuką, którą należy opanować, aby stać się dobrym partnerem do rozmów.

Słuchanie nie jest naturalne

Zanim zaczniesz zastanawiać się, jak poprawić swoje zdolności komunikacyjne, warto, byś zdał sobie sprawę z błędnych tez związanych ze słuchaniem:

Teza 1: „Słuchanie jest naturalne”

Zgadzając się z tą tezą, mylimy słuchanie ze słyszeniem. Słyszenie rzeczywiście jest naturalne, gdyż trwa nieprzerwanie nawet podczas snu. Słuchanie natomiast jest procesem rozróżniania odgłosów i stwierdzania, które z nich są znaczące dla nas, a które nie.

Teza 2: „Słuchanie jest bierne”

Nie widzimy efektów słuchania, dlatego wydaje nam się, że wówczas nic nie robimy. Tymczasem w mózgu odbywa się wytężona praca, aby to, czego się słucha, połączyć z poznanymi wcześniej myślami, ideami czy wyobrażeniami. Podczas słuchania mózg porządkuje, przetwarza, rekonstruuje.

Teza 3: „Jeśli się postaram, jestem dobrym słuchaczem”

Większość ludzi znacznie przecenia swoje zdolności w zakresie słuchania. Przeciętnie mówimy z szybkością 120 słów na minutę, podczas gdy myślimy cztery razy szybciej. Ta różnica sprawia, że odbiorca odczuwa zwykle nadmiar czasu, a za tym idą problemy z koncentracją uwagi i pokusa przerywania nadawcy.


Zastanów się, po co słuchasz

Sztuka słuchania wymaga odpowiedniej, ciągle kontrolowanej motywacji oraz określenia jasnych celów relacji komunikacyjnej. W opisanym na wstępie przypadku wydaje się, że menedżer, bez względu na charakter rozmowy, stawia sobie za główny cel przekonanie do swoich racji. Żeby jednak relacja była wartościowa, powinniśmy za każdym razem zadać sobie pytania:

  • do czego to spotkanie, rozmowa, zebranie ma doprowadzić?
  • na czym mi najbardziej zależy?
  • jakie są interesy partnerów?
  • czy to, co mówi do mnie uczestnik spotkania, jest rzeczywiście ważne dla mnie (i mojej pracy)?

W pracy zawodowej menedżera największe znaczenie ma słuchanie informacyjne, nastawione na bezstronny odbiór wielu informacji, ich zapamiętanie i praktyczne wykorzystanie. Jeśli jednak informacje są przekazywane przez rozmówców w sposób nieuporządkowany, z wieloma pobocznymi wątkami, słuchanie informacyjne może być trudne. Dlatego warto stosować następujące techniki:

  • skoncentrować się na poszukiwaniu najważniejszych tez i wątków,
  • zadawać pytania dotyczące sedna sprawy,
  • stosować podsumowania,
  • notować z porządkowaniem według swoich kryteriów,
  • parafrazować.

Korzystając z powyższych technik, zwiększamy szansę na zrozumienie oraz zebranie wszystkich niezbędnych informacji.

Słuchasz? – bądź aktywny

Jeśli chcesz się jak najwięcej dowiedzieć i zrozumieć swojego rozmówcę, potrzebujesz słuchać w odpowiedni sposób. Pomoże ci w tym znajomość oraz umiejętność stosowania technik aktywnego słuchania.

Parafrazowanie

Reklama

Polega to na tym, abyś swoimi słowami przedstawił partnerowi rozmowy, co zrozumiałeś. Parafraza zwykle zaczyna się od zwrotu: „Z tego, co Pan do tej pory powiedział, rozumiem...” lub podobnych zwrotów: „Rozumiem, że...” czy „Czy dobrze rozumiem, że...? W parafrazie chodzi o skupienie się na sednie, na odkryciu prawdziwego sensu słów, a nie tylko odniesienie się do stanowiska czy konkretnych zdań. Prosty przykład. W rozmowie druga osoba mówi: „Mam dziś pilny raport do zrobienia, szef jest cały spięty, bo zarząd czeka na dokument, a jest już czwarta”. W tej sytuacji parafraza mogłaby wyglądać tak: „Rozumiem, że masz do napisania raport, na który czekają szefowie, ale nie wiesz, czy zdążysz go przygotować”.

Parafraza jest szczególnie przydatna, kiedy rozmawiasz z kimś, kto nie potrafi mówić w uporządkowany sposób, ma do przekazania wiele wątków, a szczególnie kiedy wynikiem rozmowy ma być podjęcie przez ciebie określonych działań. To typowy przypadek szefa, który ma problem z jasnym wydawaniem poleceń pracownikom. Stosując parafrazę, możesz uniknąć błędów wynikających ze złego zrozumienia.


Klaryfikacja

Klaryfikacja pomaga wyjaśnić to, co do tej pory zostało powiedziane. Jest pomocna także w poszukiwaniu dodatkowych informacji. Dzięki klaryfikacji możesz też pomóc rozmówcy dostrzec inny punkt widzenia danej sprawy. W praktyce klaryfikacja to nic innego, jak zadawanie pytań. Pamiętaj przy tym, że pytania mają doprowadzić do lepszego zrozumienia rozmówcy, a nie powodować, że zostaniesz uznany za człowieka wścibskiego.

Odzwierciedlanie

Odzwierciedlanie to pokazanie, że rozumiesz emocje i stan rozmówcy. Odzwierciedlasz poprzez odniesienie się do tego, co wyczuwasz. Na przykład: „Widzę, że jesteś zadowolony z tych planów”, „Wydajesz się być wytrącony z równowagi”. Po co nam odzwierciedlenie? Czasem jest potrzebne, żeby „oczyścić” atmosferę, pozwolić ujść emocjom, aby można było zacząć lub kontynuować rozmowę na temat jakiegoś problemu.

Dowartościowanie

W kontaktach z innymi nie zapominaj, że nie słowa, ale ludzie są najważniejsi. Dlatego wymagają uwagi, szacunku, docenienia. Poprzez dowartościowanie możesz okazać uznanie dla swojego rozmówcy czy jego pracy. Nie chodzi jednak o zwykłe chwalenie, ale o odwołanie się do konkretnych zachowań i działań. Na przykład: „Cieszę się, że ten raport jest tak obszernie i szczegółowo przygotowany. Widzę, że włożyłeś w to dużo pracy”.

Rady dotyczące sztuki słuchania

Oprócz aktywnego słuchania, pamiętaj:

  • Przestań mówić – kiedy mówisz, nie możesz słuchać.
  • Utrzymuj kontakt wzrokowy, to znaczy możliwie często, a przynajmniej co jakiś czas spoglądaj w oczy rozmówcy – to bardzo ważne w kontaktach międzyludzkich.
  • Koncentruj się na słowach partnera – faktycznie słuchaj treści wypowiedzi, a nie skupiaj się na tym, co za chwilę będziesz chciał powiedzieć.
  • Reaguj – zarówno w sposób werbalny, jak i niewerbalny. Okazuj uwagę poprzez mimikę twarzy, dźwięki paralingwistyczne i mowę ciała.
  • Zaakceptuj ciszę – często warto zrobić dłuższą przerwę, szczególnie gdy ktoś mówi o trudnej dla niego sprawie. Jednak należy pamiętać, że wiele osób czuje się niezręcznie w sytuacji, gdy panuje zbyt długa cisza.
  • Zauważ, kiedy należy skończyć mówić – mogą o tym świadczyć niewerbalne zachowania rozmówcy (np. nerwowe kręcenie się na krześle, skierowanie ciała w stronę wyjścia, znużona mina).

Złota rada...

Mniej mów, więcej słuchaj. Ćwicz tę umiejętność, bo nieprzypadkowo powstało przysłowie: „Mowa jest srebrem, a milczenie złotem”. Szczególnie aktywne milczenie.


Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Czy pracodawca widzi kod choroby na L4?

    Kod choroby na L4 - czy pracodawca widzi numer statystyczny choroby wpisany na zwolnieniu lekarskim?

    Praca w Niemczech bez znajomości języka

    Praca w Niemczech bez znajomości języka jest możliwa. Pracodawcy w dużych niemieckich miastach zatrudniają wykwalifikowanych pracowników z zagranicy.

    Elektroniczny wniosek urlopowy a przepisy prawne

    Elektroniczny wniosek urlopowy - czy jest zgodny z przepisami prawnymi? Czy wniosek o urlop musi być składany w formie papierowej? Co na to Kodeks pracy?

    Wyłączenie winy pracownika w naruszeniu obowiązków

    Wyłączenie winy pracownika. Zgodnie z wykładnią dominującą w nauce oraz orzecznictwie prawa pracy rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika, o którym mowa w art. 52 §1 pkt 1) kp jest zasadne, jeżeli pracownik naruszy swoje podstawowe obowiązki pracownicze i można mu przypisać winę „ciężką" w postaci winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa oraz gdy jednocześnie to naruszenie stanowi jednocześnie poważnie zagrożenie lub naruszenie interesów pracodawcy. Ponieważ Kodeks pracy nie zawiera przepisów precyzujących rozumienie winy pracownika, w poszukiwaniu odpowiedzi na pytanie jakie przesłanki i w jakich okolicznościach mogą wyłączyć winę pracowniczą, zwrócić należy się do nauki prawa pracy i orzecznictwa Sądu Najwyższego. Warto zatem przybliżyć niektóre z przesłanek mogących uzasadnić wyłączenie winy pracownika, co w rezultacie oznaczać może bezzasadność dyscyplinarnego rozwiązania umowy o pracę.

    Ile dni urlopu wypoczynkowego przy dwóch umowach o pracę?

    Ile dni urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na dwóch umowach o pracę? Jak wyliczyć liczbę dni wolnych?

    Ubiór do pracy - opinia Polaków

    Ubiór do pracy - jak Polacy chcą ubierać się do wykonywania codziennych obowiązków służbowych?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - umowa o dzieło 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów o dzieło - czy Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto w 2022 r.?

    PIP przeprowadzi kontrolę bez zapowiedzi

    Kontrola PIP już niedługo będzie mogła odbyć się bez zapowiedzi. Przewidziano to w nowelizacji ustawy Prawo przedsiębiorców.

    Lodołamacze 2021 - zgłoszenia do 15 sierpnia!

    Lodołamacze 2021 - zapraszamy do udziału w 16 edycji konkursu! Patronem medialnym wydarzenia jest portal Infor.pl.

    Zasiłek macierzyński - jakie zmiany?

    Zasiłek macierzyński - jakie zmiany chce wprowadzić ZUS? Czym jest okres wyczekiwania?

    Podatki i składka zdrowotna - zmiany od 1 stycznia 2022 r.

    Podatki i składka zdrowotna - jakie zmiany wprowadza Polski Ład? Co zmieni się od 1 stycznia 2022 r.?

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r.

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r. wymienia wszystkie obowiązki miesięczne. Jaki jest wymiar czasu pracy w sierpniu? Ile wynosi dodatek nocny?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?