Jak usprawnić pracę zespołową?

• Warunki efektywnej współpracy
• Jakość komunikacji i synergia
• Gra jednego aktora

ODPOWIEDŹ

Przysłowie mówi, że co dwie głowy, to nie jedna, sugerując, że praca zespołowa jest bardziej efektywna niż indywidualna. Choć tak może być, to w żadnym wypadku nie jest to gwarantowane. Kiedy zbierze się kilka osób, najpierw mamy do czynienia z grupą, a dopiero potem, jeśli o to zadbamy, z efektywnym zespołem. Kiedy grupa staje się zespołem zdolnym do efektywnej pracy?

Warunki efektywnej współpracy

Grupa przekształca się w zespół wtedy, kiedy zaistnieją ku temu sprzyjające warunki. Do kluczowych należy zaliczyć:

• wysoki stopień zintegrowania członków grupy,
• wykrystalizowanie się i zaakceptowanie ról grupowych przez wszystkie osoby,
• postawienie przed grupą konkretnego i akceptowanego przez nią celu,
• zadbanie o wysoką jakość komunikacji między członkami grupy.

Zagwarantowanie warunków sprzyjających kształtowaniu się efektywnego zespołu to zadanie dla menedżera.

Przede wszystkim członkowie efektywnego zespołu muszą się poznać i polubić. Oznacza to, że nim zlecimy zespołowi realizację zadań, powinniśmy zadbać o jego integrację. Jeśli zespół ma tworzyć dobraną drużynę gotową do realizacji ambitnych celów, jego członkowie muszą sobie ufać i mówić o sobie „my”. Zgrany zespół posiada swoją tożsamość. Jego członkowie są dumni z tego, że pracują razem. Brak konfliktów to tylko jeden ze wskaźników pozytywnej tożsamości zespołu. Drugim, bardzo ważnym, jest kultura pracy zespołu wyrażona w formie zaakceptowanego przez wszystkich kontraktu, czyli świadomości tego, jak pracujemy, do czego dążymy i czym się wyróżniamy. Taki kontrakt należy stworzyć na początku kształtowania się zespołu. To właśnie wtedy menedżer powinien jasno zakomunikować podwładnym swoją wizję zespołu, ustalając w ten sposób wysokie standardy pracy i określając generalne cele, do których jako zespół będą dążyć. Na początku zespół wręcz oczekuje jakiegoś ukierunkowania ze strony menedżera. Jeśli nie przedstawi on żadnej atrakcyjnej i ambitnej oferty współpracy, grupa samodzielnie ustanowi swoje standardy. Może okazać się to niespójne z oczekiwaniami. Integracja członków zespołu oraz zaakceptowanie przez nich standardów pracy zespołowej pozwala im znaleźć dogodne dla siebie miejsce w zespole, czyli przyjąć adekwatną dla siebie rolę.

Jakość komunikacji i synergia

Synergia w pracy zespołowej oznacza, że zespół osiąga znacznie więcej niż poszczególni jego członkowie mogliby osiągnąć, pracując samodzielnie. Choć jest ona wysoce pożądana, nie stanowi nieodłącznej cechy zespołu. Innymi słowy, synergia nie pojawia się automatycznie zaraz po tym, jak skompletujemy zespół. To, czy w ogóle się pojawi, zależy od kilku czynników, wśród których należy wymienić opisany powyżej wysoki poziom zintegrowania zespołu oraz wysoką jakość komunikacji w zespole. Jeśli menedżer oraz sami członkowie zespołu nie czynią wysiłków, które mają zagwarantować wysoką jakość komunikacji w zespole, to zamiast synergii pojawi się raczej jej przeciwieństwo – tzw. strata w toku procesu. Tym terminem określamy procesy, które uniemożliwiają efektywną pracę zespołu. Jednym z takich procesów jest próżniactwo społeczne. Proces ten polega na tym, że pracując nad jakimś zadaniem w zespole „odpuszczamy sobie”. Wiąże się on z rozproszeniem odpowiedzialności za wynik. Oznacza to, że próżniactwo społeczne jest najbardziej prawdopodobne w mało zintegrowanych zespołach – takich, w których nie obowiązuje zasada „jeden za wszystkich, wszyscy za jednego”. W efekcie prowadzi ono do tego, że grupa ludzi uzyskuje wyniki znacznie mniejsze niż gdyby jej członkowie pracowali oddzielnie i ponosili pełną odpowiedzialność za wykonanie swojej części pracy.

Gra jednego aktora

Innym procesem, który prowadzi do straty w toku procesu i w rezultacie do obniżenia efektywności pracy zespołowej, jest okazywanie braku zaufania lub nieliczenie się z głosem osób, które są nowe w zespole lub nie zbudowały sobie w nim jeszcze odpowiedniej pozycji. Ich inicjatywy mogą być negatywnie oceniane przez pozostałych lub w ogóle nie są brane pod uwagę, nawet jeśli w tych pomysłach drzemie potencjał.

Do podobnych rezultatów może doprowadzić sytuacja, którą można nazwać grą jednego aktora. W wielu zespołach jest przynajmniej jedna „gwiazda”, czyli osoba bardzo aktywna, dominująca, mająca wiele pomysłów i lubująca się w ich przedstawianiu i forsowaniu. Taki człowiek może doprowadzić do tego, że inni będą zagłuszeni lub sprowadzeni do roli klakierów i potakiwaczy, którzy zgadzają się z pomysłami „gwiazdy” dla świętego spokoju, dla zasady lub po prostu z braku alternatywy.

Dla wysokiej efektywności pracy zespołu ważne jest, aby „gwiazdą” nie był sam menedżer. Jego rola bowiem polega na facylitowaniu komunikacji w zespole, a więc stwarzaniu warunków do zaistnienia synergii.

Menedżer zainteresowany wzbudzeniem synergii w zespole poprzez dbanie o wysoką jakość komunikacji w nim powinien zwrócić uwagę na kilka kwestii:

• Musi dbać, by osoby posiadające specjalistyczną wiedzę lub unikatowe informacje miały okazję podzielić się nimi ze wszystkimi członkami zespołu. Należy przy tym ułatwiać komunikację między specjalistami z różnych dziedzin, pilnować, aby wszyscy dokładnie zrozumieli znaczenie wspomnianych informacji i specjalistycznego żargonu.
• Należy umożliwić każdemu członkowi zespołu wypowiedzenie się, zgłoszenie swojego pomysłu, zarekomendowanie własnego rozwiązania. Oznacza to, że menedżer nie może dopuścić do tego, aby praca zespołowa była „grą jednego aktora” lub została zdominowana przez osoby śmiałe i rzutkie, które mogą zagłuszyć swoimi wypowiedziami i pomysłami (niekoniecznie optymalnymi) głosy osób mniej śmiałych.
• Zgłaszane pomysły powinny być raczej uzupełniane i rozwijane niż po prostu krytykowane. Konieczne jest dbanie o dobrą atmosferę w zespole i niedopuszczanie do zaognienia konfliktów, których zarzewiem może być niekonstruktywna krytyka. Konflikty osłabiają bowiem integrację zespołu, utrudniając osiągnięcie synergii. Ponadto prowadząca do nich niekonstruktywna krytyka powoduje wygaszenie spontanicznej kreatywności i inicjatywy wśród nieumiejętnie skrytykowanych członków zespołu.