Pracownik się szkoli. Prawa i obowiązki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników

• Urlop szkoleniowy
• Dodatkowy benefit od pracodawcy
• Umowa szkoleniowa
• Zobowiązania pracownika 

Podstawowym źródłem prawa regulującym podnoszenie kwalifikacji przez pracowników jest Kodeks pracy (art. 103¹ k.p. i nast.). Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. 

Urlop szkoleniowy

Pracownik, który podnosi kwalifikacje zawodowe, może liczyć na urlop szkoleniowy, zwolnienie z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. Ponadto ustawodawca postanowił, że za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Długość urlopu szkoleniowego zależy od rodzaju podnoszonych kwalifikacji i wynosi 6 dni roboczych dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych, maturalnego lub innych egzaminów potwierdzających kwalifikacje w zawodzie. Dużo więcej, tj. 21 dni urlopu, przysługuje pracownikowi na ostatnim roku studiów na napisanie pracy dyplomowej oraz przystąpienie do egzaminu zawodowego.

Dodatkowy benefit od pracodawcy

Przepisy Kodeksu pracy nie wprowadzają obowiązku pracodawców, aby organizować pracownikom uczestnictwo w szkoleniach, w których chcieliby oni brać udział. Takiego obowiązku nie da się wyinterpretować z Kodeksu pracy, a w szczególności z art. 94 pkt 6, który wprowadza jedynie obowiązek ułatwiania pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Stanowisko to zostało wyrażone w orzecznictwie sądów (np. wyrok SN z 25 maja 2000 r., I PKN 657/99) oraz w doktrynie. Zgoda lub inicjatywa pracodawcy co do szkoleń jest zatem rodzajem dodatkowego benefitu, jaki pracodawca daje pracownikowi w ramach stosunku pracy.

Należy też pamiętać, że pracownik nie korzysta z przywilejów Kodeksu pracy dotyczących podnoszenia kwalifikacji, jeżeli podejmuje szkolenie lub naukę, które mają na celu utrzymanie posiadanego już przez niego poziomu uprawnień. Konieczne jest, aby było to szkolenie, które posiadane kwalifikacje podnosi. 

Zgodnie z artykułem 1031 k.p. zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika musi odbywać się „z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą”. Taka inicjatywa może przejawiać się na wiele sposobów. Jednym z nich jest wysłanie pracownika na szkolenie, a nawet wydanie mu polecenia skorzystania z konkretnego szkolenia wybranego przez pracodawcę. Innym sposobem jest wyrażenie zgody na udział pracownika w szkoleniu wybranym przez pracownika. Wyrażane są również opinie, że nawet sytuacje, w których pracodawca oficjalnie wymaga od pracownika uzyskania nowych konkretnych kwalifikacji, można uznać za dorozumiane skierowanie, nawet jeżeli wydaje temu pracownikowi pisemne skierowanie na szkolenie. Ten pogląd należy interpretować ostrożnie w odniesieniu do konkretnego przypadku. 

Ustawodawca nie wymaga, aby inicjatywa lub zgoda były wyrażone w szczególnej formie. Najczęściej zgoda jest pisemna lub mailowa. Może ona zostać wydana w każdym czasie – także w trakcie podnoszenia kwalifikacji przez pracownika. 

Umowa szkoleniowa

Szczególną formą wyrażenia zgody lub inicjatywy skierowania na szkolenie jest zawarcie pomiędzy pracownikiem a pracodawcą umowy szkoleniowej. Treść takiej umowy została uregulowana w art. 1034 k.p. Zawarcie umowy szkoleniowej nie jest wymagane dla wszystkich szkoleń. Jeżeli jednak pracodawca zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu przez pewien okres po zakończeniu szkolenia (nie dłuższy niż 3 lata po zakończeniu szkolenia) pod rygorem zwrotu kosztów szkolenia, to taka umowa musi zostać zawarta. W innych sytuacjach jej zawarcie jest rekomendowane. Celem takiej umowy jest określenie wzajemnych praw i obowiązków stron wynikających z podnoszenia przez pracownika swoich kwalifikacji w trybie kodeksowym. Umowa nie może być jednak mniej korzystna dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy. 

Zgodnie z art. 1034 § 1 k.p. umowa powinna zostać zawarta na piśmie. Forma pisemna rozumiana jest jako złożenie odręcznego podpisu przez obie strony na papierze lub skorzystanie z elektronicznego podpisu kwalifikowanego. Inne formy (np. potwierdzenie warunków mailowo lub za pomocą podpisów elektronicznych innych niż kwalifikowane) nie spełniają wymogu formy pisemnej i będą tzw. formą dokumentową. Nie oznacza to jednak, że taka umowa będzie nieważna. Takiej sankcji nie przewiduje bowiem Kodeks pracy. Oznacza to, że forma pisemna została zastrzeżona jedynie dla celów dowodowych. 

Po przedstawieniu kopii umowy zawartej w formie dowodowej (a nawet zeznań świadków i stron) sąd, w razie sporu, powinien uznać jej zawarcie. Przy czym dobrą praktyką HR-ową powinno być dopilnowanie, aby te umowy były zawierane w prawidłowej formie, aby uniknąć jakichkolwiek wątpliwości, zwłaszcza że takie umowy mogą stanowić podstawę roszczeń pracodawcy wobec pracownika. 

Zobowiązania pracownika 

Umowy szkoleniowe bardzo często nazywane są tzw. lojalkami. Jest tak dlatego, że zobowiązują one pracownika do pozostawania w zatrudnieniu przez jakiś czas, a gdyby pracownik naruszył ten obowiązek, to ma on zwrócić pracodawcy koszty szkolenia. 

Zgodnie z art. 1035 k.p. pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. Taki obowiązek powstaje w czterech sytuacjach: 

• Niepodjęcie (bez uzasadnionych przyczyn) podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwanie podnoszenia tych kwalifikacji.
• Rozwiązanie umowy z winy pracownika w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie. Ten termin nie może być dłuższy niż 3 lata. 
• Rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem przez pracownika (za wyjątkiem sytuacji rozwiązania umowy z powodu mobbingu).
• Rozwiązanie stosunku pracy bez wypowiedzenia przez pracownika na podstawie art. 55 lub art. 943  k.p., pomimo braku przyczyn określonych w tych przepisach. 

Obowiązek zwrotu dotyczy kosztów poniesionych przez pracodawcę w związku ze szkoleniem, ale tylko kosztów dodatkowych. Kosztami dodatkowymi są poniesione przez pracodawcę opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Obowiązek zwrotu nie powstanie, jeżeli pracodawca nie finansuje takich świadczeń, nie dotyczy też zwrotu wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego lub za czas zwolnienia z pracy. Pracownik powinien zwrócić te koszty w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu szkolenia lub do okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

Dorota Dublanka Dyrektorka zarządzająca, dyrektorka Departamentu Zasobów Ludzkich i Organizacji w KIR: 

Witamy w piątej rewolucji przemysłowej. W dzisiejszym szybko zmieniającym się, coraz bardziej zdigitalizowanym otoczeniu biznesowym, nie możemy przecenić kluczowej roli uczenia się przez całe życie. Jako praktycy i liderzy HR zdajemy sobie sprawę, że dzisiejsze umiejętności i wiedza mogą nie sprostać wymaganiom jutra. Sama koncepcja bycia uczniem i bycia nauczycielem uległa zmianie. Model uczenia się na początku życia, pracy i przejścia na emeryturę to już historia. Aby być elastycznym i zdolnym do szybkiego dostosowywania się do wymagań biznesowych, wszyscy musimy uczyć się, oduczać i uczyć się na nowo – powtarzając ten proces wielokrotnie w naszym życiu. Nazywamy to uczeniem się przez całe życie. Jest to stałe wyzwanie, które skłania nas do ponownej oceny tradycyjnych paradygmatów uczenia się i wymaga od nas wspierania kultury organizacyjnej ciągłego zdobywania wiedzy i zdolności adaptacyjnych. 

Światowe Forum Ekonomiczne posunęło się nawet do stwierdzenia, że okres połowicznego rozpadu nabytych umiejętności wynosi obecnie zaledwie pięć lat, co oznacza, że połowa tego, czego pracownicy uczą się dzisiaj, będzie nieistotna lub przestarzała w ciągu najbliższych pięciu lat. Ta brutalna rzeczywistość podkreśla potrzebę ciągłego uczenia się, w której zdobywanie wiedzy i umiejętności jest procesem ciągłym, trwającym przez całe życie zawodowe danej osoby. Organizacje często popełniają błąd, ograniczając uczenie się przez całe życie do rozwoju zawodowego. Należy jednak pamiętać, że uczenie się przez całe życie obejmuje również rozwój osobisty, pobudzanie ciekawości, autorefleksję i elastyczność. Takie podejście pomaga w rozwijaniu zdolności adaptacyjnych, cechy, która jest niezbędna w dzisiejszym zmiennym środowisku pracy. 

Podczas wdrażania uczenia się przez całe życie kluczowe jest stosowanie zasad uczenia się dorosłych. Dorośli uczą się najlepiej, gdy nauka jest istotna, samodzielna, praktyczna i dostarczana w angażujący, interaktywny sposób. Dlatego organizacje muszą projektować programy edukacyjne tak, aby były elastyczne, spersonalizowane i powiązane z realiami biznesowymi. 

Nanolearning, sprinty edukacyjne, zasoby edukacyjne na żądanie i mentoring to skuteczne strategie wspierające uczenie się przez całe życie. Dodatkowo wykorzystanie sztucznej inteligencji i technologii uczenia maszynowego otwiera dla dostawców treści możliwość dalekiej personalizacji, dostosowując je do indywidualnych potrzeb i stylów uczenia się. 

Jako organizacja możemy mieć bardzo dobre strategie, treści i narzędzia udostępniane pracownikom, ale największym wyzwaniem działów HR, moim zdaniem, jest inspirowanie i zachęcanie pracowników do rozwoju także poza godzinami pracy. Wskazując, że za utrzymanie i rozwój kompetencji jesteśmy odpowiedzialni my sami, a nie nasi pracodawcy. Traktujmy na równi uczenie się z naszymi wysiłkami związanymi z utrzymaniem dobrej kondycji. Pracując z ciałem, pracujmy także z głową, angażując w tę sferę trenerów, tak jak angażujemy ich na siłowni. W dzisiejszym środowisku pracy to właśnie nasza ciekawość i umiejętność uczenia się przez całe życie toruje nam drogę do obecnego i przyszłego sukcesu. Sukcesu takiego, jak go sobie opiszemy.

Katarzyna Kowalska Coach, trener, kierownik Działu Departament Zasobów Ludzkich i Organizacji, KIR: 

Jak stanowi jedna z podstawowych zasad prawa pracy, wyrażona w art. 17 k.p., pracodawca jest obowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych (por. też art. 94 pkt 6 k.p.). Podkreślić należy, że obowiązek ten nie oznacza jednak, iż pracownik może (ma prawo w znaczeniu posiadania roszczenia) domagać się od pracodawcy inicjowania i partycypowania w kosztach w podnoszeniu swoich zawodowych kwalifikacji. Poza realizacją nielicznych szkoleń wymaganych przepisami prawa pracodawca nie jest zobligowany do szkolenia pracowników, ma natomiast ułatwiać im podnoszenie kwalifikacji zawodowych, jeżeli oni sami tego chcą i co najistotniejsze, mają sprecyzowane plany rozwojowe, które są zgodne ze strategicznymi potrzebami pracodawcy. 

W tym miejscu pojawia się jakże częsty przykład z życia działów HR, w którym to w opiniach pracowników wybrzmiewa wręcz nienasycona potrzeba deklaratywnego rozwoju i oczekiwanie, że pracodawca tę potrzebę zrealizuje. Gdy nadchodzi czas przełożenia deklaracji oczekiwań na czyny, jakże często brak pracownikom świadomości, w jakim kierunku ich rozwój powinien podążać. Zatem świadomy i systematyczny samorozwój pracownika to klucz i podstawa do tworzenia i realizacji planów rozwojowych osób zatrudnionych, w których to pracodawca czynnie włącza się we wspieranie i często finansowanie rozwoju pracownika. 

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych i/lub zdobywanie nowych kwalifikacji, jeśli idzie w parze ze strategią firmy i odpowiada na potrzeby biznesowe bieżące i przyszłe pracodawcy, jest zdecydowanie w interesie zarówno firmy, jak i pracownika. Dbałość o podnoszenie kwalifikacji zawodowych jest w warunkach gospodarki wolnorynkowej sprawą samych zainteresowanych (pracowników), determinującą ich funkcjonowanie i potencjalny progres na rynku pracy. Zdobycie lub podwyższenie umiejętności stało się cennym dobrem o wymiernej wartości, wobec czego świadomi pracownicy troszczą się o ich samodzielne zdobywanie lub podwyższanie. To sam pracownik musi być zainteresowany rozszerzaniem kwalifikacji, a w związku z powyższym przejawiać w tym kierunku inicjatywę i zaangażowanie, samodzielnie poszukiwać źródeł wiedzy i mieć cel rozwojowy. Rolą pracodawcy jest wspieranie zainteresowanych rozwojem pracowników i ułatwianie im realizacji procesu rozwoju (por. wyrok SN – Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z 25 maja 2000 roku, I PKN 657/99). 

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się jako zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Od 26 kwietnia 2023 r. zaczął obowiązywać art. 9413 k.p., który wprowadził nowe regulacje w zakresie czasu odbywania szkoleń. Jeśli pracownik uczestniczy w szkoleniach, na które skierował go pracodawca, to są one realizowane na koszt pracodawcy oraz, w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika. Czas szkolenia odbywanego po godzinach pracy wlicza się do czasu pracy zatrudnionego. Tym samym czas szkolenia wliczany jest do czasu pracy, jeśli pracownik uczestniczy w nim na polecenie przełożonego i odbywa się ono po godzinach pracy. Szkolenia polecane przez przełożonego powinny być ściśle powiązane z bieżącymi lub przyszłymi zadaniami pracownika, a zdobyta wiedza i umiejętności powinny stanowić wymierną korzyść dla pracodawcy, bo korzyścią dla pracownika są niezaprzeczalnie.

 

Katarzyna Sarek-Sadurska Radca prawny, partnerka zarządzająca People & Law