Digitalizacja umów. Czyli inteligentna rewolucja w systemie teleinformatycznym

Dotychczasowy ograniczony dostęp (do mikroprzedsiębiorców i rolników) ma zostać zmieniony. Teraz każde przedsiębiorstwo – od jednoosobowej działalności po dużą spółkę – będzie mogło zawierać umowy o pracę, zlecenia czy wolontariatu, a także dokumenty towarzyszące zatrudnieniu, jak umowy o zakazie konkurencji, szkoleniowe czy o współodpowiedzialności materialnej, korzystając z systemu.

Nowością jest również większa elastyczność – umowy podpisywane w systemie teleinformatycznym nie będą musiały być obsługiwane wyłącznie w jego ramach przez cały okres obowiązywania. Co więcej, możliwe stanie się dołączanie dokumentów stworzonych poza systemem, co w praktyce eliminuje wiele zbędnych ograniczeń. To rozwiązanie ma szansę przyciągnąć do systemu tych, którzy dotąd bali się zamkniętego, „twardego” procesu.

System będzie wzbogacony o funkcje ważne dla BHP – możliwe stanie się przechowywanie dokumentów, takich jak potwierdzenia szkoleń okresowych, zapoznanie z oceną ryzyka zawodowego czy instrukcjami stanowiskowymi. Dla większych pracodawców to z kolei szansa na scentralizowanie dokumentacji wymaganej branżowymi przepisami.

Z punktu widzenia technologicznego czeka nas integracja z zewnętrznymi rejestrami, jak ZUS, KRUS, CEIDG czy KRS. System będzie pobierał dane automatycznie, weryfikował tożsamość i uprawnienia osób reprezentujących podmioty oraz ułatwiał kalkulację wynagrodzenia, składek i podatków – wszystko dzięki zintegrowanym narzędziom, takim jak kalkulatory prawa pracy i ubezpieczeń.

Wprowadzane zmiany dotkną także kwestii zatrudniania cudzoziemców – system umożliwi nie tylko zawarcie umowy, lecz także spełnienie obowiązków informacyjnych względem Straży Granicznej czy Państwowej Inspekcji Pracy. Dodatkowo, w trosce o przejrzystość rynku pracy, system będzie zawierał informacje o prawach pracowników, zachęcając do zrzeszania się i informowania o potencjalnych nadużyciach. A na koniec – coś, co ucieszy działy kadr: nowa funkcjonalność pozwoli na elektroniczne potwierdzanie obecności pracownika w pracy i prowadzenie ewidencji czasu pracy. To nie tylko oszczędność czasu i papieru, lecz także solidne zabezpieczenie interesów obu stron stosunku pracy.

SKUTKI NOWELIZACJI USTAWY DLA PRZEDSIĘBIORCÓW I ICH GRUP

Projekt nowelizacji ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (UDER4) ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców oraz działów HR – zarówno pod kątem usprawnień, jak i potencjalnych wyzwań. W konsekwencji wprowadzanych zmian przewiduje się ponadto zmianę tytułu ustawy na „ustawa o e-umowach”. Warto przyjrzeć się bliżej skutkom planowanej nowelizacji ustawy – zarówno z punktu widzenia przedsiębiorców, jak i działów HR, ale też z punktu widzenia adwokata.

Korzyści

Ułatwienie zawierania umów polega na tym, że przedsiębiorcy – niezależnie od wielkości prowadzonej działalności – zyskają możliwość zawierania umów o pracę, umów zlecenia oraz innych dokumentów związanych z zatrudnieniem w formie elektronicznej. Co istotne, nie będą już ograniczeni wyłącznie do używania kwalifikowanego podpisu elektronicznego – możliwe będzie skorzystanie również z podpisu zaufanego lub osobistego.

Digitalizacja formalności przełoży się na realną oszczędność czasu i kosztów, oczywiście po wstępnym okresie adaptacji i szkolenia. Mniejsza ilość pracy papierkowej oznacza mniejsze zaangażowanie pracowników działów kadr, a także przyspieszenie całego obiegu dokumentów. Dzięki możliwości podpisywania umów podpisem zaufanym lub osobistym, a nie tylko kwalifikowanym, zmniejszają się bariery finansowe i techniczne. Poza tym bezpieczna archiwizacja, elektroniczne przechowywanie umów oraz powiązanych z nimi dokumentów w systemie znacząco zmniejszą ryzyko zagubienia danych, błędów w dokumentacji oraz poprawią dostępność informacji dla uprawnionych stron.

Ograniczenie obciążeń administracyjnych będzie możliwe dzięki integracji systemu z rejestrami publicznymi. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy rzadziej będą musieli przekazywać te same dane i dokumenty do różnych instytucji państwowych. Przechowywanie wszystkich dokumentów (również tych BHP czy spoza systemu teleinformatycznego) w jednym miejscu pozwala lepiej zarządzać dokumentacją i przygotowaniem do kontroli. Dodatkowo nowe funkcjonalności systemu – w tym m.in. zintegrowane kalkulatory – stanowić będą wsparcie dla pracodawców w zakresie naliczania wynagrodzeń, składek na ubezpieczenia społeczne i podatków, odciążając tym samym księgowość oraz działy HR z części powtarzalnych obowiązków. Rozszerzenie zakresu danych pozyskiwanych z ZUS, KRS, CEIDG oraz wprowadzenie kalkulatorów kadrowo-płacowych zautomatyzuje wiele procesów (np. obliczanie wynagrodzeń, rozliczeń, urlopów, czasu pracy).

Ryzyka

W przypadku awarii lub ograniczeń w działaniu systemu może dojść do opóźnień i zaburzeń w funkcjonowaniu działów kadrowych i rekrutacyjnych. Wprowadzenie systemu informatycznego jako podstawy procesu kadrowego wiąże się również z ryzykiem technicznym i zagrożeniami w zakresie cyberbezpieczeństwa – mogą wystąpić przerwy w dostępności systemu lub potencjalne wycieki danych.

Warto zwrócić uwagę, że szerszy zakres danych (np. cudzoziemcy, dane członków zarządów, pełnomocników itp.) zwiększa odpowiedzialność za zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych. Konieczne będzie również przeszkolenie kadry oraz dostosowanie dotychczasowych procedur wewnętrznych, co na początku może być obciążeniem organizacyjnym i czasowym.

Nie można też pominąć problemu nierówności cyfrowej. Część przedsiębiorców lub pracowników może mieć ograniczony dostęp do narzędzi elektro nicznych, co w praktyce może utrudniać lub wręcz uniemożliwiać sprawne korzystanie z systemu.

NOWE MOŻLIWOŚCI DLA DZIAŁÓW HR

Nowe rozwiązania w systemie otwierają przed pracodawcami i działami HR wiele możliwości. Przede wszystkim umożliwiają pełną cyfryzację procesu zatrudnienia – cały proces, od momentu rekrutacji, przez podpisanie umowy, aż po archiwizację i aktualizację dokumentów, będzie można przeprowadzić w jednym, zintegrowanym systemie. Dodatkowo, dzięki możliwości użycia podpisu osobistego i zaufanego, zyskujemy większą elastyczność w pracy zdalnej, eliminując konieczność bezpośredniego kontaktu z kandydatem w celu podpisania dokumentów. System pozwoli również na automatyczne zgłaszanie danych do ZUS i innych instytucji publicznych, co oznacza znaczne ograniczenie obowiązków administracyjnych po stronie pracodawcy. Kolejnym udogodnieniem jest możliwość zgłaszania obecności pracownika oraz rozpoczęcia pracy zdalnej bezpośrednio w systemie, co znacznie usprawni ewidencję czasu pracy.

ZAGROŻENIA I WYZWANIA DLA DZIAŁÓW HR

Wprowadzenie nowego systemu wiąże się ze wzrostem odpowiedzialności działu HR za jakość danych wprowadzanych do systemu. Będzie to miało kluczowe znaczenie zarówno dla zgodności z obowiązującymi przepisami, jak i dla prawidłowego przebiegu ewentualnych kontroli. Ponadto wdrożenie nowych rozwiązań może generować początkowe koszty – konieczne mogą się okazać szkolenia dla pracowników HR oraz zakup nowych narzędzi informatycznych. Wreszcie, w przypadku większych organizacji, proces transformacji cyfrowej może napotkać opór wewnętrzny – nie wszystkie struktury mogą być od razu gotowe na dostosowanie się do nowych wymogów.

JAK NAJLEPIEJ WYKORZYSTAĆ ZMIANY?

Już teraz warto przygotować plan szkoleń dla pracowników HR z obsługi systemu teleinformatycznego oraz stworzyć politykę obsługi umów i dokumentacji elektronicznej. W pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy obowiązujące polityki prywatności i ochrony danych osobowych obejmują nowe zakresy danych, jakie będą przetwarzane w ramach systemu – np. dane cudzoziemców czy osób reprezentujących podmioty. W tym celu warto przeprowadzić audyt zgodności z RODO. Równocześnie warto zidentyfikować procesy, które mogą zostać przeniesione do systemu – takie jak podpisywanie umów, obsługa BHP czy ewidencja obecności – i przygotować mapę wdrożeniową, która pozwoli na ich optymalizację.

Ponieważ system stanie się centralnym repozytorium dokumentów HR, już na etapie wdrożenia warto zadbać o jego uporządkowaną strukturę. Należy również wprowadzić standardy digitalizacji HR poprzez wcześniejsze przygotowanie procedur zawierania i obsługi umów, uwzględniając podpisy zaufane i osobiste. W miarę możliwości system powinien zostać zintegrowany z obecnie wykorzystywanymi narzędziami kadrowymi, co pozwoli uniknąć dublowania danych i procesów.

Rekomenduje się także wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za bieżące śledzenie zmian funkcjonalności i nowych możliwości systemu. Kluczowe będzie również monitorowanie zmian prawnych – najlepiej we współpracy z prawnikiem obsługującym firmę – aby być na bieżąco z aktualizacjami systemu oraz kolejnymi nowelizacjami ustaw, co pozwoli wykorzystywać jego pełen potencjał. Na koniec, dobrze jest zachować elastyczność i testować nowe funkcjonalności stopniowo. Zanim system zostanie w pełni wdrożony, warto rozpocząć od pilotażowych projektów – na przykład w wybranych działach lub w zakresie obsługi wybranych typów umów.

To, jak firma przygotuje się na zmianę, zadecyduje o tym, czy cyfryzacja stanie się realnym wsparciem dla działu HR – czy tylko kolejnym narzędziem, z którego potencjału nie w pełni skorzystano.

Małgorzata Krzyżowska - Adwokat, Partner & Head of Central Europe Practice Aliant® International Law Firm

Źródło: https://www.gov.pl/web/premier/projekt-ustawy-o-zmianieustawy-o-systemie-teleinformatycznym-do-obsluginiektorych-umow