Kategorie

Jak efektywnie planować swój czas?

Maria Wawrzyniak
Czas jest najcenniejszym i zarazem najbardziej trwonionym majątkiem, w jaki jesteśmy wyposażeni. Wiele osób poświęca większość czasu na zajmowanie się wieloma – przeważnie marginalnymi problemami i zadaniami, zamiast skoncentrować się na niewielu, za to ważnych życiowo kwestiach. Na co zatem warto zwracać uwagę, planując swój czas?

Często 20 proc. strategicznie spożytkowanego czasu i energii przynosi 80 proc. wyników. Przy definiowaniu celów i planowaniu działań oraz środków, jakie chcemy na nie poświęcić, należy wyszukać w życiu zawodowym i prywatnym 20 proc. czynników sukcesu i przyznać im najwyższy priorytet.

Wyznaczanie priorytetów

Do określenia właściwych priorytetów może posłużyć zasada Pareto – to inaczej reguła 80:20. Mówi ona, że 80 proc. wyników pochodzi z 20 proc. wysiłków.

Analiza ABC

Kolejnym narzędziem pozwalającym na sprawne ustalenie priorytetów działania jest Analiza ABC, która ma swoje podstawy w zasadzie Pareto. Pozwala ona na dokonanie analizy i pogrupowanie zadań, według wartości nakładu czasu potrzebnego do ich załatwienia i ustalenia ich listy rankingowej zgodnej z klasyfikacją ABC, gdzie:

  • Zadania A – są najważniejsze i dają 65 proc. całości efektów; to najistotniejsze zadania o dużej wartości dla realizacji celów, nie mogą być delegowane,
  • Zadania B – są średnio ważne i jest ich 20 proc.; to znaczące zadania, które przynoszą duży przyrost rezultatów, mogą być delegowane,
  • Zadania C – są najmniej ważne, zabierają nam 65 proc. czasu, a dają nam 15 proc. całości efektów; to zadania, które przynoszą stosunkowo najmniejszy przyrost rezultatów w końcowym rozrachunku, można je delegować.

Schemat

Analiza ABC

@RY1@i13/2012/002/i13.2012.002.000.0060.103.jpg@RY2@

Źródło: Opracowanie na podstawie L.J. Seiwert, Zarządzanie czasem. Bądź panem własnego czasu, Wydawnictwo Placet, Warszawa 2005

Matryca Eisenhowera

To kolejne narzędzie pomocne do ustalenia priorytetów zgodnie z ich kryterium pilności i ważności. I właśnie zależnie od stopnia pilności lub ważności jakiegoś zadania można wyróżnić cztery możliwości oceny i realizacji zadań:

@RY1@i13/2012/002/i13.2012.002.000.0060.101.jpg@RY2@

Źródło: Opracowanie na podstawie S.R. Covey, 7 nawyków skutecznego działania, REBIS, Poznań 2003.


Bardzo ważne jest, czy bierzemy pod uwagę ważność danego zadania, czy też pilność.

Zadania są podzielone na dwa kryteria: ważność – ma związek z naszą misją i najważniejszymi celami oraz pilność – związana jest z czasem. Odnosi się do terminu wykonania danego zadania.

I. Zadania pilne i ważne (mają strategiczne znaczenie, są widoczne ze względu na ich pilność. Są to sprawy niecierpiące zwłoki, konieczne do wykonania w jak najbliższym możliwym terminie, sprawy nagłe, które wymagają pilnego zajęcia się nimi),

II. Zadania ważne, ale mało pilne (wymagają planowania, również te długoterminowe, kładą one duży nacisk na własny rozwój, poszukiwanie kreatywnych rozwiązań, delegowanie, zgłębianie wiedzy, rozwój i doskonalenie osobistych wartości, tworzenie własnej misji),

III. Zadania pilne, ale nieważne (zadania te nie wnoszą istotnych treści do naszej misji, wartości ani zasadniczych celów). Czynności z tej ćwiartki powinno się dzielić z innymi,

IV. Zadania nieważne i niepilne (to tzw. pożeracze czasu; m.in.: bezcelowe surfowanie po internecie, przerzucanie kanałów w TV, szwędanie się po galeriach handlowych itp.).

Natomiast biorąc pod uwagę działania, je również można przyporządkować odpowiednim ćwiartkom.

@RY1@i13/2012/002/i13.2012.002.000.0060.102.jpg@RY2@

Źródło: Opracowanie na podstawie – S. R. Covey, 7 nawyków skutecznego działania, REBIS, Poznań 2003

 

Gdzie:

I. Zarządzanie kryzysami to panowanie nad sytuacjami, jak: stres, chroniczny brak czasu dla siebie i rodziny, brak odpoczynku i relaksu, wszelkiego rodzaju uzależnienia.

II. Zarządzanie samym sobą to wewnętrzna harmonia; utrzymywanie więzi rodzinnych, automotywacja.

III. Zarządzanie cudzymi priorytetami to brak poczucia sensu wykonywanych działań, a także celu i misji, brak umiejętności tworzenia związków z innymi ludźmi, niedoceniane poświęcanie się innym.

IV. Zarządzanie pożeraczami czasu to brak umiejętności samodzielnego dbania o własne potrzeby i odpowiedzialności, uzależnienia.

Wyznaczanie celów

Efektywne kierowanie przedsiębiorstwem możliwe jest tylko wówczas, gdy realizuje ono jasne, jednoznaczne cele i gdy istnieje kontrola stopnia ich realizacji, są wyzwaniem dla wszystkich zaangażowanych i wyznaczają działania, ale są także miernikiem przy ocenianiu osiągnięć.

Cele służą koncentracji sił na właściwym sednie sprawy. Nie chodzi o to, co robisz, ale po co to robisz. Ustalenie celu jest konieczną przesłanką i kluczem do efektywnego gospodarowania czasem. Aby cele były dobrze wyznaczone, muszą być wyłącznie własnymi celami, a nie innych. Należy je pozytywnie formułować, a ponadto zanotowane cele bardziej motywują do działania.


Cele można sklasyfikować w zależności od czasu ich realizacji na:

  • bieżące – realizacja zajmie od tygodnia do 3 miesięcy,
  • krótkoterminowe – realizacja zajmie od 3 miesięcy do roku,
  • średnioterminowe – realizacja zajmie od 1 roku do 3 lat, takie cele warto rozdzielić na cele krótkoterminowe,
  • długoterminowe – realizacja zajmie od 3 do 5 lat, te cele warto rozłożyć na cele średnioterminowe.

Pomocną metodą do wyznaczania celów, od bieżących po długookresowe, jest model SMART, który oznacza, że cel powinien być:

S (Specific and clear) – specyficzny, konkretny

M (Measurable) – mierzalny

A (Achievable) – osiągalny

R (Relevant) – zgodny ze mną, odpowiedni dla mnie

T (Time dimensioned) – osadzony w czasie

Planowanie czynności

Im lepiej zaplanujemy czas, tym lepiej będziemy mogli go wykorzystać do realizacji celów osobistych i zawodowych. Planowanie to przygotowanie do realizacji celów. Poświęcając więcej czasu na planowanie, mniej go zużywamy na wykonanie pracy, a dzięki temu w sumie oszczędzamy czas.


Planowanie czasu daje wiele korzyści, a są to:

  • lepsze i szybsze osiąganie celów zawodowych i osobistych,
  • oszczędność i zdobywanie czasu na rzeczywiście ważne sprawy i cele, takie jak zarządzanie, czas dla współpracowników, rodziny i na rekreację, kreatywność,
  • zapoznanie się ze wszystkimi projektami, zadaniami i działaniami,
  • mniej gorączkowych działań i stresu, a więcej dających się przewidzieć w ciągu dnia.

Reguła 60:40

To metoda ułatwiająca planowanie. Mówi ona, że nie należy planować całego czasu, jaki się ma do dyspozycji, a jedynie jego 60 proc. Pozostałe 40 proc. naszego czasu przypada po równo na czynności nieoczekiwane i spontaniczne, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć. Czynności spontaniczne to czas na twórczą pracę.

Reguła 60:40

@RY1@i13/2012/002/i13.2012.002.000.0060.104.jpg@RY2@

Reguła Parkinsona

Mówi ona, że dana czynność potrwa tyle, ile założymy, że potrwa. Przykładowo, gdy założymy, że służbowe spotkanie potrwa godzinę, to zazwyczaj tyle ono trwa, ponieważ mamy tendencję do przedłużania działania, tak abyśmy mogli we własnych oczach wydać się mistrzami w planowaniu czasu. Dotyczy ona jednak tylko tych czynności, które sami wykonujemy lub też mamy na nie wpływ.

Szczegółowe reguły planowania

zapisywanie rezultatów
lista zadań na kolejny dzień
analiza liczby zadań i czasu ich trwania
konsekwencja
wyrównywanie straty czasu
realność
elastyczność
terminy
czas na planowanie
sprawdzanie realizacji planów


Planowanie w zależności od okresu

Istnieje wiele metod planowania czasu w dłuższych okresach. Jedną z nich jest Metoda Gantta, która jest pomocna przy tworzeniu np. planów rocznych. Polega ona na rysowaniu wykresów przedstawiających graficznie planowany okres. Wykresy te są szczególnie pomocne, gdy należy zaplanować działanie wielu osób. Rozrysowane działania są następstwem planowanych zadań oraz działania do realizacji równoległej. To sposób na kontrolę postępu realizacji całego przedsięwzięcia. Zastosowanie tej metody umożliwi przejrzyste przedstawienie planowanych zadań i ograniczenie do minimum bezproduktywnego czasu.

Metoda Gantta składa się z pięciu etapów:

I – Rozłożenie całego projektu na etapy i cele okresowe

II – Ustalenie czasu potrzebnego na realizację projektu i poszczególnych działań

III – Ustalenie kolejności poszczególnych działań oraz okresów ich rozpoczęcia i zakończenia

IV – Określenie planów działania

V – Graficzne przedstawienie wszystkich czynności w planie.

Wykresy zbudowane metodą Gantta są pomocne w efektywnym planowaniu skomplikowanych projektów z różnych dziedzin. Jednak jak każda metoda planowania i ta niepozbawiona jest wad, a są to:

  • brak możliwości konkretnego opisu czynności przy realizacji danego zadania,
  • pokazuje jedynie proces realizacji zadania,
  • nie wyznacza najkrótszej ścieżki realizacji zadania,
  • nie przedstawia optymalnego wykorzystania posiadanych zasobów.

Do planowania krótszych okresów, np. dnia można stosować Metodę Alpen, składającą się z pięciu etapów:

I – Zrób listę zadań – lista powinna zawierać zadania z planu tygodniowego lub miesięcznego, czynności niezrealizowane z poprzedniego dnia, lub które doszły dzisiaj i są do załatwienia na jutro, zadania posiadające deadline jutro lub zadania rutynowe

II – Oszacuj czas trwania czynności – zapisz przybliżony czas trwania każdej z czynności i zsumuj je, określając czas działań miej na myśli Regułę Parkinsona (realizujesz czynność tyle czasu, ile czasu na nią zaplanowałeś)

III – Miej na uwadze regułę 60:40 i zaplanuj czas na czynności niepotrzebne – planuj jedynie 60 proc. czasu, czyli jedynie 5 godzin z 8 godzin pracy, wtedy plan będzie realny do spełnienia.

IV – Wyznaczaj priorytety i deleguj zadania

V – Kontroluj realizację zadań – gdy nie wykonasz jakiegoś, przenieś je na dzień następny.

Alternatywnym sposobem planowania dnia lub tygodnia jest metoda TRZOS:

T – Terminy zadań spisać

R – Ramy czasowe zadań określić wg reguły 60:40

Z – Zaplanować rezerwy czasowe

O – Ograniczyć działania do priorytetowych

S – Skontrolować rezultaty

Pozwala ona na skuteczne zaplanowanie zadań tygodniowych, jak również tych dziennych.


Organizacja dnia

Każdy z nas żyje zgodnie z wahaniami osobistej wydajności. Ważne jest poznanie własnego rytmu dnia, zaplanowanie załatwienia skomplikowanych i ważnych spraw (zadania A) podczas szczytowej wydajności przed południem. Podczas znanego spadku wydajności nie należy pracować wbrew własnemu rytmowi biologicznemu, lecz próbować odprężyć się i wykorzystać tę fazę na kontakty z ludźmi i czynności rutynowe (zadania C). Gdy krzywa wydajności wzrośnie późnym popołudniem, można się ponownie zająć ważniejszymi sprawami (zadania B).

Dzienna krzywa zakłóceń obrazuje dzienny stan zakłóceń normalnego dnia pracy, wniosek z tego, aby wydajność była maksymalna, należy pracować antycyklicznie. Gdy będziemy korzystać ze swojego organizmu zgodnie z naturalnym rytmem, organizując sobie dzień z uwzględnieniem krzywej wydajności, znacznie zwiększymy swoją efektywność – bez konieczności podejmowania poważniejszych kroków i wprowadzania większych zmian.

Schemat

Dzienna krzywa zakłóceń

@RY1@i13/2012/002/i13.2012.002.000.0060.105.jpg@RY2@

Źródło: Opracowanie własne na podstawie – L.J. Seiwert, Jak organizować czas, PWN, Warszawa 1996

Wydajność każdego człowieka podlega w ciągu całego dnia określonym wahaniom, dokonującym się w naturalnym i dającym się z góry przewidzieć rytmie. Statystyczna przeciętna wydajność dzienna i jej wahania dają się zilustrować graficznie za pomocą tzw. Krzywej REFA (krzywa REFA = Komisji Badań nad Pracą), czyli krzywej wydajności psychofizycznej w ciągu doby, która mówi, że ludzie mają tendencję do wahań energii.

Schemat

Krzywa REFA

@RY1@i13/2012/002/i13.2012.002.000.0060.106.jpg@RY2@

Źródło: Opracowanie na podstawie – L.J. Seiwert, Jak organizować czas, PWN, Warszawa 1996

Występuje wiele różnic indywidualnych, wynikających ze sposobu odżywiania się i innych cech osobistych, jednak można stwierdzić, że szczyt wydajności występuje przed południem. Po południu występuje ogólnie znany poobiedni spadek wydajności, zaś po kolejnym wzroście wydajności wczesnym wieczorem krzywa wydajności stale spada, by kilka godzin po północy osiągnąć absolutnie najniższy punkt.


Niezbędny odpoczynek

Nie należy zapominać także o przerwach, gdyż nie jest to strata czasu, lecz spokojne uzupełnienie energii, ponieważ zbyt długa praca powoduje zmniejszenie zarówno koncentracji, jak i wydajności, co sprzyja popełnianiu błędów.

Wielu menedżerów wykonuje „właściwą pracę” dopiero po godzinach oficjalnego urzędowania. W ciągu dnia nie mają na to czasu, ponieważ zbyt wiele rzeczy przeszkadza im: współpracownicy, klienci, niezapowiedziani interesanci, konflikty, telefony, posiedzenia itp. Stale otwarte drzwi cieszą się wprawdzie dużym uznaniem wszystkich zainteresowanych, oddają jednak menedżerowi niedźwiedzią przysługę. Jeżeli komuś stale przeszkadza się w pracy, dochodzi o tzw. efektu piły: człowiek oderwany od wykonywanego zadania nawet na krótko, potrzebuje dodatkowego czasu na rozkręcenie się i ponowne wciągnięcie do pracy.

Sprawdzone efekty daje wprowadzona raz dziennie godzina spokoju, czyli czas tylko dla siebie, w którym nie życzymy sobie, by nam ktokolwiek przeszkadzał. Z punktu widzenia organizacji należy traktować godzinę spokoju jak każdą inną ważną sprawę, której załatwianie powoduje, że jesteśmy nieobecni albo nie można z nami rozmawiać.

Równowaga – to najważniejsze

Złe gospodarowanie czasem, pozostawianie trudnych czy nielubianych zadań na ostatnią chwilę wzmaga stres, wywołuje przemęczenie, dezorganizuje prywatne życie. Aby odnosić sukcesy zawodowe, należy dbać o równowagę we wszystkich obszarach życia, jakimi są: zdrowie, rodzina, finanse, intelekt, otoczenie, praca i życie duchowe. Zachwianie któregoś z nich zakłóca pozostałe, dlatego lepsze wykorzystanie czasu pozwala:

  • pozbyć się stresu, który towarzyszy pracom zaległym i opóźnieniom, doprowadzić wiele spraw do końca,
  • lepiej uporządkować i zaplanować pracę i życie osobiste,
  • zająć się w pierwszej kolejności tym, co najważniejsze,
  • przeznaczyć większe ilości czasu na naukę, rekreację i życie rodzinne,
  • poświęcić więcej uwagi bliskim i lepszym relacjom z innymi,
  • zrobić kolejny krok do sukcesu i żyć pełnią życia.
Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?