Jak efektywnie planować swój czas?

Często 20 proc. strategicznie spożytkowanego czasu i energii przynosi 80 proc. wyników. Przy definiowaniu celów i planowaniu działań oraz środków, jakie chcemy na nie poświęcić, należy wyszukać w życiu zawodowym i prywatnym 20 proc. czynników sukcesu i przyznać im najwyższy priorytet.

Wyznaczanie priorytetów

Do określenia właściwych priorytetów może posłużyć zasada Pareto – to inaczej reguła 80:20. Mówi ona, że 80 proc. wyników pochodzi z 20 proc. wysiłków.

Analiza ABC

Kolejnym narzędziem pozwalającym na sprawne ustalenie priorytetów działania jest Analiza ABC, która ma swoje podstawy w zasadzie Pareto. Pozwala ona na dokonanie analizy i pogrupowanie zadań, według wartości nakładu czasu potrzebnego do ich załatwienia i ustalenia ich listy rankingowej zgodnej z klasyfikacją ABC, gdzie:

• Zadania A – są najważniejsze i dają 65 proc. całości efektów; to najistotniejsze zadania o dużej wartości dla realizacji celów, nie mogą być delegowane,
• Zadania B – są średnio ważne i jest ich 20 proc.; to znaczące zadania, które przynoszą duży przyrost rezultatów, mogą być delegowane,
• Zadania C – są najmniej ważne, zabierają nam 65 proc. czasu, a dają nam 15 proc. całości efektów; to zadania, które przynoszą stosunkowo najmniejszy przyrost rezultatów w końcowym rozrachunku, można je delegować.

Schemat

Analiza ABC

@RY1@i13/2012/002/i13.2012.002.000.0060.103.jpg@RY2@

Źródło: Opracowanie na podstawie L.J. Seiwert, Zarządzanie czasem. Bądź panem własnego czasu, Wydawnictwo Placet, Warszawa 2005

Matryca Eisenhowera

To kolejne narzędzie pomocne do ustalenia priorytetów zgodnie z ich kryterium pilności i ważności. I właśnie zależnie od stopnia pilności lub ważności jakiegoś zadania można wyróżnić cztery możliwości oceny i realizacji zadań:

@RY1@i13/2012/002/i13.2012.002.000.0060.101.jpg@RY2@

Źródło: Opracowanie na podstawie S.R. Covey, 7 nawyków skutecznego działania, REBIS, Poznań 2003.

Bardzo ważne jest, czy bierzemy pod uwagę ważność danego zadania, czy też pilność.

Zadania są podzielone na dwa kryteria: ważność – ma związek z naszą misją i najważniejszymi celami oraz pilność – związana jest z czasem. Odnosi się do terminu wykonania danego zadania.

I. Zadania pilne i ważne (mają strategiczne znaczenie, są widoczne ze względu na ich pilność. Są to sprawy niecierpiące zwłoki, konieczne do wykonania w jak najbliższym możliwym terminie, sprawy nagłe, które wymagają pilnego zajęcia się nimi),

II. Zadania ważne, ale mało pilne (wymagają planowania, również te długoterminowe, kładą one duży nacisk na własny rozwój, poszukiwanie kreatywnych rozwiązań, delegowanie, zgłębianie wiedzy, rozwój i doskonalenie osobistych wartości, tworzenie własnej misji),

III. Zadania pilne, ale nieważne (zadania te nie wnoszą istotnych treści do naszej misji, wartości ani zasadniczych celów). Czynności z tej ćwiartki powinno się dzielić z innymi,

IV. Zadania nieważne i niepilne (to tzw. pożeracze czasu; m.in.: bezcelowe surfowanie po internecie, przerzucanie kanałów w TV, szwędanie się po galeriach handlowych itp.).

Natomiast biorąc pod uwagę działania, je również można przyporządkować odpowiednim ćwiartkom.

@RY1@i13/2012/002/i13.2012.002.000.0060.102.jpg@RY2@

Źródło: Opracowanie na podstawie – S. R. Covey, 7 nawyków skutecznego działania, REBIS, Poznań 2003

Gdzie:

I. Zarządzanie kryzysami to panowanie nad sytuacjami, jak: stres, chroniczny brak czasu dla siebie i rodziny, brak odpoczynku i relaksu, wszelkiego rodzaju uzależnienia.

II. Zarządzanie samym sobą to wewnętrzna harmonia; utrzymywanie więzi rodzinnych, automotywacja.

III. Zarządzanie cudzymi priorytetami to brak poczucia sensu wykonywanych działań, a także celu i misji, brak umiejętności tworzenia związków z innymi ludźmi, niedoceniane poświęcanie się innym.

IV. Zarządzanie pożeraczami czasu to brak umiejętności samodzielnego dbania o własne potrzeby i odpowiedzialności, uzależnienia.

Wyznaczanie celów

Efektywne kierowanie przedsiębiorstwem możliwe jest tylko wówczas, gdy realizuje ono jasne, jednoznaczne cele i gdy istnieje kontrola stopnia ich realizacji, są wyzwaniem dla wszystkich zaangażowanych i wyznaczają działania, ale są także miernikiem przy ocenianiu osiągnięć.

Cele służą koncentracji sił na właściwym sednie sprawy. Nie chodzi o to, co robisz, ale po co to robisz. Ustalenie celu jest konieczną przesłanką i kluczem do efektywnego gospodarowania czasem. Aby cele były dobrze wyznaczone, muszą być wyłącznie własnymi celami, a nie innych. Należy je pozytywnie formułować, a ponadto zanotowane cele bardziej motywują do działania.

Cele można sklasyfikować w zależności od czasu ich realizacji na:

• bieżące – realizacja zajmie od tygodnia do 3 miesięcy,
• krótkoterminowe – realizacja zajmie od 3 miesięcy do roku,
• średnioterminowe – realizacja zajmie od 1 roku do 3 lat, takie cele warto rozdzielić na cele krótkoterminowe,
• długoterminowe – realizacja zajmie od 3 do 5 lat, te cele warto rozłożyć na cele średnioterminowe.

Pomocną metodą do wyznaczania celów, od bieżących po długookresowe, jest model SMART, który oznacza, że cel powinien być:

S (Specific and clear) – specyficzny, konkretny

M (Measurable) – mierzalny

A (Achievable) – osiągalny

R (Relevant) – zgodny ze mną, odpowiedni dla mnie

T (Time dimensioned) – osadzony w czasie

Planowanie czynności

Im lepiej zaplanujemy czas, tym lepiej będziemy mogli go wykorzystać do realizacji celów osobistych i zawodowych. Planowanie to przygotowanie do realizacji celów. Poświęcając więcej czasu na planowanie, mniej go zużywamy na wykonanie pracy, a dzięki temu w sumie oszczędzamy czas.

Planowanie czasu daje wiele korzyści, a są to:

• lepsze i szybsze osiąganie celów zawodowych i osobistych,
• oszczędność i zdobywanie czasu na rzeczywiście ważne sprawy i cele, takie jak zarządzanie, czas dla współpracowników, rodziny i na rekreację, kreatywność,
• zapoznanie się ze wszystkimi projektami, zadaniami i działaniami,
• mniej gorączkowych działań i stresu, a więcej dających się przewidzieć w ciągu dnia.

Reguła 60:40

To metoda ułatwiająca planowanie. Mówi ona, że nie należy planować całego czasu, jaki się ma do dyspozycji, a jedynie jego 60 proc. Pozostałe 40 proc. naszego czasu przypada po równo na czynności nieoczekiwane i spontaniczne, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć. Czynności spontaniczne to czas na twórczą pracę.

Reguła 60:40

@RY1@i13/2012/002/i13.2012.002.000.0060.104.jpg@RY2@

Reguła Parkinsona

Mówi ona, że dana czynność potrwa tyle, ile założymy, że potrwa. Przykładowo, gdy założymy, że służbowe spotkanie potrwa godzinę, to zazwyczaj tyle ono trwa, ponieważ mamy tendencję do przedłużania działania, tak abyśmy mogli we własnych oczach wydać się mistrzami w planowaniu czasu. Dotyczy ona jednak tylko tych czynności, które sami wykonujemy lub też mamy na nie wpływ.

Szczegółowe reguły planowania

zapisywanie rezultatów
lista zadań na kolejny dzień
analiza liczby zadań i czasu ich trwania
konsekwencja
wyrównywanie straty czasu
realność
elastyczność
terminy
czas na planowanie
sprawdzanie realizacji planów

Planowanie w zależności od okresu

Istnieje wiele metod planowania czasu w dłuższych okresach. Jedną z nich jest Metoda Gantta, która jest pomocna przy tworzeniu np. planów rocznych. Polega ona na rysowaniu wykresów przedstawiających graficznie planowany okres. Wykresy te są szczególnie pomocne, gdy należy zaplanować działanie wielu osób. Rozrysowane działania są następstwem planowanych zadań oraz działania do realizacji równoległej. To sposób na kontrolę postępu realizacji całego przedsięwzięcia. Zastosowanie tej metody umożliwi przejrzyste przedstawienie planowanych zadań i ograniczenie do minimum bezproduktywnego czasu.

Metoda Gantta składa się z pięciu etapów:

I – Rozłożenie całego projektu na etapy i cele okresowe

II – Ustalenie czasu potrzebnego na realizację projektu i poszczególnych działań

III – Ustalenie kolejności poszczególnych działań oraz okresów ich rozpoczęcia i zakończenia

IV – Określenie planów działania

V – Graficzne przedstawienie wszystkich czynności w planie.

Wykresy zbudowane metodą Gantta są pomocne w efektywnym planowaniu skomplikowanych projektów z różnych dziedzin. Jednak jak każda metoda planowania i ta niepozbawiona jest wad, a są to:

• brak możliwości konkretnego opisu czynności przy realizacji danego zadania,
• pokazuje jedynie proces realizacji zadania,
• nie wyznacza najkrótszej ścieżki realizacji zadania,
• nie przedstawia optymalnego wykorzystania posiadanych zasobów.

Do planowania krótszych okresów, np. dnia można stosować Metodę Alpen, składającą się z pięciu etapów:

I – Zrób listę zadań – lista powinna zawierać zadania z planu tygodniowego lub miesięcznego, czynności niezrealizowane z poprzedniego dnia, lub które doszły dzisiaj i są do załatwienia na jutro, zadania posiadające deadline jutro lub zadania rutynowe

II – Oszacuj czas trwania czynności – zapisz przybliżony czas trwania każdej z czynności i zsumuj je, określając czas działań miej na myśli Regułę Parkinsona (realizujesz czynność tyle czasu, ile czasu na nią zaplanowałeś)

III – Miej na uwadze regułę 60:40 i zaplanuj czas na czynności niepotrzebne – planuj jedynie 60 proc. czasu, czyli jedynie 5 godzin z 8 godzin pracy, wtedy plan będzie realny do spełnienia.

IV – Wyznaczaj priorytety i deleguj zadania

V – Kontroluj realizację zadań – gdy nie wykonasz jakiegoś, przenieś je na dzień następny.

Alternatywnym sposobem planowania dnia lub tygodnia jest metoda TRZOS:

T – Terminy zadań spisać

R – Ramy czasowe zadań określić wg reguły 60:40

Z – Zaplanować rezerwy czasowe

O – Ograniczyć działania do priorytetowych

S – Skontrolować rezultaty

Pozwala ona na skuteczne zaplanowanie zadań tygodniowych, jak również tych dziennych.

Organizacja dnia

Każdy z nas żyje zgodnie z wahaniami osobistej wydajności. Ważne jest poznanie własnego rytmu dnia, zaplanowanie załatwienia skomplikowanych i ważnych spraw (zadania A) podczas szczytowej wydajności przed południem. Podczas znanego spadku wydajności nie należy pracować wbrew własnemu rytmowi biologicznemu, lecz próbować odprężyć się i wykorzystać tę fazę na kontakty z ludźmi i czynności rutynowe (zadania C). Gdy krzywa wydajności wzrośnie późnym popołudniem, można się ponownie zająć ważniejszymi sprawami (zadania B).

Dzienna krzywa zakłóceń obrazuje dzienny stan zakłóceń normalnego dnia pracy, wniosek z tego, aby wydajność była maksymalna, należy pracować antycyklicznie. Gdy będziemy korzystać ze swojego organizmu zgodnie z naturalnym rytmem, organizując sobie dzień z uwzględnieniem krzywej wydajności, znacznie zwiększymy swoją efektywność – bez konieczności podejmowania poważniejszych kroków i wprowadzania większych zmian.

Schemat

Dzienna krzywa zakłóceń

@RY1@i13/2012/002/i13.2012.002.000.0060.105.jpg@RY2@

Źródło: Opracowanie własne na podstawie – L.J. Seiwert, Jak organizować czas, PWN, Warszawa 1996

Wydajność każdego człowieka podlega w ciągu całego dnia określonym wahaniom, dokonującym się w naturalnym i dającym się z góry przewidzieć rytmie. Statystyczna przeciętna wydajność dzienna i jej wahania dają się zilustrować graficznie za pomocą tzw. Krzywej REFA (krzywa REFA = Komisji Badań nad Pracą), czyli krzywej wydajności psychofizycznej w ciągu doby, która mówi, że ludzie mają tendencję do wahań energii.

Schemat

Krzywa REFA

@RY1@i13/2012/002/i13.2012.002.000.0060.106.jpg@RY2@

Źródło: Opracowanie na podstawie – L.J. Seiwert, Jak organizować czas, PWN, Warszawa 1996

Występuje wiele różnic indywidualnych, wynikających ze sposobu odżywiania się i innych cech osobistych, jednak można stwierdzić, że szczyt wydajności występuje przed południem. Po południu występuje ogólnie znany poobiedni spadek wydajności, zaś po kolejnym wzroście wydajności wczesnym wieczorem krzywa wydajności stale spada, by kilka godzin po północy osiągnąć absolutnie najniższy punkt.

Niezbędny odpoczynek

Nie należy zapominać także o przerwach, gdyż nie jest to strata czasu, lecz spokojne uzupełnienie energii, ponieważ zbyt długa praca powoduje zmniejszenie zarówno koncentracji, jak i wydajności, co sprzyja popełnianiu błędów.

Wielu menedżerów wykonuje „właściwą pracę” dopiero po godzinach oficjalnego urzędowania. W ciągu dnia nie mają na to czasu, ponieważ zbyt wiele rzeczy przeszkadza im: współpracownicy, klienci, niezapowiedziani interesanci, konflikty, telefony, posiedzenia itp. Stale otwarte drzwi cieszą się wprawdzie dużym uznaniem wszystkich zainteresowanych, oddają jednak menedżerowi niedźwiedzią przysługę. Jeżeli komuś stale przeszkadza się w pracy, dochodzi o tzw. efektu piły: człowiek oderwany od wykonywanego zadania nawet na krótko, potrzebuje dodatkowego czasu na rozkręcenie się i ponowne wciągnięcie do pracy.

Sprawdzone efekty daje wprowadzona raz dziennie godzina spokoju, czyli czas tylko dla siebie, w którym nie życzymy sobie, by nam ktokolwiek przeszkadzał. Z punktu widzenia organizacji należy traktować godzinę spokoju jak każdą inną ważną sprawę, której załatwianie powoduje, że jesteśmy nieobecni albo nie można z nami rozmawiać.

Równowaga – to najważniejsze

Złe gospodarowanie czasem, pozostawianie trudnych czy nielubianych zadań na ostatnią chwilę wzmaga stres, wywołuje przemęczenie, dezorganizuje prywatne życie. Aby odnosić sukcesy zawodowe, należy dbać o równowagę we wszystkich obszarach życia, jakimi są: zdrowie, rodzina, finanse, intelekt, otoczenie, praca i życie duchowe. Zachwianie któregoś z nich zakłóca pozostałe, dlatego lepsze wykorzystanie czasu pozwala:

• pozbyć się stresu, który towarzyszy pracom zaległym i opóźnieniom, doprowadzić wiele spraw do końca,
• lepiej uporządkować i zaplanować pracę i życie osobiste,
• zająć się w pierwszej kolejności tym, co najważniejsze,
• przeznaczyć większe ilości czasu na naukę, rekreację i życie rodzinne,
• poświęcić więcej uwagi bliskim i lepszym relacjom z innymi,
• zrobić kolejny krok do sukcesu i żyć pełnią życia.