Program Kafeteryjny – krok po kroku

Świadczenia zgodne ze współczesnymi trendami

Program Kafeteryjny oferuje świadczenia zgodnie ze współczesnymi trendami w motywowaniu pracowników, czyli zapewnia indywidualizację wyboru oraz nowoczesną komunikację zarówno ze sponsorem świadczeń pozapłacowych, jak i ich beneficjentami. To pierwszy program zakładający, że najlepszym pakietem socjalnym od firmy jest ten, który wybiera dla siebie sam pracownik (w ramach limitu przyznanego przez pracodawcę). Oferta Programu Kafeteryjnego wpasowuje się również w światową modę na slow-life i work-life balance. Jest też bardzo elastyczna – pozwala zmieniać ofertę w zależności od potrzeb i upodobań użytkowników, poszerzać jej zakres, udostępniać atrakcyjne propozycje sezonowe.

Pracodawcy wciąż jeszcze obawiają się, że wprowadzenie systemu kafeteryjnego wymagać będzie od nich dodatkowych środków finansowych i większych nakładów pracy. Nic bardziej błędnego. Wprowadzenie Programu Kafetreyjengo nie wiąże się z dodatkowym budżetem socjalnym - wystarczy przeznaczyć obecny budżet, a w przypadku wyboru firmy Benefit Systems, to ona odpowiada za całościową realizację programu od początku do końca w Programie MultiKafeteria. Dzięki temu wszystkie formalności ograniczone są do minimum. Jak to działa? Oto przewodnik „krok po kroku”.

Krok pierwszy – wybór menu

Pracodawca, który zdecyduje się na wprowadzenie u siebie w firmie Programu Kafeteryjnego sam ustala zakres wybranych świadczeń, czyli określa:

• jakie świadczenia chce sprezentować swoim pracownikom,
• w jakim terminie będą one dla pracowników dostępne,
• jaką kwotę chce i może na ten cel przeznaczyć,
• ilu i których pracowników wyróżni taką nagrodą.

Mając do dyspozycji pełną ofertę Programu Kafeteryjnego, każdy pracodawca sam wybiera świadczenia, całkowicie indywidualnych dla jego firmy, skrojonych pod jego potrzeby i cele.
Ważne! Zakres świadczeń Klient może zmieniać w całym okresie trwania umowy, w zależności od swoich zmieniających się potrzeb.

Formalności są bardzo proste. Po podpisaniu umowy z dostawcą, klient przesyła do niego dane pracowników oraz informację o wysokości budżetu przyznanego każdemu pracownikowi. I w tym momencie pałeczkę przejmuje dostawca.

Wyróżnienie:
Każdy Klient, korzystający z Programu MultiKafeteria (Benefit Systems) po podpisaniu umowy, kontaktuje się z przeznaczonym specjalnie dla niego indywidualnym opiekunem. Ponadto ma do dyspozycji infolinię działającą 7 dni w tygodniu.

Krok drugi – pracownik na platformie

Każdy z pracowników umieszczonych na liście przysłanej przez klienta/pracodawcę, otrzymuje indywidualne konto z loginem i hasłem dostępu. Pracownik po zalogowaniu się na platformie widzi ofertę przeznaczoną dla siebie. Sam wybiera spośród świadczeń danych mu do dyspozycji dla niego przez pracodawcę i składa swoje indywidualne zamówienie. Ma więc możliwość samodzielnego sprawdzenia oferty benefitów, porównania różnych propozycji i wybrania najodpowiedniejszej dla siebie. Po złożeniu zamówienia, pracownik otrzymuje zamówione świadczenie (bilet, voucher, kupon itp.) w kopercie podpisanej jego imieniem i nazwiskiem.

WAŻNE!

Ten intuicyjny, wygodny i łatwy w użyciu internetowy system składania zamówień, nie wymaga dodatkowej obsługi działów HR

Krok trzeci – realizacja zamówień

Już wiadomo, jakie świadczenia zamówili pracownicy. Na tej podstawie składane jest zamówienie u partnerów, dostawców usług i produktów. Otrzymane od partnerów vouchery, kupony, bony, bilety (lub inne potwierdzenia) są pakowane w imienne koperty i wysyłane do klienta.

Krok czwarty – płatność

Czas na płatność – na podstawie odpowiednich dokumentów sprzedażowych – przychodzi zawsze dopiero po otrzymaniu świadczenia. Przy okazji rozliczenia świadczeń dużą oszczędność czasu działom HR daje możliwość zamówienia zestawień zbiorczych na arkuszach kompatybilnych z systemem kadrowo-placowym klienta.

WAŻNE!

W przypadku Programu Kafeteryjnego MultiKafeteria klient płaci tylko za faktycznie zrealizowane zamówienia. Dzięki specjalnemu systemowi raportowemu Benefit Systems, klient ma stały dostęp on-line do platformy, na której może obserwować aktywność swoich pracowników, monitorować wykorzystanie przyznanych świadczeń, zarówno pod względem ilościowym jak i kwotowym. Jest to niezwykle wartościowa wiedza o bodźcach, które najskuteczniej motywują pracowników danego klienta i sezonowej popularności konkretnych świadczeń. Dane te są archiwizowane i w każdej chwili klient może mieć do nich dostęp.

Dodatkowo: Świadczenia z Programu Kafeteryjnego mogą być atrakcyjną propozycją upominków dla partnerów biznesowych, klientów, czy też w akcjach promocyjnych.

Ramka:
Przyznanie benefitów niesie skutki podatkowe

Świadczenie pozapłacowe, ufundowane przez firmę, jest przychodem pracownika, podlega więc opodatkowaniu i może podlegać oskładkowaniu ZUS. Jeśli jest ono współfinansowane przez pracownika, to kwota, którą pracownik opłaci sam, nie jest dla niego ani pracodawcy opodatkowana.

Benefity można finansować zarówno ze środków obrotowych firmy, jak i w ramach ZFŚS.

Finansowanie ze środków ZFŚS. Jest możliwe tylko przy zachowaniu kryterium socjalnego zgodnego z ustawą o ZFŚS i z regulaminem pracodawcy do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł wszystkich przyznanych świadczeń z ZFŚS (art. 21 ust. 1 pkt 67 updof1) sfinansowane świadczenia pozapłacowe stanowią przychód zwolniony pracownika i pracodawca nie musi pobierać zaliczki jako płatnik. Świadczenie takie również nie podlega oskładkowaniu.

Finansowanie ze środków obrotowych firmy. Świadczenie finansowane ze środków obrotowych jest opodatkowane i oskładkowane jak stosunek pracy i na pracodawcy ciążą wówczas odpowiednie obowiązki.

Ramka:
Masz pytania? Skontaktuj się z ekspertami Programu MultiKafeteria:
Napisz multikafeteria@benefitsystems.pl lub zadzwoń: (22) 34 99 500
Dodatkowe informacje: www.multikafeteria.pl oraz www.benefitsystems.pl