Nowy w firmie i co dalej - proces doboru i oceny pracowników

• Miłe powitanie
• Kto jest kim
• Miejsce w strukturze
• Moje biurko
• Otwarta komunikacja
• Efekty dobrego wdrożenia

Prawidłowo przeprowadzony proces wdrożenia nowego pracownika do organizacji przynosi korzyści zarówno osobie nowo zatrudnionej, jak i firmie. Coraz więcej organizacji dostrzega te korzyści i zaczyna wprowadzać u siebie programy wdrożeniowo-rozwojowe dla nowych pracowników. Często takie działania pozwalają unikać niepotrzebnych kosztów związanych ze stratą pracownika i przeprowadzaniem na nowo procesu rekrutacji.

Dzięki procesowi Assessment Center wyłoniliśmy pracownika, który posiada odpowiedni poziom kompetencji do pełnienia określonej funkcji w organizacji. Same kompetencje jednak są niewystarczające w nowym dla niego środowisku pracy. Sukces nowego pracownika zależy bowiem w dużej mierze od przygotowania się firmy do jego wdrożenia. Prawidłowe przygotowanie wprowadzenia pracownika w obowiązki może być czasochłonne i wymagać zaangażowania wielu osób, jednak korzyści, jakie można osiągnąć, przewyższają poniesione koszty.

Miłe powitanie

Powitanie nowego pracownika w firmie to tak naprawdę początek procesu jego wdrożenia do organizacji. Warto więc tutaj pozwolić sobie na miły gest i w imieniu firmy wysłać do pracownika list powitalny (zobacz na stronie...). List powitalny może być w formie elektronicznej, jak również papierowej. Jest to pierwszy etap komunikacji z nowo zatrudnionym. Razem z listem możemy załączyć manual zawierający najważniejsze wskazówki dla nowego pracownika. Podstawowe informacje, jakie pracownik powinien znaleźć w manualu, to: informacje o firmie, jej misji, kulturze, zasadach postępowania i wartościach, a także wskazówki organizacyjne w zakresie rozmieszczenia poszczególnych zespołów i działów, przyjętych godzin pracy, obowiązujących procedurach itp.

Takie powitanie nowego pracownika na pewno wpłynie na pozytywne postrzeganie przez niego organizacji, w której został zatrudniony.

Kto jest kim

Możemy wyobrazić sobie, jak czuje się pracownik w firmie, w której wszystkie osoby są dla niego obce. Gdy jedzie windą inni przyglądają mu się z zaciekawieniem, zastanawiając się, kim jest i co robi. Sytuacja taka jest niekomfortowa dla obu stron. Bardzo łatwo można jej uniknąć. Pewnym rozwiązaniem jest „wycieczka” po biurze i przedstawienie nowego pracownika. W przypadku bardzo dużych organizacji pomysł ten może nie być możliwy do zrealizowania. Dobrze wykorzystać jednak w tym celu intranet lub maila, który wysłany do wszystkich z krótką charakterystyką pracownika, ułatwia wszystkim wzajemną identyfikację, zwłaszcza gdy w intranecie zamieszczone są profile wszystkich pracowników firmy.

---

Miejsce w strukturze

Jednym z pierwszych niezwykle istotnych kroków podczas procesu wdrażania nowego pracownika jest uświadomienie mu jego funkcji w firmie. Wiedza na temat struktury organizacji, miejsca pracownika w tej strukturze oraz powiązań z innymi osobami jest mu niezbędna w efektywnym poruszaniu się w organizacji. Ponadto nowo zatrudniony zdaje sobie sprawę, jak jego działania wpływają na inne działy oraz inne osoby, a dzięki temu odczuwa odpowiedzialność za poprawne ich wykonanie. Bardzo często firmy, wdrażając nowego pracownika, zapewniają mu spotkania z osobami z innych działów, które mogą przedstawić zakres działalności danej komórki oraz wspólnych powiązań. W przypadku dużych firm spotkania takie realizuje się dla większej grupy nowo przyjętych pracowników.

Moje biurko

Kiedy już nowo zatrudniony pozna strukturę organizacji, jej działy (komórki) oraz pracowników, przychodzi czas na przekazanie mu obowiązków, które będzie wykonywał. Najdłuższa, a zarazem najbardziej szczegółowa faza procesu wdrożenia odbywa się już w miejscu bezpośredniej pracy pracownika. Warto także bardziej szczegółowo zapoznać pracownika z obowiązkami wykonywanymi przez komórki firmy, z którymi w swojej pracy będzie ściśle współpracował (np. warto nowo zatrudnioną osobę z działu marketingu zapoznać ze specyfiką działalności działu sprzedaży).

Istotne jest, by w danym dziale, w którym został zatrudniony pracownik, wyznaczyć opiekuna, który doskonale zna firmę, działy, z którymi bezpośrednio współpracują, oraz zakres obowiązków nowej osoby. Opiekun odgrywa kluczową rolę we wdrożeniu pracownika, udziela mu na bieżąco wskazówek i odpowiada na pytania lub wątpliwości.

Otwarta komunikacja

Na koniec najważniejsza sprawa to informacja zwrotna. Aby poprawnie wykonywać swoją pracę, pracownik musi otrzymywać informacje od swojego szefa i współpracowników na temat swojej efektywności: co robi dobrze, a co powinien doskonalić. Nie ulegajmy ułudzie, że inne osoby domyślą się, czego od nich oczekujemy. Warto także przygotować dla nowo zatrudnionego ankiety oceny poszczególnych etapów wdrożenia, gdyż dzięki temu autorzy programu wdrożenia mogą pozyskać cenne informacje i zoptymalizować ten proces. Otwarta komunikacja zapewniająca szacunek dla obu stron jest niezbędnym warunkiem osiągnięcia wspólnego sukcesu.

Efekty dobrego wdrożenia

Dobrze przygotowany i zaadaptowany program wdrożeniowo-rozwojowy „pracuje” na korzyść organizacji. Dzięki niemu organizacja posiada ustabilizowany i zintegrowany zespół pracowników o pozytywnym nastawieniu, pracujących w przyjaznej atmosferze, zmotywowanych i zadowolonych z wykonywanych obowiązków, wykorzystujących swój potencjał do efektywnej pracy, a dzięki temu wpływających na sprawne funkcjonowanie, prężny rozwój organizacji i realizację celów.

---

PRZYKŁAD

Program indywidualnego wdrożenia dyrektora pionu w instytucji finansowej

ETAPY

Etap 1: SPOTKANIE Z PREZESEM LUB CZŁONKIEM ZARZĄDU

CEL: Zaprezentowanie strategii firmy oraz celów krótko- i długoterminowych dla danego pionu.

EFEKT: Sprecyzowanie celów i oczekiwań w odniesieniu do stanowiska. Uzyskanie informacji niezbędnych do przygotowania strategii działania w krótkiej i długiej perspektywie.

Etap 2: SPOTKANIE Z DYREKTORAMI POSZCZEGÓLNYCH PIONÓW

CEL: Nawiązanie relacji z grupą najbliższych współpracowników. Poznanie zakresu odpowiedzialności i działań danego pionu.

EFEKT: Świadomość wspólnych obszarów działania i efektywniejsza współpraca.

Etap 3: SPOTKANIE Z DYREKTOREM DZIAŁU HR

CEL: Poznanie strategii zarządzania przyjętej w firmie. Zapoznanie się z narzędziami stosowanymi w firmie w obszarze HR.

EFEKT: Świadomość możliwości zastosowania narzędzi w praktyce.

Przykładowy list powitalny

Współpracowniku,

bardzo miło nam Ciebie powitać w firmie XYZ. Gratulujemy Ci sukcesu w procesie rekrutacji i cieszymy się, że dołączyłeś/dołączyłaś do grona naszych pracowników.

Naszą organizację tworzą różnorodne osoby, a dzięki wsłuchiwaniu się w ich odmienność, od wielu lat osiągamy sukcesy. Dlatego też głęboko wierzymy, że Ty będziesz kolejną osobą, która wniesie do naszej organizacji inne spojrzenie i nowe pomysły, a dzięki naszemu wsparciu na ścieżce Twojego rozwoju - będziemy czerpać satysfakcję ze współpracy.

Pan/i (imię i nazwisko osoby) ..................... ......................... będzie Ci towarzyszyć w pierwszych dniach pracy i odpowie na Twoje wszystkie pytania i wątpliwości. Zawsze możesz także zwrócić się bezpośrednio do Twojego przełożonego, jak i do działu personalnego.

Na Twoim biurku znajduje się podręcznik, który zawiera podstawowe i niezbędne informacje na temat funkcjonowania organizacji XYZ. Dzięki niemu pierwsze dni pracy staną się łatwiejsze i przyjemniejsze.

Życzymy sukcesów

Prezes zarządu oraz pracownicy firmy XYZ