REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zubożenie komunikacji e-mailowej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Gabriela Elert

REKLAMA

Czy zdarza się wam otrzymać e-maila od szefa i nie do końca wiedzieć, o co was prosi? Czy zdarzyło się wam, że z wiadomości od przełożonego wywnioskowaliście zupełnie coś innego niż to, co faktycznie miał na myśli? Winę za to ponosi niedoskonała konwersacja w sieci.
„Usieciowiona” komunikacja międzyludzka jest mocno zubożała, mimo że kiedyś bardzo entuzjastycznie oceniano jej możliwości, upatrując w niej szansę rozkwitu bogatych form ekspresji oraz pola do samorealizacji.

Jakimi prawami rządzi się komunikacja on-line

REKLAMA

Na komunikację partnerów biznesowych za pomocą e-maili wpływa ograniczenie możliwości porozumiewania się przez pozbawienie informacji tekstowej elementów języka niewerbalnego. Konwersacje w sieci uniemożliwiają wiarygodne przekazanie uczuć i emocji, przez co wśród uczestników internetowej dyskusji powstają niezamierzone niedopowiedzenia, a nawet nieporozumienia. Ponieważ przesyłane informacje stanowią wyłącznie suchą treść, często nie odbieramy lub nieprawidłowo odczytujemy emocje czy kontekst otrzymanego tekstu. Ugruntowała się tendencja do wysyłania skróconych i konkretnych wiadomości, niejednokrotnie niepopartych znaną nam sytuacją, tak więc kanał komunikacji został ograniczony.

REKLAMA

REKLAMA

Zwróćmy uwagę na to, że porozumiewanie się on-line wyklucza możliwość natychmiastowej reakcji, dopytania o szczegóły sytuacji czy dookreślenia prośby. Co więcej, taka forma wypowiedzi powoduje znaczne ograniczenie przekazanych treści poprzez brak ekspresji komunikacji - nie widzimy gestykulacji, mimiki, tonu głosu. Z e-maila trudno wywnioskować, jak pilna jest sprawa i czy dotychczasowe obowiązki należy odłożyć na później, a zająć się tym, o co prosi szef, czy może on poczekać chwilę na załatwienie prośby.

Nierzadko w korespondencji mylnie zakładamy, że odbiorca będzie wiedział, o co dokładnie nam chodzi. Kiedy przekierowujemy e-maila adresowanego imiennie do szefa, z umową do podpisania i adnotacją, że klient oczekuje na szybką reakcję, a przełożony odpowiada - „zajmij się tym”, stawiani jesteśmy w niekomfortowej sytuacji. Nie wiemy nic na temat umowy, nie wiemy, jakie były ustalenia, czy zgadzają się terminy, stawki. Nie otrzymaliśmy konkretnych informacji - czy trzeba od początku przeanalizować sprawę czy jedynie wydrukować formularz, opieczętować go i odesłać. Jeśli nie określimy tego, o co prosi przełożony, stracimy czas na sprawdzanie warunków umowy albo odeślemy umowę z błędami - nieprawidłowym kosztem, przedmiotem umowy czy terminem realizacji. W efekcie zostaniemy niesłusznie obarczeni winą za kłopoty. Aby więc uniknąć takich sytuacji, gdy tylko przeczytamy prośbę od przełożonego, zapoznajmy się z umową i natychmiast zadajmy szefowi podstawowe pytania dotyczące tego, czego od nas oczekuje. Wyjaśnijmy, że chcemy dobrze wypełnić polecenie, ale nie mamy żadnych informacji na ten temat i wolimy się upewnić czy przedmiot umowy jest właściwy. Zanim odeślemy klientowi przygotowaną umowę, poprośmy pracodawcę, aby zapoznał się z tekstem i ostatecznie zatwierdził wersję dokumentu dla kontrahenta. Dzięki temu, jeśli pojawią się błędy, będziemy mieli e-mailowe potwierdzenie zaakceptowania wysłanej umowy i unikniemy odpowiedzialności za pomyłki.

Anonimowa konwersacja

Jak pokazują badania Flanagina, Internet jest miejscem, w którym ludzie chcą pozostać bezimienni. Anonimowość w kontaktach, także biznesowych, pozwala stronom czuć się pewniej. Niejawność, brak kontaktu wizualnego, a co się z tym wiąże - brak natychmiastowych konsekwencji ułatwiają „bezpieczne” komunikowanie. Inną cechą komunikacji on-line, jak stwierdza Ben-Ze'ev, jest otwartość - ściśle związana z brakiem zagrożenia, jakie niesie niedoskonały wygląd, kompleksy czy fobie społeczne. E-mailowe porozumiewanie się wyklucza poczucie wstydu i reakcji mogącej ujawnić nasze słabe strony. Dobrym przykładem jest otrzymanie mailem reprymendy lub krytyki od osoby, która siedzi obok nas. Świadczy to o tym, że słowo pisane nie obciąża tak mocno psychicznie nadawcy jak konieczność konfrontacji twarzą w twarz z odbiorcą.

Przekazanie informacji w formie e-mailowej prowadzi do odpowiedzi tym samym kanałem informacyjnym, tak więc ułatwia poznanie szefowi waszego zdania na dany temat i ustosunkowanie się do niego. Może być tak, że przełożony nie jest pewny, kto błąd popełnił i po prostu „bada” sytuację. Jeśli faktycznie popełniliśmy błąd, przeprośmy szefa i skorygujmy pomyłkę. Gdy natomiast nie wiemy, co zarzuca nam przełożony, należy to wyjaśnić. Jeśli tego nie zrobimy, każdy następny błąd spowoduje przyklejenie nam etykiety „osoby, która stale popełnia błędy”. Rzeczowo i jasno postarajmy się sprawę wyjaśnić i załagodzić sytuację. Ważne, aby nie dać się sprowokować i odpowiedzieć spokojnie na e-maila oceniającego was, a nie waszą pracę. Czasem warto poprosić o spotkanie, tak aby obie strony konfliktu mogły wszystko przemyśleć: szef - zarzuty, wy - argumenty.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Elementem charakterystycznym dla e-komunikacji jest możliwość kreowania przez rozmówcę „drugiego ja”, co oznacza, że przełożony może odgrywać rolę „złego” jedynie w kontakcie e-mailowym. Często w spotkaniu „face to face” nie będzie przejawiał takich negatywnych emocji. Jest to zachowanie asekuracyjne, charakterystyczne dla szefa-kameleona, dostosowującego swoje emocje i zachowania do rozmówcy. Niestety, cyberkomunikacja umożliwia, a wręcz ułatwia takie manipulacyjne zachowania. Pozwala na przykład na to, aby nie rozpoczynać konwersacji przyjętymi grzecznościowymi zwrotami typu: witam lub dzień dobry, co wskazuje na tendencję przedmiotowego traktowania rozmówcy. Brak zaczynającego konwersacje uprzejmego zwrotu od razu określa status, hierarchię, czyli „władzę”, jaką sprawuje szef.

Warto mieć tego świadomość i zachowując szacunek do siebie i innych, rzeczowo przedstawiać argumenty. Istotnym problemem pojawiającym się podczas komunikacji internetowej jest też rozdzielenie odpowiedzialności za wykonanie czegoś - często stosowane przez przełożonych, kiedy nie są pewni, kto i za co odpowiada. Otrzymaliśmy e-maila rozesłanego do wszystkich, celem wskazania osoby winnej zaistniałego błędu. Gdy zarzut rozesłany jest do wszystkich, z prośbą o wytypowanie winnego, najlepiej nie odpowiadać. Wskazanie osób odpowiedzialnych za błąd nie widnieje w zakresie obowiązków, więc niestosowne jest „zbieranie punktów” u szefa. Ponadto unikniemy konfliktów wewnątrz firmy. Najlepiej byłoby, gdyby osoba odpowiedzialna sama przyznała się do pomyłki, pisząc bezpośrednio do przełożonego, ale nie na forum firmy. Nie o to chodzi, aby ignorować wiadomości od pracodawcy, ale o to, aby nie dać się wciągnąć w zależności.

Z komunikacją e-mailową związanych jest wiele ograniczeń, ale nie są one nie do pokonania. Należy we wszelkich poleceniach wysyłanych on-line precyzować ich treść i niezbędne szczegóły.

Gabriela Elert

 

 

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sprzedaż w 2030 r. czyli kompetencje przyszłości. Jaki musi być handlowiec za 5 lat?

Sprzedaż dynamicznie się zmienia. Bywa, że klient kończy rozmowę z handlowcem w środku ofertowej formułki. Dziś, a jeszcze bardziej za 5 lat, klienci potrzebują rozmowy, zrozumienia, uważnego słuchania i pomocy. Coraz ważniejsza jest uczciwość i działanie zgodnie z wartościami. O czym dziś musi wiedzieć handlowiec, aby w 2030 r. posiadał wszystkie wymagane kompetencje?

Przeniesienie pracownika do innego działu. Co z wypowiedzeniem zmieniającym i odprawą?

W praktyce może się zdarzyć, iż pracodawca przenosi pracownika do innego działu, aby uniknąć zwolnień. Jak dokonać tego zgodnie z prawem? Kiedy nie jest potrzebne wypowiedzenie zmieniające? Czy przenoszonemu pracownikowi trzeba wypłacić odprawę?

Ekstremalne temperatury zmniejszają wydajność pracy

Z powodu upałów w Chinach, Hiszpanii, Włoszech i Grecji PKB może spaść o blisko 1 pkt proc. - wynika z raportów ekspertów Allianz Trade. Ekstremalne temperatury maja duży wpływ na wydajność pracy.

Realia pracy tymczasowej. Co liczy się dziś dla firm i kandydatów? [Badanie]

Na rynku pracy, gdzie coraz trudniej o trwałość i przewidywalność, głos pracowników oraz pracodawców staje się jednym z najczulszych barometrów zmian. Job Impulse co roku bada poziom satysfakcji obu tych grup. Najnowsze wyniki wskazują, że oczekiwania wobec agencji dynamicznie rosną: firmy domagają się sprawnych, natychmiastowych rekrutacji, ale przy zachowaniu wysokiej jakości procesów i maksymalnym ograniczeniu rotacji. Z kolei pracownicy tymczasowi coraz wyraźniej sygnalizują potrzebę stabilności, poszerzania systemu benefitów, a także obsługi formalności online.

REKLAMA

Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

Zmiany w umowach o pracę: dodatkowe koszty dla pracodawcy bo część umów musi przejść przez tłumacza przysięgłego

W III kwartale 2025 r. obowiązują już cztery istotne i nowe ustawy w obszarze prawa pracy. Przyglądlądamy się jednej z nich w zakresie zmian w zatrudnieniu jakie weszły na skutek tych nowych regulacji. Chodzi o istotną instytucję bo o umowę o pracę! To dokument, który ma kluczowe znaczenie dla stosunku pracy. Zmiany, które zaszły w umowach o pracę są naprawdę znaczące i co gorsza generują koszty dla pracodawców. Pocieszające jest jednak to, że zmiany dotyczą tylko wybranych grup pracowników, nie wszytskich zatrudnionych osób.

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Raz w roku 14 dni z rzędu urlopu wypoczynkowego? Czy to obowiązek pracownika?

Czy pracownik musi raz w roku kalendarzowym wykorzystać 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu? Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

REKLAMA

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł: nowe przepisy już w mocy. Poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł. Aż 9. krotnie poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Kto zyska a kto straci i dlaczego tak się stało? Ustawodawca reaguje na bieżącą sytuację na rynku pracy. Tym samym znowelizowano najistotniejszą ustawą w obszarze ubezpieczeń społecznych jaką jest ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zatem za co można nałożyć taką grzywnę?

Sprawdź, którym liderem jesteś: kontroler, terapeuta, mesjasz, eko-lider [Zarządzanie]

Dr Simon Western wyróżnia 4 typy liderów w firmach: terapeuta, mesjasz, kontroler i eko-lider. Który typ przywództwa został uszyty na miarę naszych czasów? Sprawdź, którym typem lidera jesteś.

REKLAMA