REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zubożenie komunikacji e-mailowej

Gabriela Elert

REKLAMA

Czy zdarza się wam otrzymać e-maila od szefa i nie do końca wiedzieć, o co was prosi? Czy zdarzyło się wam, że z wiadomości od przełożonego wywnioskowaliście zupełnie coś innego niż to, co faktycznie miał na myśli? Winę za to ponosi niedoskonała konwersacja w sieci.
„Usieciowiona” komunikacja międzyludzka jest mocno zubożała, mimo że kiedyś bardzo entuzjastycznie oceniano jej możliwości, upatrując w niej szansę rozkwitu bogatych form ekspresji oraz pola do samorealizacji.

Jakimi prawami rządzi się komunikacja on-line

Na komunikację partnerów biznesowych za pomocą e-maili wpływa ograniczenie możliwości porozumiewania się przez pozbawienie informacji tekstowej elementów języka niewerbalnego. Konwersacje w sieci uniemożliwiają wiarygodne przekazanie uczuć i emocji, przez co wśród uczestników internetowej dyskusji powstają niezamierzone niedopowiedzenia, a nawet nieporozumienia. Ponieważ przesyłane informacje stanowią wyłącznie suchą treść, często nie odbieramy lub nieprawidłowo odczytujemy emocje czy kontekst otrzymanego tekstu. Ugruntowała się tendencja do wysyłania skróconych i konkretnych wiadomości, niejednokrotnie niepopartych znaną nam sytuacją, tak więc kanał komunikacji został ograniczony.

Autopromocja

Zwróćmy uwagę na to, że porozumiewanie się on-line wyklucza możliwość natychmiastowej reakcji, dopytania o szczegóły sytuacji czy dookreślenia prośby. Co więcej, taka forma wypowiedzi powoduje znaczne ograniczenie przekazanych treści poprzez brak ekspresji komunikacji - nie widzimy gestykulacji, mimiki, tonu głosu. Z e-maila trudno wywnioskować, jak pilna jest sprawa i czy dotychczasowe obowiązki należy odłożyć na później, a zająć się tym, o co prosi szef, czy może on poczekać chwilę na załatwienie prośby.

Nierzadko w korespondencji mylnie zakładamy, że odbiorca będzie wiedział, o co dokładnie nam chodzi. Kiedy przekierowujemy e-maila adresowanego imiennie do szefa, z umową do podpisania i adnotacją, że klient oczekuje na szybką reakcję, a przełożony odpowiada - „zajmij się tym”, stawiani jesteśmy w niekomfortowej sytuacji. Nie wiemy nic na temat umowy, nie wiemy, jakie były ustalenia, czy zgadzają się terminy, stawki. Nie otrzymaliśmy konkretnych informacji - czy trzeba od początku przeanalizować sprawę czy jedynie wydrukować formularz, opieczętować go i odesłać. Jeśli nie określimy tego, o co prosi przełożony, stracimy czas na sprawdzanie warunków umowy albo odeślemy umowę z błędami - nieprawidłowym kosztem, przedmiotem umowy czy terminem realizacji. W efekcie zostaniemy niesłusznie obarczeni winą za kłopoty. Aby więc uniknąć takich sytuacji, gdy tylko przeczytamy prośbę od przełożonego, zapoznajmy się z umową i natychmiast zadajmy szefowi podstawowe pytania dotyczące tego, czego od nas oczekuje. Wyjaśnijmy, że chcemy dobrze wypełnić polecenie, ale nie mamy żadnych informacji na ten temat i wolimy się upewnić czy przedmiot umowy jest właściwy. Zanim odeślemy klientowi przygotowaną umowę, poprośmy pracodawcę, aby zapoznał się z tekstem i ostatecznie zatwierdził wersję dokumentu dla kontrahenta. Dzięki temu, jeśli pojawią się błędy, będziemy mieli e-mailowe potwierdzenie zaakceptowania wysłanej umowy i unikniemy odpowiedzialności za pomyłki.

Anonimowa konwersacja

Jak pokazują badania Flanagina, Internet jest miejscem, w którym ludzie chcą pozostać bezimienni. Anonimowość w kontaktach, także biznesowych, pozwala stronom czuć się pewniej. Niejawność, brak kontaktu wizualnego, a co się z tym wiąże - brak natychmiastowych konsekwencji ułatwiają „bezpieczne” komunikowanie. Inną cechą komunikacji on-line, jak stwierdza Ben-Ze'ev, jest otwartość - ściśle związana z brakiem zagrożenia, jakie niesie niedoskonały wygląd, kompleksy czy fobie społeczne. E-mailowe porozumiewanie się wyklucza poczucie wstydu i reakcji mogącej ujawnić nasze słabe strony. Dobrym przykładem jest otrzymanie mailem reprymendy lub krytyki od osoby, która siedzi obok nas. Świadczy to o tym, że słowo pisane nie obciąża tak mocno psychicznie nadawcy jak konieczność konfrontacji twarzą w twarz z odbiorcą.

Przekazanie informacji w formie e-mailowej prowadzi do odpowiedzi tym samym kanałem informacyjnym, tak więc ułatwia poznanie szefowi waszego zdania na dany temat i ustosunkowanie się do niego. Może być tak, że przełożony nie jest pewny, kto błąd popełnił i po prostu „bada” sytuację. Jeśli faktycznie popełniliśmy błąd, przeprośmy szefa i skorygujmy pomyłkę. Gdy natomiast nie wiemy, co zarzuca nam przełożony, należy to wyjaśnić. Jeśli tego nie zrobimy, każdy następny błąd spowoduje przyklejenie nam etykiety „osoby, która stale popełnia błędy”. Rzeczowo i jasno postarajmy się sprawę wyjaśnić i załagodzić sytuację. Ważne, aby nie dać się sprowokować i odpowiedzieć spokojnie na e-maila oceniającego was, a nie waszą pracę. Czasem warto poprosić o spotkanie, tak aby obie strony konfliktu mogły wszystko przemyśleć: szef - zarzuty, wy - argumenty.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Elementem charakterystycznym dla e-komunikacji jest możliwość kreowania przez rozmówcę „drugiego ja”, co oznacza, że przełożony może odgrywać rolę „złego” jedynie w kontakcie e-mailowym. Często w spotkaniu „face to face” nie będzie przejawiał takich negatywnych emocji. Jest to zachowanie asekuracyjne, charakterystyczne dla szefa-kameleona, dostosowującego swoje emocje i zachowania do rozmówcy. Niestety, cyberkomunikacja umożliwia, a wręcz ułatwia takie manipulacyjne zachowania. Pozwala na przykład na to, aby nie rozpoczynać konwersacji przyjętymi grzecznościowymi zwrotami typu: witam lub dzień dobry, co wskazuje na tendencję przedmiotowego traktowania rozmówcy. Brak zaczynającego konwersacje uprzejmego zwrotu od razu określa status, hierarchię, czyli „władzę”, jaką sprawuje szef.

Warto mieć tego świadomość i zachowując szacunek do siebie i innych, rzeczowo przedstawiać argumenty. Istotnym problemem pojawiającym się podczas komunikacji internetowej jest też rozdzielenie odpowiedzialności za wykonanie czegoś - często stosowane przez przełożonych, kiedy nie są pewni, kto i za co odpowiada. Otrzymaliśmy e-maila rozesłanego do wszystkich, celem wskazania osoby winnej zaistniałego błędu. Gdy zarzut rozesłany jest do wszystkich, z prośbą o wytypowanie winnego, najlepiej nie odpowiadać. Wskazanie osób odpowiedzialnych za błąd nie widnieje w zakresie obowiązków, więc niestosowne jest „zbieranie punktów” u szefa. Ponadto unikniemy konfliktów wewnątrz firmy. Najlepiej byłoby, gdyby osoba odpowiedzialna sama przyznała się do pomyłki, pisząc bezpośrednio do przełożonego, ale nie na forum firmy. Nie o to chodzi, aby ignorować wiadomości od pracodawcy, ale o to, aby nie dać się wciągnąć w zależności.

Z komunikacją e-mailową związanych jest wiele ograniczeń, ale nie są one nie do pokonania. Należy we wszelkich poleceniach wysyłanych on-line precyzować ich treść i niezbędne szczegóły.

Gabriela Elert

 

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Okazjonalna praca zdalna. Pracodawca nie zapewni narzędzi pracy ani nie poniesie kosztów

    Okazjonalna praca zdalna może być wykonywana na wniosek pracownika. Przepisy regulują ten rodzaj pracy zdalnej w sposób specyficzny. W szczególności zakres obowiązków, jakie obciążają pracodawcę jest węższy niż w pozostałych przypadkach pracy zdalnej. 

    Czas pracy pracowników zarządzających zakładem pracy - bez wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. Czy zawsze?

    Czas pracy pracowników zarządzających zakładem pracy w pewnych aspektach jest inaczej regulowany przez Kodeks pracy. Pracownikom tym nie przysługuje prawo do rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych. Są jednak sytuacje, gdy pracownik zarządzający taką rekompensatę otrzyma.

    4-dniowy tydzień pracy - badanie opinii polskich pracodawców

    4-dniowy tydzień pracy dla niektórych pracodawców jest niewykonalny ze względu na specyfikę branży. Sprawdź, którzy pracodawcy rozważają 4-dniowy tydzień pracy dla swoich pracowników.

    PFRON dofinansuje nawet 85% ceny zakupu samochodu. Masz pytania? Zadzwoń do PFRON!

    Od 1 marca 2024 r. od godz. 10.00 można składać wnioski o dofinansowanie ze środków PFRON do ceny zakupu samochodu osobowego. Pracownicy PFRON udzielą odpowiedzi na pytania zainteresowanych. Przedstawiamy listę numerów telefonów do Oddziałów PFRON.

    REKLAMA

    Wyższe emerytury, renty, dodatki z KRUS już od 1 marca 2024 r.

    Już od jutra, 1 marca 2024 roku, emerytury i renty z KRUS będą wyższe. Podwyżka dotknie również takich świadczeń KRUS: najniższa emerytura, emerytura matczyna, świadczenie dla sołtysa, świadczenia uzupełniające dla osób niezdolnych do samodzielnej egzystencji, świadczenia wyrównawcze dla działaczy opozycji antykomunistycznej i osób represjonowanych z powodów politycznych oraz dodatki do emerytur np. dodatek pielęgnacyjny.

    Ponad 15160 tys. osób pracowało w Polsce we wrześniu 2023 r. GUS podał dane

    Według stanu na ostatni dzień września 2023 r. 15160,3 tys. osób pracowało w gospodarce narodowej. Było to o 58,1 tys. osób więcej niż w sierpniu 2023 r. Średnia wieku pracujących wyniosła – jak w poprzednich miesiącach – 42,6 roku, a mediana wieku – 42,0 lata. Dane dotyczące średniej wieku i mediany wieku pracujących były podobne dla kobiet jak i mężczyzn. Główny Urząd Statystyczny opublikował raport dotyczący sytuacji na rynku pracy we wrześniu 2023 r. 

    Bezrobocie będzie wzrastać tylko sezonowo. Wskaźnik Rynku Pracy poszedł w górę

    Wskaźnik Rynku Pracy wzrósł w lutym 2024 r. do 67,7 pkt. z 67,5 pkt. w stosunku do stycznia. Wskaźnik ten informuje, jak wielkość bezrobocia będzie zmieniała się w przyszłości. Stopa bezrobocia wzrosła w styczniu 2024 r. do 5,4 proc., miesiąc wcześniej była o 0,3 pkt. proc. niższa. Zdaniem ekspertów Biura Inwestycji i Ekonomicznych Cykli wzrost bezrobocia ma charakter sezonowy.

    Od 1 marca 2024 r. wynagrodzenie pracowników młodocianych wyniesie od 527,83 zł do 754,04 zł

    Od 1 marca 2024 r. wzrasta wynagrodzenie pracowników młodocianych odbywających naukę zawodu oraz przyuczanych do wykonywania określonej pracy. Wysokość ich wynagrodzenia wyniesie od 527,83 zł do 754,04 zł.

    REKLAMA

    Uwaga! 3065,16 zł – tyle od 1 marca 2024 r. pracodawca wpłaci co miesiąc na PFRON za pracownika

    Od 1 marca 2024 r. wzrasta wysokość miesięcznej wpłaty na PFRON. Pracodawcy wpłacą 3065,16 zł składki za pracownika.

    Niezależni konsultanci cenią sobie możliwość wyboru miejsca pracy i stawkę godzinową. Na brak ofert pracy nie narzekają

    Aż 80 proc. niezależnych konsultantów nie jest skłonnych zrezygnować ze swojej niezależności na poczet zatrudnienia w pełnym wymiarze godzinowym, również w czasach niepewności gospodarczej i wysokich stóp procentowych.

    REKLAMA