Onboarding, czyli jak wdrożyć nowego pracownika

Pracownik na pokładzie. Dobre wejście ma znaczenie

Rekrutacja zakończona, pracownik podpisał umowę, a wraz z nią komplet dokumentów. Szczęśliwe są wszystkie strony, bo droga była wyboista, a cały proces czasochłonny. Wreszcie można odetchnąć. Praca zaraz ruszy z miejsca. Czy oby na pewno? Jak wynika z badań The Wynhurst Group aż 22 proc. pracowników rezygnuje z nowej pracy w ciągu pierwszych 45 dni. Połowa z nich odchodzi w trakcie początkowych czterech miesięcy. Kluczowy jest tutaj proces onboardingu. W przedsiębiorstwach, w których go realizowano aż 62 proc. osób zatrudnionych w ciągu ostatnich 12 miesięcy przyznaje, że po jego przeprowadzeniu zrealizowało swoje pierwsze założone cele. W przedsiębiorstwach, w których żadnego systemu tego typu nie zastosowano, udało się to jedynie 17 proc. z nich. Jak podejść do tematu wprowadzania na pokład?

Na pewno poważnie. Bo biorąc pod uwagę koszty i czas zrekrutowania pracownika, jego odejście niedługo po podpisaniu umowy, będzie dla firmy dużym obciążeniem (m.in. koszty związane z kolejną rekrutacją oraz koszty braku w kadrach). Liczby są bezlitosne – bez odpowiednio przeprowadzonego onboardingu trudniej utrzymać w organizacji nowych ludzi.

INFORAKADEMIA poleca: Role HR Business Partnera

To jak będzie wyglądał proces wprowadzania pracownika w szeregi firmy i ile czasu potrwa zależy od kilku czynników, m.in. wielkości organizacji, specyfiki stanowiska, a także odpowiedniego przygotowania osób wprowadzających „Nowego”, i od ich nastawienia. Onboarding to proces bardzo przestrzenny, bo obejmujący dużo ważnych punktów w różnych wymiarach. I etapowy. Pamiętajmy o tym, bo serwując pracownikowi wszystkie informacje naraz, w sposób nieuporządkowany, utrudniamy mu start. Zanim zacznie normalnie funkcjonować w firmie, przeżyje okres wielkiego chaosu, który zdecydowanie obniży zarówno jego wydajność, jak i pozytywne nastawienie.

O firmie

Większość kandydatów idąc na rozmowę kwalifikacyjną ma już jakieś pojęcie o firmie, w której zamierzają podjąć pracę. Jest to oczywiście punkt wyjścia do dalszej rozmowy. Podczas wprowadzania na pokład prezentujemy całą organizację, jej historię, punkt w którym znajduje się obecnie itd. Jest to świetny moment, by przedstawić misję, wizję i strukturę firmy, a także wszelkie wyzwania, z którymi mierzyła się ona w przeszłości i obecnie. Taka globalna wiedza daje pracownikowi pewną perspektywę, osadza go w nowej sytuacji.

Na tym pierwszym etapie, kiedy to tak naprawdę pracownik zapoznaje się z podstawami funkcjonowania organizacji, w zupełności wystarcza zaangażowanie działu HR. Ale zaangażowanie na poziomie – przejawiające się m.in. tym, że pracownicy wprowadzający na pokład firmy okazują gotowość do odpowiadania na nurtujące pytania, są życzliwi i wspierający. Nowa praca wiąże się przecież ze stresem, nawet wtedy, gdy jest pracą wymarzoną. Każda próba zmniejszenia go jest więc cenna.

Anioł Stróż

Kolejne etapy onboardingu wymagają aktywności od pracowników konkretnych działów. W organizacjach świadomych, które ze znaczenia onboardingu zdają sobie sprawę, każdy nowy pracownik otrzymuje w pierwszym okresie funkcjonowania swojego „anioła stróża” – kogoś kto jest odpowiedzialny za przekazanie kluczowych informacji odnośnie stanowiska, konkretnych zadań i procesów, z jakimi będzie miał do czynienia. Przez pewien czas – w zależności od potrzeb – ten „anioł stróż” bierze też za nowego pracownika odpowiedzialność. W niektórych organizacjach mówi się tutaj nawet o roli mentora, którą na jakiś czas przejmuje kolega czy menedżer. Kluczową sprawą – i jest to  już zadanie działu HR – jest odpowiednie przygotowanie menedżera czy innej osoby przejmującej rolę „anioła stróża”, do procesu wdrażania nowego pracownika. Wiadomo bowiem, że jest to dodatkowa aktywność, niekiedy bardzo trudna do pogodzenia z codziennymi zadaniami menedżera.

Dlatego tak ważne jest uświadamianie istoty takiego działania – mówienie o przyspieszeniu procesów wdrożenia a tym samym przyspieszenia działania firmy na odpowiednim poziomie, budowaniu zespołu, wspólnym rozwijaniu organizacji i wadze tych wszystkich elementów dla całościowego funkcjonowania organizacji. Jeśli tego nie zrobimy ludzie wprowadzający nową osobę mogą mieć poczucie straty czasu i energii (bo przecież wszystkie dokumenty i informacje o firmie zostały już przekazane na etapie wdrażania z HR). Jeśli mamy do czynienia na przykład z przedsiębiorstwem produkującym przetwory owocowe, to zainwestujmy czas w pokazanie nowemu pracownikowi całego procesu produkcji, nawet wtedy, gdy jego stanowisko nie jest z nią bezpośrednio związane. To oczywiście kosztuje: pieniądze, czas i energię. Ale jest to inwestycja w budowanie tożsamości z organizacją – na zasadzie: „wiem, o niej wszystko, jak działa, co się dzieje na poszczególnych etapach, kto za co odpowiada itd. Ta organizacja jest po części moja”. Wiadomo że z takim nastawieniem, nowy pracownik raczej nieprędko zdecyduje się na zmianę pracy.

Istotne jest, by nowa osoba zawsze wiedziała, do kogo może się zwrócić po pomoc i jakie są standardy zachowań w określonych sytuacjach (np. kryzysowych). W organizacjach bardziej sformalizowanych nawet po zakończeniu procesu wprowadzania nowych pracowników na pokład firmy organizuje się dla nich specjalistyczne szkolenia, podczas których na bieżąco jest przypominana i uzupełniana wiedza na tematy związane z funkcjonowaniem w firmie.

O tym, czy proces onboardingowy jest przeprowadzony w odpowiedni sposób decyduje szereg czynników. Skuteczność mierzymy biorąc pod uwagę tempo wkraczania nowego pracownika w jego zakres obowiązków i to, jak szybko zaczyna się w nim płynnie poruszać. Żeby mieć pewność, że rozumie on standardy działania firmy, zna swoje obowiązki i praktykę ich wykonywania czy standardy funkcjonowania poszczególnych komórek organizacji, warto dać mu poczucie, że może pytać o wszystko. W ten sposób wszystkie wątpliwości będą wyjaśniane na bieżąco. Skumulowane niewiadome tworzą niepotrzebne zatory, a pracownik zamiast działać, zastanawia się, w jaki sposób wywarzyć drzwi, które przecież są już otwarte.

Podsumowując: proces wprowadzania nowych pracowników na pokład organizacji to proces złożony, wymagający od zespołu zaangażowania – tak uwagi, jak i czasu. Rolą działu HR jest takie przygotowanie gruntu pod onboarding, by przebiegał on płynnie i był jasny zarówno dla osób w organizacji nowych, jak i obecnych członków zespołu.

Dołącz do nas na Facebooku!