Kategorie

Funkcjonalność systemów HCM. Zastosowanie i zalety rozwiązań informatycznych wspomagających zarządzanie ludźmi w firmie

Błażej Migoń
Standard to inaczej zbiór kryteriów, które w powszechny sposób określają wymagania i cechy, które charakteryzują daną dziedzinę życia. W wielu publikacjach i wystąpieniach podnoszony był również temat standardu w zakresie HCM (Zarządzanie Kapitałem Ludzkim). Czy doczekaliśmy się takiego standardu i czy jest on powszechnie stosowany wśród systemów informatycznych, które określają się mianem systemów HCM?

Przede wszystkim warto zastanowić się, co taki standard powinien dostarczać. Dla jednych to zapewnienie wyłącznie obsługi kadrowo-płacowej, dla innych możliwość kontrolingu płacowego, analizy kosztów zatrudnienia czy zarządzania czasem pracy. Oferowane na rynku systemy informatyczne HCM oferują już o wiele więcej. Klienci mają w zasięgu produkty dojrzałe, często dostosowane do ich indywidualnych potrzeb, gotowe zaspokoić oczekiwania i zabezpieczyć wszelkie procesy HR realizowane w organizacji.

Systemy informatyczne powinny umożliwiać realizację polityki personalnej organizacji znajdujących się na różnych poziomach tworzenia procesów związanych z zarządzaniem ludźmi. HCM wspomagany przez system informatyczny powinien wspierać szeroki zakres działań, poczynając od planowania zasobów, definiowania wymagań, poprzez rekrutację, oceny i rozwój pracowników, aż po wsparcie rozliczeń kadrowo-płacowych czy zarządzanie czasem pracy. Często zdarza się, że wdrożenie systemu informatycznego w organizacji w sposób niejawny powoduje wzrost świadomości zasobów ludzkich w przedsiębiorstwie. Dlatego właśnie ważną cechą systemu HCM powinna być jego logika i procesowe podejście do działań HRM, gdzie wszystkie wyżej wymienione obszary zazębiają się, wynikając z siebie.

Poznać potrzeby klienta

Często, decydując się na wdrożenie narzędzia wspierającego zarządzanie kapitałem ludzkim, firmy stawały przed dylematem: wdrożyć system, który doraźnie zabezpieczy wybrane obszary HCM w organizacji, czy wypracować własny standard, opierając się na wszystkich elementach zarządzania kapitałem ludzkim i własnymi siłami tworzyć narzędzia wspierające te obszary. Dziś ten problem powoli odchodzi do lamusa. Ostatnie lata pokazały, że dostawcy tego typu narzędzi „odrobili lekcje” i poznali potrzeby swoich klientów. W efekcie rozbudowywali swoje rozwiązania o coraz to nowsze funkcjonalności.

Rynek oferuje wiele rozwiązań informatycznych, które określa się mianem narzędzi wspierających zarządzanie kapitałem ludzkim. Każde z nich przedstawia inny pomysł na wykorzystanie potencjału ludzkiego organizacji. Oczywiście, część dostawców dalej w ramach swoich rozwiązań HCM oferuje jedynie funkcjonalności do kontrolingu płacowego, analizy kosztów zatrudnienia czy zarządzania czasem pracy. Niezmiennie jest to bardzo istotny aspekt, szczególnie dla kadry menedżerskiej. Dzięki nim łatwo i szybko mogą tworzyć zestawienia, raporty i analizy. Taki sposób podejścia do HCM wspiera organizację od strony zarządczej, prowokując najbardziej powszechny sposób motywacji pracowników. Wpływa on znacząco na efektywność pracy poprzez wyraźne wskazanie centrów zysków i kosztów oraz obszarów wymagających optymalizacji. Może jednak inicjować konflikty i złą atmosferę pracy. Dobrze użyte narzędzia tego typu mogą przynosić wymierne korzyści dla całej organizacji, ale trzeba zdawać sobie sprawę, z jaką siłą oddziaływają na pracowników.

Czas pokazał jednak, że potrzeby i oczekiwania odbiorców takich rozwiązań uległy przedefiniowaniu. Po doświadczeniach ostatnich lat, gdzie „światowy kryzys finansowy” zdziesiątkował poziom zatrudnienia w przedsiębiorstwach, menedżerowie zmienili myślenie o swoich pracownikach i zaczęli potrzebować czegoś więcej.

Definiowanie wymagań

Zawirowania gospodarcze ostatnich lat, które wstrząsnęły rynkiem pracy, spowodowały, że kadra kierownicza przedsiębiorstw zaczęła zauważać m.in. „napompowanie” swoich struktur. Często potrzeby kadrowe nie współgrały z rzeczywistym stanem zatrudnienia. Narzędzia wspierające zarządzanie kapitałem ludzkim wyszły naprzeciw tej sytuacji, umożliwiając standaryzację i ujednolicenie opisów stanowisk i zdefiniowanie wymagań. Ma to istotny wpływ na możliwość porównania rzeczywistego stanu rzeczy z oczekiwaniami i potrzebami w strukturach organizacji.


Rekrutacja i selekcja

W tym obszarze również dokonały się zmiany. Tradycyjne CV, przy ogromie kandydatów, którzy zaczęli aplikować, spowodowały niemożność dokładnej i szybkiej analizy danych o potencjalnych pracownikach. Funkcjonalności oferowane przez dzisiejsze systemy klasy HCM dają możliwość prostego zbierania danych o kandydatach, selekcjonowania i wybierania najlepszego. Wszystko to na podstawie jednolitych wymagań stanowisk pracy, na które prowadzony jest projekt rekrutacyjny. Aplikacje niezakwalifikowanych kandydatów (przy oczywiście odpowiednich obwarowaniach prawnych) często służą menedżerom czy działom HR do wstępnych selekcji przed ogłoszeniem oficjalnego wakatu na stanowisko.

Ocena pracowników

Oceny pracownicze, które są obecnie standardem w większości przedsiębiorstw, stały się również nieodzownym elementem systemów HCM. Często słyszy się, że „papierowo” przeprowadzone oceny pracownicze nie przyniosły zamierzonego efektu. Ogrom danych, które trzeba przeanalizować i porównać, prowadzi do spłaszczenia tej procedury. Dzięki informatyzacji przeprowadzenie obiektywnych ocen skonfrontowanych ze zdefiniowanymi wymaganiami, jak również analiza danych stają się banalnie proste. W standardzie systemy również udostępniają raporty, które agregują dane i przedstawiają je w postaci łatwej do analizy i interpretacji.

Rozwój i szkolenie

Rozwój w systemach wspierających zarządzanie kapitałem ludzkim jest realizowany głównie poprzez realizację szkoleń. Dla każdego pracownika szkolenie jest zarówno elementem rozwojowym, jak i silnie motywującym. Narzędzia HCM wspierają ten obszar umożliwiając pracownikom samodzielne definiowanie swoich potrzeb szkoleniowych i planowanie działań rozwojowych w obszarach kwalifikacyjnych czy kompetencyjnych. Rozwiązania tego typu udostępniają również elementy e-learningowe, za pomocą których w łatwy i szybki sposób można realizować szkolenia oraz dystrybuować wiedzę do swoich pracowników.

Komunikacja

Innym bardzo ważnym aspektem oferowanym w ramach systemów HCM jest komunikacja. Realizowana jest często poprzez moduły samoobsługowe zwane również portalami pracowniczymi/menedżerskimi. Za pomocą tych bardzo wygodnych funkcjonalności można informować pracownika o stanie urlopu, wynagrodzeniu, czasie pracy czy stawianych mu wymaganiach w zakresie efektywności, kompetencji i szkoleń. Za pomocą funkcji samoobsługowych pracodawca może również „usłyszeć” zdanie swojego pracownika. Badanie satysfakcji czy dowolny inny kwestionariusz pozwoli podejmować decyzje zarządcze idące w kierunku akceptowalnym przez wszystkich. Możliwość wypowiedzenia się i wpływu na kierunki rozwoju wspomagają poczucie odpowiedzialności za wspólny wynik realizowanych zadań.

Komunikacja to również dostępność. Dyrektorzy personalni w dużych i małych przedsiębiorstwach zgodnie zauważają, że bardzo ważną cechą dobrego systemu HCM jest właśnie ten element. Najbardziej pożądanymi systemami są te, z których w łatwy sposób może korzystać każdy pracownik. Dużą popularnością na rynku cieszą się więc systemy „przeglądarkowe”. Ich podstawową zaletą jest możliwość korzystania niezależnie od miejsca pobytu, co powoduje bardzo duże wsparcie dla organizacji wielooddziałowych.

Korzyści z systemu HCM

Istnieje wiele aspektów świadczących o przydatności oraz praktyczności systemów HCM. Najważniejsza jest oczywiście funkcjonalność, która powinna zabezpieczyć wszystkie procesy HR w organizacji przy zapewnieniu pełnej dostępności. Dla działów personalnych narzędzia wspierające zarządzanie kapitałem ludzkim są podstawą do budowania polityki personalnej w szerokim spektrum zarówno kadrowo-płacowym, jak i rozwojowym. Dla menedżerów systemy tego typu wspierają podejmowanie codziennych decyzji, np. w doborze pracowników do nowo realizowanego projektu. Dla pracowników system HCM jest rozwiązaniem ułatwiającym codzienną pracę poprzez dzielenie się wiedzą, dostarczenie niezbędnych informacji czy umożliwienie komunikacji.

Staje się więc oczywiste, że nie da się zamknąć pojęcia systemu HCM w sztywne ramy, a już na pewno nie można zawężać tej definicji do konkretnych rozwiązań. Zarządzanie kapitałem ludzkim to obszar, który ciągle się rozwija. Rynek wymaga coraz to nowych rozwiązań, których zadaniem jest kompleksowe wsparcie realizacji procesów HR przeprowadzanych w organizacjach.


Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Home office albo rezygnacja z pracy - pracownicy stawiają warunek

    Home office w pełnym wymiarze albo rezygnacja z pracy - taki warunek stawiają brytyjscy pracownicy. Nie chcą wracać do pracy stacjonarnej, gdy komunikacja wciąż odbywa się za pomocą komunikatorów i wideokonferencji.

    Pracodawca jako źródło informacji o PPK

    PPK - skąd pracownicy czerpią informacje o Pracowniczych Planach Kapitałowych? To pracodawca jest zwykle pierwszym źródłem informacji.

    Jakie są nowoczesne formy zatrudnienia w 2021 r.?

    Nowoczesne formy zatrudnienia w 2021 r. sprowadzają się do pracy czasowej. Należą do nich praca tymczasowa, B2B, outsourcing i projekty interimowe. Jakie są ich zalety?

    Kontrola BHP za pomocą drona

    Kontrola BHP będzie odbywała się za pomocą drona. Dnia 22 września odbył się pierwszy test drona kontrolującego bezpieczeństwo na budowie.

    Niedziela handlowa - październik 2021

    Niedziela handlowa - październik 2021 ma aż 5 niedziel. Czy 3 października, 10 października, 17 października, 24 października, 31 października to niedziela handlowa? Kiedy jest najbliższa niedziela handlowa?

    Lata pracy a urlop

    Lata pracy a urlop - staż pracy ma znaczenie. Ile dni urlopu przysługuje w pierwszej pracy, a jaki jest wymiar urlopu po pierwszym roku pracy i w późniejszych latach? Sprawdź.

    Czy kwarantanna przerywa urlop?

    Czy kwarantanna przerywa urlop wypoczynkowy? Co na to Kodeks pracy? Czy można pracować na kwarantannie?

    Wypłata wynagrodzenia za pracę po ustaniu zatrudnienia

    Wypłata wynagrodzenia za pracę po ustaniu zatrudnienia to obwiązek pracodawcy. Kiedy wypłaca się ekwiwalent za urlop, odprawę i odszkodowanie? Co w przypadku śmierci pracownika lub pracodawcy?

    Dofinansowanie pensji z tarczy - zmiany w rozliczaniu

    Dofinansowanie pensji pracowników z tarczy antykryzysowej trzeba rozliczyć. Co się zmieni? Pracodawca zwróci środki pobrane na jednego pracownika, a nie wszystkie dopłaty.

    Potrącenie zaległości ZUS z emerytury od 2022 r.

    Potrącenie zaległości składkowych z emerytury i renty będzie możliwe od 2022 r. ZUS odliczy składkę zdrowotną, podatek i należności składkowe nieopłacone w terminie. Do jakiej wysokości? Co z zasiłkami?

    Niemcy: niezaszczepieni bez rekompensaty za czas kwarantanny

    Niezaszczepieni nie otrzymają rekompensaty za czas kwarantanny. Nowe przepisy w Niemczech zaczną obowiązywać od 1 listopada 2021 r.

    Praca zdalna a work-life balance

    Praca zdalna a work-life balance - za dużo work i za mało life? Z badania "Candidate Pulse" wynika, ze praca zdalna zachwiała balansem między życiem prywatnym i zawodowym. Pracownicy odczuwają również więcej presji ze strony pracodawców.

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid [VIDEO]

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid? Najpewniej tak, ale na zasadzie dobrowolności. Co to oznacza? Na to i inne pytania odpowiada Stanisław Szwed, wiceminister pracy, polityki społecznej i rodziny.

    Obniżenie wieku emerytalnego jako fatalna decyzja [VIDEO]

    Obniżenie wieku emerytalnego było fatalną decyzją. Ekonomiści negatywnie oceniają niższy i zróżnicowany dla kobiet i mężczyzn wiek emerytalny w Polsce.

    Co pandemia uświadomiła menadżerom? [VIDEO]

    Pandemia a zarządzanie - co kryzys wywołany pandemią uświadomił menadżerom? Okazało się, że kapitał ludzki jest niezwykle ważny. Duże znaczenie ma także zdolność do szybkich zmian.

    Kodeks pracy art. 30

    Kodeks pracy w art. 30 wylicza sposoby rozwiązania umowy o pracę: porozumienie stron, wypowiedzenie, dyscyplinarka i upływ czasu.

    Kontroferta dla pracownika - co to jest?

    Kontroferta dla pracownika - co to jest i w jakim celu się ją stosuje? Czy warto przyjąć kontrofertę?

    Jesienna rekrutacja w logistyce - jak zachęcić do pracy w firmie?

    Startuje jesienna rekrutacja w logistyce. Jakich pracowników brakuje? Jak zachęcić do pracy w danej firmie? Co przyciąga pracowników?

    Kontrole PIP na małych budowach 2021 - wyniki

    Kontrole PIP na małych budowach zostały wzmożone w 2021 r. Z danych statystycznych wynika, że to właśnie na małych budowach jest najwięcej wypadków przy pracy. Jakie są wyniki kontroli PIP?

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców przez cały rok

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców nie są sezonowe. Przypomina o tym PIP w kampanii "Prawa przez cały rok". Jak zatrudnić cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę sezonową? Czym jest umowa o pomocy przy zbiorach?

    Europejskie Porozumienie dotyczące aktywnego starzenia się

    Europejskie Porozumienie podpisane w 2017 r. dotyczy aktywnego starzenia się i podejścia międzypokoleniowego w pracy. Realizując je, w Polsce powstało "Porozumienie strony pracowników oraz strony pracodawców RDS na rzecz aktywnego starzenia". Wypracowano w nim szereg rozwiązań na rzecz aktywnego starzenia się.

    Kiedy zmiana czasu na zimowy w 2021?

    Kiedy jest zmiana czasu na zimowy w 2021 r.? Czy ostatni raz przestawiamy zegarki jesienią? Jak zmiana czasu wpływa na czas pracy w nocy?

    Wypłata wynagrodzenia za pracę w sobotę, niedzielę

    Wypłata wynagrodzenia za pracę to podstawowy obowiązek pracodawcy. Co w przypadku, gdy dzień wypłaty wynagrodzenia wypada w sobotę lub niedzielę?

    Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na 4 falę covid?

    4 fala covid przewidywana jest na jesień 2021 r. Statystyki wskazują na tendencję wzrostową zakażeń. Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na ten trudny czas?

    Weryfikacja szczepień pracowników - projekt

    Weryfikacja szczepień pracowników - trwają prace nad projektem nowych przepisów. Czy pracodawcy będą mogli sprawdzić fakt zaszczepienia się przeciw COVID-19 przez pracowników?