Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

System kadrowo-płacowy - na co zwrócić uwagę?

iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
System kadrowo-płacowy - jak wybrać odpowiedni system?
System kadrowo-płacowy - jak wybrać odpowiedni system?
ShutterStock
System kadrowo-płacowy - na co zwrócić uwagę przy zakupie? Jak prawidłowo dostosować system do wielkości firmy? Wybrać system z licencją czy wynajem? Ile kosztuje system kadrowo-płacowy?

Jak wybrać system kadrowo-płacowy?

Gdy planujesz wybór systemu kadrowo-płacowego, musisz wziąć pod uwagę szereg czynników, w tym tak oczywiste jak wielkość firmy, specyfikę branży czy indywidualne potrzeby przedsiębiorstwa. Co jeszcze warto wziąć pod uwagę? Co wpływa na cenę wdrożenia? O czym powinieneś wiedzieć, zanim zgłosisz się do potencjalnych dostawców systemu kadrowo-płacowego? Wyjaśniamy poniżej.

Wybór systemu kadrowo-płacowego nie jest prostym zadaniem. Zanim zgłosisz się do dostawcy, powinieneś przeanalizować procesy kadrowo-płacowe w swojej firmie i zweryfikować główne potrzeby firmy. To na ich podstawie stwierdzisz, który z dostawców ma odpowiednie możliwości, by je zaspokoić.

System kadrowo-płacowy dla małej, średniej i dużej firmy

Przystępując do wyboru systemu kadrowo-płacowego musimy w pierwszej kolejności odpowiedzieć sobie na pytanie, jak dużą firmą reprezentujemy. To istotne, ponieważ z reguły z wielkością firmy wiążę się poziom złożoności jej wymagań w zakresie systemu. Możemy przyjąć w uproszczeniu, że firma mała zatrudnia do 49 pracowników, średnia do 249, a od 250 pracowników – to firma duża. Najczęściej wymagania mniejszych firm są możliwe do zaspokojenia przy pomocy prostego systemu. Z kolei specyfika firm średnich i dużych sprawia, że ich wymagania są bardziej złożone. Konieczność dostosowania systemu do potrzeb firmy sprawia, że będzie on bardziej skomplikowany, wymagający daleko idącej parametryzacji. Złożoność przedsięwzięcia podnosi też konieczność integracji z innymi wewnętrznymi systemami, np. systemem rejestracji czasu pracy.

System kadrowo-płacowy z licencją czy wynajem?

Jeszcze kilka lat temu, kiedy chcieliśmy skorzystać z jakiegoś oprogramowania dla firmy, to należało zakupić na nie (najczęściej bezterminową) licencję. Wiązało się to z koniecznością poniesienia z góry sporych wydatków. Obecnie coraz częściej mamy do wyboru również model subskrypcyjny, który opiera się na wynajmowaniu systemu za stałą miesięczną opłatą. Zaletą takiego rozwiązania jest to, że firma nie ponosi z góry wysokich nakładów finansowych na jednorazowy zakup licencji. Zachowuje dzięki temu elastyczność, np. w przypadku konieczności zmiany systemu (niższe koszty początkowe sprawiają, że łatwiej podjąć decyzję o rezygnacji z wyboru danego oprogramowania). Należy jednak pamiętać, że w tym scenariuszu z systemu można korzystać tak długo, jak opłacamy subskrypcję. Jeśli zaprzestaniemy płacenia, to musimy również zaprzestać korzystania z nabytego w ten sposób oprogramowania.

System kadrowo-płacowy - wybór serwerów

Jeszcze nie tak dawno najbardziej powszechnym rozwiązaniem było instalowanie oprogramowania dla firm na własnych serwerach firmy. W ostatnich latach coraz większą popularność zyskuje pojęcie „chmury” albo - innymi słowy - korzystanie z zasobów wyspecjalizowanych centrów danych.

Model udostępniania oprogramowania w chmurze to model SaaS (Software as a Service), w którym to dostawca oprogramowania odpowiada całościowo za rozwój, utrzymanie i zabezpieczenia dostarczanego oprogramowania.

Centra danych zapewniają firmom swobodny dostęp do zasobów serwerowych – bez konieczności utrzymywania własnej infrastruktury IT. Model SaaS zmniejsza koszty utrzymania systemu kadrowo-płacowego i ogranicza związane z tym ryzyka. Klient ponosi miesięczną opłatę za korzystanie z oprogramowania i usług, zapewniających sprawne jego działanie.

Usługi wdrożeniowe

Jeśli reprezentujemy firmę małą, to z usług wdrożeniowych skorzystamy w bardzo ograniczonym zakresie. Może dostawca oprogramowania zaoferuje nam szkolenie z jego obsługi. Natomiast samo oprogramowanie powinno być na tyle proste, żeby jego parametryzacja nie wymagała angażowania zewnętrznych konsultantów. Jakie usługi wdrożeniowe mogą okazać się konieczne w przypadku większych firm?

Parametryzacja

Jeśli reprezentujemy firmę średniej wielkości lub dużą, to miejmy świadomość tego, że parametryzacja systemu kadrowo-płacowego, żeby odpowiadał on specyficznym potrzebom danej firmy, może być procesem, który będzie wymagał zaangażowania zewnętrznych konsultantów i który potrwa od kilku do kilkunastu tygodni.

Przeniesienie danych kadrowych

Podobnie absorbującym i długotrwałym przedsięwzięciem będzie przeniesienie do nowego systemu danych pracowników z wcześniej używanego oprogramowania.

Funkcje za zamówienie

W przypadku firm o bardziej złożonych i specyficznych wymaganiach może się również okazać, że standardowy system nie spełnia niektórych wymagań. W takim przypadku należy go uzupełnić rozwiązaniami kastomizowanymi, czyli tworzonymi na zamówienie danej firmy.

Integracja z innymi systemami

Dodatkowych prac programistycznych wymaga także integracja nowego systemu kadrowo-płacowego z innymi funkcjonującymi w firmie systemami, np. systemem rejestracji czasu pracy.

Pakiet Kadrowy: Wynagrodzenia 2021, Czas pracy 2021, Zatrudnianie i zwalnianie pracowników, Uprawnienia rodziców w pracy

Nowy system kadrowo-płacowy wymaga przeszkolenia pracowników

Kiedy już nowy system jest przygotowany do uruchomienia, to należy przeprowadzić szkolenia dla użytkowników. Szkolenia te powinny mieć miejsce na krótko przed uruchomieniem systemu. Dobrą praktyką w przypadku wdrożeń systemów kadrowo-płacowych w firmach średniej wielkości i dużych jest równoległe naliczenie wynagrodzeń w starym i nowym systemie przez jeden do trzech miesięcy. To najlepszy test dla poprawności konfiguracji i przeniesienia danych do nowego systemu.

Usługi serwisowe

W zakresie usług serwisowych mieści się wsparcie dla użytkowników oprogramowania w razie pojawienia się pytań lub ewentualnych problemów z systemem. To także dostarczanie aktualizacji w odpowiedzi na zmiany technologii (np. nowe wersje systemów operacyjnych), jak i zmiany w przepisach prawa pracy. Zakres usług serwisowych zależy od oferty danego dostawcy systemu kadrowo-płacowego. Czy są one konieczne? W przypadku małych firm potrzeba wsparcia dla użytkowników może być ograniczona, a aktualizacje możemy nabywać wtedy, gdy pojawi się taka potrzeba.

W przypadku firm średniej wielkości i dużych standardem jest zawieranie umów na usługi serwisowe i określanie w ramach tych umów tzw. warunków SLA, czyli gwarantowanego poziomu obsługi (np. czasu reakcji na zgłoszenia klienta). Usługi serwisowe mogą być w różny sposób rozliczane, w zależności od tego, w jaki sposób nabyliśmy licencję (zakup czy abonament). Jedna rzecz wymaga podkreślenia, kiedy mówimy o umowach serwisowych w kontekście systemów kadrowo-płacowych. Biorąc pod uwagę częste zmiany w przepisach w tym obszarze – trudno sobie wyobrazić, żeby firma średniej wielkości, a tym bardziej duża, mogła korzystać z systemu bez zagwarantowania sobie jego terminowych aktualizacji w przypadku częstych zmian w przepisach.

Ile kosztuje system kadrowo-płacowy?

I na koniec pytanie, które wszyscy chcieliby zadać: Jaka jest cena systemu kadrowo-płacowego? Materia jest skomplikowana i odpowiedź na to – z pozoru proste pytanie – wcale nie jest prosta. Ale możemy przynajmniej oszacować wielkości budżetów, z jakimi musimy się liczyć.

Jeśli reprezentujemy małą firmę, to licencję oprogramowania możemy kupić za kilka tysięcy złotych albo wynajmować za kilkaset złotych miesięcznie. Na usługi wdrożeniowe w takim przypadku również nie wydamy więcej niż kilka tysięcy złotych.

Jeśli reprezentujemy firmę średniej wielkości, to musimy się liczyć z wydatkiem kilkudziesięciu tysięcy na zakup licencji. Albo kilku tysięcy miesięcznie, jeśli zdecydujemy się na model abonamentowy. Do tego dojdą usługi wdrożeniowe, na które powinniśmy również zarezerwować kilkadziesiąt tysięcy. W przypadku zakupu licencji należy się również liczyć z kosztem rocznej umowy serwisowej w wysokości 20% do 30% wartości licencji.

Jeśli reprezentujemy firmę dużą, wszystkie wskazane wyżej kwoty będą o rząd wielkości wyższe. Oznacza to, że trzeba się liczyć w takim przypadku z budżetem liczonym w setkach tysięcy złotych. I oczywiście tym większym, im większą firmę reprezentujemy.

PODATKI 2023
PODATKI 2023

Praktyczny komplet wiedzy dla księgowych i biur rachunkowych dotyczący wszystkich zmian w podatkach w 2023 r. Na pakiet składa się jedenaście publikacji prezentujących kompleksową informację prawną na temat podatków w 2023 r. oraz rozliczenia PIT za 2022 r. Dodatkowym atutem wersji PREMIUM jest webinarium VAT 2023.

Teraz komplet kupisz z rabatem 100 zł i e-bookiem w PREZENCIE!
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Umowa o pracę
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Najpopularniejszym sposobem zawierania stosunku pracy jest:
    powołanie
    mianowanie
    umowa o pracę
    spółdzielcza umowa o pracę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Główny Inspektor Pracy na Kongresie „Dialog o gospodarce”
    Katarzyna Łażewska-Hrycko, Główny Inspektor Pracy, wzięła udział w panelu dyskusyjnym „Rynek pracy i jego wpływ na konkurencyjność działających przedsiębiorstw”. Debata była częścią Kongresu „Dialog o gospodarce”, zorganizowanego w Warszawie przez Federację Pracodawców Polskich w dniach 23-24 listopada 2022 r.
    Nowe kwoty przychodu decydujące o zmniejszeniu lub zawieszeniu świadczeń emerytalno-rentowych
    Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego informuje, że od 1 grudnia 2022 r. zmieniają się kwoty miesięcznego przychodu powodujące zmniejszenie lub zawieszenie świadczeń emerytalno-rentowych.
    Konkurs ofert na świadczenie usług rehabilitacyjnych
    Zakład Ubezpieczeń Społecznych 25 listopada 2022 r. ogłosił postępowania konkursowe na prowadzenie rehabilitacji leczniczej.
    Umarzanie należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne
    W listopadzie 2022 r. Zastępca Rzecznika Praw Obywatelskich zgłosił się do Minister Rodziny i Polityki Społecznej Marleny Maląg o wyjaśnienie w sprawie umarzania należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne przez ZUS. Do RPO zgłosił się w tej sprawie Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców, wskazując na powtarzający się problem warunków umarzania należności.
    Europejski Filar Praw Socjalnych – 5 lat obowiązywania
    W listopadzie 2023 r. minęło 5 lat od ogłoszenia Europejskiego Filaru Praw Socjalnych (EFPS). Jakie są najważniejsze wytyczne EFPS? Czy UE poradziła sobie z ich wdrożeniem, czy też może trzeba zmienić zasady dostosowując je do aktualnych realiów na rynku pracy?
    Wyjazdy służbowe – jaka jest odpowiedzialność pracodawcy w kwestii bezpieczeństwa?
    W ramach zapewnienia bezpieczeństwa pracownikowi posługującemu się autem służbowym, pracodawca musi zadbać o przeglądy techniczne auta oraz jego sprawne i kompletne wyposażenie, ale również kontrolować czas spędzony w podróży. Jednak obie strony – pracodawca i pracownik – muszą być świadome, że zaniechanie lub niedopilnowanie swoich obowiązków może prowadzić do kolizji drogowych, a w najgorszym przypadku do poważnych wypadków śmiertelnych.
    Firmy IT coraz chętniej zatrudniają pracowników zza granicy
    Rośnie znaczenie pracowników transgranicznych w IT, wynika z badania Gartner. Już blisko 60 proc. firm IT zatrudnia specjalistów zza granicy, którzy pracują wyłącznie zdalnie. Liczba ta w ciągu ostatnich trzech latach podwoiła się.
    ZUS: Od grudnia pracujący renciści i wcześniejsi emeryci mogą dorobić więcej
    Osoby, które pobierają świadczenia z ZUS i jednocześnie pracują, a nie osiągnęły jeszcze powszechnego wieku emerytalnego, od grudnia będą mogły dorobić więcej do budżetu domowego. Niższy, bezpieczny próg limitu zwiększa się o ponad 227 zł brutto.
    Jakich kwalifikacji pracowników potrzebują pracodawcy?
    Według ekspertów z Instytutu Badań Edukacyjnych (IBE) niezbędne jest silniejsze powiązanie edukacji i rynku pracy. Autorzy raportu „Zapotrzebowanie na kompetencje i kwalifikacje w regionalnych branżach wiodących” podkreślają rosnące znaczenie umiejętności. Wykształcenie formalne schodzi w opiniach pracodawców na drugi plan – aż w 80% ogłoszeń o pracę brak wymagań dotyczących wykształcenia. Zdaniem ekspertów to przejaw zmian na rynku pracy. Otwiera się era potwierdzonych umiejętności – kwalifikacji rynkowych.
    66 proc. górników na razie nie myśli o tym, co będzie robić „po węglu”
    Mimo świadomości koniecznego wygaszania wydobycia węgla w Polsce tylko jedna trzecia górników deklaruje, że zastanawiała się, co będzie robić po zamknięciu kopalni. 30 proc. zamierza się przekwalifikować, a 15 proc. – założyć własną działalność. W tym obszarze bardziej aktywni są górnicy z Wielkopolski, których zdecydowana większość spodziewa się zamknięcia kopalni w ciągu najbliższej dekady.
    Polskie weto w Brukseli wobec projektów unijnych
    Ministerstwo Sprawiedliwości postuluje zawetowanie dyrektywy ograniczającej zachęty inwestycyjne w Polsce. Minister zapowiedział, że zaapeluje o weto rządu w tej sprawie podczas wtorkowego posiedzenia Rady Ministrów.
    „Powrót do zdrowia – powrót do pracy” po kryzysie psychicznym
    Doświadczyłeś kryzysu psychicznego i nie możesz wrócić do dotychczasowej pracy? Praca, którą wykonywałeś jest dla Ciebie zbyt dużym obciążeniem i zastanawiasz się jakie zawody możesz obecnie wykonywać? Zgłoś się do nas! Pomożemy Ci się przekwalifikować i znaleźć nowe zatrudnienie.
    Szanse Polaków na własne „M”
    To będzie jedna z ważniejszych debat w Pracodawcach RP. Już sam temat wskazuje na to, że rozmowa będzie dotyczyła ogromnej części naszego społeczeństwa. Szanse Polaków na własne „M”.
    Rynek pracy odporny na zawirowania w gospodarce
    Stopa bezrobocia w październiku 2022 r. wyniosła 5,1 proc., podobnie jak we wrześniu - podał GUS.
    Ustawa o fundacji rodzinnej już w Sejmie. Dobra wiadomość dla polskich firm
    Projekt ustawy o fundacji rodzinnej, który wpłynął właśnie do Sejmu, odzwierciedla najlepsze praktyki europejskie w zakresie zabezpieczania aktywów na pokolenia, odnosząc je do polskich realiów. Są duże szanse, że ustawa zostanie uchwalona w I kwartale 2023 roku – uważa Konfederacja Lewiatan.
    Integracja Ukraińców na rynku pracy – będzie raport pracodawców, NGO i administracji
    Przedstawiciele administracji publicznej, pracodawców, organizacji pozarządowych, związków zawodowych i urzędów pracy uważają, że konieczne jest wspólne wsparcie integracji na polskim rynku pracy osób, które uciekły przed wojną w Ukrainie. Podczas okrągłego stołu prezentowany był projekt Lewiatana dotyczący aktywizacji zawodowej Ukraińców.
    Jak zielona transformacja wpływa na zdrowie?
    Zapraszamy na premierę raportu, który przedstawia pozytywne skutki zdrowotne wprowadzenia opracowanych i planowanych inicjatyw oraz strategii dla mieszkańców Unii Europejskiej i środowiska na jej terenie.
    Notebooki dla uczniów i nauczycieli powinno dostarczyć wiele firm
    W przetargu na dostawę 750 tys. notebooków dla uczniów oraz 450 tys. dla nauczycieli powinna zostać wyłoniona nie jedna firma a kilka - uważa Rada ds. EdTech Konfederacji Lewiatan.
    Na widok tych ogłoszeń kandydaci wpadają w szał - co denerwuje pracowników w ofertach pracy?
    Portal pracy RocketJobs.pl zapytał swoich użytkowników jak powinno wyglądać dobre ogłoszenie o pracę. Na podstawie ich odpowiedzi, w ramach kampanii Jak pisać SPOKO ogłoszenia o pracę, powstała specjalna platforma edukacyjna dla firm i rekruterów. Z danych portalu wynika m.in., że dobrze skonstruowana pod względem treści oferta zwiększa zainteresowanie kandydatów o ok. 80% .
    Praktyczne informacje o PUE ZUS – webinaria dla płatników składek
    Zgodnie z przepisami od 1 stycznia 2023 r. każdy, kto jest płatnikiem składek, ma ustawowy obowiązek posiadania profilu na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. PUE ZUS umożliwia dostęp online do wielu usług ZUS, jest źródłem informacji i daje możliwość samodzielnego tworzenia dokumentów, dlatego warto założyć swój profil jak najszybciej.
    Sytuacja FUS będzie stabilna, ale nadal będzie on deficytowy
    W latach 2023–2027 Fundusz Ubezpieczeń Społecznych (FUS) nadal pozostanie deficytowy, co oznacza konieczność dalszego zasilania go m.in. dotacją z budżetu państwa – wynika z najnowszej prognozy ZUS.
    Rynek pracy 2023
    Jakie zmiany szykują się na polskim ryku pracy dla młodych osób w 2023 r.? Dlaczego wśród Polaków jest niski poziom aktywności zawodowej? Czy będzie obowiązywało stypendium stażowe i pożyczka edukacyjna?
    Umowy cywilnoprawne 2023 – wskazówki ZUS-u
    Zakład Ubezpieczeń Społecznych (dalej: ZUS) ma prawo kontrolować zawierane umowy cywilnoprawne i kwestionować ich kwalifikację prawną. Jeżeli więc zamierzasz podpisać umowę o dzieło i zastanawiasz się czy wykonywane czynności nie będą się kwalifikowały jednak pod umowę zlecenia czy świadczenia usług – sprawdź poniższe przykłady i wytyczne ZUSu.
    Co przeszkadza kandydatom w ofertach pracy?
    Dobrze skonstruowana pod względem treści oferta zwiększa zainteresowanie kandydatów o ok. 80%
    Wypowiedzenie umowy zlecenia 2023
    Umowa zlecenia wygasa na ogół przez wykonanie zleconej czynności – zdarzają się jednak sytuacje kiedy trzeba wypowiedzieć umowę. Jak to zrobić? Czy każdą umowę zlecenia można wypowiedzieć? Czy za wypowiedzenie grożą jakieś konsekwencje prawne?