Jak wybrać system kadrowo-płacowy?

System kadrowo-płacowy - wybór

Wybór systemu kadrowo-płacowego to niełatwe zadanie. Wykorzystywany jest on nie tylko do naliczania pensji pracownikom. W wielu firmach służy również jako podstawowa baza danych, z której czerpie się informacje do innych narzędzi. To dlatego system kadrowo-płacowy powinien być kompatybilny ze stosowanym w firmie oprogramowaniem. Powinien również generować wiele raportów oraz oferować funkcjonalności dopasowane do specyfiki prowadzonej działalności. To jednak nie wszystko. Na co jeszcze zwrócić uwagę, by wybrać dobry system kadrowo-płacowy?

Przeanalizuj procesy kadrowo-płacowe

W pierwszej kolejności przyjrzyj się procesom kadrowo-płacowym w Twojej firmie. Im dokładniejszą analizę przeprowadzisz, tym lepiej system będzie działał w przyszłości. Sprawdź więc, jak funkcjonuje dział kadrowo-płacowy, w jaki sposób przychodzą do niego niezbędne informacje i jak są one ewidencjonowane. Zastanów się, czy dzięki nowemu oprogramowaniu niektóre z działań da się przyspieszyć.

Przeanalizuj, ile czasu zajmuje pracownikom wprowadzanie danych kadrowych i czy zgromadzone informacje są przekazywane do innych działów. Pozwoli to określić, z jakimi narzędziami nowy system kadrowo-płacowy powinien być kompatybilny.

Analizie poddać należy również dane płacowe. Oprogramowanie powinno uwzględniać premie, bonusy oraz inne składniki wynagrodzenia, co usprawni proces naliczania pensji. Nowe narzędzie powinno także dawać możliwość generowania raportów rozliczeniowych do ZUS-u oraz raportów rozksięgowujących listę płac czy też automatycznego wczytywania zwolnień lekarskich. Ułatwi Ci to kontrolę nad kosztami prowadzenia działalności.

Zdiagnozuj potrzeby

Analiza procesów firmowych pozwoli Ci zdiagnozować potrzeby firmy. Swoje spostrzeżenia koniecznie skonsultuj nie tylko z działem kadr i płac, ale również z innymi działami, np. produkcją. W ten sposób ustalisz, jaki system kadrowo-płacowy będzie odpowiedni dla całego przedsiębiorstwa. Żeby firma działała efektywnie, proces przekazywania informacji pomiędzy poszczególnymi działami powinien być sprawny. Odpowiednio dopasowane narzędzie zagwarantuje to.

Pozwoli również zautomatyzować procesy, co ułatwia rozliczanie pensji. To szczególnie ważna kwestia w przypadku firm produkcyjnych i działających w systemie premiowym, gdzie ostateczna wysokość wynagrodzenia zależna jest od wielu czynników.

Wybierz odpowiedniego dostawcę systemu

Skoro już wiesz, czego potrzebuje Twoja firma, możesz przejść do analizy dostępnych ofert. Listę potencjalnych dostawców zawęź do 3-4, a następnie skontaktuj się z przedstawicielami każdej z firm i umów na spotkanie.

Przy wyborze dostawcy przyjrzyj się jego referencjom, przeczytaj opinie na temat systemu i wsparcia, jakie oferuje firma. Dowiedz się od przedstawiciela, jak przebiegły poprzednie wdrożenia oraz jaką pomoc zapewnia podmiot po implementacji rozwiązania. Sprawdź również, czy system zapewnia możliwość rozbudowy w przyszłości.

Pamiętaj, że nie zawsze jedno spotkanie wystarcza, by poznać wszystkie tajniki działania narzędzia. Dlatego rzetelnie przygotuj się do rozmowy z przedstawicielem. Zabierz ze sobą listę pytań, a na spotkanie zarezerwuj minimum 4 godziny. Żeby lepiej przyjrzeć się możliwościom systemu, poproś o demo.

Zaangażuj pracowników

Nikt nie wie więcej na temat systemów kadrowo-płacowych niż pracownicy działu kadr i płac. Skorzystaj z ich wiedzy i doświadczenia i zaangażuj ich w wybór odpowiedniego narzędzia. Specjaliści ds. kadr i płac powinni być obecni na spotkaniach z przedstawicielami firm dostarczających nowe oprogramowanie. Również i oni powinni przygotować swoją listę pytań. To oni będą bowiem korzystać z narzędzia.

Pamiętaj, że wdrożenie nowego systemu kadrowo-płacowego to zawsze duże obciążenie dla działu kadr i płac. Pojawiają się bowiem dodatkowe obowiązki, którym należy sprostać. Implementacja narzędzia może zająć nawet pół roku. Dlatego porozmawiaj ze swoimi pracownikami i sprawdź, jakie są ich oczekiwania. Niewykluczone, że będziesz musiał zatrudnić nowy personel, który wesprze dział kadr i płac, lub rozpisać nadgodziny. Odpowiednio wdrożony system to 99 proc. późniejszego sukcesu. Nie warto więc oszczędzać na tym procesie.

Przeanalizuj warunki współpracy

Zanim wybierzesz konkretną firmę i jej system kadrowo-płacowy, przeanalizuj warunki współpracy. Dowiedz się, jak będzie przebiegać implementacja narzędzia i ile czasu zajmie. Poproś nie tylko o harmonogram wdrożeniowy, ale również powdrożeniowej. Z dokumentów tych dowiesz się, czy podmiot przeprowadza testy i oferuje opiekę po implementacji systemu.

Nie zapomnij zweryfikować szczegółów podpisywanej umowy, takich jak liczba godzin konsultacji. Sprawdź, czy firma udziela gwarancji oraz jakie funkcjonalności wymagają dodatkowej zapłaty. Pamiętaj, że prawo cały czas się zmienia. Dlatego upewnij się, czy podmiot dostarcza aktualizacji systemu wynikających ze zmian legislacyjnych.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa 2021. Zasady prowadzenia i przechowywania