Korzystanie z dokumentacji papierowej zawierającej dane osobowe przez pracujących zdalnie

Dokumentacja papierowa zawierająca dane osobowe a praca zdalna

Pracodawca w wyjątkowych sytuacjach może zezwolić pracownikom na korzystanie w pracy zdalnej z dokumentacji papierowej zawierającej dane osobowe. Wiąże się to jednak z większym ryzykiem naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych oraz związaną z nim koniecznością ich odpowiedniego zabezpieczenia – wyjaśnia UODO.

W obowiązującym obecnie w Polsce stanie epidemii od pracodawców wymaga się zorganizowania pracy w taki sposób, aby ograniczyć osobiste kontakty pomiędzy pracownikami, w szczególności - gdy jest to możliwe -  poprzez polecenie im wykonywania pracy zdalnej zgodnie z art. 3 ustawy z 20 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych[1].

Polecamy: INFORLEX Twój Biznes Jak w praktyce korzystać z tarczy antykryzysowej Zamów już od 98 zł

Wobec pojawiających się w związku z tym pytań dotyczących możliwości wykorzystywania przez pracowników świadczących pracę zdalną dokumentacji papierowej zawierającej dane osobowe, UODO przedstawia podstawowe zasady, którymi należy się w takiej sytuacji kierować.

Pracodawcy jako administratorzy danych przetwarzanych przez pracowników podczas pracy zdalnej mają obowiązek zapewnić przestrzeganie zasad przetwarzania danych, w tym zagwarantować ich bezpieczeństwo, biorąc pod uwagę większe ryzyko związane z takimi działaniami. Odnosi się to zarówno do przetwarzania danych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jak i danych zawartych w dokumentach papierowych.

Pracownicy podczas pracy zdalnej mogą przetwarzać dane osobowe tylko w celach związanych z wykonywaniem swoich obowiązków służbowych oraz muszą zapewnić ich bezpieczeństwo, przestrzegając wewnętrzne polityki oraz inne procedury przyjęte w tym zakresie przez pracodawcę. Na pracownikach spoczywa również ogólny obowiązek dbałości o dobro zakładu pracy w zakresie ochrony danych osobowych.

Pracownicy nie mogą samowolnie wynosić dokumentacji w postaci papierowej poza określony przez pracodawcę obszar przetwarzania danych.

O ile Kodeks pracy wprost reguluje niektóre kwestie dotyczące ochrony danych osobowych w ramach wykonywania telepracy, to żadne przepisy szczególne nie określają odrębnych wymogów ochrony danych osobowych podczas pracy zdalnej. Dlatego pracodawca, kierując do niej pracownika, musi zapewnić zgodność z ogólnymi przepisami RODO dotyczącymi ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu powinien wdrożyć odpowiednie procedury oraz środki organizacyjne i techniczne tak, aby pracownicy mieli wystarczającą  świadomość i narzędzia  umożliwiające im przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych.