| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Dokumentacja płacowa > Prawidłowe sporządzanie i korekta listy płac

Prawidłowe sporządzanie i korekta listy płac

Każde zdarzenie, które wpływa na poprawność uprzednio sporządzonej listy płac, należy zewidencjonować. Nie zawsze jednak wymaga to korekty listy wynagrodzeń. Jak prawidłowo sporządzać i korygować listę płac?

Przedwczesne zaprzestanie naliczania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

W praktyce znacznie rzadziej dochodzi do przedwczesnego zaprzestania naliczania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W konsekwencji takiej sytuacji powstaje:

  • niedopłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz nadpłata składki na ubezpieczenie zdrowotne – po stronie ubezpieczonego,
  • niedopłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – po stronie płatnika.

Taka sytuacja może być następstwem błędu płatnika składek albo skutkiem błędnego oświadczenia ubezpieczonego. W efekcie płatnik ma obowiązek sporządzić i przekazać do ZUS korektę dokumentów rozliczeniowych.

Polecamy serwis: Emerytury i renty

PRZYKŁAD

W styczniu 2013 r. pracodawca X. otrzymał zawiadomienie z ZUS, że w grudniu 2010 r. nie zostały naliczone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za Macieja R. Nienaliczenie składek było następstwem złożenia przez ubezpieczonego błędnego oświadczenia. Składki w grudniu 2010 r. powinny być naliczone od pełnego wynagrodzenia, tj. od 4800 zł. Maciej R. jest nadal zatrudniony u pracodawcy X.

LISTA PŁAC ZA GRUDZIEŃ 2010 r.

12/2010 – przed korektą

12/2010 – po korekcie

1

2

3

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe

0,00

4800,00

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe

4800,00

4800,00

Składka na ubezpieczenie emerytalne – pracownik – 9,76%

0,00

468,48

Składka na ubezpieczenia rentowe – pracownik – 1,5%

0,00

72,00

Składka na ubezpieczenie chorobowe – pracownik – 2,45%

117,60

117,60

Razem ZUS pracownik – 13,71%

117,60

658,08

Przychód

4800,00

4800,00

Koszty uzyskania przychodu – 111,25 zł

111,25

111,25

Podstawa opodatkowania*

4571,00

4031,00

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej

4682,40

4141,92

Składka zdrowotna do odliczenia z podatku – 7,75%

362,89

321,00

Składka zdrowotna do przekazania do ZUS – 9%

421,42

372,77

Składka na ubezpieczenie emerytalne – pracodawca – 9,76%

0,00

468,48

Składka na ubezpieczenia rentowe – pracodawca – 4,5%

0,00

216,00

Składka na ubezpieczenie wypadkowe – pracodawca w 2010 r. – 2,33%**

111,84

111,84

Niedopłata składek na ub. społeczne

Pracownik

Pracodawca

Składka emerytalna

-468,48

-468,48

Składka rentowa

-72,00

-216,00

Niedopłata łączna

-540,48

-684,48

Nadpłata składki zdrowotnej

48,65

 

Różnica między niedopłatą a nadpłatą

-491,83

* wykazano do celów przedstawienia różnicy między podstawą ustaloną przed korektą a podstawą, jaka byłaby, gdyby składki zostały naliczone prawidłowo

** przykładowa wysokość składki

W wyniku przedwczesnego zaprzestania naliczania składek powstała niedopłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy. Jednocześnie powstała nadpłata składki na ubezpieczenie zdrowotne spowodowana zawyżeniem podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (od przychodu pracownika stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne została pobrana niższa niż należna kwota składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). W efekcie kwota nieopłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe po stronie pracownika wynosi: 540,48 zł (składka na ubezpieczenie emerytalne – 468,48 zł, składka na ubezpieczenia rentowe – 72 zł), natomiast kwota nadpłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 48,65 zł. Po stronie pracodawcy kwota nieopłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynosi 684,48 zł (składka na ubezpieczenie emerytalne 468,48 zł i składka na ubezpieczenia rentowe 216 zł).

Dość specyficzna sytuacja dotyczy w takim przypadku nadpłaconej składki zdrowotnej. Pracodawca ma obowiązek zwrócić ją pracownikowi, przy czym została ona w części (7,75% podstawy wymiaru) odliczona od podatku (41,89 zł). Ponieważ pracownik odzyska tę składkę (składka nie powinna zostać odliczona od podatku), to w rozliczeniu rocznym składanym za rok kalendarzowy, w którym ją odzyskał, tj. za 2013 r., powinien doliczyć tę składkę do podatku w wysokości 41,89 zł (w zeznaniu podatkowym rocznym w poz. „doliczenia do podatku”).

Pracownik otrzymujący zwrot uprzednio zapłaconej i odliczonej składki na ubezpieczenie zdrowotne ma obowiązek w zeznaniu podatkowym składanym za rok, w którym otrzymał ten zwrot, doliczyć do podatku kwotę tej składki uprzednio odliczoną (art. 45 ust. 3a pkt 1 updof).

Zdaniem wielu ekspertów nie będzie błędem doliczenie do podatku składki zdrowotnej uprzednio odliczonej na bieżąco, tj. w miesiącu, w którym dokonywana jest korekta deklaracji ZUS i w którym następuje zwrot pracownikowi nadpłaconej składki zdrowotnej. W takim przypadku podatek zostanie zapłacony do urzędu skarbowego wcześniej, a pracownik nie będzie musiał pamiętać o doliczeniu do podatku składki zdrowotnej uprzednio odliczonej w zeznaniu rocznym.

W miesiącu, w którym pracownik zwróci pracodawcy równowartość nieopłaconych w grudniu 2010 r. składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zapłaconych za niego do ZUS, pracodawca, ustalając podstawę opodatkowania, powinien pomniejszyć dochód tego pracownika o kwotę zwróconych składek. Wynika to z tego, że składki obecnie zwracane przez pracownika zwiększyły jego opodatkowany dochód w grudniu 2010 r.

LISTA PŁAC ZA STYCZEŃ 2013 r.

1/2013

1

2

3

1

Płaca brutto

7300,00

2

Kwota niedopłaconych składek zwracana pracodawcy

540,48

3

Kwota nadpłaconej składki zdrowotnej zwracana pracownikowi

48,65

4

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe

7300,00

5

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe

7300,00

6

Składka na ubezpieczenie emerytalne – pracownik – 9,76%

712,48

7

Składka na ubezpieczenia rentowe – pracownik – 1,5%

109,50

8

Składka na ubezpieczenie chorobowe – pracownik – 2,45%

178,85

9

Razem ZUS – pracownik – 13,71%

1000,83

10

Przychód: poz. 1

7300,00

11

Koszty uzyskania przychodu – 111,25 zł

111,25

12

Ulga podatkowa – 46,33 zł

46,33

13

Podstawa opodatkowania (poz. 10 – poz. 11 – poz. 9 – poz. 2)

5647,00

14

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej

6299,17

15

Zaliczka na podatek dochodowy – 18%

970,13

16

Doliczenie do podatku – składka zdrowotna obecnie zwracana pracownikowi w części odliczonej uprzednio od podatku (7,75%)

41,89

17

Składka zdrowotna do odliczenia od podatku – 7,75%

488,19

18

Składka zdrowotna do przekazania do ZUS – 9%

566,93

19

Zaliczka na podatek do US

524,00

20

Do wypłaty (poz. 1 – poz. 2 + poz. 3 – poz. 9 – poz. 18 – poz. 19)

4716,41

21

Składka na ubezpieczenie emerytalne – pracodawca – 9,76%

712,48

22

Składka na ubezpieczenia rentowe – pracodawca – 4,5%

328,50

23

Składka na ubezpieczenie wypadkowe – pracodawca – 2,33%

170,09

Rozliczenie wypłaconego wynagrodzenia za chorobę po uznaniu zdarzenia za wypadek przy pracy

Od pierwszego dnia niezdolności do pracy, spowodowanej wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego w wysokości 100% podstawy wymiaru (art. 8 ust. 2 i art. 9 ust. 1 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych). W takim przypadku pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie chorobowe na podstawie art. 92 k.p. ani zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego. Często zdarza się, że po dokonaniu wypłaty wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku z ubezpieczenia chorobowego zdarzenie, które spowodowało niezdolność do pracy, zostaje uznane za wypadek przy pracy lub rzadziej za chorobę zawodową. Sytuacja ta wymaga skorygowania wypłaconych świadczeń i dokumentów rozliczeniowych do ZUS.

Zobacz również: Korekta listy płac - kiedy jest niezbędna

Aktualizacja: 08.07.2014

Autor:

ekspert ds. wynagrodzeń, wykładowca

Źródło:

Sposób na płace

Zdjęcia

Prawidłowe sporządzanie i korekta listy płac. /Fot. Fotolia
Prawidłowe sporządzanie i korekta listy płac. /Fot. Fotolia

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń648.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Romuald Pilitowski

Prezes Zarządu Salomon Finance

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »